InfiBird Infojuht

Töötaja, meeskond, juht, juhtimine, liider, sisekommunikatsioon, suhtlus, side, ühendatus, ühtekuuluvus, suhted, teadmine, teadmised, teadmus, sisemine hääl, mina, tööülesanded, ametid, positsioon, kuuluvus, projektid, areng, arenemine, arendamine, tulemus, tulemused, eesmärk, teekond, karjäär, karjääriinfo, karjääriinfo raamatukogu, karjääriinfo spetsialist, karjääri konsultant, karjääriinfo teenused, töökoha infoteenused, äriinfo, ettevõtluse info, avaliku sektori info, tööturg, tööotsingud.

kolmapäev, 25. jaanuar 2023

Teadmusjuhtimise olulisus töömaastikul ja distantsilt töötamine

Me teame, et teadmusjuhtimine on iga ettevõtte ja organisatsiooni jaoks väga olulise tähtsusega. Kuid kas olete mõelnud, kelle poole praegusel aastal pöörduda, kui tekivad erinevad probleemid meeskonna või ettevõtte endaga. Ilmselt mitte. Vaatame, kui oluline on teadmusjuhtimine praegusel aastal.

Peamised küsimused, mida praegu iseenda käest iga töötaja küsib on kust leida infot, kes mind aidata saaks ja kelle poole ma pöörduma pean. Praegusel ajal, kui kogu maailm on peapeale pööratud võib olla raske leida neid õigeid kolleege ja tegevusi, mis aitaksid kogu meeskonnal teha tööd nii, et see oleks ettevõtte jaoks väärtuslik. Teadmusjuhtimine on iga inimese igapäevane tegevus hallates oma erinevaid faile, teadmisi ja oskusi. Inimene, kes oskab hallata teadmisi ja neid hoida, pannes kokku kõik varasemalt tehtud toimingud, käesolevad tegevused ja tulevikus toimuvad salvestamised, on igale ettevõttele kasulik. Ainult nii on olenemata olukordadest ettevõttel kui ka mistahes organisatsioonil võimalik hoida oma teadmusjuhtimine esiplaanil ja toimivana. Isegi kui kogu maailma tööstusmaastik on ohus. (MJV Team, 2021)

Igal organisatsioonil ja ettevõttel on teadmusjuhtimine oluline ja selle tähtsus kasvab iga aastaga, olenemata probleemidest, mis ette võivad tulla. Varasemalt olid ettevõtted oma teadmusjuhtimisega hõivatud, sest nii oli võimalik olla konkurentsivõimelisem ning püsida turul. Käesolevaks aastaks on muutunud teadmiste haldamise olulisus täielikult. Suurte muutuste kiuste tuleb ettevõtetel koondada oma vanemaid töötajaid, kellel on suur pagas kogemusi ja teadmisi, mille tõttu tuleb hakata neid kuidagi talletama ning uute töötajate värbamisel, soovitakse, et inimesed oleksid võimelised tegema tööd iseseisvalt kui ka meeskonnas. (Valamis, 2021)

Miks on oluline hoida oma teadmusjuhtimist just praegu? Peamine põhjus on kindlasti see, et eelmisel aastal oli paljude ettevõtete töötajatel võimalus minna tagasi oma tavapärase töörutiini juurde, kuid mitmed keeldusid sellest. Nende jaoks oli olulisem säilitada tervislik era- ja tööelu tasakaal ning seda kõike võimaldas neile kodust töötamine. Samas ei saa ka ettevõtte juhid oma töötajaid sundida, sest on näha, et kodukontor on tõstnud nende töötajate üldist tootlikust ja töökust. Samas kõige selle tagajärjel on tekkinud ka hübriidsed töökohad, mis pakub töötajatele mitmekülgset paindlikust. Ettevõtted peavad olema vastutulelikud oma töötajate soovidele, kui nad eelistavad oma töö- ja eraelu tasakaalus hoida. (Kumar, 2021)

Kokkuvõtvalt saab öelda, et teadmusjuhtimine on 2022 aasta töömaastikul oluline, sest kõik ettevõtted, organisatsioonid ja nende töötajad on leidnud kolme aasta jooksul endale parimad võimalused, kuidas oma teadmisi, kogemusi ja oskusi töö tootlikkuse jaoks tööle panna. Selleks, et teadmised jääks püsima ning kogu meeskond omavahel suhtleks ja suudaks oma ideid teostada ja jagada, tuleb ettevõtte juhtidel teha kõik, et nende töötajatele vajalikud platvormid, rakendused, failid jms oleks ühes kohas ja kättesaadav. Niisiis saabki öelda - teadmusjuhtimine on oluline, kuna töötajaid on kahte sorti.

Töökeskkonna uus suund on kaugtöö ja hübriidvõimalus – kumba eelistada ja miks?

Nii nagu sai eelmises peatükkis mainitud, siis kaugtöö on suurim muutus praeguse aasta töömaastikul. See töökeskkonna muutus on olnud nende aastate jooksul üks suuremaid. Kuid mida toob endaga kaasa kaugtöö või kahe töötamise variandi sidumine omavahel? Millised on riskid ja kuidas neid ennetada? Kuidas on kaugtöö mõjutanud töökeskkonda ja meeskonna vahelist suhtlust? Nendele küsimustele proovime leida vastused.

Kaugtöö üldiselt on igapäevaste tööülesannete tegemine väljaspool tööandja tööruume. Töötajal on võimalik kaugtöö tegemise ajal ülesandeid täita, kas kodus, kohvikus, raamatukogus või teises riigis olles. (RMP, 2021) Hübriid töötamine omakorda tähendab seda, et töötaja võib teha tööd nii kodus kui ka tööandja etteantud ruumides. Oluline on ka mainida, et kui töötaja on otsustanud tööd teha vaid kaugtööna, tuleks see tööandjaga kokku leppida. Ilmselt kolme aastaga on see selgemaks saanud, kuid sellegi poolest leidub nii palju neid, kes tegelikult ei mõista neid riske, mida toob endaga kaasa kaugtöö tegemine või selle pooldamine. Kas sa tead, millised on kaugtöö riskid ja eelised?

Kodukontori puhul leidub nii mõnigi eelis ja risk, mida tuleks teada. Peamiseks eeliseks kaugtöö puhul on paindlik tööaeg, miks mitmed ettevõtted eelistavad pakkuda oma töötajatele kodukontori võimalust. Ettevõtte ja organisatsiooni juhtidel on suurem võimalus leida töötajaid üle kogu maailma, töötajatel jääb püsima senine palk ning nende panus töökeskkonda kasvab. Oluline on märkida ka, et inimesed, kellel on vähenenud töövõime saavad kodukontori puhul panustada oma töösse rohkem kui nad on seda varem teinud. Kõige selle keskel on kodukontori puhul olemas kaks kõige suuremat eelist, millepärast inimesed eelistavad antud võimalust töökeskkonnas. Keskkonnasõbralikkuse eelis annab inimesele võimaluse olla säästlikum, kui ei pendelda töö ja kodu vahelt mõne transpordivahendiga. Riskiks võib siin lugeda erinevad terviseprobleemid, näiteks tihti arvuti taga istumine. Panustamisvõime suurendedes kaovad paljud segavad faktorid, näiteks kolleegide pidevad jutuajamised, telefonikõned. Kui inimene suudab kodus töötades end ümbritsevast keskkonnast välja lülitada, toimub märkimisväärne võimete suurenemine ja panustamine töösse, sest töötaja saab ise valida oma aja, millal ta antud ülesanded tehtud saab. Samas võib kodukontor tuua ajaplaneerimisel probleeme. Töötaja ei oska teha vahet sellel, millal hakkab tööaeg läbi saama ja millal peaks enda eraeluga toimetama hakkama. (Janza, 2020)

Kas sa tahad teada, kas sinu ettevõttele on hübriidtöötamine sobilik? Ettevõtted saavad enda töötajatele pakkuda nelja erinevat mudelit, mis võimaldavad teha kontor-kodu töötamise paremaks.

