Dokumendihaldussüsteem kui ettevõtte mälu oluline osa

Dokumendihaldus on standardis EVS-ISO 15489-1:2004 defineeritud kui halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjega, sh organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamise ning dokumentide alalhoidmisega (Anniko et al 2012, lk 5).

Efektiivne dokumendihaldus kindlustab selle, et dokumendid on kättesaadavad kasutamiseks siis, kui on vaja ning tagatakse privaatsus, konfidentsiaalsus ja üleliigsed dokumendid vajadusel hävitatakse. Dokumendil on alati mingi väärtus, mis on dokumendi säilitamise peamiseks põhjuseks. Dokumentide hea haldamine eeldab, et organisatsioonis teatakse selgesti, milliseid dokumente ja kui kaua peab alal hoidma. See kehtib kõigi dokumentide kohta, olenemata sellest, kas tegu on paber või digitaaldokumentide, teksti-, pildi- või muud tüüpi dokumentidega (Anniko et al 2012, lk 6).

Dokumendisüsteem kujuneb informatsiooni allikaks organisatsiooni tegevuse kohta, mis suudab toetada organisatsiooni järgnevat tegevust ja otsuseid ning tagada tema aruandlusvõime nii praeguste kui tulevaste huvirühmade ees (Anniko et al 2012, lk 6).

Sibola (2002) toob oma magistritöös välja, et algselt tähendas elektrooniline dokumendihaldus rakendust, mis asendas hierarhilist failide/kataloogide süsteemi ning pakkus lihtsat dokumentide lukustamist, versiooni- ning dokumendi atribuutide haldust. Neid programme nimetatakse nüüd „traditsioonilisteks” dokumendihaldussüsteemideks. Mida aeg edasi, seda rohkem võimalusi lisati süsteemi, näiteks grupitöö ja töövoogude toetamine ning väljundi haldamine. Nii muutus „traditsiooniline” dokumendihaldus praeguses mõistes „dokumendihalduseks kitsamas tähenduses”, mis sisaldab:

- traditsioonilist dokumendihaldust;

- dokumentide graafilist kujutamist;

- elektroonilist arhiivindust ja „record”-dokumentide haldust;

- E-vorme;

- väljundi haldust;

- skaneerimist;

- grupitöö ja töövoogude toetamist;

- Interneti ja Intraneti võimaluste kasutamist;

- jm (Sibola 2002, lk 22-23).

Areng pole loomulikult peatunud, praegu saab dokumendihaldusesse lisada järgmised teemad:

- multimeedia andmebaasid;

- dokumentide andmelaod;

- teadmuse haldus;

- jpm (Sibola 2002, lk 23).

Sibola toob ka välja, et dokumente leidub igas ettevõttes ja seda mitte ainult paberkujul kuskil kapis tolmu kogumas: avaldused, protokollid, aruanded, videod firma omaniku kõnedest, isegi fotod sünnipäevadest. Mida vanem organisatsioon, seda rohkem dokumente ning vajadus nende haldamiseks kasvab. Kui iga töötaja vastutab ise oma dokumentide ja elektronposti eest, võib juhtuda, et koos inimeste töölt lahkumisega lahkub ka firma „mälu” - kogemused, sidemed, väljakujunenud struktuur, stiil jms. Selle vältimiseks tuleb firmas rakendada dokumendihalduse süsteem ning jälgida, et selle reeglitest ka kinni peetaks. Dokumendihaldus võimaldab organisatsioonil:

- toetada ja põhjendada programmide vastuvõtmist ja otsuste formeerimist;

- olla vastavuses seaduste ja teiste õigusaktidega kehtestatud nõuetele;

- kaitsta enda ja samuti oma töötajate ning klientide huvisid;

- toetada ja arendada organisatsiooni töö tulemuslikkust;

- kaitsta ennast kohtuvaidluste ja uurimiste korral ning teistel sarnastel juhtudel tänu võimalusele pakkuda täpseid andmeid organisatoorsete toimetuste kohta;

- toetada ja pakkuda tõendusmaterjali organisatoorsetes küsimustes ja otsustamisprotsessis vastu võetud otsuste tulenemise kohta;

- dokumenteerida oma toimetusi, otsuseid ja saavutusi;

- juurdepääsu täpsele ja terviklikule informatsioonile ning seeläbi parandada oma majandusliku tegevuse ratsionaalsust ja tulemuslikkust;

- vältida ebaotstarbekaid kulusid dokumentide säilitamisele;

- kindlustada protsesside jätkuvus;

- toetada uurimisprogramme (Sibola 2002, lk 23-24).

