neljapäev, 12. august 2021

Milline infoliikumise kuldreegel on Sinu töökohal märkamata jäänud?



Infoliikumine ettevõttes juhi ja meeskonnaliikmete ning teiste struktuuriüksuste vahel.

Info on kujunenud ressursiks, mille abil toimivad kaasaegsed organisatsioonid. Info on see, mis paneb organisatsiooni justkui elama. See on selline ressurss, mis saab eksisteerida väljaspool inimest ja sealjuures ka väljaspool organisatsiooni, kuid info on väärtusetu, kui inimesed selle abil midagi kasulikku ei tee või uut väärtust ei loo.

Tänapäevasest organisatsioonist rääkides pean silmas infoküllases keskkonnas tegutsevaid organisatsioone ja ettevõtteid. Organisatsioon on laiem ja üldisem mõiste, kuid käesoleva teksti kirjutamisel keskendun ettevõtetele ja nende infoküllasele töökeskkonnale, mille najal on hea tuua esile sobivaid näiteid ja anda ka mõned soovitused.



Kelle käes on info, omab suuremat võimu – on see tõesti nii?

Organisatsiooni sees on info loojateks ja info kasutajateks inimesed. Nad täidavad erinevatel positsioonidel oma ülesandeid selliselt, mis loob süsteemse ja sujuva eesmärkide poole liikumise, mille organisatsiooni juhtkond on selle organisatsiooni jaoks seadnud. Igal ametikohal töötav inimene omab ka teatavat võimu, mille abil ta saab mõjutada oma töö tulemusi ning millest sõltub ka suuremate eesmärkideni jõudmine. Inimeste töövõimel on siiski ka teatavad piirid ja seetõttu on mõistlik hoida töökoormus selline, mis võimaldab pikalt ja stabiilselt töötada ilma läbipõlemise ohuta. Loomulikult võib ette tulla pingelisemaid tööpäevi või suurema töökoormusega perioode, kuid enamasti on need lühiajalised. Võib öelda, et organisatsioon jaotab võimu oma töötajate vahel ära, et saavutada kiiremini ja efektiivsemalt seatud eesmärgid.

Võimu võib tõlgendada mitmeti ja seda sõna saab kasutada erinevates kontekstides, kuid käesolevas tekstis räägin võimust, mille nö kütuseks on info. Kontoris arvuti taga istuv inimene võib pealtnäha olla rahulik ja vaikne töötaja, kes läbi mõõgavõitluse oma võimu ei teosta, kuid siin muutub asi põnevaks hoopis selle nurga alt vaadates, et ega me ju ei tea ega näe, mis toimub selle töötaja peas. Arvutiekraani kaudu jõuab tema mõtetesse palju informatsiooni, mida ta töötleb ja ümber mõtestab ning mille abil ta annab mitmeid fakte omavahel põimides ja loogiliselt kokku sobitades nendele faktidele hoopis uue kuju ja uue väärtuse. Nüüd on selle uue väärtuse abil võimalik midagi head oma ettevõttes ära teha. See aitab täita mingit kindlat tööülesannet või lahendada hetkel laual oleva probleemi. Samalaadsete probleemide pikemaajaliseks lahendamiseks kujundatakse lausa tööprotsessid, mis fikseeritakse kirjalikul kujul ja millest luuakse juhendid täpse kirjeldusega, kuidas midagi tuleb teha, et lahendada probleem või jõuda soovitud eesmärgi täitmiseni. Selline tööprotsessi kirjelduste kirjalikul kujul fikseerimine loob ettevõtte jaoks suuremat sõltumatust sellest kindlast indiviidist, kes parasjagu ametikohal on, sest inimesed ei püsi lõputult samal positsioonil. Varem või hiljem jõuab ikka kätte aeg, kui töötaja liigub teisele ametikohale samas ettevõttes või hoopis lahkub, et minna mujale tööle või vanaduspõlve nautima. Ettevõte saab sellisteks olukordadeks varakult valmistuda vaid selliselt, et kirjeldab vajalikud tööprotsessid ja tööülesannete täitmise sammud kirjalike juhendite abil, mis on suureks toeks uutele töötajatele, kes ametikoha üle võtavad. Läbi sellise kirjalikul kujul info talletamise saavutab ettevõte suurema võimu ja sõltumatuse. Kirjalikul kujul info talletamine on üks asi, kuid siinjuures on töötajate käe sees olevate oskuste ja peas asuvate teadmiste kättesaamine mõnevõrra keerulisem teema, mille puhul samuti tuleb mängu võimu omamine. Osates või teades midagi, mida teised ei oska või ei tea, saab inimene enda kätte võimu, mida õigesti kasutades saab enda huvides ära kasutada. Näiteks saab tööülesandeid paremini ja efektiivsemal moel sooritada, mis toob lisaboonused või aitab kaasa paremale positsioonile saamisel, kus on võimalik suuremat palganumbrit enda kontole teenida. Nende spetsiifiliste teadmiste ja oskuste kirjalikul kujul väljendamine tähendab enamasti töötaja jaoks justkui võimu käest ära andmist või selle võimu üle andmist ettevõttele, mis võib selle teadmusega edaspidi endale sobival moel ringi käia. Selliste hoiakute ja väärarusaamade vältimise nimel on vaja teha selgitustööd töötajate hulgas, et maandada tekkivaid riske ja võimalikke keeldumisi sellises teadmuse talletamise protsessis osalemisel.

Saab öelda küll, et kelle käes on informatsioon ja teave, siis tal on ka suurem võim, mida enda ja ettevõtte huvides ära kasutada. Mida rohkem inimene teab olulisi fakte mingist probleem situatsioonist, kus ilmselgelt on vaja tegutseda parimal viisil, et see olukord lahendatud saaks, seda suurema tõenäosusega on võimalik vastu võtta otsused, mille tegemisel on arvesse võetud kogu infot ja fakte, mis selle probleem situatsiooniga seonduvad ja seda teadlikumad ning paremad otsused ja lahendused saavad sündida, mida reaalselt rakendama hakatakse. Õige ja adekvaatse informatsiooni najal tehtud otsused saavad viia efektiivsemate protsesside töösse rakendamiseni, mis omakorda aitab vähendada erinevate strateegiate katsetamise arvu ja jõuda vähema ajaga ning kiiremini soovitud eesmärgini.


Edasi saab lugeda InfiBird'i e-poes müügil olevast e-raamatust. Tule tutvu e-poes kättesaadavate e-raamatutega siin:

https://teadmusbaas.infibird.ee/failid/pood/

Kommentaare ei ole: