TEADMUSJUHI MEESKONNA VASTUTUS, ROLL, ÜLESANDED JA KOOSTÖÖ VÕTMEISIKUTEGA

 

Teadmusjuhi ja teadmusspetsialisti roll, ülesanded ja koostöö

Varasemalt kirjutatud teadmusbaasi raamatus oli juttu teadmusjuhist ja tema meeskonnast, erinevatest ülesannetest ning kuidas nad omavahel tööd teevad. Käesolevas raamatus kirjutatakse konkreetsemalt ja pikemalt erinevatest rollidest, kes aitavad kaasa teadmusbaasi valmimisel ning sellega ka hiljem edasi tegutsevad. On teada, et teadmusjuhtimises olevad erinevad astmed vajavad erinevate kohustuste täitmist, mis sõltuvad organisatsiooni suurusest. Mõned rollid tohib kombineerida, kuid kohustuste sisu peab jääma samaks (Micro Focus, 2018).

Kõige olulisem roll on teadmusbaasi loomise juures ja sellega tegelemisel teadmusjuhil. Sellest oli juttu ka teadmusbaasi raamatus. Teadmusjuht peab vastutama ettevõtte teadmiste vara reklaamimise ja kasutamise eest. Lisaks sellele töötab teadmusjuht ettevõtte sees ning väljas erinevate klientide, huvirühmade kui ka teadmusbaasi oma töötajatega. Milline on see õige teadmusjuht ja mis on tema põhilised ülesanded? Teadmusjuht on alati vastutustundlik, motiveeritud suhtleja ning heade analüütiliste oskustega. Kuna teadmusjuhid on need, kes osalevad enamasti koosolekutel, siis teevad nad tihedat koostööd meeskonna ja erinevate ettevõtte partneritega. Teadmusjuhi peamiseks ülesandeks on teadmiste haldamine, kuhu on kaasatud meeskond kui ka erinevad partnerid, kellega koostööd tehakse. Teadmusjuhi kohustus on luua ka ühtsuse tunnet terves organisatsioonis, viia ellu uusi ideid. Lisaks sellele paneb ta paika ka erinevad tegevuskavad ja teeb kõik selleks, et organisatsioon oleks tugev ja ühtne. (Great Sample Resume, n.d) Muidugi on teadmusjuhi ülesandeks ka erinevatele probleemidele ja muredele lahenduste leidmine, et need saaks kiirelt ületatud, peale selle juhib ja julgustab ta meeskonda rohkem eesmärke saavutama ning oma ideid jagama (Zippia, 2020).

Olenemata teadmusjuhi olulisusest ei ole tema roll ainuke, mis on terve organisatsiooni teadmusbaasis vajalik.  Lisaks teadmusjuhile on oluline roll ka paljudel teistel. Näiteks aitab teadmusbaasi loomisel kaasa teadmusspetsialist. Teadmusspetsialisti tööülesanded on väga erinevad, sest sõltuvad tööandjast ja tööhõivevaldkonnast. Tavaliselt on nende kohustused seotud tehnilise toe materjalide pakkumisega töötajatele. Selleks, et olla hea spetsialist või selleks saada, tuleb kursis olla teabega, mida hallatakse. Enamasti on oluline, et oleks olemas eelnev töökogemus kui ka sertifikaat antud ametialal. Muidugi võib kogemuste pagasis olla ka mõni edukalt läbitud praktika, mis on tehtud sarnasel positsioonil, kuid ka haldusassistendi ametialal töötamine tuleb kasuks. Tavaliselt on nende kohustused seotud materjalide pakkumisega töötajatele, juhenditeabe ja ekspertide teadmiste kogumisega ning selle struktureeritud digitaalse või kirjaliku materjali muutmisega, mida töötajad saavad kasutada õppevahendina. Lisaks võivad nad välja töötada programme ja töötubasid praktikantidele ja uutele töötajatele, töötada välja strateegiad tööjõu optimaalseks toimimiseks ja kooskõlastada osakonna juhatajatega töötajate vajaduste väljaselgitamiseks. (Zippia, 2020)