Anniko ja tema kaasautorid kirjutavad, et elektroonilise dokumendihaldussüsteemi eesmärgiks on organisatsiooni dokumentatsiooni digitaliseerimine ja dokumentide edastamine tööprotsessides digitaalsel kujul. Hästi planeeritud tööprotsessid, omavaheline pidev koostöö, info ja teadmiste vahetamine ning tehnoloogiate kasutamine on olulised organisatsiooni efektiivsuse saavutamisel. Infoühiskonna üks võtmeküsimusi on organisatsioonide ja infosüsteemide koosvõime, mille saavutamise üheks eelduseks võib pidada läbimõeldult toimivat elektroonilist dokumendihaldust. Koosvõime on infosüsteemide ja selle poolt toetavate tegevusprotsesside võime vahetada andmeid ja ühiselt kasutada informatsiooni ja teadmisi. Koosvõime dokumendihalduses on nii infosüsteemide kui organisatsioonide võime luua, kasutada ja vahetada informatsiooni (dokumente), mis on kõigi jaoks ühetähenduslikud ning võimalikult suurel määral masinloetavad (Anniko et al 2012, lk 8-9).

Anniko ja tema kaasautorid toovad välja, et töökeskkonna loomisel on oluline jälgida selle kasutajakesksust ja funktsionaalsust. Virtuaalne töökeskkond sisaldab erinevaid tööriistu ja keskkondi, mida kasutatakse füüsilisel töökohal nii individuaalsete töötajate, gruppide kui ka kogu organisatsiooni poolt. Internet ja Intranet võimaldavad suhtlemiseks, koostööks ja teabe otsimiseks tööriistu nagu e-mail, grupikalendrid, dokumendihaldus, samuti võimalusi audio- ja videokonverentside läbiviimiseks. Lisaks sisalduvad seal koostööl põhinevad töökeskkonnad nagu mitmesugused grupitöö vahendid ja kombinatsioonis sotsiaalmeediaga, mis võimaldavad väga mitmete inimeste koostööd samaaegselt (Anniko et al 2012, lk 9).

Anniko ja tema kaasautorid kirjutavad, et projektide haldustarkvara aitab projektimeeskonnal planeerida ja hallata projekte. Projektide haldustarkvara eesmärgiks on maksimaalselt rakendada erinevaid projektijuhtimise meetodeid, kulutades minimaalselt aega projekti planeerimisele, ajastamisele, monitoorimisele ja kontrollimisele. Olulisena võib välja tuua, et projektide haldustarkvara sisaldaks ka koostööks ja kommunikatsiooniks vajalikku tarkvara ning projekti dokumentatsiooni haldamise võimalust. Projektitöös kasutatav dokumendihaldustarkvara võimaldab eelistatult hallata dokumente nii, et kaugtöötajad, kolleegid või ka kliendid kontoris saavad koos luua ja muuta dokumente ning on võimaldatud ligipääs kõige värskematele versioonimuudatustele (Anniko et al 2012, lk 9).

Anniko ja tema kaasautorid toovad välja, et seoses kiirete muutuste ja arvutite leviku ning paber- kui ka elektrooniliste dokumentide loomise suure kasvuga on kujunenud olukord, mis on soodne standardiseerimisele ka dokumendihalduse valdkonnas. Teavikute transformatsioon paberist digitaalseks ja üha suurenev IT kasutamine informatsiooni töötlemisel on tekitanud üha suureneva vajaduse paremini koolitatud ja professionaalsemal tasemel elektroonilist dokumendihaldust valdavate spetsialistide järele (Anniko et al 2012, lk 9-10).

Kasutatud allikad

Anniko, M., Lilleste, A., Linde, M., Mardo, M., Puust, M., Themas, E. (2012). Dokumentide juhtimine, info jagamine ja haldus (referaat). Loetud aadressil: http://pc.ut.ee/~ttamb/ikt/projekt/tarkvara/DokHaldus.pdf (27.02.2019).

Sibola, M. (2002). Elektrooniline dokumendihaldus (magistritöö). Loetud aadressil: http://www.sibola.ee/fail/2011/03/Merle-Magistritoo.pdf (27.02.2019).

