Info teenused ettevõttes

Info teenuseid pakutakse suurettevõtetes erinevate osakondade abil. Nendeks osakondadeks on näiteks äriprotsesside juhtimisega tegelev osakond, kommunikatsiooniosakond, koolitus- ja arendusosakond ning administratiivosakond. Olenevalt ettevõttest võivad osakondade nimetused pisut erinevad olla, kuid põhieesmärk jääb samaks - toetada ettevõtet erinevate informatsiooniga seotud tegevuste läbi, et saaks paremini saavutada ettevõtte eesmärgid.

Äriprotsesside juhtimise osakond tegeleb näiteks teeninduskvaliteedi ja teenindusprotsesside eest vastutamisega. See tähendab, et kliente teenindavate struktuuriüksustega tehakse tihedat koostööd, et teenindusprotsessid luua ja need korrektselt kirja panna. Kui toimuvad suuremad muudatused, siis on vaja ka teenindusprotsessid üle vaadata ja neid uute tingimuste valguses muuta ja ajakohastada. Tegeletakse ka andmete kogumise protsessiga ja tehakse statistika parema kvaliteedi nimel koostööd nende osapooltega, kes seda andmestikku nö toodavad. Vaadatakse, milliseid vigu statistikas esineb ja püütakse neid vigu võimalikult palju kõrvaldada ja miinimumi lähedale viia. Teeninduskvaliteedi projektijuht teeb koostööd näiteks kliendipöördumiste protsessijuhiga ja kliendihalduse protsessijuhiga, aga ka finantsosakonnaga ja IT valdkonna spetsialistidega.

Kommunikatsiooniosakonnas töötavad erinevad juhid, kelleks on kommunikatsiooni juht, sisekommunikatsiooni juht, meediasuhete juht ja neid võib toetada infospetsialist. Kommunikatsiooni juhi vastutusalasse kuulub üle ettevõtte ühiste arusaamade kokkuleppimine ning kommunikatsiooni teemaliste standardite loomine ja kirjalikul kujul fikseerimine. Ta aitab lahendada ka väliskommunikatsiooniga seotud probleeme. Sisekommunikatsiooni juht vastutab siseveebi infohalduse eest, tellib vajalikke arendusi ja suhtleb osakondadega, et nad looksid siseveebi jaoks ajakohast sisu. Lisaks korraldab ta siseuudiste kirjutamist. Selleks osaleb erinevatel koosolekutel, kus saab vajalikku infot koguda, teeb juhtidega intervjuusid, kogub kokku teiste inimeste poolt kirjutatud artiklid ja tegeleb nende toimetamisega ja siseveebi üles panemisega. Regulaarse uudiskirja sisu loomine ja vormindamine on samuti sisekommunikatsiooni juhi ülesanne. Kuid erinevates raskemates olukordades toetatakse kommunikatsiooni korraldamisega nii ettevõtte juhte ja töötajaid kui ka klienditeenindajate ja klientide vahelist suhtlust. Näiteks saab siin palju tööd ära teha meediasuhete juht, kelle ülesanne on jälgida, kuidas ajakirjanikud ettevõtet meedias kajastavad. Selleks suheldakse palju erinevate ajakirjanikega ja kontrollitakse, millist infot ettevõttest välja antakse. Meediasuhete juht tegeleb ka meediamonitooringu tegemisega ja vajaliku info talletamisega. Infospetsialist saab kõiki juhte toetada nende tööülesannete täitmisel läbi erinevate tegevuste ära tegemisega, mis jätab juhtidele rohkem aega keskenduda oma sisulisele tööle ja vastutusvaldkonnale.

