PROBLEEMI LAHENDAMISPLAAN JA KUIDAS SEDA TEHA? KAS TEADMUSTÖÖTAJA KAARDISTAB INFOGA SEOTUD PROBLEEMID?

Eelnevalt oli juttu sellest, kuidas teadmustöötaja informatsiooni otstarbekalt kasutada saab ning kuidas ta jõuab teabeni, mis on kasulik ja usaldusväärne. Enamasti inimesed, kes tegelevad infoteadusega ja puutuvad igapäevaselt kokku informatsiooniga, teavad, miks on vaja infoga seotud erinevad probleemid üles märkida ning seda, et olemas on ka probleemi lahendamisplaan. Käesolevas artiklis proovimegi omale veidi selgemaks teha kaks peamist küsimust/probleemi, milleks on: a) kas ja miks on vaja teadmustöötajal infoga seotud probleeme kaardistada?; b) milline näeb välja probleemi lahendamisplaan ja kuidas seda teha? Need on käesoleva artikli põhiteemad.

Selleks, et üldse rääkida, lahendusplaani tegemisest ja sellest kas teadmustöötaja kaardistab infoga seotud probleeme, tuleb selgeks teha, mis asi on lahendusplaan üldiselt. Varem on olnud teada, et erinevate teadmiste kaardistamine on teadmusjuhtimise valdkonnas üks kriitilisemaid tegureid. Teadmiste kaardistamine aitab huvirühmadel hinnata teabe asukohta, kuidas see teadmustöötajateni jõuab ning kas antud teadmised/informatsioon sisaldab endas puudujääke. Saab öelda, et lahendusplaani kasutamine ettevõttes on parim viis teadmiste kogumiseks, säilitamiseks ja nende puuduste tuvastamiseks, mis mängivad suurt rolli ettevõtte/organisatsiooni kasvu, turuvõimaluste ja ebaõnnestumiste juures. (EdrawMind, n.d)

Üldiselt teame, et teadmisi saab kaardistada  mitmel erineval põhjusel. Neist kolm põhjust, miks teadmisi kaardistatakse ehk koostatakse lahendusplaani on tootlikkuse suurendamise nimel, mis aitab organisatsiooni või ettevõte seest leida spetsiaalsete oskustega inimesed kiirelt, mille tagajärjel suureneb toodete/teenuste tootlikkus; erinevate otsuste tegemiseks tehtud lahendusplaan aitab analüüsida ja arvestada organisatsiooni teadmusressursside seisu; kõige olulisem on riskide tuvastamine, mis võivad teadmustöötajat aidata tuvastades organisatsiooni/ettevõtte sisemised riskipiirkonnad, mis tähendab seda, et lahendusplaani loomine aitab sageli paljastada nõrgemad lülid kogu ettevõttes. (EdwardMind, n.d)

Kuid see ei ole ainukene definitsioon lahendusplaanile. On üpriski tavapärane, et ettevõttes on inimesi, kellel on teadmisi, mida on vaja, et terve organisatsioon saaks edasiliikumiseks kasutada. On teada, et teadmiste kaardistamine on kasulik selleks, et töötajad ja organisatsioonid ja/või ettevõtted saaksid kategoriseerida õigesse kausta, et need oleksid kättesaadavad kõigile. (Armstrong, 2016) Samas on oluline, et informatsiooniga kaasnevaid probleeme kaardistatakse, sest nii on võimalik leida üles vajalik ja usaldusväärne teave ning eemaldada kõik see, mis on üleliigne. Seega saame olla kindlad, et probleemi lahendamiskaardid on suurepärased vahendid erineva teabe korrastamiseks (Armstrong, 2016).

Kas me teame, miks on vaja teadmustöötajal infoga seotud probleeme kaardistada? Teadmiste kaardistamine aitab koguda töötajatel kokku ebavajalik info ja erinevad probleemid, mis on varasemalt olnud. Nii on võimalik organisatsioonides teha kindlaks see, milliseid probleeme võib info kogunemisel ja töötlemisel tulla. Samuti aitab probleemide kaardistamine määrata erinevaid lünki ja takistusi, mis võivad kaasneda informatsiooni otsimisega ja mitte õige kasutamise tagajärjel. (Armstrong, 2016) Infoga kaasnevaid probleeme on hea kaardistada, sest nii on võimalik hoida ära enamus probleeme, mis informatsiooniga kaasnevad ühes kohas (Armstrong, 2020).