CRM-süsteem ärianalüütika vahendina ettevõttes

CRM (Customer Relationship Management) ehk kliendisuhete haldamise mõiste võeti kasutusele 1990. aastate keskel ning see kogus populaarsust üheksakümnendate lõpus. CRM-i populaarsus üha kasvab ja aastaks 2017 ületab Gartneri hinnangul CRM-i tehnoloogia ERP-i (enterprise resource planning) ehk ärijuhtimise tehnoloogia turuosa. Jaanika Kivilo hinnangul näitab see, et ettevõtted näevad kliendisuhete parandamises väärtust ning soovivad tänapäevastes konkurentsitingimustes, kus müüjad konkureervad sageli hinnatasemel, liikuda väärtuspõhise mudeli poole, pakkumaks klientidele head ostukogemust (Kivilo 2016, lk 13).

Gray ja Byuni sõnul on CRM-i kontseptsioon lihtne: selle asemel, et turundada massidele, turundatakse indiviididele. Jaanika Kivilo järelduste kohaselt on personaalne lähenemine võimalik tänu arenenud tehnloogiale ja andmete kogumisele, mida CRM võimaldab. Goldenbergi definitsiooni kohaselt on CRM lähenemine, mis integreerib inimesed, protsessid ja tehnoloogia, maksimeerimaks kliendisuhteid (Kivilo 2016, lk 14).

Goldenbergi sõnul on CRM-i olulisemad komponendid ajajuhtimine, müügijuhtimine, telemarketing, kliendikontaktide keskus, e-turundus, ärianalüütika, teenuste tugi, e-äri, tarneahela juhtimine, mitmeliigiline ligipääs, ning andmete jagamise tööriistad. Lisaks on Goldenberg lisanud CRM-i definitsiooni ka tänapäevase tehnoloogia. Internet ja mobiiliühendus on muutnud CRM-i reaalajas toimivaks. See võimaldab ettevõtetel toimida nagu alati aktiivne närvisüsteem, mis annab kohe märku muutustest tarbijakäitumises, konkurentide tegevusest, laoseisust ja varudest ning ettevõtte kasumlikkusest (Kivilo 2016, lk 14).

Kuigi CRM-i definitsione on erinevaid, on CRM-i peamisteks eesmärkideks Tasuja (i.a) sõnul optimeerida äritegevuse käivet ja kasumit, samas vähendades kulusid parema kliendikogemuse abil. CRM-i tarkvara püüab saavutada neid eesmärke, pakkudes suuremat kliendiinfo läbipaistvust ja kättesaadavust, et töötajad saaks teha paremaid otsuseid edukama äri nimel. Erinevad praktikud ja uurijad on välja toonud mitmeid CRM-i kasutamise eeliseid. Goldenbergi sõnul on CRM-i kasutamiseks kolm peamist põhjust:

1. Kõrged otsemüügi kulud – CRM aitab muuta müügiprotsessi tõhusamaks ja seeläbi kahandada müügikulusid.

2. Suurenev rahvusvaheline konkurents – CRM aitab turusituatsiooni efektiivsemalt jälgida.

3. Informatsiooni vajadus – CRM aitab koguda, segmenteerida ja levitada õiget informatsiooni turu kohta ning viia see klientideni (Kivilo 2016, 14-15).

Kliendi puutepunktide kohta ettevõttega on võimalik erineval viisil andmeid koguda. Näiteks on võimalik salvestada kliendi vestlusi ning lisada kliendi kontaktandmed andmebaasi, nii et kontekstipõhine info ja kontaktid integreeritakse CRM-iga. Kuid selleks, et andmeid saaks koguda, peab ettevõttes olema juurutatud süsteem, mille abil toimuks andmete salvestamine, segmenteerimine ja analüüsimine, seejuures tuleb arvestada ka seaduslike piirangutega (Kivilo 2016, lk 18).