Kaughübriid koosneb kaugtöö tegijatest, kes külastavad füüsiliselt ka kontorit. Erinevad koosolekud tööandjate ja meeskonnaga toimuvad võimalusel füüsiliselt, kuid on võimalus teha neid ka veebipõhiselt. Segahübriid on töökoht, kus töötajad saavad ise valida, kas töötavad kontorist või eemal kontoriruumidest. Lisaks neile kahele on veel kaks hübriidtöökoha mudelit. Üks nendest on isiklik hübriidtöökoht. Selle mudeli juures on olemas töötajad, kes teevad tööd etteantud tööruumides, kuid saavad võimalusel seda teha ka kodust. Eriti kasutavad seda mudelit töötajad, kes teavad, et nende isiklik interneti ühendus ei ole kõige parem, samas ka algajad, kes vajavad pisut rohkem juhendamist pikemaaegsete töötajate poolt. Poolitatud hübriid töökoht on mudel, kus ettevõtte või organisatsiooni töötajad teevad tööd vahetustega. Paar korda nädalas käivad ühed füüsiliselt koha peal, teised teevad samal ajal kaugtööd. (Lavri, 2021)

Olenemata erinevatest töömudelitest tuleb meeles pidada, et isegi hübriid võimalust kasutades on olemas omad eelised ja riskid. Eelised töötajale hübriidtöö puhul on eraelu ja töö tasakaalustamine, erinevate terviseprobleemide vähendamine, rohkem sihipärasemat tööd ja sobiliku töökoha saavutamine. Samas leidub ka ettevõtetele ja organisatsioonidele eeliseid seoses hübriid töökoha loomisel. Tekivad tunduvalt madalamad kontorikulud, võimalik on töötajaid värvata üle kogu maailma ning võimaldab olla paindlik igas olukorras. Samas tuleb olla ettevaatlik, sest hübriid töötamine takistab töötajate edutamist või tööd hakatakse tegema ettenähtud ajast kauem. Tööandjad võivad aga tunda muret, et nende töötajatel puuduvad vajalikud tööriistad, et tööd teha, interneti ühendused ei pruugi olla turvalised ning tööriistad, millega tööd tehakse ei ole usaldusväärsed. (Lavri, 2021)

Need on kaugtöö ja hübriidtöö plussid ja miinused. Selleks, milline mudel ja variant sobib sinule kõige paremini sõltub sellest, millist tööd sa teed ja kas tööandja koos ettevõttega suudab sulle võimaldada ühte nendest variantidest. Siin juures tuleb ka mainida, et see on üks suuremaid põhjuseid, miks töötajad vahetavad töökohti. Ettevõtted ja organisatsioonid peavad ise leidma need mudelid, mis sobivad neile kõige paremini. Pole vaja häbeneda katsetamist ja seejuures eksimuste tegemist, sest igast eksimusest on võimalik midagi õppida. Nii võibki leida selle parima variandi oma ettevõtte töötajatele.

Kasutatud allikad

MJV Team. (24. juuni 2021). The importance of Knowledge Management. MJV Innovation blog. https://www.mjvinnovation.com/blog/the-importance-of-knowledge-management/

Valamis. (2021). Knowledge Management. Why is knowledge management important? https://www.valamis.com/hub/knowledge-management

Kumar, S. (6. detsember 2021). 2022 Workplace Trends and Why Employee Experience Matters. Chron. https://www.chron.com/business/article/2022-Workplace-Trends-and-Why-Employee-Experience-16676349.php

RMP. (19. august 2021). Mis on kaugtöö? Millal võib kaugtööd teha? https://www.rmp.ee/toooigus/toosuhte-erisused/mis-on-kaugtoo-millal-voib-kaugtood-teha

Janza, N. (11. detsember 2020). Remote Work – Advantages and Disadvantages. Spica blog. https://www.spica.com/blog/remote-work-advantages-disadvantages

Lavri, O. (15. detsember 2021). Benefits and pitfalls of a hybrid workplace. HRForcast blog. https://hrforecast.com/hybrid-workplace-benefits-and-pitfalls-to-avoid/

neljapäev, 19. jaanuar 2023

TEADMUSJUHTIMISE ROLL MUUTUNUD TÖÖKESKKONNAS

Olenemata sellest, et maailmas on möllamas erinevad kriisid ja uued probleemid, mis kerkivad aeg-ajalt esile, siis lahendusi neile siiski ei leidu. Kõige selle tõttu on muutunud erinevate töökeskkondade teadmusjuhtimise roll. Varasemalt olime teadlikud, kuidas toimub mõni protsess ja selleks, et protsessid saaksid omale väärtuse, nägid selle nimel vaeva kõik, kes ettevõttes või organisatsioonis töötavad. Alates administraatorist lõpetades juhtidega. Kuidas ja kas on muutnud 2022. aastal teadmusjuhtimise roll töökeskkonnas? Võimalik, et nii mõnigi juba teab vastuseid, kuid selleks, et olla kindel, siis käesolev blogiartikkel annab sulle põhjalikuma ülevaate.

Me teame, mis asi on teadmusjuhtimine ja kuidas see toimib. Varasemalt on olnud juttu sellest, mis kõik käib teadmusjuhtimise alla ja kuidas seal tööd tehakse, kuid kas oled kunagi mõelnud, milline on teadmusjuhtimise roll töökeskkonnas 2022 aastal. Just siis, kui kogu maailma on raputanud igasugused muutused, milliseks muutub teadmusjuhtimine? Antud küsimusele proovibki käesolev blogiartikkel vastuse leida.

Miks inimesed arvavad, et 2022. aastal on teadmusjuhtimise roll olnud kriitiline? Põhilised murekohad on antud juhul töötajate suur voolavus ehk töötajad vahetavad töökohti või tehakse suuri koondamisi; inimesed hakkavad rohkem kodus töötama ja kommunikatsioon kolleegidega muutub harvemaks. Siin juures saab ka mainida, et kõikide nende probleemsete tegurite puhul võivad kõiksugu teadmised ja kogemused ettevõttest kaduda. (StackOverflow, 2022)

Praegusel aastal tuleks teadmusjuhtimist võtta kui teadmiste jagamist, et varem kogutud ja edaspidi saadavad teadmised ja kogemused oleksid jätkusuutlikult ja tõhusalt hallatavad. Mitmed ettevõtted ja organisatsioonid on võtnud eesmärgiks esikohale seade digimaailma, seal hulgas erinevad tehnoloogiad, mis aitavad teadmisi endasse talletada (dokumendid, failid jne). Kuid sellegi poolest tuleb öelda, et see on üsna ebainimlik, sest inimene, kes teab ja omab rohkem kogemusi on paigutatud teisele kohale. Jah, erinevad tehnoloogiad võivad olla kasulikud ning struktureerida teadmisi, aga selleks, et nad seda teha saavad peavad inimesed oma teadmisi jäädvustama, salvestades nad erinevatele dokumentidele, pilvedesse, paberitele. Ükskõik kuhu, kust saaks neid vajadusel üles leida. Tehnoloogia võib olla küll hea, kuid siiski peavad organisatsioonid ka nende kasutamise pärast maadlema erinevate probleemidega. Heaks näiteks saab tuua uued ja algajad töötajad, kellel pole kogemusi ega piisavalt teadmisi ning nende otsimine ja leidmine on keeruline, sest spetsiaalsed platvormid ei tee koostööd. Teadmusjuhtimise alla saab suurepäraselt paigutada ka inimeste küsitlemise ja selle kaudu teadmiste kogumise. Jah, tööaja, kellel on pikk tööstaaž ja on nõus teistega neid jagama, teeb seda enamasti intervjuu vormis, sest nii on kindel, milline on sihtgrupp ja lähtepunkt. Kui sama inimene, kes on varasemalt kellelegi oma teadmisi intervjuu käigus jaganud, panna kirjutama spetsiaalset artiklit, siis heameelega töötaja keeldub, sest nii on raske leida endale see õige sihtgrupp ja ulatus, millest ja kuidas kirjutada. (StackOverflow, 2022)

Ühesõnaga 2022 saab olema teadmusjuhtimine tööstusmaastikul väga kriitiline, kui erinevad ettevõtted ja organisatsioonid, ei hakka oma töötajaid seadma esiplaanile. Kõiksugu töötajad on iga tööandja kasumitootjad, kui osatakse nendega korrektselt ümber käia. Selleks, et teadmised ei kaoks ja nende haldamine oleks tootmisele edutooja, tuleks investeerida erinevatesse lahendustesse, mis on seatud teadmistega ja nende talletamisega, et ei tekiks igasuguseid muresid, kui keegi peaks töölt lahkuma ja tema asemele tulema keegi uus.

Kui puudub õige suhtumine ja käitumine oma ettevõtte kui ka organisatsiooni teadmiste osas, siis ei toimu ka normaalselt haldamist. Sellisel juhul võib ükskõik milline vale lüke ettevõtte ohtu seada. Samas kui osatakse hallata oma ettevõtte teadmisi, aitab see kaasa organisatsiooni ja ettevõtte töötajate kasvule ning on kasulik ka kogu meeskonna arengule tulevikus.

Teadmusjuhtimise põhilised takistused ettevõttes/organisatsioonis

Antud e-raamatus on juttu küll 2022. aasta teadmusjuhtimisest töökeskkonnas, kuid sellegi poolest on vaja meenutada põhilisi teadmusjuhtimise takistusi, mis ei muutu ka 2022. aastal. Ei oma tähtsust, millal nendest rääkida. Teadmusjuhtimise takistustest, olemusest ja muust teadmusbaasi omamisest on räägitud ka varasemalt valminud e-raamatus „Teadmusbaas - tõhus tööriist teabe, teadmiste ja info haldamisel“.

Põhiline takistus on teadmusjuhtimise juures vananenud tehnoloogia. On oluline jälgida, et erinevad süsteemid ja võtted, mida ettevõtte kasutab oleks kaasaegne ja alati töökorras. Kui kasutusel on tehnoloogia, mis on vananenud, siis töötajatel on vajaliku informatsiooni leidmine ja jagamine tülikas, teabe salvestamine võtab oodatust kauem aega ning töötajad hakkavad vältima teadmusjuhtimise süsteemi. Üsna suureks takistuseks on ka olnud alati töötajate motivatsiooni puudumine. Näiteks, kui tööandja ei anna piisavalt palju teavitusi edusammude kohta, mis töötajad on teinud, kaob meeskonnal ajapikku ära motivatsioon, mis aitab teadmusjuhtimist väärtusliku ja tervena hoida. Muidugi on takistus olemas ka siis, kui teabe kättesaamine ei ole lihtsaks tehtud vaid nõuab omajagu aega. Nii võib juhtuda, kui tegemist on vale teadmusjuhtimise tööriistaga, mida ettevõte või organisatsioon kasutab. (Huettich, 2020)

Need kolm kitsaskohta on põhilised, mis on olnud teadmusjuhtimises alati olemas ning jäävad sinna ka praegusel aastal. Seda kõike juhul, kui ettevõtte juht ei mõista, et tema töötajate ja teadmusega on probleeme. Kui neid kolme takistavat tegurit alatihti kontrollida ning neid parandada, siis ei pea ükski juht ettevõttes ega organisatsioonis tundma muret oma teadmusjuhtimise tehnoloogia, töötajate motivatsiooni ja teabe kadumise pärast.