Koolitus- ja arendusosakond tegeleb juhtide ja töötajate koolitamisega, korraldab ettevõtte siseseid koolitusi ja vajadusel saadab ka inimesi ettevõttest väljaspool toimuvale koolitusele. Osa ettevõtteid soosivad koolilõputööde kirjutamist nende ettevõtte tegevusvaldkonna või mõne struktuuriüksuse näitel. Vahel pakutakse välja ka erinevaid uurimisteemasid, mis ettevõttele praktilist kasu looksid. Tegeletakse ka praktika korraldamisega tudengitele, et nad saaksid oma erialase töö esimese kogemuse ning õppekava täitmiseks praktika sooritamise nõude täidetud. Selle osakonna hallata on tavaliselt ka ettevõtte sisene raamatukogu, mida kõik huvilised kasutada võivad. Laenutamise aegade ja tagastustähtaegade osas ollakse tavaliselt paindlikkumad, kui linnaraamatukogudes või mujal. Koolitus- ja arendusosakond tegeleb ka ettevõtte teadmusbaasi loomisega. St et ametikoha jaoks vajalikud teadmised ja oskused talletatakse kirjalikul kujul, sest kui töötaja näiteks ettevõttest lahkub, siis väärtuslikud teadmised ja info, kuidas kindlat tööd teha jäävad ettevõttesse alles.

Administratiivosakond toetab ettevõtte tegevust läbi assistentide, sekretäride ja büroojuhtide. Nende ülesandeks on näiteks juhtkonna igapäevatöö assisteerimine, büroo töötajate igapäevatöö toetamine. Nad saavad aidata näiteks ettevõttesse saabuvate e-kirjade registreerimisega ja edasi suunamisega, üldtelefonile vastamisega, erinevate projektide juures kaasa lüüa ja mingeid tellimustöid teha või ka andmete sisestamisel tuge pakkuda.

Loetletud tegevused on üldiselt kõigis ettevõtetes olemas. Olenevalt ettevõtte tegevusvaldkonnast ja spetsiifikast võib mingeid tegevusi veel olla. Kindlasti ei saa võtta käsitletud tegevuste nimekirja täielikuna. Seega on palju huvitavaid rolle, mida kindla valdkonna juhid täidavad ja neid tegevusi saab nimetada info teenusteks.

Infospetsialisti ja infojuhi vajalikkus ettevõttes

Juhte vajatakse ettevõtte igas struktuuriüksuses. Hea juht on vajalik esmatasandi töötajate koordineerimisel ja struktuuriüksuse juhtimisel ning ka tippjuhtkond on väga oluline. Nende vahel liigub ettevõtte info ja olulised otsused läbi mille teostatakse ettevõtte eesmärke ning pakutakse kliendile toodet või teenust.

Tänapäeva juhi tööst moodustab suure osa infoga töötamine. Selleks, et infoga seotud tööülesandeid oleks parem lõpuni viia pakuvad suuremad ettevõtted mitmekülgset tuge oma töötajatele erinevate osakondadega, mis tegelevad infojuhtimise valdkonda kuuluvate ülesannetega. Nendeks osakondadeks on näiteks administratiivosakond, kommunikatsiooni osakond, koolitus- ja arendusosakond, äriprotsesside juhtimise osakond. Osakondade nimetused võivad pisut erineda ja varieeruda erinevates ettevõtetes, kuid põhieesmärk on oma tegevusega toetada kogu ettevõtet, et saavutada soovitud eesmärgid.

Käesoleva postituse pealkirjas olen kasutanud infospetsialisti ja infojuhi nimetust, kuid tegelikkuses kasutatakse veel väga paljusid ametinimetusi, mis peegeldavad paremini, millist rolli ja ülesandeid keegi ettevõttes täidab. Näiteks kommunikatsiooni osakonnas töötavad sisekommunikatsiooni juht, kommunikatsiooni juht, infospetsialist, meediasuhete juht; administratiivosakonnas töötavad sekretärid, administraatorid, assistendid jms; äriprotsesside juhtimise osakonnas töötavad erinevad protsesside juhid, teeninduskvaliteedi juht jne. Avalikes organisatsioonides töötavad referendid, teabejuhid, infojuhid, infospetsialistid jne. Seega erinevaid ametinimetusi on tõesti palju ja seda seetõttu, et infovaldkond on väga lai ja iga tööstuse, teeninduse jm sektor vajab enda jaoks spetsiifilist infot, mis määratleb ka vastava spetsialisti rolli.

