Väärtuslik kogemus andis infojuhi tööst ülevaate, mis julgustas kindlal sammul tegutsema asumist järgmise eesmärgi saavutamise teel

 

Jagan oma kogemust, mis võimaldas mul saada ülevaate infojuhi tööst ja ülesannetest läbides viie nädala pikkuse praktika ettevõttes, mida siinkohal nimetan Mission Completed AS-iks, sest leian et tähtis on kaitsta andmeid ja selleks, et rääkida ära see üdini positiivne lugu, keskendun sellele, mida ja kuidas ma kogesin jättes nimetamata asjaosaliste reaalsed nimed. See lihtsalt pole vajalik.

Tegevused ja ülesanded

Enne praktika algust kohtusin oma ettevõtte poolse juhendajaga, kes töötas sisekommunikatsiooni juhi rollis. Temaga arutasime läbi praktika eesmärgi, mida ma ise soovin praktika ajal teha ja mida Mission Completed AS-i Kommunikatsiooni osakond saab ülesannete osas pakkuda. Kuigi selles osakonnas on varemgi praktikante käinud, siis sobivate ülesannete leidmine ei olnudki nii lihtne. Kuid jõudsime kokkuleppele kahe põhiülesande osas, milleks olid ettevõttesisese Tervisenädala korraldamine ja läbiviimine ning  siseveebi analüüsi tegemine. Juhendaja pooldas seda, et pigem olgu sellised 2-3 põhiülesannet, mida on võimalik süvitsi sooritada. Praktika esimesel nädalal lisandus sellele loetelule veel üks mahukam ülesanne, milleks oli ettevõtte väärika juubeli puhul koostatava kalendri tähtpäevade valimisega seonduvate tegevuste tegemine. Neljandaks ülesandeks kujunes erinevate osapooltega suhtlemine põhiliselt e-maili teel või koosolekutel osalemine, et kuuleksin ülesannete täitmiseks vajalikku infot otse töötajatelt. Nii oli võimalik ka erinevaid ülesandeid lihtsamini jagada. Enamus inimesi, kellega oli vaja suhelda asusid samas majas või lähedal asuvas hoonete kompleksis. Seega avanes võimalus ühe teise osakonna ruume põgusalt näha. Paraku majas ja hoonete kompleksis tuleb ringi liikuda kindlate sisenemise ja väljumise õiguste alusel. Igale poole ise sisse ei saa. Nii näiteks oli vaja lahendada olukord, kus Haldusosakonda oli soov viia plakateid, kuid mina sinna ligi ei pääsenud. Lahendasin selle Haldusosakonna juhiga selliselt, et jätsin peahoone administraatori kätte plakatid ja ütlesin, et Halduse osakonnast tuleb keegi neile järgi.

Kommunikatsiooni juht määras mind uue hoone nurgakivi paigutamise ürituse külaliste nimekirja koostajaks ja vastutavaks halduriks.

Meediasuhete juhil tekkis mõte lisaülesandena pakkuda võimalust väliskommunikatsiooni jaoks artikkel kirjutada. Võtsin selle ülesande vastu ja tegin artikli valmis. See artikkel ei läinud avaldamisele sellisel kujul nagu mina selle kirjutasin, kuid sellest sai meediasuhete juht häid mõtteid edaspidiseks, mis ta enda jaoks salvestas ja usun, et ta kirjutab nende ideede najal ühe hea artikli.