Bose on käsitlenud CRM-i süsteemi arendamist, tuginedes tüüpilisele kliendi elutsükli põhisele lähenemisele. Üks olulisi väljakutseid on seejuures, kuidas väljendada kliendi veebikäitumist andmetes. Selleks kasutatakse CRM-i süsteemides enamasti logiandmeid, mis viiakse kokku kliendi profiiliga. Andmete efektiivseks kasutamiseks tuleb neid töödelda. See, kuidas informatsiooni talletatakse, analüüsitakse ja organiseeritakse, määrab ettevõtte klienditeeninduse efektiivsuse. Ka Lee ja Siau on rõhutanud andmetöötluse tehnika olulisust ettevõtte edukaks toimimiseks. Selleks on võimalik kasutada erinevaid meetodeid, näiteks statistilist analüüsi, arvutuslikku analüüsi ja andmebaasi analüüsi. Kasutades CRM-i süsteemi, peaksid andmekogumise ja töötlemise meetodid olema automaatsed ehk kasutaja peaks saama kätte vajaliku kliendiinfo ning olema võimeline seda kasutama müügi, turunduse ja klienditeeninduse protsessides (Kivilo 2016, lk 18).

Nguyen on välja toonud levinud andmetöötluse võimalused, mida teha CRM-i andmetega, ning jaganud need kolme kategooriasse: 1) turundusstrateegia; 2) müügitegevused; 3) kliendi edu. Igas kategoorias tuleks analüüsida andmeid, mis annavad edasisteks tegevusteks vajalikku informatsiooni. Näiteks klenditeeninduses on oluline analüüsda kliendiga seotud demograafilist infot, arveldusi ja kontaktiga seotud tegevuste ajalugu. Kuna infot on võimalik kollektiivselt salvestada ja omavahel jagada, siis on müügi-, turundus- ja kliendihalduse meeskonnad alati kursis sama infoga ning kliendiga suheldes ei teki olukorda, kus müügiesindaja ei saa infot, milliseid probleeme on klienditeeninduse osakond kliendiga lahendanud (Kivilo 2016, lk 18-19).

Kliendiandmete kogumise ja analüüsimise põhjal saab suunata kliendisuhtlust, personaalseid sõnumeid ja kasutada andmeid nii müügi-, turundus- kui klienditeenindusprotsessis. CRM-ist on võimalik turunduses kohe kasu saada, kui turundus on digitaalsel kujul. Selliselt on võimalik sisu muuta kiiresti ja vastavalt konkreetsele olukorrale (Kivilo 2016, lk 19).

CRM teeb igapäevatöö lihtsamaks. Kõige olulisema rollina tuuakse välja info koondamist ühte kohta. Ühtne infobaas aitab parandada kliendisuhtlust ning pakub klienditeenindajale ülevaate sellest, millest kliendiga on räägitud ja mis pakkumisi tehtud. Samuti on CRM abiks müügipersonali omavahelisel infojagamisel. Ilma CRM-ta on keeruline tuvastada ettevõttesiseseid kliendisuhted müügipersonaliga, mida kirjeldab ka järgnev ütlus: „Kui meil on majas suurusjärk 40 müügiinimest, siis ega nad omavahel kuidagi teistmoodi infot jagada ei saagi. Kes tohib mingit klienti puutuda, kes ei tohi, milline pakkumine millise hinnaga välja on läinud jne.” Lisaks on mainitud kliendi personaalset teenindamist ja kulude kokkuhoidu müügipersonali pealt. CRM-is talletatav kliendi tagasiside on oluline sisend tootearendusele. Välja toodi ka ajaplaneerimist ja aja kokkuhoidu (Kivilo 2016, lk 47-48).

Goldenberg on välja toonud, et CRM-i kasutamine aitab kahandada üldiseid ja administratiivseid müügikulusid ning CRM-i oluline komponent on ajajuhtimine. Gartner on väitnud, et CRM on disainitud kasulikkust, müügitulu ja kliendi rahulolu paremini optimeerima. Dyche’i sõnul aitab CRM kohadada sõnumeid kliendi vajadustega ja seeläbi muuta teenindusprotsesssi personaalsemaks. Varem ei ole uuringutes tootearendust käsitletud. Kivilo (2016) magistritöö raames läbiviidud intervjuudest selgus, et CRM annab olulise sisendi tootearendusse, kus kliendi tagasiside põhjal tehakse muudatusi toodete ja teenuste väljatöötamisel (Kivilo 2016, lk 48).

Kivilo (2016) järelduste kohaselt on CRM-il ettevõtte äristrateegias oluline roll, sest see aitab ettevõtte igapäevaprotsesse lihtsamaks muuta. Kuna CRM koondab kliendiga seotud info ühte kohta, hõlbustab see osakondadevahelist tööd ning kõigil osapooltel on kliendi ajaloost täielik ülevaade. See elimineerib ebavajaliku infovahetuse ettevõtte sees ning aitab kokku hoida väärtuslikku tööaega info otsimise arvelt. CRM ei ole suunatud ainult müügi- ja teeninduspersonalile, kelle jaoks see on põhiline töövahend, vaid aitab arendada ka teiste osakondade tööd (Kivilo 2016, lk 48).