Ettevõtetes on nimetatud rollid väga olulised. Ilma selliste tugiteenusteta on raske toime tulla. Isegi, kui ettevõttes on kõik taolised ametikohad ja osakonnad olemas võidakse sattuda olukorda, kus sisulist tööd kuhjub nii palju, et tekib vajadus lisatöötaja järgi. Taolises olukorras tuleb hinnata, kas töökorraldust muutes on võimalik luua uus ametikoht, mis oleks ka pikas perspektiivis stabiilne või vajatakse ajutist abi näiteks ettevõttest väljastpoolt. Väljastpoolt abi otsides on hea pöörduda teenusepakkuja poole, kellel on vastav haridus ja paindlik teenuste pakett, mis võimaldab rahuldada üles kerkinud vajaduse.

Info üleküllus vs info puudus

Oma töölaua taga istudes tegeled mingile probleemile lahenduse väljamõtlemisega, kuid ühel hetkel tekib ette nö sein, millest kuidagi üle ega ümber ei saa. Oled olemasoleva info põhjal kaalunud juba plusse ja miinuseid, kuid saad aru, et kui selle info põhjal otsuse vastu võtad, siis ei ole see lahendus rahuldav. Tabad end mõttelt, et infot on vaja juurde saada. Kelle poole või kuhu pöörduda?

Kui tegemist on infoga, mis ettevõttes on kellegi käes olemas, siis saad selle inimese poole pöörduda ja kerge vaevaga vajalikku lisainfot küsida. Võimalik, et infot on mitme inimese käest vaja ja sel juhul tasub infokogumisele pühendatud aeg end kindlasti ära. Pöördu e-maili teel või lepi kokku kohtumine või saada dokumendihaldurile päring küsimusega, kust kindla sisuga info saab siseveebist või arhiivist leida.

Kui tegemist on probleemiga, mis on üles kerkinud meeskonna sees seetõttu, et tööülesannete täitmiseks vajalik info ei ole jõudnud võrdselt kõigi töötajateni või keegi on otsustanud info enda teada hoida, siis tuleb välja selgitada motiivid, miks nii käitutakse. Vajadusel tuleb erinevate töötajatega 1:1-le suhelda ja kõik osapooled ära kuulata. Nii jõuab probleemi sügavamate põhjusteni ning saab asuda olukorda lahendama.

Kui tegemist on infoga, mida tuleb ettevõtte väliskeskkonnast otsida, siis on vaja täpsemalt määratleda, millist infot vajatakse. Ettevõttest väljaspool valitseb olukord, kus infot on väga palju ja seda kutsutakse ka infoülekülluseks. Hea on teada, kas on vaja pöörduda mingi teise asutuse poole või külastada kindla teemalist kodulehte. Mugav on kasutada infootsingu sooritamisel Googeldamist, kuid märksõnade valik tuleb hästi läbi mõelda, sest otsingutulemusi võib tulla tuhandeid ja palju rohkemgi. Seetõttu on hea erinevaid märksõnu omavahel kokku sobitada. Mida täpsem on päring, seda relevantsemad ja asjakohasemad tulemused üles leitakse. Google annab esimeste otsingutulemuste seas tavaliselt kõige asjakohasemad viited erinevatele infoallikatele.

Kuid töötades ettevõttes, kus suur töö tehakse ära just kirjalikul kujul esitatud infoga puututakse kokku erinevate infoga seotud probleemidega. E-maili teel saadetakse palju kirju, mille hulgas on palju olulist infot, kuid alati ei jõua neid lõpuni läbi lugeda. Samas tuleb ka palju operatiivinfoga seotud kirju ja loomulikult tavapärased kolleegidega infovahetusega seotud kirjad. Seega, olenevalt parasjagu käsil olevast tööülesandest või hetkel aktuaalsest projekti sisust valib töötaja, millisele infosisule on vaja keskenduda. Muuga tegeletakse siis, kui saabub sobiv aeg.

Ettevõtte siseveeb võimaldab kogu arvutiga töötavale töötajaskonnale kättesaadavaks teha ning ligipääsu võimaldada suurele infohulgale. Selles keskkonnas saab hoiustada ja ligipääsu võimaldada failisüsteemile ja elektroonilisele dokumendihaldussüsteemile ning erinevatele teemalehtedele. Kuna talletatavat infot on palju, siis on hea kasutada hästi toimivat otsingumootorit, mis siseveebist võimaldab kiiresti vajaliku info üles leida.