 

Ettevõtte juubeli aasta kalendri tähtpäevad

Selleks ajaks, kui minu praktika oktoobri alguses algas, oli töötajate seas läbi viidud kalendritähtpäevade idee korje. Sisekommunikatsiooni juht oli palunud saata endale e-maili teel mõtteid, kuidas nimetada järgmisel aastal iga kuu viimast reedet. Lisaks tähtpäeva nimetusele võis sellega kaasas käia ka tore tegevus kolleegidega osakonna põhiselt. Need ideed saadeti mulle töö meiliaadressile ja minu ülesanne oli need esmalt koondada kahte tabelisse erinevate kriteeriumide alusel. Selle tulemusena oli eesmärk teada saada, kes kui palju ideid välja pakkus ja teha esmane ideepakkumiste sorteerimine kuupäevade alla. Tehtud eeltöö najal valis sisekommunikatsiooni juht iga kuupäeva jaoks 4 tähtpäeva nimetust, mille alusel sai koostatud küsitlus juba minu poolt. Kasutasin selleks Google Docs keskkonda, kus on võimalik hõlpsasti vajalikud andmed sisestada ja küsitlus veebipõhiselt kättesaadavaks teha vastajatele.

Küsitlusele vastas umbes 300 inimest ja tegin tulemustest kokkuvõtliku artikli, mis avaldati ettevõtte siseveebis siseuudisena.

Selle ülesande lahendamist alustasin väikese ebakindlusega, sest nägin, kui kaua võtab aega kokku korjatud ideede tabelitesse kandmine. Kuna ma ei olnud pikalt tabeli koostamisega Exceli programmis tegelenud, siis oli vaja mõned töövõtted kiiresti meelde tuletada ja käe sisse harjutada. Sellest vaeva nägemisest oli kasu, sest edaspidine tabelitega töötamine läks juba oluliselt ladusamalt.

Küsitluse koostamine oli minu jaoks esmakordne kogemus Google Docs keskkonnas. Seda ei olnud raske teha, kuid põnev oli näha enda jaoks uut keskkonda ja teada, et tehtud töö läheb reaalselt kasutusse. Selle teadmisega pingutasin, et võimalikult korrektselt saaks küsitlus koostatud. Juhendajal oli vaja muuta vaid paari lauset küsitluse alguses, kus ta sõnastas küsitlusele vastamise tähtaja pisut teisiti ja selgemalt.

Küsitlusest kokkuvõtte tegemine oli jõukohane ja põnev. Kokkuvõtliku artikli koostamine mulle meeldis.

 

Mission Completed AS Tervisenädal ettevõtte töötajatele

Tervisenädal toimus küll üle Eestiliselt nii, kuidas erinevad osakonnad seda tähistada otsustasid. Üks põnevamaid üle Eestilisi ettevõtmisi oli sammude lugemise võistlus, mille raames näiteks ühel saarel sammus tubli töömesilane ühe päevaga rekordilised 40 000 sammu. Neid rekordeid sammuti erinevates kategooriates teisigi.

Kuid mina asusin peakontori hoones ja seetõttu sain mina kaasa lüüa aktiivselt siiski oma majas läbiviidavate ürituste korraldamisel. Praktika teise nädala alguses korraldati Tervisenädala kiirkoosolek, kus ka mina osalesin. Korraldustiimiga sai jagatud ülesanded, millega keegi ettevalmistavalt tegeleb ja mida keegi Tervisenädala raames reaalselt enda kanda võtab. Minu ülesanneteks sai eelnevalt koostada tervise, toidu ja spordi teemalistest aforismidest või tsitaatidest loetelu, mida oleks võimalik üle peamaja erinevatesse koridoridesse, osakondadesse ja puhke ruumidesse laiali kleepida. Ka plakatite ja kuulutuste üles panemine oli minu ülesanne.

Tervisenädalal käisin erinevaid loenguid kuulamas ja tegin nendest Facebook LIVE ülekandeid, mis postitati ettevõtte töötajate jaoks mõeldud Facebook’i grupis Tervisenädala uudisvoos. Pildistasin ka töötubades toimuvat ja tegin postitused Facebook’is.

Tervisenädalal oli maja peal liikumist palju. Avati ka tervisesiserada, mille kasutamise populariseerimiseks korraldati terviseraja challenge. Selleks, et inimesed rohkem liiguksid suures majas ja ei istuks koosolekute ruumides paigal, sai välja pakutud idee koostöös juhendajaga, et inimesed teeksid oma 2-3 inimese koosolekud 10 minuti jooksul terviserajal liikudes ja võimalusel seda ka filmides, mille salvestus oli võimalik Facebook’i grupis avaldada. Sarnased koosolekud tõesti toimusid.