Kasutatud allikad

Stack Overflow. (3. jaanuar 2022). Why We Think Internal Knowledge Management Will be Critical in 2022, as per Gartner®. Cio blog. https://www.cio.com/article/302797/why-we-think-internal-knowledge-management-will-be-critical-in-2022-as-per-gartner.html

Huettich, J. (2. jaanuar 2020). What are the key challenges of knowledge management?. MindManager blog. https://blog.mindmanager.com/blog/2020/01/02/2020013-common-challenges-knowledge-management/

reede, 6. jaanuar 2023

Väärtuslik kogemus andis infojuhi tööst ülevaate, mis julgustas kindlal sammul tegutsema asumist järgmise eesmärgi saavutamise teel

Jagan oma kogemust, mis võimaldas mul saada ülevaate infojuhi tööst ja ülesannetest läbides viie nädala pikkuse praktika ettevõttes, mida siinkohal nimetan Mission Completed AS-iks, sest leian et tähtis on kaitsta andmeid ja selleks, et rääkida ära see üdini positiivne lugu, keskendun sellele, mida ja kuidas ma kogesin jättes nimetamata asjaosaliste reaalsed nimed. See lihtsalt pole vajalik.

Tegevused ja ülesanded

Enne praktika algust kohtusin oma ettevõtte poolse juhendajaga, kes töötas sisekommunikatsiooni juhi rollis. Temaga arutasime läbi praktika eesmärgi, mida ma ise soovin praktika ajal teha ja mida Mission Completed AS-i Kommunikatsiooni osakond saab ülesannete osas pakkuda. Kuigi selles osakonnas on varemgi praktikante käinud, siis sobivate ülesannete leidmine ei olnudki nii lihtne. Kuid jõudsime kokkuleppele kahe põhiülesande osas, milleks olid ettevõttesisese Tervisenädala korraldamine ja läbiviimine ning siseveebi analüüsi tegemine. Juhendaja pooldas seda, et pigem olgu sellised 2-3 põhiülesannet, mida on võimalik süvitsi sooritada. Praktika esimesel nädalal lisandus sellele loetelule veel üks mahukam ülesanne, milleks oli ettevõtte väärika juubeli puhul koostatava kalendri tähtpäevade valimisega seonduvate tegevuste tegemine. Neljandaks ülesandeks kujunes erinevate osapooltega suhtlemine põhiliselt e-maili teel või koosolekutel osalemine, et kuuleksin ülesannete täitmiseks vajalikku infot otse töötajatelt. Nii oli võimalik ka erinevaid ülesandeid lihtsamini jagada. Enamus inimesi, kellega oli vaja suhelda asusid samas majas või lähedal asuvas hoonete kompleksis. Seega avanes võimalus ühe teise osakonna ruume põgusalt näha. Paraku majas ja hoonete kompleksis tuleb ringi liikuda kindlate sisenemise ja väljumise õiguste alusel. Igale poole ise sisse ei saa. Nii näiteks oli vaja lahendada olukord, kus Haldusosakonda oli soov viia plakateid, kuid mina sinna ligi ei pääsenud. Lahendasin selle Haldusosakonna juhiga selliselt, et jätsin peahoone administraatori kätte plakatid ja ütlesin, et Halduse osakonnast tuleb keegi neile järgi.

Kommunikatsiooni juht määras mind uue hoone nurgakivi paigutamise ürituse külaliste nimekirja koostajaks ja vastutavaks halduriks.

Meediasuhete juhil tekkis mõte lisaülesandena pakkuda võimalust väliskommunikatsiooni jaoks artikkel kirjutada. Võtsin selle ülesande vastu ja tegin artikli valmis. See artikkel ei läinud avaldamisele sellisel kujul nagu mina selle kirjutasin, kuid sellest sai meediasuhete juht häid mõtteid edaspidiseks, mis ta enda jaoks salvestas ja usun, et ta kirjutab nende ideede najal ühe hea artikli.

Ettevõtte juubeli aasta kalendri tähtpäevad

Selleks ajaks, kui minu praktika oktoobri alguses algas, oli töötajate seas läbi viidud kalendritähtpäevade idee korje. Sisekommunikatsiooni juht oli palunud saata endale e-maili teel mõtteid, kuidas nimetada järgmisel aastal iga kuu viimast reedet. Lisaks tähtpäeva nimetusele võis sellega kaasas käia ka tore tegevus kolleegidega osakonna põhiselt. Need ideed saadeti mulle töö meiliaadressile ja minu ülesanne oli need esmalt koondada kahte tabelisse erinevate kriteeriumide alusel. Selle tulemusena oli eesmärk teada saada, kes kui palju ideid välja pakkus ja teha esmane ideepakkumiste sorteerimine kuupäevade alla. Tehtud eeltöö najal valis sisekommunikatsiooni juht iga kuupäeva jaoks 4 tähtpäeva nimetust, mille alusel sai koostatud küsitlus juba minu poolt. Kasutasin selleks Google Docs keskkonda, kus on võimalik hõlpsasti vajalikud andmed sisestada ja küsitlus veebipõhiselt kättesaadavaks teha vastajatele.

Küsitlusele vastas umbes 300 inimest ja tegin tulemustest kokkuvõtliku artikli, mis avaldati ettevõtte siseveebis siseuudisena.

Selle ülesande lahendamist alustasin väikese ebakindlusega, sest nägin, kui kaua võtab aega kokku korjatud ideede tabelitesse kandmine. Kuna ma ei olnud pikalt tabeli koostamisega Exceli programmis tegelenud, siis oli vaja mõned töövõtted kiiresti meelde tuletada ja käe sisse harjutada. Sellest vaeva nägemisest oli kasu, sest edaspidine tabelitega töötamine läks juba oluliselt ladusamalt.

Küsitluse koostamine oli minu jaoks esmakordne kogemus Google Docs keskkonnas. Seda ei olnud raske teha, kuid põnev oli näha enda jaoks uut keskkonda ja teada, et tehtud töö läheb reaalselt kasutusse. Selle teadmisega pingutasin, et võimalikult korrektselt saaks küsitlus koostatud. Juhendajal oli vaja muuta vaid paari lauset küsitluse alguses, kus ta sõnastas küsitlusele vastamise tähtaja pisut teisiti ja selgemalt.

Küsitlusest kokkuvõtte tegemine oli jõukohane ja põnev. Kokkuvõtliku artikli koostamine mulle meeldis.

Mission Completed AS Tervisenädal ettevõtte töötajatele

Tervisenädal toimus küll üle Eestiliselt nii, kuidas erinevad osakonnad seda tähistada otsustasid. Üks põnevamaid üle Eestilisi ettevõtmisi oli sammude lugemise võistlus, mille raames näiteks ühel saarel sammus tubli töömesilane ühe päevaga rekordilised 40 000 sammu. Neid rekordeid sammuti erinevates kategooriates teisigi.

Kuid mina asusin peakontori hoones ja seetõttu sain mina kaasa lüüa aktiivselt siiski oma majas läbiviidavate ürituste korraldamisel. Praktika teise nädala alguses korraldati Tervisenädala kiirkoosolek, kus ka mina osalesin. Korraldustiimiga sai jagatud ülesanded, millega keegi ettevalmistavalt tegeleb ja mida keegi Tervisenädala raames reaalselt enda kanda võtab. Minu ülesanneteks sai eelnevalt koostada tervise, toidu ja spordi teemalistest aforismidest või tsitaatidest loetelu, mida oleks võimalik üle peamaja erinevatesse koridoridesse, osakondadesse ja puhke ruumidesse laiali kleepida. Ka plakatite ja kuulutuste üles panemine oli minu ülesanne.

Tervisenädalal käisin erinevaid loenguid kuulamas ja tegin nendest Facebook LIVE ülekandeid, mis postitati ettevõtte töötajate jaoks mõeldud Facebook’i grupis Tervisenädala uudisvoos. Pildistasin ka töötubades toimuvat ja tegin postitused Facebook’is.

Tervisenädalal oli maja peal liikumist palju. Avati ka tervisesiserada, mille kasutamise populariseerimiseks korraldati terviseraja challenge. Selleks, et inimesed rohkem liiguksid suures majas ja ei istuks koosolekute ruumides paigal, sai välja pakutud idee koostöös juhendajaga, et inimesed teeksid oma 2-3 inimese koosolekud 10 minuti jooksul terviserajal liikudes ja võimalusel seda ka filmides, mille salvestus oli võimalik Facebook’i grupis avaldada. Sarnased koosolekud tõesti toimusid.

Tervisenädala raames oli mul vaja aktiivselt suhelda ennekõike silmast-silma ja e-maili teel oma kolleegidega. Esines olukordi, kus info ei saabunud minuni piisavalt kiiresti ja vastuse saamiseks oli vaja ise minna teise inimese juurde, kelle käest midagi küsitud sai. Saadud vastusest informeerisin vajadusel ka sisekommunikatsiooni juhti ja seejärel oli võimalik järgmiste tegevuste osas otsused vastu võtta.