Teadmiste kaasautor, kirjastaja, administraator

Lisaks neile kahele on olemas nii teadmiste kaasautor kui ka kirjastaja, kelle ülesanded ei erine üksteisest väga palju. Võib öelda, et on üsnagi sarnased. Kaasautor vastutab enamasti teadmiste dokumenteerimise ja salvestamise eest. Tema peamisteks kohustusteks on luua teatud arv teadmusüksusi, esitada erinevaid teadmisi, kommenteerida olemasolevaid teadmusbaase, uuendada ja lisada artikleid ning määrata ära iga artikli sihtrühmad. Seevastu teadmiste kirjastajad on autorid, kes tunnevad teadmusbaasi ja sellega seonduvaid standardeid, kuid loovad sellegipoolest pigem väliseid artikleid. Kirjastaja ülesandeks on täita kõiki kohustusi, mida täidab teadmiste kaasautor. Ta avaldab, eemaldab ja värskendab artikleid erinevates portaalides, määrab süsteemis uusi reegleid, mida kasutatakse hiljem sihtrühmade määramisel. Siinjuures tuleb mainida, et kaasautoritel on omavoliliselt õigus luua ja/või kinnitada erinevates toote valdkondades teadmiste artikleid, ilma et neid oleks keegi üle kontrollinud. (Servicenow, 2018; Micro Focus, 2018)

Teadmiste administraator on kasutaja, kes võimaldab kasutajal täita kõiki teadmushaldussüsteemi hooldamisega seotud haldusülesandeid. Teadmiste administraator täidab enamasti ülesandeid, milleks on profiilide ja keskkondade muutmine, kategooriate ja dokumentide haldamine, dokumentides kajastatud teadmiste haldamine, teadmusbaaside haldamine ja otsingutulemuste kohandamine ja seadistamine. (Micro Focus, 2018) Lisaks neile kolmele on olemas veel mitmeid erinevaid ametialasid, mida teadmusbaasis leidub. Näiteks on üheks teadmusjuhiga sarnaseks ametikohaks teadmiste halduri ametikoht. Teadmiste haldur oskab ennast kehtestada kui on vaja, kuid sellegipoolest hoiab ta tagaplaanile ja teab täpselt, millal sekkuda. Kuna teadmiste haldur on enamasti poolekohaga töö, siis tema peamisteks ülesanneteks on coaching  ehk erinevate sõnumite levitamine või õpetamine ning probleemide lahendamine; ülevaatamine sisaldab sisu kontrollimist ning selle heaks kiitmist, kui teistel puudub selleks aeg; maaklerluse all mõeldakse seda, kui teadmiste haldur on kontaktisik teistele osakondadele ning pakub välja erinevaid ideid, kui soovitakse midagi muuta. (Yelsky, n.d)

Teadmiste vahendaja ja haldaja

Teadmiste vahendaja kui ka haldaja ülesanded on lugedes ja korra peale vaadates sarnased, kuid sellegi poolest ei saa neid panna ühe alla. Oma erinevustest lähtuvalt suudavad ja peavad nad omavahel koostööd tegema kui ka töötama koos teiste teadmusbaasi loojatega. Teadmiste vahendaja on inimene, kes teab, kust leida erinevaid teadmisi, et pakkuda neid inimestele, kes neid vajavad; haldaja seevastu vastutab teadmiste ajakohastamise ja erinevate oluliste teadmiste salvestamise eest organisatsiooni mällu (Hajric, 2015).