Kasutatud allikas

Kivilo, J. (2016). CRM-i süsteemi ja digitaalse turunduskommunikatsiooni integreerimine: kvalitatiivne analüüs (magistritöö). Loetud aadressil: http://mi.ee/sites/default/files/jaanika_kivilo_magistritoo.pdf (27.02.2019).

Õppiv organisatsioon

1.      Õppiva organisatsiooni mõiste, sisu ja olemus

Organisatsioonid, kus inimesed jätkuvalt suurendavad oma võimet saada neid tulemusi, mida nad tõepoolest taotlevad, kus edendatakse uusi avatud mõttemalle, kus on lahti tee ühistele püüdlustele ning kus inimesed õpivad, kuidas üheskoos õppida (Peter Senge). Õppiv firma on selline organisatsioon, mis edendab kõigi oma liikmete õppimist ning kujundab teadlikult ümber iseennast ja oma konteksti (Pedler et al. 1991).

Õppiva organisatsiooni kontseptsioon on tekkinud eelkõige organisatsioonide vajadusest kohaneda või ennetada kiireid muutusi organisatsiooni ümbritsevas väliskeskkonnas. See omakorda nõuab suuri muutusi organisatsiooni positsiooni ja eesmärkide määratlemisel laiemas ühiskondlikus kontekstis, juhtimises, ülesehituses, organisatsioonikultuuris, organisatsioonisiseses koostöös, teabevahetuses jm reeglites (Roots, Sarv ja Loogma, 2008).

Peter Senge The Fifth Discipline: The Art and Practice of the Learning Organization tutvustas esimesena mõistet "õppiv organisatsioon". Õppiv organisatsioon eeldab viie komponendi ehk viie võtmedistsipliini järgimist:

· ühisvisiooni arendamine;

· organisatsiooni liikmete isikliku meisterlikkuse arendamine;

· organisatsiooni liikmete mõttemudelite arendamine;

· meeskondlik õppimine;

· süsteemne mõtlemine.

2.      Õppiva organisatsiooni kontseptsiooni areng ja selle peamised esindajad

Juhtimisteooriast kui teooriast rangelt võttes rääkida ei saagi. Pigem on siin terve konglomeraat ühe inimtegevuse valdkonna kohta käivaid arvamusi, uskumusi, lähenemisviise ja soovitusi. Teoreetiliselt vettpidav ja teaduslikult tõestatud faktidel põhinev osa sellest on enamasti laenatud mõnest päristeadusest, sotsioloogiast või psühholoogiast.

Kuid mingid suundumused, teatavad trendid, on siiski ka selles segadikus märgatavad. Nii on alates 1980ndatest aastatest ilmnenud juhtimiskontseptsioonide kasvav distantseerumine juba XIX sajandi Saksa filosoofiast tuntud veendumusest, et maailm on (juhi) tahe ja kujutlus. Juhi määratlus kujul, et too on „lõplik autoriteet ehk boss – keegi, kes suudab vastu võtta lõplikke otsuseid ja tagada nende täitmise“ (Drucker 2003, 21. Viidatud Roots, H. Loengumaterjali kaudu).

Õiguste ja vastutuse delegeerimise temaatika juurest ollakse jõutud soovitusteni rakendada alluvate suhtes pigem eestvedamist kui taganttõukamist ning liidri ja mänedžeri rollide eristamise ja koguni vastandamiseni (Roots, H. Loengumaterjal).

Kümnendi vältel toimunud muutus on märgatav. 1980ndate aastate algul oli strateegia peaasjalikult küsimus eesmärkidest ja ressurssidest. Ajapikku lisandusid sinna veel küsimused liikumise ajakavast („Millal me peaksime kohal olema?“) ja hindamise kriteeriumidest („Kuidas me saaksime oma edusamme mõõta?“). 1990ndate aastate alguseks aga oli esikohale tõusnud meid ümbritsev maailm (loe: tegevuskeskkond) ja meie koht selles maailmas. Alles sealt tulenevad (võimalikud, selles maailmas realiseeritavad) eesmärgid ning nende saavutamiseks valitav strateegia ja taktika (H. Roots, Loengumaterjal).