Siseveebi analüüs

Siseveebi eesmärgiks on kättesaadavaks teha kogu ettevõtte sisene informatsioon. Sellele peaks ligi pääsema iga töötaja, kellele on loodud ettevõtte kasutajakonto mõne programmi või vähemalt e-maili kasutamiseks. Selle veebipõhise keskkonna kaudu pääsetakse ligi väga paljudele teistele veebipõhistele keskkondadele, mille ligipääsu lingid on tehtud hõlpsasti leitavaks. Ka mitmed dokumendihaldussüsteemid on sealt kaudu avatavad. Ligipääsuõigused peavad tööülesannetest tulenevalt vaid olemas olema. Kuna praegune siseveeb on üsna noor keskkond, siis pole veel jõutud seda lõpuni üles ehitada. Praegu on automatiseeritud funktsioonid loodud ja need ka töötavad. Kuid paljud lehed on kas poolikud, info puudub, on aegunud, lingile ei pääse ligi vms. Seetõttu tehti mulle ülesandeks läbi viia siseveebi testimine ja analüüs, et üles leida kõikvõimalikud vead ja teada saada, mis töötab ja toimib ning mis mitte.

Olles põgusalt tutvunud siseveebiga, mõtlesin enda jaoks välja sobiva süsteemse lähenemise, et kõik vajalik saaks üle vaadatud ja vead üles leitud. Vigade üles märkimisel kasutasin Exceli tabelit, kuhu esimesse veergu märkisin konkreetse vea lühidalt ja selgelt. Teise veergu märkisin vastava lehe haldaja-vastutaja nime, kelle poole on võimalik tulevikus pöörduda vea parandamise eesmärgiga. Kolmandasse veergu sai kopeeritud vastava lehekülje link, kust viga leiti.

Kõik siseveebi valdkonnapuu põhilehed ja nende alamlehed sai üle vaadatud. Konkreetsel lehel teksti sees olevad kõik lingid vaatasin ka üle, kas need töötavad ja viivad sinna, kuhu vaja. Selles osas esines vigu ja need sai ka tabelisse märgitud. Pisteliselt oli võimalik kontrollida, kas töötajate nimede lingid viivad nende andmete juurde. Enamasti see osa toimib päris hästi. Ühe nime leidsin, mille puhul link ei toiminud. Kontrollitud sai ka väga paljude failide ja kaustade avanemist. Tänu sellele tegevusele leidsin üles kaustad, kus failid puudusid või neid oli lisatud sinna liiga vähe. Arvestades asjaolu, et siseveeb on noor keskkond, siis on mõistetav, et jõudu mööda sinna informatsiooni lisamisega tegeletakse. Olen aru saanud, et osakondade arvutites kindlal kettal olev oluline informatsioon, failid jm soovitakse koondada siseveebi. Nägin, et põhjalikku eeltööd selle nimel on tehtud. Algus, näiteks kaustad erinevate osakondade jaoks ja lehekülgede põhjad on mitmel pool loodud. Nüüd jääb vaid oodata, millal leitakse aega, et sobiv informatsioon õiges kohas kättesaadavaks tehakse.

Olles ise kasutanud dokumendiotsingu funktsiooni pidin kahjuks pettuma, sest sellisel kujul nagu see praegu on, on väga raske spetsiifilist dokumenti üles leida. Tuleb kasutada sellist otsingustrateegiat, mis võimaldab kõik kaustad läbi vaadata ja siis ehk kogemata jääb see otsitav dokument silma. Kulutasin päris korralikult aega, et enda jaoks vajalik üles leida. Kogu analüüsi läbi viies saatis mind mõte, et kas ma ikka leiaks need dokumendid ja muu informatsiooni üles, kui ma midagi tööülesannetes tekkiva vajaduse tõttu otsima asuksin. Pidin tõdema, et see osutuks keeruliseks ja aeganõudvaks.

Praegune siseveeb on üles ehitatud nii, et kindla valdkonna alla on koondatud suures osas kogu seda valdkonda puudutavate osakondade informatsioon. Osakondade lehed on alamlehed, millel on leitavad olulisemad töötajate nimed, osakonda puudutav info ja dokumendid. Keeruliseks muudab siseveebi kasutamise linkimise süsteem. Küll suunatakse mitmete erinevate kohtade pealt lingi abil täiendava info juurde. Veel dubleeritakse mitmekordselt dokumentide haldamist. Iga valdkonna lehel on dokumendid kättesaadavad eraldi, siis on dokumentide elektrooniline arhiiv olemas, kust asjad on leitavad ja lisaks on veel keeruline dokumentide otsingu süsteem, kuhu ei oskagi märksõnu sisestada, mille alusel otsida. Jääb mulje, et otsingu jaoks tuleb kõikvõimalikud kaustade nimetused otsingusse panna, et avada ja vaadata kaustade sisu.

Kokkuvõtteks, siseveebi testimise ja analüüsi tulemusena leidsin umbes 100 viga, millega on võimalik tulevikus edasi tegeleda.

Kokkuvõte

Kõik sooritatud ülesanded on otseselt seotud infojuhtimisega. Tänapäevases ettevõttes ja ärikeskkonnas on informatsioonil ja infojuhtimisel kõige tähtsam roll teiste ressursside kõrval. Teised ressursid, milleks on rahalised vahendid, hooned, tehnoloogia ja inimesed ei saa olla eraldiseisvad. Informatsiooni abil pannakse toimima Mission Completed AS-i näite varal ettevõtte kõikvõimalikud protsessid. Ettevõtted teevad koostööd, et klient saaks parima klienditeeninduse ja ostukogemuse osaliseks. Selleks, et ettevõte saaks oma teenuseid pakkuda peavad omavahel suhtlema väga suur hulk inimesi, kes on koondunud erinevatesse osakondadesse. Igal osakonnal on oma ülesanded, kuid ühine eesmärk on pakkuda kliendile kvaliteetset teenust.

Mina nägin, kogesin ja avastasin Mission Completed AS-i viie nädala jooksul enda jaoks uue nurga alt. Nägin, kuidas Kommunikatsiooniosakond korraldab infoliikumist ja infojuhtimist ettevõttesiseselt erinevate kanalite kaudu, kuidas olulised uudised avalikustab meediasuhete juht ja kuidas lahendab põletavaid probleeme kommunikatsioonijuht. Alguses käis mu peast läbi mõte, kas need tegevused, mida ma teen, on ikka infojuhtimine. Minu juhendaja rahustas mind ja ütles, et teen tausta ülesandeid, mille abil juhitaksegi olulist informatsiooni ettevõtte sees. Ma mõistan, et olen saanud väga väärtusliku kogemuse, sest nii nagu kõik suured asjad saavad alguse väikestest asjadest, saab erinevaid informatsiooniga seotud ülesandeid täites rääkida erinevatest infojuhtimise tasanditest. Olen unistanud Eestis ühe suurettevõtte infojuhtimise süsteemile ligipääsust ja selle avastamisest. Siinkohal võib öelda, et see unistus on täitunud.

kolmapäev, 4. jaanuar 2023

INFOJUHTIMISE ERINEVAD OSAKONNAD JA NENDE VAHELINE KOOSTÖÖ

Administratsioon ja asjaajamine infojuhtimises

On teada, et administratsioon on iga organisatsiooni edu alus ning mängib üsna suurt rolli, et ükskõik milline ettevõte ja/või organisatsioon töötaks ilma tõrgeteta. Administratsioon on üks suurimaid võtmeelemente, mis ongi seotud tavaliselt töökoha tõhususega. Mida parem on administratsioon, seda parem on ka organisatsiooni juhtimine, sest administraator on see, kes teeb reegleid, määruseid ja rakendab neid organisatsioonis. Lisaks vahendab administraator enamasti organisatsioonisiseste inimeste vahel erinevat teavet. (IAM, n.d; Mishra, 2014)

Ettevõttest ning sealsest keskkonnast sõltub see, millist tööd ja ülesandeid sekretärid ja administraatorid vastavalt oma oskustele ja kogemustele täidavad. Kuna sekretärid ja administraatorid töötavad mitme erineva ülesande kallal, siis on neil organisatsioonis üsna toetav roll. Nagu eespool mainitud, siis nad aitavad ettevõttel tõrgeteta toimida, hoolitsedes erinevate ülesannete eest, mis võivad mõjutada suurepärast ettevõtte toimimist. Enamasti on peamisteks ülesanneteks vastamine kõnedele ja kirjadele, kohtumiste ja koosolekute korraldamine, aruannete koostamine, erinevate andmebaaside haldamine, organisatsiooni ja klientidega suhtlemine, reklaamtegevus, arvete töötlemine. Selleks, et olla hea administraator ja sekretär peab olema hea suhtleja, klienditeeninduskogemuse või oskusega, võimeline töötama meeskonnas, organiseerimisvõimega, tähelepanelik, enesekindel, paindlik ja muidugi iseseisev. (TargetJobs, n.d)