Teadmiste vahendaja (knowledge broker/navigator) võib olla nii terve organisatsioon kui ka üksikisik, kelle eesmärgiks on arendada erinevaid suhteid ja võrgustikke teadmiste loojate ja kasutajate vahel, pakkudes neile eri seoseid, allikaid ja teadmisi oma organisatsiooni võrgustikele. Tuleb mainida, et vahendajate ülesanded võivad olla erinevad, sest kõik oleneb sellest, millises sektoris ta juhuslikult töötab, aga põhiülesandeks on ja jääb teadmiste jagamine erinevate sihtrühmade vahel, kuhu võivad kuuluda ka teadlased, poliitikud kui ka praktikandid. (Knowledge broker, 2021) Teadmuse haldaja (knowledge steward) on teadmiste ressursside hoidja, kes tagab enamasti teadmiste nõuetekohase haldamise ja ajakohastamise (Skyrme, 2011).

Teadmusjuhi ülejäänud meeskond

Analüütiku rolli kohta leidub Devex töökuulutuste portaali lehel, et teadmiste analüütiku põhiülesandeks on erinevate üksuste ja meeskondade toetamine ja sidemete loomine. Tema vastutusel on ka aidata teadmusjuhil juhtida, suunata ja kontrollida erinevaid tehnilisi tegevusi, mis on seotud erinevate süsteemide ja tööriistadega. Enamasti peetakse oluliseks, et analüütikul oleks vähemalt bakalaureusekraad või 3-5 aastane kogemus antud erialal, peab olema osav erinevates tehnoloogiatega seotud programmides, omab kriitilist mõtlemist, on olemas suurepärane kuulamisoskus, kirjalik ja suuline väljendusoskus, osava abistaja, hea koostöövõime ja projektijuhtimise oskused. Peamisteks ülesanneteks, mida võib analüütiku alla paigutada on koolituste pakkumine, analüüsimine, tegelemine sihtrühmadega, vajaliku dokumentatsiooni loomine ja erinevate teadmiste väljatöötamisel osalemine. (Abt Associates, 2015)

Lisaks analüütikule leidub teadmusjuhi meeskonnas ka teadmuse insener, kes tegeleb enamasti teadmuse ehitamisega (Knowledge engineer, 2020). Selleks, et saada asendamatuks teadmuse inseneriks on vaja sobivat haridust ja kogemusi. Kuna tegemist ei ole ainult tehnoloogia valdkonnaga tuleb osata end ka suuliselt ja kirjalikult väljendada. Samamoodi nagu analüütiku puhul on inseneri puhul vaja vähemalt bakalaureusekraadi. (Woods, n.d) Teadmuse süsteemiinsenerid ja teadmuse insenerid on kui vennad, aga sellegi poolest leidub nendelgi erinevusi. Süsteemiinsenerid tegelevad erinevate süsteemidega, näiteks pakuvad klientidele erinevaid kaupu ja teenuseid. Nende peamiseks ülesandeks on pakkuda positiivset kasutajakogemust ja püsida konkurentsis, tehes koostööd teiste meeskonnaliikmetega. Süsteemiinseneri tööülesanded sõltuvad sellest, millises ettevõttes ja süsteemis nad töötavad. Enamasti on tööülesanneteks kontrollimine, vastuvõtmine ning uuendamine. (Pickett, 2019)

Kuna teadmusjuhi meeskond võib olla ettevõttest või organisatsioonist sõltuv, siis on meeskonnaliikmeid alati erinev arv. Eespool välja toodud on põhilisemad, kes on olemas igas teadmusjuhi meeskonnas ja kes suudavad omavahel koostööd teha. Olenemata erinevustest leidub igal rollil sarnasusi, kuid mida rohkem erinevusi, seda rohkem nad üksteist täiustavad. Kõige olulisemat rolli mängib meeskonnas teadmusjuht, kellele järgnevad spetsialist, kaasautor, kirjastaja kui ka administraator. Neile lisaks on meeskonnas alati olemas teadmiste haldaja ja vahendaja. Veelkord öeldes, mida suurem on ettevõte või organisatsioon, seda suurem on meeskond, kellega koostööd tehakse ning oma valdkondade eest vastutatakse.

