Info teenused ettevõttes

Info teenuseid pakutakse suurettevõtetes erinevate osakondade abil. Nendeks osakondadeks on näiteks äriprotsesside juhtimisega tegelev osakond, kommunikatsiooniosakond, koolitus- ja arendusosakond ning administratiivosakond. Olenevalt ettevõttest võivad osakondade nimetused pisut erinevad olla, kuid põhieesmärk jääb samaks - toetada ettevõtet erinevate informatsiooniga seotud tegevuste läbi, et saaks paremini saavutada ettevõtte eesmärgid.

Äriprotsesside juhtimise osakond tegeleb näiteks teeninduskvaliteedi ja teenindusprotsesside eest vastutamisega. See tähendab, et kliente teenindavate struktuuriüksustega tehakse tihedat koostööd, et teenindusprotsessid luua ja need korrektselt kirja panna. Kui toimuvad suuremad muudatused, siis on vaja ka teenindusprotsessid üle vaadata ja neid uute tingimuste valguses muuta ja ajakohastada. Tegeletakse ka andmete kogumise protsessiga ja tehakse statistika parema kvaliteedi nimel koostööd nende osapooltega, kes seda andmestikku nö toodavad. Vaadatakse, milliseid vigu statistikas esineb ja püütakse neid vigu võimalikult palju kõrvaldada ja miinimumi lähedale viia. Teeninduskvaliteedi projektijuht teeb koostööd näiteks kliendipöördumiste protsessijuhiga ja kliendihalduse protsessijuhiga, aga ka finantsosakonnaga ja IT valdkonna spetsialistidega.

Kommunikatsiooniosakonnas töötavad erinevad juhid, kelleks on kommunikatsiooni juht, sisekommunikatsiooni juht, meediasuhete juht ja neid võib toetada infospetsialist. Kommunikatsiooni juhi vastutusalasse kuulub üle ettevõtte ühiste arusaamade kokkuleppimine ning kommunikatsiooni teemaliste standardite loomine ja kirjalikul kujul fikseerimine. Ta aitab lahendada ka väliskommunikatsiooniga seotud probleeme. Sisekommunikatsiooni juht vastutab siseveebi infohalduse eest, tellib vajalikke arendusi ja suhtleb osakondadega, et nad looksid siseveebi jaoks ajakohast sisu. Lisaks korraldab ta siseuudiste kirjutamist. Selleks osaleb erinevatel koosolekutel, kus saab vajalikku infot koguda, teeb juhtidega intervjuusid, kogub kokku teiste inimeste poolt kirjutatud artiklid ja tegeleb nende toimetamisega ja siseveebi üles panemisega. Regulaarse uudiskirja sisu loomine ja vormindamine on samuti sisekommunikatsiooni juhi ülesanne. Kuid erinevates raskemates olukordades toetatakse kommunikatsiooni korraldamisega nii ettevõtte juhte ja töötajaid kui ka klienditeenindajate ja klientide vahelist suhtlust. Näiteks saab siin palju tööd ära teha meediasuhete juht, kelle ülesanne on jälgida, kuidas ajakirjanikud ettevõtet meedias kajastavad. Selleks suheldakse palju erinevate ajakirjanikega ja kontrollitakse, millist infot ettevõttest välja antakse. Meediasuhete juht tegeleb ka meediamonitooringu tegemisega ja vajaliku info talletamisega. Infospetsialist saab kõiki juhte toetada nende tööülesannete täitmisel läbi erinevate tegevuste ära tegemisega, mis jätab juhtidele rohkem aega keskenduda oma sisulisele tööle ja vastutusvaldkonnale.

Koolitus- ja arendusosakond tegeleb juhtide ja töötajate koolitamisega, korraldab ettevõtte siseseid koolitusi ja vajadusel saadab ka inimesi ettevõttest väljaspool toimuvale koolitusele. Osa ettevõtteid soosivad koolilõputööde kirjutamist nende ettevõtte tegevusvaldkonna või mõne struktuuriüksuse näitel. Vahel pakutakse välja ka erinevaid uurimisteemasid, mis ettevõttele praktilist kasu looksid. Tegeletakse ka praktika korraldamisega tudengitele, et nad saaksid oma erialase töö esimese kogemuse ning õppekava täitmiseks praktika sooritamise nõude täidetud. Selle osakonna hallata on tavaliselt ka ettevõtte sisene raamatukogu, mida kõik huvilised kasutada võivad. Laenutamise aegade ja tagastustähtaegade osas ollakse tavaliselt paindlikkumad, kui linnaraamatukogudes või mujal. Koolitus- ja arendusosakond tegeleb ka ettevõtte teadmusbaasi loomisega. St et ametikoha jaoks vajalikud teadmised ja oskused talletatakse kirjalikul kujul, sest kui töötaja näiteks ettevõttest lahkub, siis väärtuslikud teadmised ja info, kuidas kindlat tööd teha jäävad ettevõttesse alles.

Administratiivosakond toetab ettevõtte tegevust läbi assistentide, sekretäride ja büroojuhtide. Nende ülesandeks on näiteks juhtkonna igapäevatöö assisteerimine, büroo töötajate igapäevatöö toetamine. Nad saavad aidata näiteks ettevõttesse saabuvate e-kirjade registreerimisega ja edasi suunamisega, üldtelefonile vastamisega, erinevate projektide juures kaasa lüüa ja mingeid tellimustöid teha või ka andmete sisestamisel tuge pakkuda.

Loetletud tegevused on üldiselt kõigis ettevõtetes olemas. Olenevalt ettevõtte tegevusvaldkonnast ja spetsiifikast võib mingeid tegevusi veel olla. Kindlasti ei saa võtta käsitletud tegevuste nimekirja täielikuna. Seega on palju huvitavaid rolle, mida kindla valdkonna juhid täidavad ja neid tegevusi saab nimetada info teenusteks.