Siinjuures on hea välja tuua võrdluseks Eesti töökuulutuste portaalidest leitud töökuulutused, kus otsitakse või on otsitud samale ametikohale töötajat ning milliseid kriteeriumeid ja ülesandeid neile antakse. CV Keskuses on otsinud Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskus endale Linux süsteemiadministraatorit. Antud juhul haldab ja hooldab administraator Maksu- ja Tolliameti, Rahandusministeeriumi, Eesti Rahvusraamatukogu ja Statistikaameti erinevaid servereid ja teenuseid, tagab nende igapäevase toimimise, uuendab süsteeme ja aitab lahendada kasutajate poolt tulenevaid probleeme. (RMIT, 2021)

Lisaks administraatoritele ja sekretäridele on olemas ka tugiteenuseid pakkuvad töötajad, keda võib kutsuda administratiivseteks tugitöötajateks. Enamasti hoolitsevad nad kantseleiülesannete täitmise eest. Nad tegelevad kontorit korraldavate ülesannetega nagu näiteks failide salvestamine ja andmete sisestamine süsteemidesse. Tugitöötajad peavad olema suhtlejad, sest nende ülesandeks on tegeleda ka sisekommunikatsiooniga (koosolekud, suhtlus telefoni ja e-posti teel). Selleks, et teised töötajad saaks oma eesmärke organisatsioonis saavutada, on tugitöötajad hästi kursis oma töökaaslaste ja klientide murede ja küsimustega. (Zippia, 2020)

Personaliosakond ja ametikohad

Ükskõik kellelt küsides, vastavad enamus inimesed, et personaliosakonna töö on see, mis on kõige raskem ja ebamugavam, sest personaliosakonnas tuleb silmitsi seista töötajate koondamistega, vallandamiste kui ka erinevate rikkumistega. Lühidalt öeldes on personaliosakond rühm inimesi, kes vastutavad töötajate elutsükli juhtimise ning hüvitiste haldamise eest. Siia alla võivad kuuluda töötajate värbamine, palkamine, koolitamised jms. (Lucid Content Team, n.d) Personaliosakonna meeskonnas on olemas mitu erinevat tasandit ja nendele vastavad ametikohad. Sellegipoolest on alljärgnevalt välja toodud ainult personaliosakonna esimese tasandi tähtsamad ametikohad.

1. Personalipraktikant teeb enamasti kõike, alates kohvi tegemisest lõpetades kohtumiste korraldamisega. Praktikantidele antakse tavaliselt ülesanded, mida kõrgemad juhid ise teha ei soovi, sest need võtavad liiga kaua aega. Peamine praktikandi roll on aidata nii palju kui võimalik, et saaks läbi selle endale kogemusi ja ülevaate personaliosakonnast. Personaliassistent on sarnane praktikandi rolliga, välja arvatud siis, kui on tasustatud ja pikaajaline. Assistent töötab enamasti kõrgemal personalimeeskonna astmel, tegeledes igapäevaste haldusülesannetega. Nii nagu assistendil on ka personalipartneril sarnased ülesanded;

2. Praktikant on personalitöötaja, keda koolitatakse spetsiaalselt vastavate rollide jaoks. Praktikandid on algtasemel, kuid neil võib olla ka varasem kogemus üldise assistendi või praktikandina;

3. Koordinaatorid on üldjuhul haldusassistendid, kes täidavad personaliga seotud ülesandeid. Koordinaatorid aitavad tasandada teed madalatasemeliste töötajate, juhtide ja direktorite vahel ning aitavad töötajate dokumentide esitamisel, töötajate toimingute tegemisel, töötajatele märguannete saatmisel ja koosolekuteks materjalide ettevalmistamisel. Personalikoordinaatorid on personaliosakonna praktikantide ja üksikisikute juhtideks. Nad aitavad värbamisel, filtreerimisel ja uuele ametikohale asumisel;

4. Personali värbaja ülesandeks on töötajate igapäevane tööle võtmine. Nad vaatavad ja filtreerivad CV-sid, haldavad töökuulutusi, planeerivad intervjuusid. Analüütikud analüüsivad ja koguvad andmeid, et koostada aruandeid töötajatele, kes on kõrgemal, sh direktorid, juhatajad. Analüütikud on kõigil tasanditel, kuigi kõrgema taseme analüütikud on pigem välised konsultandid kui organisatsiooni sisesed ametnikud. (Greenberg, 2014)

Siinjuures on hea tuua näitena üks Eesti tööpakkumiste portaalist leitud töökuulutus, kus Euro Work OÜ otsib endale merepersonali assistenti. Peamisteks kriteeriumiteks on varasem kogemus personalitöös, sh oleks hea kui on olemas kogemus ka värbamises. Oluline on, et kandidaat oskaks inglise ja eesti keelt suuliselt ja kirjalikult, arvuti kasutamine peab olema hea, sest vajalik on kasutada erinevaid programme (MS Word, Outlook, Excel), kõrgel kohal on ka pingetaluvus, täpsus, otsustusvõime, optimism ja hea suhtlemisoskus. Oluline on, et töötajal oleks kogemus värbamises, sest põhiline ülesanne saab olema uute töötajate värbamine ja koolituste organiseerimine, küsimustele vastamine, mis on seotud töötava personaliga, andmebaaside korrashoid ning muu personalialane assisteerimine. (Euro Work OÜ, 2021)

Dokumendihaldurid ja nende toetus organisatsioonile

Lisaks eelnevale on infojuhtimise osakondade seas ka dokumendihaldus, kus tegutsevad dokumendihaldurid. Kuid kes on dokumendihaldur ja millega ta tegeleb? Dokumendihaldur vastutab enamasti kogu organisatsiooni dokumentatsiooni järelevalve eest vastavalt organisatsiooni eesmärkidele, põhimõtetele ja eelarvele. Dokumentatsiooni haldamise eest vastutamine hõlmab kõigi dokumentide turvalisuse, juurdepääsetavuse ja õigeaegsuse tagamist. Dokumendihalduri ülesanne on kavandada ja arendada standardseid meetodeid, mida organisatsioon saab kopeerida ja kasutada kvaliteetse dokumentatsiooni tõhusaks koostamiseks. Samuti peab dokumendihaldur tegelema dokumendiprojektidega, koolitama töötajaid ja tagama projekti eesmärkide ja verstapostide saavutamise. (Zippia, 2020)

Selleks, et olla hea ja asendamatu dokumendispetsialist ehk dokumendihaldur, peab olema vastutustundlik, professionaalne, omama vastavat kõrgharidust ning omama ka teadmisi kontoritööst. Peamisteks dokumendihalduri oskusteks loetakse veel analüüsivõimet, organiseerimisoskust, arvutikasutamist, ajaplaneerimist, väljendusoskust ja tähelepanelikkust. Kuna dokumendispetsialistil on ettevõttes üsna suur roll, siis peamisteks ülesanneteks on ettevõtte eeskirjade ja teiste dokumentide ülevaatamine, koostöö teiste töötajate ja osakonnajuhtidega, õigete dokumentide hankimine, andmekogumite analüüsimine, oluliste andmete säilitamine ja osalemine erinevatel kontrollidel. Lühidalt öeldes vastutavad dokumendihaldurid organisatsioonis üldiste toimingute eest, teevad koostööd teiste osakondadega ning aitavad töötajaid, et kõik vajalikud eesmärgid saaks täidetud. (Indeed Editorial Team, 2021) Kuna dokumendihalduril on niigi palju ülesandeid, siis peamine viis kuidas ta teisi organisatsioonis aitab on läbi õpetamise ning erinevate dokumentide koostamise toetamise, kui abi soovitakse (Getreskilled, n.d).

Kaks aastat tagasi otsis Eesti Rahvusringhääling (ERR) CV Online’i keskkonnas endale dokumendihalduse spetsialisti. Kuna eelnevalt sai märgitud millised on kriteeriumid, et kandideerida, siis Eesti töökuulutuse puhul näeme, et enamasti on vaja dokumendihalduse, teabehalduse, arhiivinduse või muud infoteaduse erialast haridust, töökogemust elektrooniliste haldussüsteemidega, erinevaid teadmisi avaliku sektori teabehalduse ja dokumendi arhiveerimise põhimõtetest ja andmekaitse seadusest ja andmekogude haldamisest. Põhiliste tööülesannetena toodi välja dokumendihaldussüsteemi administreerimine ja väljatöötamine, töötajate nõustamine, koolitamine ja juhendamine (dokumendihalduses, asjaajamises kui ka arhiivi valdkonnas). Lisaks sellele veel dokumendihaldust ja asjaajamist puudutavate dokumentide väljatöötamine ja ajastamine, dokumentide avalikustamine ning erinevate ülesannetega tegelemine, mis on kantselei või asutuse poolt etteantud. (ERR, 2019)

Protsessi juhtimise osakond ja ametikohad

Protsesside juhtimise osakonna peamine ülesanne on viia erinevad ärifunktsioonid vastavusse klientide vajadustega ning aidata juhtidel otsustada, kuidas ettevõtte ressursse juurutada, jälgida ja mõõta. Protsessi juhtimise tavade rakendamine aitab kaasa usaldusväärsele finantsjuhtimisele ja annab enamasti ülevaate sellest, kui hästi organisatsioon oma eesmärke täidab. (iGrafx, n.d) Kuna protsesside juhtimise osakond on suur, siis kuulub sinna viis põhilist ametikohta, kes omavahel tihedalt koostööd teevad, et asjad toimiks.