Teadmustöötajatel võib tekkida aeg-ajalt infot läbi töödeldes või selle otsimisega probleeme, mida ta kohe lahendada ei oska. Eelnevalt kirjutasime, mis on probleemi lahendamisplaan ja miks peaks erinevate ettevõtete ja organisatsioonide töötajad seda kasutama. Kuid milline näeb välja probleemi lahendamisplaani struktuur või punktid ning kuidas seda üleüldiselt tehakse? Antud plaan võib koosneda mitmest osast ning olenevalt ettevõttest, kasutatakse vastavalt vajadusele tehtud punkte. Enamasti kasutatakse 4-7 sammu, et lahendusplaan oleks täiuslik.

Esimene ja kõige loogilisem on tuvastada informatsiooniga kaasnev probleem või probleemid. Selleks on vaja üle vaadata terve informatsioon, sest võib juhtuda, et midagi on jäänud märkamata. Märkamata asjad võivadki tekitada erinevaid probleeme. Olgu see suur või väike, esinevad infoga seotud probleemid enamasti ühekordselt ja on kergelt lahendatavad, kuid nii mõnigi kord tuleb lahendamisele panustada rohkem aega kui tavaliselt. Teiseks on oluline koguda kokku kogu teave, mida probleemse informatsiooni kohta teatakse, sest ainult nii on võimalik probleeme paremini mõista ja lahendada. Tähtis on meeles pidada seda, et kui probleemide andmed ja muu oluline teave on kogutud, on soovitatav probleemid esitada küsimustena, millele saab hakata koos kaastöötajatega ideid ja muid ettepanekuid kokku korjama. Nii saab teha endale selgeks iga töötaja, millised on tema põhjused, miks ta antud probleemi just nii lahendab. Tähtis on, et välja saaksid öeldud kõik ideed ja ettepanekud, sest nii on kõige kergem sorteerida nende seest välja need, mis võivad probleemset infot parandada. Mida rohkem lahendusi, ideid ja pakkumisi tuleb, seda kergemaks muutub probleemile lahenduse leidmine. Kuid tuleb meeles pidada, et esimesed lahendused, mida arvad olema õiged ei pruugi seda olla, sellepärast on vaja välja töötled erinevad strateegiad, et probleemile lahendus leida. Rohkemate lahenduste puhul, mis tunduvad õiged, tuleb kontrollida neid kõiki, et saada teada milline neist on siiski see kõige õigem. Kuid kõige olulisem – välja tuleb valida see kõige parem ja õigem plaan, et probleem lahendatud saaks. (Gartenstein, 2018)(Lucid Content Team, n.d)

Kokkuvõtvalt saame öelda, et probleemi lahendusplaani on vaja teha ja kasutada, et organisatsioonid või mistahes ettevõtted ei satuks infot otsides või kasutades erinevate takistuste otsa. Probleemi lahendusplaani on võimalik kasutada ka hiljem teiste takistuste korral, kui peaks teabega muresid tekkima. Ja selleks, et informatsiooni probleemsed kohad kaotada on hea variant kasutada probleemi lahendamisplaani, mis võib olla nii 4-7 sammuga teostatav plaan. Mida usaldusväärsem, kontrollitum ja uuem on informatsioon, seda parem on teadmustöötajatel seda kasutada.

Kasutatud allikad

Armstrong, L. (16. jaanuar 2020). What is knowledge mapping? We walk you through the basics and benefits. MindManager Blog. https://blog.mindmanager.com/blog/2020/01/16/201912what-is-knowledge-mapping-we-walk-you-through-the-basics-and-benefits/

Armstrong, L. (21. jaanuar 2020). Your 4-step guide to the knowledge mapping process. MindManager Blog. https://blog.mindmanager.com/blog/2020/01/21/202001202001your-guide-to-the-knowledge-mapping-process/

EdrawMind. (n.d). Everything You need To Know About Knowledge Mapping. Knowledge Mapping. https://www.edrawmind.com/article/everything-about-knowledge-mapping.html

Gartenstein, D. (2018). Five Steps for Business Problem Solvin. Chron. https://smallbusiness.chron.com/fix-employee-turnover-leadership-consepts-38954.html

Lucid Content Team. (n.d). How You Can Use Creative Problem Solving at Work. Lucidchart blog. https://www.lucidchart.com/blog/how-to-use-creative-problem-solving-at-work