Peamised esindajad: Steven Brandt, Tarja Meristö, Drucker, Mintzberg  jt.

3.      Erinevused õppiva organisatsiooni ja teiste organisatsiooni arendamiskontseptsioonide vahel

Kui teised organisatsiooni arendamise kontseptsioonid keskenduvad näiteks kvaliteedijuhtimisele, strateegilisele juhtimisele, teadmusjuhtimisele, infojuhtimisele jt juhtimise distsipliinidele, mille eesmärk on tagada otsuste, ülesannete delegeerimise õigeaegsus ja süsteemsus. Õppiva organisatsiooni eesmärk on tegeleda organisatsioonis tekkivate kogemuste, teadmiste ja parimate praktikate säilitamisega ja teistele organisatsiooni liikmetele kättesaadavaks tegemisega.

4.      Teadmusjuhtimine õppiva organisatsiooni kontekstis

Teadmised on vaja töötajate käest kätte saada, süstematiseerida, talletada ja neile ligipääs võimaldada üle organisatsiooni. Ilma toimiva teadmusjuhtimiseta ei saada töötajate käest kätte neid kogemusi, parimaid praktikaid ja muud, mida õppiva organisatsiooni kontseptsioon esindab.

5.      Tehnoloogia sh haridustehnoloogia roll õppiva organisatsiooni arendamisel

Tehnoloogiliste lahenduste rakendamisel saame rääkida näiteks grupitöö vahenditest, wiki-dest, sotsiaalsetest keskkondadest ja muudest haridustehnoloogia lahendustest, mille abil saab arendada õppivat organisatsiooni. Sellised lahendused on olulised, sest tänapäeva digitaalses keskkonnas pole võimalik muidu toime tulla.

6.      Formaalne, informaalne ja mitteformaalne õppimine

Formaalne õppimine – omandatakse ametlikus vormis õppides haridusasutuses ja õpingute lõpus saadakse hariduse omandamist tõendav tunnistus või diplom.

Informaalne õppimine – seda me teeme igapäevaselt endale vahel isegi teadvustamata. Näiteks tehes google-otsingut või saades infot mingi igapäevase nähtuse kohta.

Mitteformaalne õppimine – igapäevases keskkonnas mingi uue oskuse omandamine. Näiteks erinevate hobide raames uute tegevuste õppimine ja harjutamine, rahvatants, koorilaul, pillimäng, küpsetamine, söögi tegemine jms, kuid nende oskuste omandamise eest ametlikku tunnistust või diplomit välja ei anta. Siiski omandatud oskused rikastavad igapäevaelu ja on kasulikud.

7.      Infokultuur, infokäitumine ja infopädevus

Infokultuur on see, kuidas käitutakse informatsiooni jagamisel, loomisel, töötlemisel, säilitamisel jms aspektides. Ka hoiakud, kuidas informatsiooniga käitutakse, kuulub siia alla.

Infokäitumine on kogu interaktsioon infoga. Ka see on infokäitumine, kui me eirame mingit kindlat liiki informatsiooni.

Infopädevus on oskus informatsiooniga ringi käia. Sellega tegeleda, otsida, kättesaadavaks teha, süstematiseerida jms.

Kasutatud on õppematerjale.

Infojuhtimise ja teadmusjuhtimise mõisted

1. Infojuhtimise ja teadmusjuhtimise mõiste, sisu ja olemus

Infojuhtimise eesmärk on teha informatsioon kättesaadavaks õigel ajal õigetele inimestele. Infojuhtimine keskendub informatsiooni tõhusale haldamisele ja juhtimisele. Infojuhtimine on organisatsiooni infopoliitika ja -strateegia väljatöötamine, sise- ja välisinfo ressursside kasutamine ja juhtimine organisatsiooni eesmärkide elluviimiseks.

Infojuhtimise koostisosadeks peetakse infovajaduse väljaselgitamist, info hankimist erinevatest allikatest, info organiseerimist ja säilitamist kiire leitavuse ja kasutamise tagamiseks, infotoodete ja-teenuste arendamist, mis toetavad otsuste vastuvõtmist, keskkonnaseiret, informatsiooni edastamist infovajajaile ja informatsiooni eesmärgipärast kasutamist.

