Dokumendihaldussüsteem kui ettevõtte mälu oluline osa

Dokumendihaldus on standardis EVS-ISO 15489-1:2004 defineeritud kui halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjega, sh organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamise ning dokumentide alalhoidmisega (Anniko et al 2012, lk 5).

Efektiivne dokumendihaldus kindlustab selle, et dokumendid on kättesaadavad kasutamiseks siis, kui on vaja ning tagatakse privaatsus, konfidentsiaalsus ja üleliigsed dokumendid vajadusel hävitatakse. Dokumendil on alati mingi väärtus, mis on dokumendi säilitamise peamiseks põhjuseks. Dokumentide hea haldamine eeldab, et organisatsioonis teatakse selgesti, milliseid dokumente ja kui kaua peab alal hoidma. See kehtib kõigi dokumentide kohta, olenemata sellest, kas tegu on paber või digitaaldokumentide, teksti-, pildi- või muud tüüpi dokumentidega (Anniko et al 2012, lk 6).

Dokumendisüsteem kujuneb informatsiooni allikaks organisatsiooni tegevuse kohta, mis suudab toetada organisatsiooni järgnevat tegevust ja otsuseid ning tagada tema aruandlusvõime nii praeguste kui tulevaste huvirühmade ees (Anniko et al 2012, lk 6).

Sibola (2002) toob oma magistritöös välja, et algselt tähendas elektrooniline dokumendihaldus rakendust, mis asendas hierarhilist failide/kataloogide süsteemi ning pakkus lihtsat dokumentide lukustamist, versiooni- ning dokumendi atribuutide haldust. Neid programme nimetatakse nüüd „traditsioonilisteks” dokumendihaldussüsteemideks. Mida aeg edasi, seda rohkem võimalusi lisati süsteemi, näiteks grupitöö ja töövoogude toetamine ning väljundi haldamine. Nii muutus „traditsiooniline” dokumendihaldus praeguses mõistes „dokumendihalduseks kitsamas tähenduses”, mis sisaldab:

- traditsioonilist dokumendihaldust;

- dokumentide graafilist kujutamist;

- elektroonilist arhiivindust ja „record”-dokumentide haldust;

- E-vorme;

- väljundi haldust;

- skaneerimist;

- grupitöö ja töövoogude toetamist;

- Interneti ja Intraneti võimaluste kasutamist;

- jm (Sibola 2002, lk 22-23).

Areng pole loomulikult peatunud, praegu saab dokumendihaldusesse lisada järgmised teemad:

- multimeedia andmebaasid;

- dokumentide andmelaod;

- teadmuse haldus;

- jpm (Sibola 2002, lk 23).

Sibola toob ka välja, et dokumente leidub igas ettevõttes ja seda mitte ainult paberkujul kuskil kapis tolmu kogumas: avaldused, protokollid, aruanded, videod firma omaniku kõnedest, isegi fotod sünnipäevadest. Mida vanem organisatsioon, seda rohkem dokumente ning vajadus nende haldamiseks kasvab. Kui iga töötaja vastutab ise oma dokumentide ja elektronposti eest, võib juhtuda, et koos inimeste töölt lahkumisega lahkub ka firma „mälu” - kogemused, sidemed, väljakujunenud struktuur, stiil jms. Selle vältimiseks tuleb firmas rakendada dokumendihalduse süsteem ning jälgida, et selle reeglitest ka kinni peetaks. Dokumendihaldus võimaldab organisatsioonil:

- toetada ja põhjendada programmide vastuvõtmist ja otsuste formeerimist;

- olla vastavuses seaduste ja teiste õigusaktidega kehtestatud nõuetele;

- kaitsta enda ja samuti oma töötajate ning klientide huvisid;

- toetada ja arendada organisatsiooni töö tulemuslikkust;

- kaitsta ennast kohtuvaidluste ja uurimiste korral ning teistel sarnastel juhtudel tänu võimalusele pakkuda täpseid andmeid organisatoorsete toimetuste kohta;

- toetada ja pakkuda tõendusmaterjali organisatoorsetes küsimustes ja otsustamisprotsessis vastu võetud otsuste tulenemise kohta;

- dokumenteerida oma toimetusi, otsuseid ja saavutusi;

- juurdepääsu täpsele ja terviklikule informatsioonile ning seeläbi parandada oma majandusliku tegevuse ratsionaalsust ja tulemuslikkust;

- vältida ebaotstarbekaid kulusid dokumentide säilitamisele;

- kindlustada protsesside jätkuvus;

- toetada uurimisprogramme (Sibola 2002, lk 23-24).

