Kuidas mõjutavad teadmuse erinevad tüübid tööprotsesse ja kollektiivi püsivust?

 

1.     Mis on väljendatud teadmus (explicit knowledge) vs väljendamata/varjatud teadmus (implicit knowledge)?

Enamasti ei tee ettevõtted oma teadmistel vahet ja arvavad, et kõik on ühesugused, kuid see on vale. Osad meie teadmised on meile kergelt kättesaadavad, see tähendab, et antud teadmisi saame me jagada ükskõik kellega me soovime ning neid saab nimetada väljendatud teadmuseks. Kahjuks oleme me paljud oma teadmised ülesehitanud oma kogemustele ja oskustele, neid teadmisi võib ja tohib kutsuda varjatud teadmisteks. Samamoodi nagu varjatud teadmus, käitub ka vaikiv teadmus, mis võib olla korraga kasulik kui ka ebavajalik. (Dawson, 2018) Nii nagu eelnevalt sai kirjutatud, tuleb käesolevas raamatus juttu väljendatud teadmusest (explicit knowledge) ja varjatud ja/või väljendamata teadmusest (implicit knowledge).

Väljendatud teadmus ehk (explicit knowledge) on teadmised, mis hõlmavad erinevaid teemasid, mida on ettevõtetel lihtne süstemaatiliselt dokumenteerida ja mida on võimalik jagada edaspidi teistega. See on informatsioon, mida loetakse struktureeritud infoks. Nagu varasemalt teada saadud, sisaldab väljendatud teadmus endas erinevaid juhiseid, algandmeid, aruandeid, diagramme, strateegiaid ning inimeste lemmikut KKK rubriiki. Väljendatud teadmised on olnud alati teadmusbaasis või teadmusjuhtimise strateegia osa, see tähendab, et vormistatakse dokument, mida saab kasutada tööde tegemiseks, otsuste langetamiseks või teavitamiseks. (Guru, n.d) Väljendatud teadmisi on üsna lihtne tuvastada, leida ja salvestada. Antud teadmised on teadmusbaasis kõige kergemini hallatavad ja annavad ettevõttele suurema vabaduse oma dokumente ja tekste säilitada, osta ja muuta.

Samuti saab väljendatud teadmisi pidada üheks teadmushalduse põhiliseks valdkonnaks ning alati viitab see teadmistele, mis on inimestele kerged ja lihtsalt sõnastatavad. Sellised teadmised eksisteerivad materiaalselt, näiteks erinevad memod, märkmed, andmebaasid kui ka erinevad dokumendid, videod jms. Siia saab näitena tuua erinevad uuringud, kus aruanne sisaldab erinevaid analüüse ja andmeid, mis aitavad edaspidi leida uusi võimalusi. (Oragui, 2020)

Väljendatud teadmusele lisaks on olemas ka väljendamata teadus. Väljendamata teadmisi on organisatsioonil natukene raskem hallata, sest need on teadmised, mida ettevõtted kõige vähem kasutavad ning enamasti neid ei dokumenteerita. Kuna seda informatsiooni ei dokumenteerita, siis on raske kelleltki vajaminevaid teadmisi ainult küsimise teel saada. Seega on väga oluline väljendamata teadmust dokumenteerida, sest kui organisatsiooni võtmetöötaja, kes antud teemadega tegeleb otsustab lahkuda, on antud teadmised kadunud. Olenemata sellest, et ettevõtted kasutavad väljendamata teadmust vähe, on see oluline ning tuleks arhiveerida nagu teisi teadmisi. (Caulier, 2020) Paljud ajavad segamini ka väljendamata ja vaikiva teadmuse. Antud teadmised tunduvad sarnased, kuid erinevus on neil suur. (Hajric, 2018)