Teadmusjuhtimist defineeritakse erinevalt. Näiteks Hedlund leiab, et teadmusjuhtimist võib käsitleda kui organisatsiooni teadmiste loomise, säilitamise, esitamise, ülekandmise, rakendamise ja kaitsmise protsessi. Roots jt käsitlevad teadmusjuhtimist kui teadmiste loomise ja teadmusringluse protsessi juhtimist organisatsioonis. Nad leiavad, et teadmusjuhtimise idee tuumaks on teadmusringluse ja teadmuse avardumise tagamine organisatsioonis ning teadmusjuhtimises on oluline erinevate struktuuriüksuste ja indiviidide haaratus nii vertikaalsetesse kui horisontaalsetesse teadmusvahetuse protsessidesse organisatsioonis.

Minu arusaamise järgi on infojuhtimine ja teadmusjuhtimine tihedalt läbipõimunud. Infojuhtimine tegeleb informatsiooni hankimisega organisatsiooni sise- ja väliskeskkonnast, selle organiseerimise, haldamise ja säilitamisega. Teadmusjuhtimine tegeleb töötajate teadmiste haldamisega, kaardistamisega, kaitsmisega ja edasi andmisega selliselt, et moodustuks organisatsiooni teadmus, mis jääb organisatsiooni alles ka pärast töötaja organisatsioonist lahkumist.

2. Teadmusjuhtimise kontseptsiooni areng ja selle peamised esindajad

• 1959 – Peter F. Drucker võttis kasutusele mõiste teadmustöötaja (knowledge worker)

• 1966 – Michael Polyani tutvustas termineid väljendatavad (explicit knowledge) ja vaiketeadmised (tacit knowledge)

• 1986 – Rootsi teadmusjuhtimise pioneer Karl-Erik Sveiby publitseeris koos Tom Lloydiga The Know-How Company.

• 1991.aastal määrati Leif Edvinsson Skandia intellektuaalse kapitali asepresidendiks, mis oli esimene ametikoht, mis oli otseselt seotud teadmusjuhtimisega

• 1991.aastal avaldas Ikujiro Nonaka Harvard Business Review-s artikli ‘knowledgecreating company’, mille põhjal ta avaldas hiljem koos Hirotaka Takeuchi’ga samanimelise raamatu (1995).

3. Teadmusjuhtimise arenguetapid ja sellele iseloomulikud tunnused

Eristatakse kolme erineva rõhuasetusega teadmusjuhtimise arenguetappi.

I arenguetapi puhul on rõhk infotehnoloogial. Konsultatsioonifirmades tunnetati informatsiooni ja teadmiste olulisust, et saavutada eesmärgid, kuid iga osakond püüdis ise probleeme lahendada ja toimus nn „jalgratta leiutamine”. Selleks, et parimad kogemused, informatsioon ja teadmised firmades ühtselt kättesaadavad oleksid, hakati kasutama intranetti ja muid tehnoloogilisi kanaleid teadmiste levitamiseks firma siseselt.

II arenguetapil tunnetati inimressursside olulisust ja lisandus kultuuridimensioon. Olulisteks märksõnadeks said „õppiv organisatsioon” ja „vaiketeadmus”. Peamiseks probleemiks oli, kuidas soodustada firmades õppiva organisatsiooni tekkimist.

III arenguetapil tunnetati otsingusüsteemide loomise vajadust, mis olid seotud infodisaini ja struktuuriga ning taksonoomiate arengu ja rakendamisega. Põhiküsimuseks oli see, kuidas muuta sisu kättesaadavaks ja hallatavaks, et see oleks kiiresti leitav ning kasutatav.

4. Teadmusjuhtimise lähtealused ja seosed teiste teadusvaldkondadega

Teadmusjuhtimine on seotud mitmete valdkondadega:

• Religioon ja filosoofia (epistemoloogia) võimaldavad mõista teadmiste olemust ja rolli

• Psühholoogia võimaldab mõista teadmiste rolli inimkäitumises

• Majandusteadused ja sotsiaalteadused võimaldavad mõista teadmiste rolli ühiskonnas Teadmusjuhtimine on tihedalt seotud infojuhtimise ja dokumendihaldusega, juhtimisteooriaga, informatsioonilise infrastruktuuri käsitlustega, õppimise psühholoogiaga, epistemoloogiaga, eetikaga, jne.