Seega, info ülekülluse olukorras on vaja teada, mille kohta ja millist infot vajatakse. Selekteerimisel saab näiteks ettevõtte sisese infospetsialisti, sisekommunikatsiooni juhi või kommunikatsiooni juhi abi paluda. Nad saaks aidata ka regulaarselt jälgitavatest infoallikatest ülevaadete ja kokkuvõtete tegemisel. Olukorrad, kus ollakse info puuduses, on alati lahendatavad. Küsi julgelt asjasse puutuvate osapoolte abi ja probleemi lahendamiseks kogu kokku piisaval hulgal infot, et saaksid teha adekvaatsed otsused, millega oled ise rahul ja muudad ka oma töötajad rõõmsamaks.

Hoia oma fookust ja keskendumisvõimet läbi aja planeerimise

Facebook annab märku, et sõber postitas gruppi uue teate. LinkedIn'is saabus sõnum healt kolleegilt. Järgmisena on keegi Twitteris säutsunud ja nendel teadetel ei paista lõppu tulevat. Paraku, kui lasta selliseid märguandeid telefonil edastada, siis saab häiritud töö tegemine, sest ikka tahaks ju kõige toimuvaga kursis olla ja alati kätt pulsil hoida. Kuid need teated ja märguanded ei ole nii olulised, et koheselt neile tähelepanu pöörata. Lülita julgelt kõik märguanded välja ja tegele sotsiaalmeediaga vabal ajal, kui saad sellesse süveneda ja ka ise postitusi kirjutada ja pilte üles laadida.

Kolmest printsiibist on vaja aru saada enne, kui saad oma aega eesmärgipäraselt planeerida:

• Aja juhtimine ei seisne ainult produktiivsuses, vaid soovis olla produktiivsem.
• Aja juhtimist teostatakse läbi igapäevaste rutiinsete tegevuste, millest kujunevad välja harjumused.
• Aja juhtimine ei ole ainult tööl veedetud tunnid, vaid ka vaba ajaga täidetud tunnid.

Loo segavate asjade vaba aega - Lülita välja sotsiaalmeedia märguanded ja tegele sellega hoopis vabal ajal, et saaksid tööl olles rahulikult ja segamatult keskenduda tööle. Kontrolli e-maile näiteks kolm korda päevas ja nendel aegadel tegele ka vastuse ootajatele vastuse saatmisega, kui see on koheselt võimalik. Kui ühele e-mailile vastuse kirjutamiseks kulub u kaks minutit, siis tee see ära, sest vähendad koheselt oma tegevuste hulka.

Kõige parem aeg keskendumiseks - pühenda kõige parem aeg, mille jooksul suudad end fookuses hoida sellele, mis nõuabki süvenemist ja detailidesse süüvimist. Kui suudad 2-3 tundi järjest fookuses olla, siis pärast seda tee kindlasti paus ja jätka mõne lihtsama ülesandega, kui see võimalik on või tegele edasi sama asjaga, kui ei saanud seda veel lõpetatud.

Tee teistele selgeks oma kavatsused - anna teada oma kolleegidele, et sa ei vasta e-mailidele koheselt. Põhjenda seda sellega, et oma töö iseloomust tulenevalt vajad põhiülesannetele keskendumiseks väärtuslikku aega. Kuid kindlasti ei jää meilidele vastused saamata, sest u 3 korda päevas siiski tegeled meilide kontrollimisega ja vastust ootavatele inimestele vastamisega.

Planeeri oma vaba aja tegevused - see on oluline, et saaksid lõõgastuda ja ennast välja lülitada töö teemadest. Nii saad vältida "läbipõlemise" ohtu. Olgu selleks tegevuseks kinos käimine, teatri külastus, jooksmine, ujumine või raamatu lugemine - võta selleks aega, sest nii saad elada täisväärtuslikumat elu ja kasutad aega eesmärgi päraselt, mis lõppkokkuvõttes võimaldab ära teha oluliselt rohkem.