Inimesed kutsuvad väljendamata teadmust ehk vaikivat teadmust ka veealuseks jäämäeks, sest see on keerulisem kui teised. Paljud on öelnud, et väljendamata ehk vaikiv teadmine on organisatsioonis alati olemas, kuid seda on raske väljendada, jagada ning sõnastada. Seetõttu ei ole võimalik ka antud teadmisi kuskilt leida, vaid need kanduvad inimeselt inimesele või korduvalt läbi tehtud või õpitud protsesside kaudu. (Andersson&Bremer&Carlsson, 2013) Palju võib ka kuulda, et väljendamata ehk teadmus on nii varjatud, et see peitub ainult inimeses endas ja neid teadmisi ei saa kergelt kätte ja korrigeerida. Enamasti väljendub antud teadmus inimeste hinnangute, hoiakute, vaatenurkade, kogemuste ja oskuste ning kokkusaamiste näol. Ehk antud teadmisi saab jälgida ainult inimese tegemiste kaudu. (Egbu&Olomolaiye, n.d) Siin juures tuleb veel kord mainida, et varjatud teadmised pole kergelt omandatavad, kuid sobivate tegevuste ja erinevate intervjuudega on võimalik varjatud teadmisi kirja panna ja salvestada (Janson, Mc-queen, 2007, lk 647).

Millised on kahe erineva teadmus tüübi erinevused, saab endale selgeks teha siis, kui osatakse määratleda kõigi kolme teadmuse definitsiooni. On teada, et väljendatud teadmine on kõige tuntum teadmisvorm ning mida on kerge teistega jagada. Väljendamata ning nii öelda vaikiv teadmine on mõlemad teadmised, mida inimene hoiab ainult endale ning seda pole kuskile dokumenteeritud, et kasutada. (Alexander, 2018)

Edasi saab lugeda InfiBird'i e-poes müügil olevast e-raamatust, mille leiad siit:

https://teadmusbaas.infibird.ee/failid/toode/e-raamat-kuidas-mojutavad-teadmuse-erinevad-tuubid-tooprotsesse-ja-kollektiivi-pusivust-by-angelina-taker-ja-virge-rebane/

Teiste e-raamatutega saad tutvuda siin:

https://teadmusbaas.infibird.ee/failid/pood/

Teadmusbaas - tõhus tööriist teabe, teadmiste ja info haldamisel

 1.     Mis on teadmusbaasi funktsioon ja eesmärk?

Teadmusbaase kasutavad inimesed tavaliselt selleks, et lahendada ülesandeid või leidmaks kiirelt vajalikku informatsiooni. Seega mis asi on teadmusbaas tegelikult? Varasemalt on olnud teadmusbaasil palju erinevaid tähendusi, kuid ajapikku on see muutunud ning teadmusbaas on saanud hoopis teistsuguse tähenduse. Ettevõtete teadmusbaasides olev informatsioon võib pärit olla kõikjalt ja kõikidelt, kuid eelkõige erinevatelt töötajatelt, kes sellega tegelevad, kuna neil on olemas spetsiifilised teadmised. Teadmusbaase saab ja tohib defineerida mitmel erineval viisil. Definitsioonide sõnastused võivad olla järgmised:

1.     Teadmusbaas on iseseisev andmekogu, kuhu kuuluvad erinevad dokumendid, videod, tekstid ja teenused/tooted.

2.     Teadmusbaas on meetod, mis on kasutusel info talletamiseks erinevates süsteemides, kuid erineb teistest andmekogudest seetõttu, et sinna on võimalik informatsiooni edaspidi juurde lisada ja muuta.

3.     Teadmusbaas on iseteeninduskeskkond, kus kliendid saavad leida väärtuslikku informatsiooni vajaliku teema, toote või teenuse kohta. Lisaks klientidele on teadmusbaasi kasutamise õigused ka erinevatel ettevõtte töötajatel, kui neil on vaja leida kiirelt teavet.

4.     Teadmusbaas on hoidla, kuhu saab teavet/teadmisi salvestada, korrastada ja seejärel jagada neid  klientide, töötajate ja partneritega.