Tervisenädala raames oli mul vaja aktiivselt suhelda ennekõike silmast-silma ja e-maili teel oma kolleegidega. Esines olukordi, kus info ei saabunud minuni piisavalt kiiresti ja vastuse saamiseks oli vaja ise minna teise inimese juurde, kelle käest midagi küsitud sai. Saadud vastusest informeerisin vajadusel ka sisekommunikatsiooni juhti ja seejärel oli võimalik järgmiste tegevuste osas otsused vastu võtta.

Siseveebi analüüs

Siseveebi eesmärgiks on kättesaadavaks teha kogu ettevõtte sisene informatsioon. Sellele peaks ligi pääsema iga töötaja, kellele on loodud ettevõtte kasutajakonto mõne programmi või vähemalt e-maili kasutamiseks. Selle veebipõhise keskkonna kaudu pääsetakse ligi väga paljudele teistele veebipõhistele keskkondadele, mille ligipääsu lingid on tehtud hõlpsasti leitavaks. Ka mitmed dokumendihaldussüsteemid on sealt kaudu avatavad. Ligipääsuõigused peavad tööülesannetest tulenevalt vaid olemas olema. Kuna praegune siseveeb on üsna noor keskkond, siis pole veel jõutud seda lõpuni üles ehitada. Praegu on automatiseeritud funktsioonid loodud ja need ka töötavad. Kuid paljud lehed on kas poolikud, info puudub, on aegunud, lingile ei pääse ligi vms. Seetõttu tehti mulle ülesandeks läbi viia siseveebi testimine ja analüüs, et üles leida kõikvõimalikud vead ja teada saada, mis töötab ja toimib ning mis mitte.

Olles põgusalt tutvunud siseveebiga, mõtlesin enda jaoks välja sobiva süsteemse lähenemise, et kõik vajalik saaks üle vaadatud ja vead üles leitud. Vigade üles märkimisel kasutasin Exceli tabelit, kuhu esimesse veergu märkisin konkreetse vea lühidalt ja selgelt. Teise veergu märkisin vastava lehe haldaja-vastutaja nime, kelle poole on võimalik tulevikus pöörduda vea parandamise eesmärgiga. Kolmandasse veergu sai kopeeritud vastava lehekülje link, kust viga leiti.

Kõik siseveebi valdkonnapuu põhilehed ja nende alamlehed sai üle vaadatud. Konkreetsel lehel teksti sees olevad kõik lingid vaatasin ka üle, kas need töötavad ja viivad sinna, kuhu vaja. Selles osas esines vigu ja need sai ka tabelisse märgitud. Pisteliselt oli võimalik kontrollida, kas töötajate nimede lingid viivad nende andmete juurde. Enamasti see osa toimib päris hästi. Ühe nime leidsin, mille puhul link ei toiminud. Kontrollitud sai ka väga paljude failide ja kaustade avanemist. Tänu sellele tegevusele leidsin üles kaustad, kus failid puudusid või neid oli lisatud sinna liiga vähe. Arvestades asjaolu, et siseveeb on noor keskkond, siis on mõistetav, et jõudu mööda sinna informatsiooni lisamisega tegeletakse. Olen aru saanud, et osakondade arvutites kindlal kettal olev oluline informatsioon, failid jm soovitakse koondada siseveebi. Nägin, et põhjalikku eeltööd selle nimel on tehtud. Algus, näiteks kaustad erinevate osakondade jaoks ja lehekülgede põhjad on mitmel pool loodud. Nüüd jääb vaid oodata, millal leitakse aega, et sobiv informatsioon õiges kohas kättesaadavaks tehakse.