Ootel olevad tööülesanded

Kas oled juhi või oma ala spetsialistina pannud ootele tööülesandeid, mis ei oma tänasel päeval või ka paari kuu jooksul ära tegemise ja lõpetamise tähtsust? Kas sead oma tööülesanded tähtsuse järjekorda, alustades nendest, mis tuleb kiiresti ära teha? Algab järgmine kuu ja sellest veel järgmine ja nii edasi. Ikka leidub mingi ülesanne, mille tegemiseni kuidagi ei jõua. Kuid lõputult ei saa ju ülesandeid edasi lükata.

Mida sellises olukorras teha?

Vajadus on lisatöökäte järgi, kes teeks ära selle osa tööst, mis on oluline, kuid endal ei jää piisavalt aega teostuse jaoks. Samas on selge, et seda tööd jätkuks vaid mõneks kuuks või pooleks aastaks ning seetõttu ei pea vajalikuks uue töötaja palkamist, sest pikas perspektiivis stabiilset töökohta pakkuda pole.

Siinkohal saab aidata teenuse pakkuja, kes osutab infoteenuseid, mille abil on võimalik ettevõtte sisest infojuhtimist toetada erinevate teenuste ja lahendustega. Teenuse pakkujaga on võimalik luua koostöö leping, mille raames kirjutatakse projekt, kus lepitakse kokku vajadusest tingitud eesmärgid, tööülesanded ja nendega koos ka lõpplahenduse pakkumise tingimused.

Mida võidab kliendiks olev ettevõte, kes teenust sisse ostab?

•  Aega keskenduda oma sisulisele tööle.
•  Ootel olnud tööülesanded saavad tehtud.
•  Infojuhtimisega tegelemine muutub sujuvamaks ja efektiivsemaks.
•  Töötajad saavad asjatundlikku tuge oma tööülesannete täitmiseks.

Aeg ja prioriteedid töökeskkonnas

Tihti on nii, et tööülesandeid on rohkem, kui ühe kuu jooksul jõuab ära teha. Tööd on nii palju, et paljud tegevused on pidevalt kuskil tagaplaanil ootel, sest olulisemad ja kiiret reageerimist nõudvad ülesanded tuleb nüüd ja kohe ära teha. Kahe tunni pärast on ju tähtaeg! Kuid kuidas ikkagi pidevalt peab tegelema kiiret reageerimist nõudvate ülesannetega?

Ühelt poolt on see kindlasti töökorralduslik küsimus. Teeme kiired asjad ära ja siis tegeleme järgmiste asjadega. Aga, kui kiired asjad on sellised, mis mitme kuu või lausa aasta jooksul ei lõppegi? Kuidas siis teiste nö vähem tähtsate ülesannete tegemiseni jõutakse?

Lisatööjõu peale on vaja mõelda juba siis, kui poole aasta jooksul jäävad mingid tegevused tegemata. Sageli on see juba liiga pikk aeg,  mida ei saa endale lubada. Kõik oleneb töö sisust ja iseloomust. Kuid olukorras, kus tööturul häid spetsialiste ja tugevaid juhte napib, sest nad on juba hõivatud kuskil teises ettevõttes sobiva tööga, on raske leida lahendust.

Sellises olukorras, kus tööülesandeid saaks põhimõtteliselt anda ka ettevõtte välisele inimesele, on vaja leida see inimene. Kuid kuidas seda töösuhet sobivalt kujundada? Ma arvan, et kokku peaksid saama ettevõte, kellel on vajadus lisatööjõu järgi, kuid abi saab osutada teenusepakkuja, kellel on vajalikud teadmised ja oskused oma valdkonnas olemas. Ta võiks ju ise olla ettevõtja, kelle eesmärk ongi kliendi jaoks paindliku teenuse paketi pakkumine, et kokkulepitud projekti teostamise kaudu saaks lahendatud pikaajaliselt tegemata tööd ja ülesanded.