Lühidalt öeldes on teadmusbaas iseseisev informatsiooni kogum, mis sisaldab endas erinevaid infoallikate liike. Teadmusbaasi saab vajadusel vastavalt baasis olevale informatsioonile kategoriseerida, avaldada, korrastada, leida ja avaldada. Nii on inimestel kergem ja kiirem viis leida endale just vajaminev informatsioon. Mõnikord on teadmusbaasid kasutusel ka klienditeeninduse spetsialistidel, kui nad aitavad oma klientidel probleeme lahendada. Selleks, et klienditeenindus oleks hea ja kasutajad saaksid suurepärase kasutajakogemuse osaliseks on vajalik teadmusbaas, kuhu on võimalik talletada kogu vajaminev informatsioon, mis on varasemalt kokku korjatud ja süstematiseeritud.

Teadmusbaasi suurimaks eesmärgiks on erineva informatsiooni taasesitamise võimaldamine läbi otsingu funktsiooni, et inimesed leiaks lahendused oma probleemidele ilma abi küsimata. Kuna teadmusbaasid on nii organisatsiooni sisesed kui ka -välised, siis saavad inimesed vajaliku info ja abi lugedes korduma kippuvaid küsimusi ning uurides erinevaid juhendeid. Osad ettevõtted säilitavad teadmusbaase kõikide jaoks, kes on huvitatud nende tegevusest, sealhulgas ettevõtte oma töötajad, kliendid ja teised huvitundvad inimesed. Lisaks kõigele sellele on teadmusbaasi eesmärkideks hoida inimesed õnnelikuna, andes neile vajalikku ja väärtuslikku informatsiooni. Inimesed on õnnelikud, kui nad saavad oma muredele leida lahendused kiirelt ja ilma probleemideta. Teine eesmärk on kasvatada kliendibaasi, pakkuda inimestele järjepidevalt vajalikku kliendituge, vähendada telefoni kasutamist abi küsimiseks, hoida kogu kasulik teave ühes kohas ning ennetada küsimus-vastus meetodil inimestel tekkivaid küsimusi, millele soovitakse vastuseid. Lisaks nendele eesmärkidele on teadmusbaasi suurimaks eesmärgiks toetada turundust, müügiesitlusi ja erinevaid müügivihjeid.

Edasi saab lugeda InfiBird'i e-poes müügil olevast e-raamatust, mille leiad siit:

https://teadmusbaas.infibird.ee/failid/toode/e-raamat-teadmusbaas-tohus-tooriist-teabe-teadmiste-ja-info-haldamisel-by-angelina-taker-ja-virge-rebane/

Tutvu ka teiste e-raamatutega e-poes siin:

https://teadmusbaas.infibird.ee/failid/pood/

Milline infoliikumise kuldreegel on Sinu töökohal märkamata jäänud?

Infoliikumine ettevõttes juhi ja meeskonnaliikmete ning teiste struktuuriüksuste vahel.

Info on kujunenud ressursiks, mille abil toimivad kaasaegsed organisatsioonid. Info on see, mis paneb organisatsiooni justkui elama. See on selline ressurss, mis saab eksisteerida väljaspool inimest ja sealjuures ka väljaspool organisatsiooni, kuid info on väärtusetu, kui inimesed selle abil midagi kasulikku ei tee või uut väärtust ei loo.

Tänapäevasest organisatsioonist rääkides pean silmas infoküllases keskkonnas tegutsevaid organisatsioone ja ettevõtteid. Organisatsioon on laiem ja üldisem mõiste, kuid käesoleva teksti kirjutamisel keskendun ettevõtetele ja nende infoküllasele töökeskkonnale, mille najal on hea tuua esile sobivaid näiteid ja anda ka mõned soovitused.

Kelle käes on info, omab suuremat võimu – on see tõesti nii?