5. Infojuhtimisele ja teadmusjuhtimisele iseloomulikud tunnused

Infojuhtimisele on iseloomulik sellise informatsiooniga tegelemine, mis on talletatud paberkandjal, audio, teksti või foto failina digitaalsel kujul. Oluline on infovajaduste väljaselgitamine ja infoteenuste pakkumine organisatsiooni liikmetele, infopoliitika ja -strateegia väljatöötamine ning infoauditi läbiviimine.

Teadmusjuhtimisele iseloomulikud tunnused on teadmiste jagamine läbi õppiva organisatsiooni põhimõtete. Teadmised tehakse kättesaadavaks läbi parimate kogemuste kirja panemise ja jagamise. Teadmusjuhtimine tegeleb inimeste kogemuste ja teadmiste kättesaadavaks tegemisega, mis eksisteerivad inimeste peades.

6. Teadmiste tüpoloogia

Traditsioonilise teadmiste püramiidi moodustavad:

•  andmed
•  informatsioon
•  teadmised
•  teadmus / tarkus.

Eksisteerib ka teisi teadmiste püramiide, mida erinevad autorid on traditsioonilisest teadmiste püramiidist lähtuvalt edasi arendanud.

7. Teadmiste hankimise viisid ja allikad

Teadmusjuhtimises eristatakse kolme peamist teadmiste hankimise allikat:

• Parim kogemus või hea praktika (Best Practices)

• Organisatsiooni või korporatsiooni mälu (Organizational/Corporate Memory)

• Praktikakogukonnad (Communities of Practice)

Parima kogemusena vaadeldakse äriprotsesse, mis on osutunud parimateks viisideks saavutada teatud eesmärke. Organisatsioonides on nn hea praktika andmebaasid, mis sisaldavad hea praktika kirjeldusi koos vastava tehnoloogia, inimresursside jm vahendite kirjeldustega.

Organisatsiooni või korporatsiooni mälu salvestab olulised sündmused ja otsustused organisatsioonides ja koosneb dokumentidest, kirjetest, illustreerivast materjalist, videodest, e-mailide kogumist, viidetest andmebaasidele, kogutud kogemuste ja ekspertarvamuste kirjeldustest, strateegiate ja edulugude kirjeldustest.

Praktikakogukond (CoP) on ühist huvivaldkonda omavatest üksikisikutest koosnev võrgustik, kes suhtlevad selle valdkonna raames. Nad jagavad omavahel ressursse (näiteks kogemusi, probleeme ja lahendusi, töövahendeid, meetodeid). Selline rühm areneb loomulikult, sest liikmetel on ühine huvi teatud valdkonnas. See on rühm, kus jagatakse teadmisi ja kogemusi, liikmed õppivad üksteiselt ja arenevad isiklikult ja professionaalselt. Selle suhtluse tulemuseks on iga kogukonnas osaleja teadmiste suurenemine, mis aitab kaasa ka valdkonnasisesele teadmiste paranemisele.

Kasutatud allikas

Virkus, S koostatud sissejuhatav loengukonspekt.

Blogi tutvustus

InfiBird on nimetus, mille all soovin kirjutada erinevatest infoga seotud teemadest. Tänapäeva kaasaegses maailmas, kus infol on oma roll ja eesmärk igas eluvaldkonnas, saab olla kindel, et teemasid, mille kohta blogipostitusi kirjutada jätkub küll ja rohkemgi. Mõned märksõnad on näiteks infohaldus, infosüsteemid, info teenused, infootsing, info süstematiseerimine, info analüüsimine ja veel väga palju muudki. Blogi eesmärk on käsitleda infojuhtimise valdkonna teemasid ja rõhutada selle olulisust tänapäeva kaasaegses infoküllases töökeskkonnas.

Keda ootan oma blogi lugejaks?

Püüan oma postituste sisuga kõnetada Eestis töötavaid ja tegutsevaid juhte ning spetsialiste ja kõiki teisi, kes oma töös puutuvad kokku infojuhtimise valdkonna teemadega. Juhid ja spetsialistid, kes töötavad infoküllases keskkonnas võivad leida mõtteid ja ideid, kuidas tänast tööd ja ülesandeid võib-olla pisut teisiti ja paremini teha.

Teemad leian igapäeva töö aktuaalsetest probleemidest. Näiteid leian nii Eestist kui ka mujalt ning annan sisu eesti keelsena edasi.

Eesti tähistab emakeele aastat ja leian, et parim kingitus oma kodumaale on kirjutada olulistel teemadel ja ikka meie kaunis Eesti keeles. :)