Anniko ja tema kaasautorid kirjutavad, et elektroonilise dokumendihaldussüsteemi eesmärgiks on organisatsiooni dokumentatsiooni digitaliseerimine ja dokumentide edastamine tööprotsessides digitaalsel kujul. Hästi planeeritud tööprotsessid, omavaheline pidev koostöö, info ja teadmiste vahetamine ning tehnoloogiate kasutamine on olulised organisatsiooni efektiivsuse saavutamisel. Infoühiskonna üks võtmeküsimusi on organisatsioonide ja infosüsteemide koosvõime, mille saavutamise üheks eelduseks võib pidada läbimõeldult toimivat elektroonilist dokumendihaldust. Koosvõime on infosüsteemide ja selle poolt toetavate tegevusprotsesside võime vahetada andmeid ja ühiselt kasutada informatsiooni ja teadmisi. Koosvõime dokumendihalduses on nii infosüsteemide kui organisatsioonide võime luua, kasutada ja vahetada informatsiooni (dokumente), mis on kõigi jaoks ühetähenduslikud ning võimalikult suurel määral masinloetavad (Anniko et al 2012, lk 8-9).

Anniko ja tema kaasautorid toovad välja, et töökeskkonna loomisel on oluline jälgida selle kasutajakesksust ja funktsionaalsust. Virtuaalne töökeskkond sisaldab erinevaid tööriistu ja keskkondi, mida kasutatakse füüsilisel töökohal nii individuaalsete töötajate, gruppide kui ka kogu organisatsiooni poolt. Internet ja Intranet võimaldavad suhtlemiseks, koostööks ja teabe otsimiseks tööriistu nagu e-mail, grupikalendrid, dokumendihaldus, samuti võimalusi audio- ja videokonverentside läbiviimiseks. Lisaks sisalduvad seal koostööl põhinevad töökeskkonnad nagu mitmesugused grupitöö vahendid ja kombinatsioonis sotsiaalmeediaga, mis võimaldavad väga mitmete inimeste koostööd samaaegselt (Anniko et al 2012, lk 9).

Anniko ja tema kaasautorid kirjutavad, et projektide haldustarkvara aitab projektimeeskonnal planeerida ja hallata projekte. Projektide haldustarkvara eesmärgiks on maksimaalselt rakendada erinevaid projektijuhtimise meetodeid, kulutades minimaalselt aega projekti planeerimisele, ajastamisele, monitoorimisele ja kontrollimisele. Olulisena võib välja tuua, et projektide haldustarkvara sisaldaks ka koostööks ja kommunikatsiooniks vajalikku tarkvara ning projekti dokumentatsiooni haldamise võimalust. Projektitöös kasutatav dokumendihaldustarkvara võimaldab eelistatult hallata dokumente nii, et kaugtöötajad, kolleegid või ka kliendid kontoris saavad koos luua ja muuta dokumente ning on võimaldatud ligipääs kõige värskematele versioonimuudatustele (Anniko et al 2012, lk 9).

Anniko ja tema kaasautorid toovad välja, et seoses kiirete muutuste ja arvutite leviku ning paber- kui ka elektrooniliste dokumentide loomise suure kasvuga on kujunenud olukord, mis on soodne standardiseerimisele ka dokumendihalduse valdkonnas. Teavikute transformatsioon paberist digitaalseks ja üha suurenev IT kasutamine informatsiooni töötlemisel on tekitanud üha suureneva vajaduse paremini koolitatud ja professionaalsemal tasemel elektroonilist dokumendihaldust valdavate spetsialistide järele (Anniko et al 2012, lk 9-10).

Kasutatud allikad

Anniko, M., Lilleste, A., Linde, M., Mardo, M., Puust, M., Themas, E. (2012). Dokumentide juhtimine, info jagamine ja haldus (referaat). Loetud aadressil: http://pc.ut.ee/~ttamb/ikt/projekt/tarkvara/DokHaldus.pdf (27.02.2019).

Sibola, M. (2002). Elektrooniline dokumendihaldus (magistritöö). Loetud aadressil: http://www.sibola.ee/fail/2011/03/Merle-Magistritoo.pdf (27.02.2019).