Organisatsiooni sees on info loojateks ja info kasutajateks inimesed. Nad täidavad erinevatel positsioonidel oma ülesandeid selliselt, mis loob süsteemse ja sujuva eesmärkide poole liikumise, mille organisatsiooni juhtkond on selle organisatsiooni jaoks seadnud. Igal ametikohal töötav inimene omab ka teatavat võimu, mille abil ta saab mõjutada oma töö tulemusi ning millest sõltub ka suuremate eesmärkideni jõudmine. Inimeste töövõimel on siiski ka teatavad piirid ja seetõttu on mõistlik hoida töökoormus selline, mis võimaldab pikalt ja stabiilselt töötada ilma läbipõlemise ohuta. Loomulikult võib ette tulla pingelisemaid tööpäevi või suurema töökoormusega perioode, kuid enamasti on need lühiajalised. Võib öelda, et organisatsioon jaotab võimu oma töötajate vahel ära, et saavutada kiiremini ja efektiivsemalt seatud eesmärgid.

Võimu võib tõlgendada mitmeti ja seda sõna saab kasutada erinevates kontekstides, kuid käesolevas tekstis räägin võimust, mille nö kütuseks on info. Kontoris arvuti taga istuv inimene võib pealtnäha olla rahulik ja vaikne töötaja, kes läbi mõõgavõitluse oma võimu ei teosta, kuid siin muutub asi põnevaks hoopis selle nurga alt vaadates, et ega me ju ei tea ega näe, mis toimub selle töötaja peas. Arvutiekraani kaudu jõuab tema mõtetesse palju informatsiooni, mida ta töötleb ja ümber mõtestab ning mille abil ta annab mitmeid fakte omavahel põimides ja loogiliselt kokku sobitades nendele faktidele hoopis uue kuju ja uue väärtuse. Nüüd on selle uue väärtuse abil võimalik midagi head oma ettevõttes ära teha. See aitab täita mingit kindlat tööülesannet või lahendada hetkel laual oleva probleemi. Samalaadsete probleemide pikemaajaliseks lahendamiseks kujundatakse lausa tööprotsessid, mis fikseeritakse kirjalikul kujul ja millest luuakse juhendid täpse kirjeldusega, kuidas midagi tuleb teha, et lahendada probleem või jõuda soovitud eesmärgi täitmiseni. Selline tööprotsessi kirjelduste kirjalikul kujul fikseerimine loob ettevõtte jaoks suuremat sõltumatust sellest kindlast indiviidist, kes parasjagu ametikohal on, sest inimesed ei püsi lõputult samal positsioonil. Varem või hiljem jõuab ikka kätte aeg, kui töötaja liigub teisele ametikohale samas ettevõttes või hoopis lahkub, et minna mujale tööle või vanaduspõlve nautima. Ettevõte saab sellisteks olukordadeks varakult valmistuda vaid selliselt, et kirjeldab vajalikud tööprotsessid ja tööülesannete täitmise sammud kirjalike juhendite abil, mis on suureks toeks uutele töötajatele, kes ametikoha üle võtavad. Läbi sellise kirjalikul kujul info talletamise saavutab ettevõte suurema võimu ja sõltumatuse. Kirjalikul kujul info talletamine on üks asi, kuid siinjuures on töötajate käe sees olevate oskuste ja peas asuvate teadmiste kättesaamine mõnevõrra keerulisem teema, mille puhul samuti tuleb mängu võimu omamine. Osates või teades midagi, mida teised ei oska või ei tea, saab inimene enda kätte võimu, mida õigesti kasutades saab enda huvides ära kasutada. Näiteks saab tööülesandeid paremini ja efektiivsemal moel sooritada, mis toob lisaboonused või aitab kaasa paremale positsioonile saamisel, kus on võimalik suuremat palganumbrit enda kontole teenida. Nende spetsiifiliste teadmiste ja oskuste kirjalikul kujul väljendamine tähendab enamasti töötaja jaoks justkui võimu käest ära andmist või selle võimu üle andmist ettevõttele, mis võib selle teadmusega edaspidi endale sobival moel ringi käia. Selliste hoiakute ja väärarusaamade vältimise nimel on vaja teha selgitustööd töötajate hulgas, et maandada tekkivaid riske ja võimalikke keeldumisi sellises teadmuse talletamise protsessis osalemisel.