Teadmusjuhi meeskonna toetus organisatsiooni võtmeisikute eesmärkide saavutamisel. Näited

Igal ettevõttel ja/või organisatsioonil on omad juhid, kellel on suur või väike meeskond, kes toetavad teisi. Lisaks teadmusbaasi haldajatele leidub teadmusjuhi meeskondi erinevates tehnoloogiaettevõtetes, kus kombineeritakse erinevaid erialasid. Olemas on ka projekti meeskond, kes luuakse kindlal eesmärgil ning kindlaks ajaks – kõige enam on projekti meeskonna liikmed osavad teatud erialadel, millega saavad nad teisi projektis osalejaid aidata, näiteks tarkvaraarendus. Funktsionaalsed meeskonnad ja nende toetus on kasulikud eriti tervishoiuteenuseid pakutavates organisatsioonides, aga ka turunduses ja inseneriteaduses. Virtuaalsed meeskonnad loovad end ise, kui tegemist on näiteks ettevõtetega, kus töötajad on üksteisest eemal, kuid toetavad teineteist eesmärkide saavutamisel, jagades informatsiooni, oma ideid jms, näiteks koolid. (Lumen, n.d)

KASUTATUD ALLIKAD

Abt Associates. (2015). Knowledge Management Business Analyst. Job description. Devex. https://www.devex.com/jobs/knowledge-management-business-analyst-380816

Bloom, L. (2018). The Role of the Communication Department in an Organization. Bizfluent. https://bizfluent.com/info-8673875-role-communication-department-organization.html

Bureau of Labor Statistics. (2021). Occupational Outlook Handbook. Public Relations and Fundraising Managers. https://www.bls.gov/ooh/management/public-realtions-managers.htm#tab-2

Duggan, T. (2019). Examples of External Communications in the Workplace. Chorn. https://smallbusiness.chron.com/responsibilities-marketing-department-69931.html

Ettevõtluse Arendamise Sihtasutus. (2019). Protsessihaldur. CV.ee https://www.cv.ee/et/vacancy/31208/ettevotluse-arendamise-sihtasutus/protsessihaldur?

Eesti Rahvusringhääling. (2019). Dokumendihalduse spetsialist. CV.ee https://www.cv.ee/et/vacancy/30979/eesti-rahvusringhaaling/dokumendihalduse-spetsialist

Euro Work OÜ. (2021). Merepersonali assistent. CVKeskus.ee https://www.cvkeskus.ee/merepersonali-assistent-tallinnas-euro-work-ou-720947

Getreskilled. (n.d). What is a Documentation Specialist? Pharma blog. https://www.getreskilled.com/what-is-a-documentation-specialist/

Great Sample Resume. (n.d). Knowledge Manager Job Description. https://www.greatsampleresume.com/jobdescription/examples/administrative/knowledge-manager

Greenberg, A. (2014). The Complete List of Human Resources Job Titles and Descriptions. Contractrecruiter. https://www.contractrecruiter.com/human-resources-job-descriptions/

Hajric, E. (2015). Knowledge Management Positions and Roles. Knowledge Management Tools. https://www.knowledge-management-tools.net/roles.php

Helling, B. (2020). Press & Media Relations Officer. Responsibilities. https://www.myjobsearch.com/careers/press-media-relations-officer/

IAM. (n.d). Administrative Management. https://instam.org/administrative-management

Igrafx. (n.d). Why Business Process Management? Innovate and Transform Your Business. https://cdn2.hubspot.net/hubfs/3439270/Articles/Why-Business-Process-Management.pdf

Indeed Editorial Team. (2021). How To Become a Successful Document Specialist. https://www.indeed.com/career-advice/finding-a-job/how-to-become-document-specialist

JobHero. (n.d). Process Manager Job Description. Process Manager Duties and Responsibilities. https://www.jobhero.com/job-description/examples/production/process-manager

Khan, H. (20. aprill 2021). How to Hire for Internal Communications: Internal Communications Manager Job Description. Simpplr blog. https://www.simpplr.com/blog/2021/hire-internal-communication-manager-job-description/

Knowledge engineer. (30. juuli 2020). https://en.wikipedia.org/wiki/Knowledge_engineer