Esimene ning kõige olulisem on protsesside juht, kes on pühendunud äriprotsesside täiustamisele, hinnates olemasolevaid protsesse, arendades ja täiustades uusi protsesse ning jälgides ja kohandades protsesside erinevaid rakendusi. Lühidalt öeldes tegeleb protsessijuht hindamise, kirjeldava dokumentatsiooni loomise, parandamise, analüüside ja osakonna eeskirjade värskendamisega. Enamasti on tänu juhi tegutsemisele tulemused kooskõlas organisatsiooni eesmärkidega. Selleks, et töö sujuks nii nagu vaja, töötavad nad koos kõikide organisatsiooni osakondadega. (Villanova University, 2020)(JobHero, n.d) Selleks, et olla hea protsessijuht ja osata kõike eelpool mainitut, tuleb leida need spetsiaalsed oskused, mis tulevad antud ametikohal kasuks. Protsessijuhi jaoks on kõige olulisem analüüsi-, suhtlemis- ja organiseerimisoskus, millele järgnevad orienteeritus probleeme lahendada, ajaplaneerimine, iseseisvus ja meeskonnatöö. (JobHero, n.d)

Protsessijuhile järgneb protsesside haldur, kes on samuti kõrgel kohal nagu juhtki. Sellepärast saab öelda, et protsesside haldur on isik, kes kuulub juhtrühma ja aitab juhtida kõrgema juhtkonna tegevuskava. Näiteks on Eesti puhul protsessihaldurile seatud peamisteks ülesanneteks protsesside haldamine ja arendamine, muudatuste eesvedamine ja ettepanekute tegemine, osalemine juhtimiskvaliteedi arendamises/haldamises, kasutajate vajaduste kaardistamises, alternatiivide välja selgitamises (EAS, 2019). Oluline on ka see, et protsessihalduri ametikohale sobivad tavaliselt inimesed, kellel on hea suhtlemisoskus, kiire õppimisvõime, pingetaluvus ning erinevad baasteadmised protsesside kaardistamisest, optimeerimisest, projektijuhtimisest ja selle elutsüklist. (EAS, 2019) Protsessi omanik on samuti juhtkonna üks liige, kuid erineb teistest sellega, et temale kuulub kogu organisatsiooni protsess, mida ta juhib. (Villanova University, 2020) Samas võib ka öelda, et protsessi omanik on isik, kelle vastutada ja volitada on konkreetse protsessi juhtimine. Kõige tavalisem on määrata organisatsiooni protsessi juhtima üksikud inimesed, kellele määratakse konkreetsed kohustused, mida peavad protsessi juhtimise ajal rakendama ja täitma. (NQA, 2017)

Kommunikatsioon ja ametikohad

Igal ettevõttel kui ka ükskõik millisel organisatsioonil on olemas kommunikatsiooni osakond. Kommunikatsiooni osakond teeb tihedat koostööd teiste osakondadega, et mõista, millist informatsiooni on vaja edastada – kommunikatsioon on organisatsioonis ülioluline (Bloom, 2018). Põhiline tähtsus kommunikatsioonil on see, et suhtlus loob erinevate meeskondade vahel usalduse, parema klienditeeninduse ja aitab vältida konflikte ja teisi probleeme (Root III, 2019). Enamasti kuuluvad kommunikatsiooni osakonna alla väliskommunikatsiooni juht, sisekommunikatsiooni juht, PR ja meediasuhete juht, seetõttu teeme järgnevalt juttu ka antud ametikohtade pikematest kirjeldustest ja olulisusest.

Öeldakse, et sisekommunikatsiooni juht on terve organisatsiooni silmadeks, kõrvadeks ja hääleks. Nende ülesandeks on vastutada erinevate osakondade töötajate ja juhtkonna vahelise suhtluse eest. Sisekommunikatsiooni juht teeb koostööd meeskonnaga (sh turundus, personal jne), et arendada ja toetada missiooni ja eesmärke, mida organisatsioon omab. Lisaks eelnevale töötab sisekommunikatsioon välja erinevaid plaane, tekitab töötajate vahelist suhtlust, haldab erinevaid kommunikatsiooni kanaleid ja toetab juhtimist ning koosolekuid. (Khan, 2021) Kuid kuidas olla see kõige õigem sisekommunikatsiooni juht? Selleks, et saada sisekommunikatsiooni juhiks on välismaal enamasti nõutud 5-10 aastane kogemus kirjutamises, kus on võimalus olnud hallata erinevaid suhtluskanaleid (sh ettevõtte sisevõrk, sotsiaalmeedia), oluline on ka hea suhtlemis- kui ka kirjutamisoskus, julgus katsetada uusi asju, organiseerimisvõime ja loomingulisus on kõrgelt hinnatud oskused (Khan, 2021).

Enamasti on sise- ja väliskommunikatsiooni juhi ametikohal üks inimene, kuna nende vastutused ja ülesanded on sarnased. Sellegipoolest sisaldab väliskommunikatsioon endas enamasti erinevat e-posti suhtlust, infolehtede, plakatite, reklaamide ja brošüüride abil sõnumite levitamist, millega proovib ettevõtte saada rohkem kliente ja teisi partnereid, et sooritada tasuvaid tehinguid (Duggan, 2019). Eelmisel aastal otsis Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskus läbi CV Online keskkonna endale väliskommunikatsiooni juhti. Välja toodi 4 suuremat kriteeriumit, millega tuli arvestada. Nendeks olid soov teha head tööd, kõrgharidus ja eelnev töökogemus samal erialal, teadmised erinevatest digikanalitest ning veebiarendus ja hea suhtlemis- ja kirjutamisoskus eesti, inglise kui ka vene keeles. Peamiste tööülesannetena toodi välja erinevad kommunikatsiooniplaanide ja pressiteadete koostamised ja elluviimised, sihtrühmade määramine, peamiste suhtluskanalite valik, sõnumite väljatöötamine, kirjutamine ja toimetamine. Lisaks neile sotsiaalmeedia haldus, infomaterjalide koostamine ja rahvusvahelised koostööd. (TEHIK, 2020)

Avalike suhete osakond on kommunikatsioonis vägagi oluline, sest jälgib ja hindab avalikkust ning säilitab organisatsiooni ja avalikkuse vahelisi suhteid. Antud juhul on võimalik parandada erinevaid suhtluskanaleid, et kahepoolne mõistmine ja teabe esitamine oleks korralik. (PMU, n.d) Ühesõnaga avalike suhete juhid korraldavad ja kavandavad klientide ja töötajate omavahelisi suhteid. Kuid millised on avalike suhete juhi ülesanded? Enamasti arendab avalike suhete juht organisatsiooni või kliendi mainet ning identiteeti, määrab sihtrühma ja leiab võimalused nendeni edaspidi jõuda, kirjutab pressiteateid ja töötab välja reklaame. (Bureau of Labor Statistics, 2021) Selleks, et olla hea avalike suhete juht, on põhiliseks oskuseks suhtlemine nii kirjalikult kui ka suuliselt, olemas peab olema ka IT kasutamisoskus, esinemine heal tasemel, algatusvõime, planeerimisoskus ning loovus (TargetJobs, n.d). Nimetatud oskused on põhilised, et tulla toime ja teha suurepärast tööd avalike suhete juhina.

Selleks, et olla meediasuhete juht, peab olema meedias päris pädev. Meediasuhete juht on kohustatud töötama välja strateegiaid, mida tuleb rakendada ja jälgida (sh trükimeedia, videod, sotsiaalmeedia). Lisaks sellele sisaldab meediasuhete juhi töö digitaalsete ja trükimaterjalide järelevalvet (monitooringut), erinevate uuringute läbiviimist ja sisu koordineerimist. (Zippia, 2021) Oskused, mis peavad olema meediasuhete juhil on üsna sarnased avalike suhete juhiga väikeste erinevustega. Peamisteks oskusteks on suurepärane suhtlemisoskus (kirjalikult ning suuliselt), organiseerimisvõime, oskus kirjutada erinevaid pressiteateid/uudiseid, pingetaluvus, meeskonnas töötamine, loovus, sõbralikkus ja enesekindlus (Helling, 2020).

Tuleb välja, et kommunikatsiooni ametikohad on kõik üksteisega päris sarnased ning sealsed töötajad teevad omavahel piisavalt palju koostööd, et kommunikatsioon saaks toimima nii nagu peab. Nii avalike suhete juhil, meedia suhete juhil kui ka sise- ja väliskommunikatsiooni juhil lasub oluline ülesanne, milleks on hoida suhteid klientidega ning hallata sotsiaalmeediat, et inimesed oleksid nende ettevõtte tegemistega kursis. Kommunikatsioon ise on tõhus tööriist meeskonna omavahelise suhtluse ja koostöö toimivuse tagamise vahendina.

KASUTATUD ALLIKAD

Abt Associates. (2015). Knowledge Management Business Analyst. Job description. Devex. https://www.devex.com/jobs/knowledge-management-business-analyst-380816

Bloom, L. (2018). The Role of the Communication Department in an Organization. Bizfluent. https://bizfluent.com/info-8673875-role-communication-department-organization.html

Bureau of Labor Statistics. (2021). Occupational Outlook Handbook. Public Relations and Fundraising Managers. https://www.bls.gov/ooh/management/public-realtions-managers.htm#tab-2

Duggan, T. (2019). Examples of External Communications in the Workplace. Chorn. https://smallbusiness.chron.com/responsibilities-marketing-department-69931.html

Ettevõtluse Arendamise Sihtasutus. (2019). Protsessihaldur. CV.ee https://www.cv.ee/et/vacancy/31208/ettevotluse-arendamise-sihtasutus/protsessihaldur?