Saab öelda küll, et kelle käes on informatsioon ja teave, siis tal on ka suurem võim, mida enda ja ettevõtte huvides ära kasutada. Mida rohkem inimene teab olulisi fakte mingist probleem situatsioonist, kus ilmselgelt on vaja tegutseda parimal viisil, et see olukord lahendatud saaks, seda suurema tõenäosusega on võimalik vastu võtta otsused, mille tegemisel on arvesse võetud kogu infot ja fakte, mis selle probleem situatsiooniga seonduvad ja seda teadlikumad ning paremad otsused ja lahendused saavad sündida, mida reaalselt rakendama hakatakse. Õige ja adekvaatse informatsiooni najal tehtud otsused saavad viia efektiivsemate protsesside töösse rakendamiseni, mis omakorda aitab vähendada erinevate strateegiate katsetamise arvu ja jõuda vähema ajaga ning kiiremini soovitud eesmärgini.

Edasi saab lugeda InfiBird'i e-poes müügil olevast e-raamatust. Tule tutvu e-poes kättesaadavate e-raamatutega siin:

https://teadmusbaas.infibird.ee/failid/pood/

Väärtuslik kogemus andis infojuhi tööst ülevaate, mis julgustas kindlal sammul tegutsema asumist järgmise eesmärgi saavutamise teel

Jagan oma kogemust, mis võimaldas mul saada ülevaate infojuhi tööst ja ülesannetest läbides viie nädala pikkuse praktika ettevõttes, mida siinkohal nimetan Mission Completed AS-iks, sest leian et tähtis on kaitsta andmeid ja selleks, et rääkida ära see üdini positiivne lugu, keskendun sellele, mida ja kuidas ma kogesin jättes nimetamata asjaosaliste reaalsed nimed. See lihtsalt pole vajalik.

Tegevused ja ülesanded

Enne praktika algust kohtusin oma ettevõtte poolse juhendajaga, kes töötas sisekommunikatsiooni juhi rollis. Temaga arutasime läbi praktika eesmärgi, mida ma ise soovin praktika ajal teha ja mida Mission Completed AS-i Kommunikatsiooni osakond saab ülesannete osas pakkuda. Kuigi selles osakonnas on varemgi praktikante käinud, siis sobivate ülesannete leidmine ei olnudki nii lihtne. Kuid jõudsime kokkuleppele kahe põhiülesande osas, milleks olid ettevõttesisese Tervisenädala korraldamine ja läbiviimine ning siseveebi analüüsi tegemine. Juhendaja pooldas seda, et pigem olgu sellised 2-3 põhiülesannet, mida on võimalik süvitsi sooritada. Praktika esimesel nädalal lisandus sellele loetelule veel üks mahukam ülesanne, milleks oli ettevõtte väärika juubeli puhul koostatava kalendri tähtpäevade valimisega seonduvate tegevuste tegemine. Neljandaks ülesandeks kujunes erinevate osapooltega suhtlemine põhiliselt e-maili teel või koosolekutel osalemine, et kuuleksin ülesannete täitmiseks vajalikku infot otse töötajatelt. Nii oli võimalik ka erinevaid ülesandeid lihtsamini jagada. Enamus inimesi, kellega oli vaja suhelda asusid samas majas või lähedal asuvas hoonete kompleksis. Seega avanes võimalus ühe teise osakonna ruume põgusalt näha. Paraku majas ja hoonete kompleksis tuleb ringi liikuda kindlate sisenemise ja väljumise õiguste alusel. Igale poole ise sisse ei saa. Nii näiteks oli vaja lahendada olukord, kus Haldusosakonda oli soov viia plakateid, kuid mina sinna ligi ei pääsenud. Lahendasin selle Haldusosakonna juhiga selliselt, et jätsin peahoone administraatori kätte plakatid ja ütlesin, et Halduse osakonnast tuleb keegi neile järgi.