Väljastpoolt palgatud teenusepakkuja saab lahendada mitmeid probleeme ja ära teha selle töö, mille jaoks oma töötajatel on raske aega võtta või leida. Iga töötaja on spetsialiseerunud oma valdkonna ülesannete täitmisele. Tal jääbki rohkem aega seda tööd parimal moel teha, kui avaneb võimalus tuge pakkuda kellegi teise poolt. Taoline projekt võib kesta olenevalt eesmärgist ja töö sisust mõni kuu või kauem. Kindlasti on teenuse pakkuja eesmärk pakkuda terviklikku süsteemset lähenemist ning olles end vajaliku infoga kurssi viinud anda ka lõpplahendusena töölõigu lõpuni ära tegemine.

Oma arvamust sellel teemal võid julgelt avaldada kommentaari kirjutades.

Aja kasutamine paremal moel

Hommikul enne lasteaia poole sõitmist suudab laps end söögi lauast tõustes ära mäkerdada. Riidekapist tuleb otsida uus pluus ja kiire riiete vahetus teha. Lõpuks kui laps riides ja endal ka saapad jalas ja üleriided seljas on vaja auto lumest puhastada ja teele asuda. Lasteaed on õnneks 5 minuti sõidu kaugusel ja laps jõuab kenasti rühma kohale. Nüüd tuleb jõuda tööle ja kell on tiksunud armutult. Kontorisse jõudmiseks tuleb läbida hommikune ummik ja nii juhtubki, et kontorisse jõutakse 15 minutit hiljem. Õnneks esimene kohtumine algab 45 minuti pärast, kuid enne seda oli plaanis veel kahe artikli toimetamine ja siseveebi üles panemine. Tõotab tulla tiheda graafikuga päev ja juba see algabki aja puudusega. Kas tuleb tuttav ette?

Aja planeerimise jaoks on mitmeid häid võimalusi

Personaalse ajakava loomine, mis üle ettevõtte on avalik ka teiste töötajate jaoks on hea võimalus teisi kursis hoida, millal hõivatud oled. Kuidas nad muidu teaks hakata kokku leppima sobivale ajale olulisi kohtumisi? Mugav on vaadata teise osapoole kalendrit ja teha koosoleku kutse talle vabale ajale selle asemel, et hakata meilivestlust pidama, mis on oluliselt aeganõudvam. Elektroonilise ajakava kasutamine võimaldab saada ka meeldetuletused enne iga sündmust, kuhu on vaja järgmisena minna või millise tegevusega tuleb edasi tegeleda. Nii saab päris hästi oma kaheksa tunnise päeva ära planeerida ning igasugune plaan on alati parem, kui lasta asjadel vabalt kulgeda.

Kaugtöö on võimalus, mida järjest rohkem kasutatakse. Inimesed, kes saavad kasutada ettevõtte arvutit ka kodukontoris on õnnelikud, kui veedavad kasvõi ühe päeva nädalas kontorist eemal. Kaugtöö tegemine võimaldab aega kokku hoida sõiduaja arvelt, mitmed koosolekud saab teha üle veebi Skype'ides ja kui siseveebile on ligipääs olemas, siis pole vaja ka dokumentide mappi kaasa vedada. Kaugtöö võimaldab ka töö- ja vaba aja paindlikkust. Osaliselt saab päeva kontoris veeta ja vajalike inimestega koos töötada ning õhtul mõned tunnid kirjatööd kodukontoris teha. Elame kliimavööndis, kus sügisest kevadeni välja kimbutavad viirused nii lapsi kui töötavaid täiskasvanuid. Kaugtöö võimaldab töö koduses keskkonnas ära teha kui enesetunne vähegi lubab ja kolleegid on tänulikud, et end kodus ravid, mitte nende keskel kontoris aevastades viirust ei levita.

Mahuka töö tegemine käib ikka meeskonnatööna. Ülesannete jagamise ja delegeerimise oskus on olulised. Selleks, et meeskond edukas oleks on vaja kokku panna eesmärgist tulenevate oskustega inimesed, kes omavahel hästi läbi saaksid ja looksid hea sisekliima, mis aitab kaasa edukale infoliikumisele nii töötajate omavahelises suhtluses kui ka juhi ja meeskonna vahelises suhtluses. Hästi toimiv meeskond saavutab suuremad eesmärgid lühema ajaga, kui üks inimene sama tööd tehes.