Eesti Rahvusringhääling. (2019). Dokumendihalduse spetsialist. CV.ee https://www.cv.ee/et/vacancy/30979/eesti-rahvusringhaaling/dokumendihalduse-spetsialist

Euro Work OÜ. (2021). Merepersonali assistent. CVKeskus.ee https://www.cvkeskus.ee/merepersonali-assistent-tallinnas-euro-work-ou-720947

Getreskilled. (n.d). What is a Documentation Specialist? Pharma blog. https://www.getreskilled.com/what-is-a-documentation-specialist/

Great Sample Resume. (n.d). Knowledge Manager Job Description. https://www.greatsampleresume.com/jobdescription/examples/administrative/knowledge-manager

Greenberg, A. (2014). The Complete List of Human Resources Job Titles and Descriptions. Contractrecruiter. https://www.contractrecruiter.com/human-resources-job-descriptions/

Hajric, E. (2015). Knowledge Management Positions and Roles. Knowledge Management Tools. https://www.knowledge-management-tools.net/roles.php

Helling, B. (2020). Press & Media Relations Officer. Responsibilities. https://www.myjobsearch.com/careers/press-media-relations-officer/

IAM. (n.d). Administrative Management. https://instam.org/administrative-management

Igrafx. (n.d). Why Business Process Management? Innovate and Transform Your Business. https://cdn2.hubspot.net/hubfs/3439270/Articles/Why-Business-Process-Management.pdf

Indeed Editorial Team. (2021). How To Become a Successful Document Specialist. https://www.indeed.com/career-advice/finding-a-job/how-to-become-document-specialist

JobHero. (n.d). Process Manager Job Description. Process Manager Duties and Responsibilities. https://www.jobhero.com/job-description/examples/production/process-manager

Khan, H. (20. aprill 2021). How to Hire for Internal Communications: Internal Communications Manager Job Description. Simpplr blog. https://www.simpplr.com/blog/2021/hire-internal-communication-manager-job-description/

Knowledge engineer. (30. juuli 2020). https://en.wikipedia.org/wiki/Knowledge_engineer

Knowledge broker. (29. mai 2021). https://en.wikipedia.org/wiki/Knowledge_broker

Lucid Content Team. (n.d). What Does HR Actually Do? 11 Key Responsibilities. https://www.lucidchart.com/blog/what-does-hr-do

Lumen. (n.d). Defining Teams and Teamwork. Boundless Management. https://courses.lumenlearning.com/boundless-management/chapter/defining-teams-and-teamwork/

Micro Focus. (19. september 2018). Knowledge Management roles and permissions. https://docs.microfocus.com/ITSMA/2018.02/NG/SM_X/Content/1500_KnowledgeManagement/kmRoles.htm

Micro Focus. (19. september 2018). Knowledge Administrator role. https://docs.microfocus.com/SM/9.60/Hybrid/Content/knowledgemgmt/concepts/knowledgebase_administrator_role.htm

Mishra, P. (2014). Effective Role Of Administration In An Organization. Linkedin. https://www.linkedin.com/pulse/20140714095925-34031211-effective-role-of-administration-in-an-organization

NQA. (6. juuli 2017). Who is the process owner? NQA blog. https://www.nqa.com/en-me/resources/blog/july-2017/process-owner

PMU. (n.d). Functions of Public Relations. https://www.pmu.edu.sa/about/functions_pr

Prickett, P. (2019). What Does a Systems Engineer Do? The Balance Careers. https://www.thebalancecareers.com/tech-career-profile-systems-engineer-2071298

RMIT. (2021). Linux süsteemiadministraator. CVKeskus.ee. https://www.cvkeskus.ee/linux-susteemiadministraator-eestis-rmit-722755

Root III, G.N. (2019). The Importance of Communication Between Different Departments in an Organization. Chorn. https://smallbusiness.chron.com/problems-within-organizational-structure-3828.html

Servicenow. (26. juuli 2018). Knowledge Management roles. https://docs.servicenow.com/bundle/quebec-servicenow-platform/page/product/knowledge-management/reference/r_KnowledgeRoles.html

Skyrme, D. (19. märts 2011). Organizing for Knowledge Management. http://www.skyrme.com/kmroadmap/roles.htm#skills

TargetJobs. (n.d). Public relations (pr) officer: job description. https://targetjobs.co.uk/careers-advice/job-descriptions/278247-public-relations-pr-officer-job-description#skills

TargetJobs. (n.d). Secretary: job description. https://targetjobs.co.uk/careers-advice/job-descriptions/278955-secretary-job-description

TEHIK. (2020). Väliskommunikatsiooni juht. CV.ee https://cv.ee/et/vacancy/14076/tervise-ja-heaolu-infosusteemide-keskus/services

Zippia (a). (2. oktoober 2020). Administrative support. Overview. https://www.zippia.com/administrative-support-jobs/

Zippia (b). (2. oktoober 2020). Document manager. Overview. https://www.zippia.com/document-manager-jobs/

Zippia (e). (18. august 2021). Media relations manager. Overview. https://www.zippia.com/media-relations-manager-jobs/

Zippia (d). (2. oktoober 2020). What does a knowledge manager do? Knowledge manager what they do. https://www.zippia.com/knowledge-manager-jobs/what-does-a-knowledge-manager-do/

Zippia (e). (2. oktoober 2020). What does a knowledge management specialist do? Knowledge management specialist what they do. https://www.zippia.com/knowledge-management-specialist-jobs/what-does-a-knowledge-management-specialist-do/

Vollanova University. (2020). Key Business Process Management (BPM) Skills and Organizational Roles. https://www.villanovau.com/resources/bpm/business-process-management-skills-roles/

Woods, P. (n.d). How do I Become a Knowledge Engineer? Wisegeek. https://www.wise-geek.com/how-do-i-become-a-knowledge-engineer.htm

Yelsky, S. (n.d). What Makes a Good Knowledge Champion and Why You Need One. Upland blog. https://uplandsoftware.com/rightanswers/resources/blog/makes-good-knowledge-champion-need-one/

esmaspäev, 2. jaanuar 2023

TEADMUSJUHI MEESKONNA VASTUTUS, ROLL, ÜLESANDED JA KOOSTÖÖ VÕTMEISIKUTEGA

Teadmusjuhi ja teadmusspetsialisti roll, ülesanded ja koostöö

Varasemalt kirjutatud teadmusbaasi raamatus oli juttu teadmusjuhist ja tema meeskonnast, erinevatest ülesannetest ning kuidas nad omavahel tööd teevad. Käesolevas raamatus kirjutatakse konkreetsemalt ja pikemalt erinevatest rollidest, kes aitavad kaasa teadmusbaasi valmimisel ning sellega ka hiljem edasi tegutsevad. On teada, et teadmusjuhtimises olevad erinevad astmed vajavad erinevate kohustuste täitmist, mis sõltuvad organisatsiooni suurusest. Mõned rollid tohib kombineerida, kuid kohustuste sisu peab jääma samaks (Micro Focus, 2018).

Kõige olulisem roll on teadmusbaasi loomise juures ja sellega tegelemisel teadmusjuhil. Sellest oli juttu ka teadmusbaasi raamatus. Teadmusjuht peab vastutama ettevõtte teadmiste vara reklaamimise ja kasutamise eest. Lisaks sellele töötab teadmusjuht ettevõtte sees ning väljas erinevate klientide, huvirühmade kui ka teadmusbaasi oma töötajatega. Milline on see õige teadmusjuht ja mis on tema põhilised ülesanded? Teadmusjuht on alati vastutustundlik, motiveeritud suhtleja ning heade analüütiliste oskustega. Kuna teadmusjuhid on need, kes osalevad enamasti koosolekutel, siis teevad nad tihedat koostööd meeskonna ja erinevate ettevõtte partneritega. Teadmusjuhi peamiseks ülesandeks on teadmiste haldamine, kuhu on kaasatud meeskond kui ka erinevad partnerid, kellega koostööd tehakse. Teadmusjuhi kohustus on luua ka ühtsuse tunnet terves organisatsioonis, viia ellu uusi ideid. Lisaks sellele paneb ta paika ka erinevad tegevuskavad ja teeb kõik selleks, et organisatsioon oleks tugev ja ühtne. (Great Sample Resume, n.d) Muidugi on teadmusjuhi ülesandeks ka erinevatele probleemidele ja muredele lahenduste leidmine, et need saaks kiirelt ületatud, peale selle juhib ja julgustab ta meeskonda rohkem eesmärke saavutama ning oma ideid jagama (Zippia, 2020).