Olles ise kasutanud dokumendiotsingu funktsiooni pidin kahjuks pettuma, sest sellisel kujul nagu see praegu on, on väga raske spetsiifilist dokumenti üles leida. Tuleb kasutada sellist otsingustrateegiat, mis võimaldab kõik kaustad läbi vaadata ja siis ehk kogemata jääb see otsitav dokument silma. Kulutasin päris korralikult aega, et enda jaoks vajalik üles leida. Kogu analüüsi läbi viies saatis mind mõte, et kas ma ikka leiaks need dokumendid ja muu informatsiooni üles, kui ma midagi tööülesannetes tekkiva vajaduse tõttu otsima asuksin. Pidin tõdema, et see osutuks keeruliseks ja aeganõudvaks.

Praegune siseveeb on üles ehitatud nii, et kindla valdkonna alla on koondatud suures osas kogu seda valdkonda puudutavate osakondade informatsioon. Osakondade lehed on alamlehed, millel on leitavad olulisemad töötajate nimed, osakonda puudutav info ja dokumendid. Keeruliseks muudab siseveebi kasutamise linkimise süsteem. Küll suunatakse mitmete erinevate kohtade pealt lingi abil täiendava info juurde. Veel dubleeritakse mitmekordselt dokumentide haldamist. Iga valdkonna lehel on dokumendid kättesaadavad eraldi, siis on dokumentide elektrooniline arhiiv olemas, kust asjad on leitavad ja lisaks on veel keeruline dokumentide otsingu süsteem, kuhu ei oskagi märksõnu sisestada, mille alusel otsida. Jääb mulje, et otsingu jaoks tuleb kõikvõimalikud kaustade nimetused otsingusse panna, et avada ja vaadata kaustade sisu.

Kokkuvõtteks, siseveebi testimise ja analüüsi tulemusena leidsin umbes 100 viga, millega on võimalik tulevikus edasi tegeleda.

Kokkuvõte

Kõik sooritatud ülesanded on otseselt seotud infojuhtimisega. Tänapäevases ettevõttes ja ärikeskkonnas on informatsioonil ja infojuhtimisel kõige tähtsam roll teiste ressursside kõrval. Teised ressursid, milleks on rahalised vahendid, hooned, tehnoloogia ja inimesed ei saa olla eraldiseisvad. Informatsiooni abil pannakse toimima Mission Completed AS-i näite varal ettevõtte kõikvõimalikud protsessid. Ettevõtted teevad koostööd, et klient saaks parima klienditeeninduse ja ostukogemuse osaliseks. Selleks, et ettevõte saaks oma teenuseid pakkuda peavad omavahel suhtlema väga suur hulk inimesi, kes on koondunud erinevatesse osakondadesse. Igal osakonnal on oma ülesanded, kuid ühine eesmärk on pakkuda kliendile kvaliteetset teenust.

Mina nägin, kogesin ja avastasin Mission Completed AS-i viie nädala jooksul enda jaoks uue nurga alt. Nägin, kuidas Kommunikatsiooniosakond korraldab infoliikumist ja infojuhtimist ettevõttesiseselt erinevate kanalite kaudu, kuidas olulised uudised avalikustab meediasuhete juht ja kuidas lahendab põletavaid probleeme kommunikatsioonijuht. Alguses käis mu peast läbi mõte, kas need tegevused, mida ma teen, on ikka infojuhtimine. Minu juhendaja rahustas mind ja ütles, et teen tausta ülesandeid, mille abil juhitaksegi olulist informatsiooni ettevõtte sees. Ma mõistan, et olen saanud väga väärtusliku kogemuse, sest nii nagu kõik suured asjad saavad alguse väikestest asjadest, saab erinevaid informatsiooniga seotud ülesandeid täites rääkida erinevatest infojuhtimise tasanditest. Olen unistanud Eestis ühe suurettevõtte infojuhtimise süsteemile ligipääsust ja selle avastamisest. Siinkohal võib öelda, et see unistus on täitunud.