Knowledge broker. (29. mai 2021). https://en.wikipedia.org/wiki/Knowledge_broker

Lucid Content Team. (n.d). What Does HR Actually Do? 11 Key Responsibilities. https://www.lucidchart.com/blog/what-does-hr-do

Lumen. (n.d). Defining Teams and Teamwork. Boundless Management. https://courses.lumenlearning.com/boundless-management/chapter/defining-teams-and-teamwork/

Micro Focus. (19. september 2018). Knowledge Management roles and permissions. https://docs.microfocus.com/ITSMA/2018.02/NG/SM_X/Content/1500_KnowledgeManagement/kmRoles.htm

Micro Focus. (19. september 2018). Knowledge Administrator role. https://docs.microfocus.com/SM/9.60/Hybrid/Content/knowledgemgmt/concepts/knowledgebase_administrator_role.htm

Mishra, P. (2014). Effective Role Of Administration In An Organization. Linkedin. https://www.linkedin.com/pulse/20140714095925-34031211-effective-role-of-administration-in-an-organization

NQA. (6. juuli 2017). Who is the process owner? NQA blog. https://www.nqa.com/en-me/resources/blog/july-2017/process-owner

PMU. (n.d). Functions of Public Relations. https://www.pmu.edu.sa/about/functions_pr

Prickett, P. (2019). What Does a Systems Engineer Do? The Balance Careers. https://www.thebalancecareers.com/tech-career-profile-systems-engineer-2071298

RMIT. (2021). Linux süsteemiadministraator. CVKeskus.ee. https://www.cvkeskus.ee/linux-susteemiadministraator-eestis-rmit-722755

Root III, G.N. (2019). The Importance of Communication Between Different Departments in an Organization. Chorn. https://smallbusiness.chron.com/problems-within-organizational-structure-3828.html

Servicenow. (26. juuli 2018). Knowledge Management roles. https://docs.servicenow.com/bundle/quebec-servicenow-platform/page/product/knowledge-management/reference/r_KnowledgeRoles.html

Skyrme, D. (19. märts 2011). Organizing for Knowledge Management. http://www.skyrme.com/kmroadmap/roles.htm#skills

TargetJobs. (n.d). Public relations (pr) officer: job description. https://targetjobs.co.uk/careers-advice/job-descriptions/278247-public-relations-pr-officer-job-description#skills

TargetJobs. (n.d). Secretary: job description. https://targetjobs.co.uk/careers-advice/job-descriptions/278955-secretary-job-description

TEHIK. (2020). Väliskommunikatsiooni juht. CV.ee https://cv.ee/et/vacancy/14076/tervise-ja-heaolu-infosusteemide-keskus/services

Zippia (a). (2. oktoober 2020). Administrative support. Overview. https://www.zippia.com/administrative-support-jobs/

Zippia (b). (2. oktoober 2020). Document manager. Overview. https://www.zippia.com/document-manager-jobs/

Zippia (e). (18. august 2021). Media relations manager. Overview. https://www.zippia.com/media-relations-manager-jobs/

Zippia (d). (2. oktoober 2020). What does a knowledge manager do? Knowledge manager what they do. https://www.zippia.com/knowledge-manager-jobs/what-does-a-knowledge-manager-do/

Zippia (e). (2. oktoober 2020). What does a knowledge management specialist do? Knowledge management specialist what they do. https://www.zippia.com/knowledge-management-specialist-jobs/what-does-a-knowledge-management-specialist-do/

Vollanova University. (2020). Key Business Process Management (BPM) Skills and Organizational Roles. https://www.villanovau.com/resources/bpm/business-process-management-skills-roles/

Woods, P. (n.d). How do I Become a Knowledge Engineer? Wisegeek. https://www.wise-geek.com/how-do-i-become-a-knowledge-engineer.htm

Yelsky, S. (n.d). What Makes a Good Knowledge Champion and Why You Need One. Upland blog. https://uplandsoftware.com/rightanswers/resources/blog/makes-good-knowledge-champion-need-one/