Olenemata teadmusjuhi olulisusest ei ole tema roll ainuke, mis on terve organisatsiooni teadmusbaasis vajalik. Lisaks teadmusjuhile on oluline roll ka paljudel teistel. Näiteks aitab teadmusbaasi loomisel kaasa teadmusspetsialist. Teadmusspetsialisti tööülesanded on väga erinevad, sest sõltuvad tööandjast ja tööhõivevaldkonnast. Tavaliselt on nende kohustused seotud tehnilise toe materjalide pakkumisega töötajatele. Selleks, et olla hea spetsialist või selleks saada, tuleb kursis olla teabega, mida hallatakse. Enamasti on oluline, et oleks olemas eelnev töökogemus kui ka sertifikaat antud ametialal. Muidugi võib kogemuste pagasis olla ka mõni edukalt läbitud praktika, mis on tehtud sarnasel positsioonil, kuid ka haldusassistendi ametialal töötamine tuleb kasuks. Tavaliselt on nende kohustused seotud materjalide pakkumisega töötajatele, juhenditeabe ja ekspertide teadmiste kogumisega ning selle struktureeritud digitaalse või kirjaliku materjali muutmisega, mida töötajad saavad kasutada õppevahendina. Lisaks võivad nad välja töötada programme ja töötubasid praktikantidele ja uutele töötajatele, töötada välja strateegiad tööjõu optimaalseks toimimiseks ja kooskõlastada osakonna juhatajatega töötajate vajaduste väljaselgitamiseks. (Zippia, 2020)

Teadmiste kaasautor, kirjastaja, administraator

Lisaks neile kahele on olemas nii teadmiste kaasautor kui ka kirjastaja, kelle ülesanded ei erine üksteisest väga palju. Võib öelda, et on üsnagi sarnased. Kaasautor vastutab enamasti teadmiste dokumenteerimise ja salvestamise eest. Tema peamisteks kohustusteks on luua teatud arv teadmusüksusi, esitada erinevaid teadmisi, kommenteerida olemasolevaid teadmusbaase, uuendada ja lisada artikleid ning määrata ära iga artikli sihtrühmad. Seevastu teadmiste kirjastajad on autorid, kes tunnevad teadmusbaasi ja sellega seonduvaid standardeid, kuid loovad sellegipoolest pigem väliseid artikleid. Kirjastaja ülesandeks on täita kõiki kohustusi, mida täidab teadmiste kaasautor. Ta avaldab, eemaldab ja värskendab artikleid erinevates portaalides, määrab süsteemis uusi reegleid, mida kasutatakse hiljem sihtrühmade määramisel. Siinjuures tuleb mainida, et kaasautoritel on omavoliliselt õigus luua ja/või kinnitada erinevates toote valdkondades teadmiste artikleid, ilma et neid oleks keegi üle kontrollinud. (Servicenow, 2018; Micro Focus, 2018)

Teadmiste administraator on kasutaja, kes võimaldab kasutajal täita kõiki teadmushaldussüsteemi hooldamisega seotud haldusülesandeid. Teadmiste administraator täidab enamasti ülesandeid, milleks on profiilide ja keskkondade muutmine, kategooriate ja dokumentide haldamine, dokumentides kajastatud teadmiste haldamine, teadmusbaaside haldamine ja otsingutulemuste kohandamine ja seadistamine. (Micro Focus, 2018) Lisaks neile kolmele on olemas veel mitmeid erinevaid ametialasid, mida teadmusbaasis leidub. Näiteks on üheks teadmusjuhiga sarnaseks ametikohaks teadmiste halduri ametikoht. Teadmiste haldur oskab ennast kehtestada kui on vaja, kuid sellegipoolest hoiab ta tagaplaanile ja teab täpselt, millal sekkuda. Kuna teadmiste haldur on enamasti poolekohaga töö, siis tema peamisteks ülesanneteks on coaching ehk erinevate sõnumite levitamine või õpetamine ning probleemide lahendamine; ülevaatamine sisaldab sisu kontrollimist ning selle heaks kiitmist, kui teistel puudub selleks aeg; maaklerluse all mõeldakse seda, kui teadmiste haldur on kontaktisik teistele osakondadele ning pakub välja erinevaid ideid, kui soovitakse midagi muuta. (Yelsky, n.d)

Teadmiste vahendaja ja haldaja

Teadmiste vahendaja kui ka haldaja ülesanded on lugedes ja korra peale vaadates sarnased, kuid sellegi poolest ei saa neid panna ühe alla. Oma erinevustest lähtuvalt suudavad ja peavad nad omavahel koostööd tegema kui ka töötama koos teiste teadmusbaasi loojatega. Teadmiste vahendaja on inimene, kes teab, kust leida erinevaid teadmisi, et pakkuda neid inimestele, kes neid vajavad; haldaja seevastu vastutab teadmiste ajakohastamise ja erinevate oluliste teadmiste salvestamise eest organisatsiooni mällu (Hajric, 2015).

Teadmiste vahendaja (knowledge broker/navigator) võib olla nii terve organisatsioon kui ka üksikisik, kelle eesmärgiks on arendada erinevaid suhteid ja võrgustikke teadmiste loojate ja kasutajate vahel, pakkudes neile eri seoseid, allikaid ja teadmisi oma organisatsiooni võrgustikele. Tuleb mainida, et vahendajate ülesanded võivad olla erinevad, sest kõik oleneb sellest, millises sektoris ta juhuslikult töötab, aga põhiülesandeks on ja jääb teadmiste jagamine erinevate sihtrühmade vahel, kuhu võivad kuuluda ka teadlased, poliitikud kui ka praktikandid. (Knowledge broker, 2021) Teadmuse haldaja (knowledge steward) on teadmiste ressursside hoidja, kes tagab enamasti teadmiste nõuetekohase haldamise ja ajakohastamise (Skyrme, 2011).

Teadmusjuhi ülejäänud meeskond

Analüütiku rolli kohta leidub Devex töökuulutuste portaali lehel, et teadmiste analüütiku põhiülesandeks on erinevate üksuste ja meeskondade toetamine ja sidemete loomine. Tema vastutusel on ka aidata teadmusjuhil juhtida, suunata ja kontrollida erinevaid tehnilisi tegevusi, mis on seotud erinevate süsteemide ja tööriistadega. Enamasti peetakse oluliseks, et analüütikul oleks vähemalt bakalaureusekraad või 3-5 aastane kogemus antud erialal, peab olema osav erinevates tehnoloogiatega seotud programmides, omab kriitilist mõtlemist, on olemas suurepärane kuulamisoskus, kirjalik ja suuline väljendusoskus, osava abistaja, hea koostöövõime ja projektijuhtimise oskused. Peamisteks ülesanneteks, mida võib analüütiku alla paigutada on koolituste pakkumine, analüüsimine, tegelemine sihtrühmadega, vajaliku dokumentatsiooni loomine ja erinevate teadmiste väljatöötamisel osalemine. (Abt Associates, 2015)

Lisaks analüütikule leidub teadmusjuhi meeskonnas ka teadmuse insener, kes tegeleb enamasti teadmuse ehitamisega (Knowledge engineer, 2020). Selleks, et saada asendamatuks teadmuse inseneriks on vaja sobivat haridust ja kogemusi. Kuna tegemist ei ole ainult tehnoloogia valdkonnaga tuleb osata end ka suuliselt ja kirjalikult väljendada. Samamoodi nagu analüütiku puhul on inseneri puhul vaja vähemalt bakalaureusekraadi. (Woods, n.d) Teadmuse süsteemiinsenerid ja teadmuse insenerid on kui vennad, aga sellegi poolest leidub nendelgi erinevusi. Süsteemiinsenerid tegelevad erinevate süsteemidega, näiteks pakuvad klientidele erinevaid kaupu ja teenuseid. Nende peamiseks ülesandeks on pakkuda positiivset kasutajakogemust ja püsida konkurentsis, tehes koostööd teiste meeskonnaliikmetega. Süsteemiinseneri tööülesanded sõltuvad sellest, millises ettevõttes ja süsteemis nad töötavad. Enamasti on tööülesanneteks kontrollimine, vastuvõtmine ning uuendamine. (Pickett, 2019)

Kuna teadmusjuhi meeskond võib olla ettevõttest või organisatsioonist sõltuv, siis on meeskonnaliikmeid alati erinev arv. Eespool välja toodud on põhilisemad, kes on olemas igas teadmusjuhi meeskonnas ja kes suudavad omavahel koostööd teha. Olenemata erinevustest leidub igal rollil sarnasusi, kuid mida rohkem erinevusi, seda rohkem nad üksteist täiustavad. Kõige olulisemat rolli mängib meeskonnas teadmusjuht, kellele järgnevad spetsialist, kaasautor, kirjastaja kui ka administraator. Neile lisaks on meeskonnas alati olemas teadmiste haldaja ja vahendaja. Veelkord öeldes, mida suurem on ettevõte või organisatsioon, seda suurem on meeskond, kellega koostööd tehakse ning oma valdkondade eest vastutatakse.

Teadmusjuhi meeskonna toetus organisatsiooni võtmeisikute eesmärkide saavutamisel. Näited

Igal ettevõttel ja/või organisatsioonil on omad juhid, kellel on suur või väike meeskond, kes toetavad teisi. Lisaks teadmusbaasi haldajatele leidub teadmusjuhi meeskondi erinevates tehnoloogiaettevõtetes, kus kombineeritakse erinevaid erialasid. Olemas on ka projekti meeskond, kes luuakse kindlal eesmärgil ning kindlaks ajaks – kõige enam on projekti meeskonna liikmed osavad teatud erialadel, millega saavad nad teisi projektis osalejaid aidata, näiteks tarkvaraarendus. Funktsionaalsed meeskonnad ja nende toetus on kasulikud eriti tervishoiuteenuseid pakutavates organisatsioonides, aga ka turunduses ja inseneriteaduses. Virtuaalsed meeskonnad loovad end ise, kui tegemist on näiteks ettevõtetega, kus töötajad on üksteisest eemal, kuid toetavad teineteist eesmärkide saavutamisel, jagades informatsiooni, oma ideid jms, näiteks koolid. (Lumen, n.d)