Kommunikatsiooni juht määras mind uue hoone nurgakivi paigutamise ürituse külaliste nimekirja koostajaks ja vastutavaks halduriks.

Meediasuhete juhil tekkis mõte lisaülesandena pakkuda võimalust väliskommunikatsiooni jaoks artikkel kirjutada. Võtsin selle ülesande vastu ja tegin artikli valmis. See artikkel ei läinud avaldamisele sellisel kujul nagu mina selle kirjutasin, kuid sellest sai meediasuhete juht häid mõtteid edaspidiseks, mis ta enda jaoks salvestas ja usun, et ta kirjutab nende ideede najal ühe hea artikli.

Edasi saab lugeda InfiBird'i e-poes müügil olevast e-raamatust. Tule vaata, mida põnevat e-poe riiulitel veel leidub siin:

https://teadmusbaas.infibird.ee/failid/pood/

Teadmusjuhtimise trendid 2021. aastal

 

Ettevõtted toetuvad teadmusjuhtimise süsteemidele selleks, et nende sisemised protsessid saaksid toimida sujuvalt. Töötajatel peab olema juurdepääs dokumentidele; meeskondadel tuleb teha koostööd; ja osakonnad peavad omavahel poliitika dokumente ja vorme hõlpsalt jagama. Kui kunagi olete kasutanud teadmiste haldamise tarkvara, mis on vananenud, siis teate, et see võib teie organisatsiooni siseste protsesside toimimist takistada.

 

Mis on teadmusjuhtimine?

Teadmusjuhtimine on protsess või tööriist organisatsiooni sisese teabe haldamiseks, sellele juurdepääsu võimaldamiseks ja teabe jagamiseks.

Teadmus on teie dokumentatsioonis - kasutusjuhendites, juhistes, loendites, andmebaasides, memodes ja failides. Teadmus on ka teie meeskonnaliikmete meelest - asjatundlikkus, mis laseb teie äril kasvada. Teadmised on jõud ja kui neid õigesti rakendada, annavad need edukale ettevõttele hoogu juurde.

Tehnoloogial on tohutu mõju teadmusjuhtimisele, aidates kaasa tugeva tarkvaraplatvormi väljatöötamisele, et teadmiste haldamise strateegiaid võimendada. Teadmusjuhtimise tarkvara areneb jätkuvalt vastusena uutele nõudmistele ja väljakutsetele.

Vaatame nüüd teadmusjuhtimise trende 2021 aastal, mis muudavad teadmusjuhtimise tarkvarade arengu kulgu.

1. Sotsiaalsus ja suhtlus

Ei ole üllatav, et 2021. aasta üks suurimaid teadmusjuhtimise suundumusi on sotsiaalmeedia. Iga tööstus on tegelenud suhtlemise, turunduse ja tööviiside muutmisega … ja sama kehtib ka teie organisatsiooni siseveebi kohta.

Inimesekeskne platvorm muudab läbi orgaanilise ja vaba suhtluse teadmiste jagamise ja koostöö lihtsamaks. Märguanded, kommentaarid, tegevuste vood, hääletused ja meeldimised on mõned paljudest sotsiaalsetest elementidest, mis panevad teie inimesi töötama ja rääkima vaid ühe nupuvajutusega. Suurepäraseks teadmiste jagamise allikaks on ka töötajate kataloogid. Uuemad töötajate kataloogide versioonid näitavad lisaks kontaktandmetele ka isiklikke huvisid, autorite loodud organisatsiooni sisest sisu, jooksvaid projekte ja ruume, kus nad töötavad. See on seotud suhete arendamisega ja töötajate ühendamisega.

Edasi saab lugeda InfiBird'i e-poes müügil olevast mini e-raamatust,  mille hind on vaid 5,57 €.

Tule tutvu e-poega siin: 

https://teadmusbaas.infibird.ee/failid/pood/

Tutvustatud e-raamatu leiad e-poe lehelt siin:

https://teadmusbaas.infibird.ee/failid/toode/album-3/