MILLINE INFOLIIKUMISE KULDREEGEL ON SINU TÖÖKOHAL MÄRKAMATA JÄÄNUD?

 

Infoliikumine ettevõttes juhi ja meeskonnaliikmete ning teiste struktuuriüksuste vahel.

Info on kujunenud ressursiks, mille abil toimivad kaasaegsed organisatsioonid. Info on see, mis paneb organisatsiooni justkui elama. See on selline ressurss, mis saab eksisteerida väljaspool inimest ja sealjuures ka väljaspool organisatsiooni, kuid info on väärtusetu, kui inimesed selle abil midagi kasulikku ei tee või uut väärtust ei loo.

Tänapäevasest organisatsioonist rääkides pean silmas infoküllases keskkonnas tegutsevaid organisatsioone ja ettevõtteid. Organisatsioon on laiem ja üldisem mõiste, kuid käesoleva teksti kirjutamisel keskendun ettevõtetele ja nende infoküllasele töökeskkonnale, mille najal on hea tuua esile sobivaid näiteid ja anda ka mõned soovitused.

 

Kelle käes on info, omab suuremat võimu – on see tõesti nii?

Organisatsiooni sees on info loojateks ja info kasutajateks inimesed. Nad täidavad erinevatel positsioonidel oma ülesandeid selliselt, mis loob süsteemse ja sujuva eesmärkide poole liikumise, mille organisatsiooni juhtkond on selle organisatsiooni jaoks seadnud. Igal ametikohal töötav inimene omab ka teatavat võimu, mille abil ta saab mõjutada oma töö tulemusi ning millest sõltub ka suuremate eesmärkideni jõudmine. Inimeste töövõimel on siiski ka teatavad piirid ja seetõttu on mõistlik hoida töökoormus selline, mis võimaldab pikalt ja stabiilselt töötada ilma läbipõlemise ohuta. Loomulikult võib ette tulla pingelisemaid tööpäevi või suurema töökoormusega perioode, kuid enamasti on need lühiajalised. Võib öelda, et organisatsioon jaotab võimu oma töötajate vahel ära, et saavutada kiiremini ja efektiivsemalt seatud eesmärgid.

Võimu võib tõlgendada mitmeti ja seda sõna saab kasutada erinevates kontekstides, kuid käesolevas tekstis räägin võimust, mille nö kütuseks on info. Kontoris arvuti taga istuv inimene võib pealtnäha olla rahulik ja vaikne töötaja, kes läbi mõõgavõitluse oma võimu ei teosta, kuid siin muutub asi põnevaks hoopis selle nurga alt vaadates, et ega me ju ei tea ega näe, mis toimub selle töötaja peas. Arvutiekraani kaudu jõuab tema mõtetesse palju informatsiooni, mida ta töötleb ja ümber mõtestab ning mille abil ta annab mitmeid fakte omavahel põimides ja loogiliselt kokku sobitades nendele faktidele hoopis uue kuju ja uue väärtuse. Nüüd on selle uue väärtuse abil võimalik midagi head oma ettevõttes ära teha. See aitab täita mingit kindlat tööülesannet või lahendada hetkel laual oleva probleemi. Samalaadsete probleemide pikemaajaliseks lahendamiseks kujundatakse lausa tööprotsessid, mis fikseeritakse kirjalikul kujul ja millest luuakse juhendid täpse kirjeldusega, kuidas midagi tuleb teha, et lahendada probleem või jõuda soovitud eesmärgi täitmiseni. Selline tööprotsessi kirjelduste kirjalikul kujul fikseerimine loob ettevõtte jaoks suuremat sõltumatust sellest kindlast indiviidist, kes parasjagu ametikohal on, sest inimesed ei püsi lõputult samal positsioonil. Varem või hiljem jõuab ikka kätte aeg, kui töötaja liigub teisele ametikohale samas ettevõttes või hoopis lahkub, et minna mujale tööle või vanaduspõlve nautima. Ettevõte saab sellisteks olukordadeks varakult valmistuda vaid selliselt, et kirjeldab vajalikud tööprotsessid ja tööülesannete täitmise sammud kirjalike juhendite abil, mis on suureks toeks uutele töötajatele, kes ametikoha üle võtavad. Läbi sellise kirjalikul kujul info talletamise saavutab ettevõte suurema võimu ja sõltumatuse. Kirjalikul kujul info talletamine on üks asi, kuid siinjuures on töötajate käe sees olevate oskuste ja peas asuvate teadmiste kättesaamine mõnevõrra keerulisem teema, mille puhul samuti tuleb mängu võimu omamine. Osates või teades midagi, mida teised ei oska või ei tea, saab inimene enda kätte võimu, mida õigesti kasutades saab enda huvides ära kasutada. Näiteks saab tööülesandeid paremini ja efektiivsemal moel sooritada, mis toob lisaboonused või aitab kaasa paremale positsioonile saamisel, kus on võimalik suuremat palganumbrit enda kontole teenida. Nende spetsiifiliste teadmiste ja oskuste kirjalikul kujul väljendamine tähendab enamasti töötaja jaoks justkui võimu käest ära andmist või selle võimu üle andmist ettevõttele, mis võib selle teadmusega edaspidi endale sobival moel ringi käia. Selliste hoiakute ja väärarusaamade vältimise nimel on vaja teha selgitustööd töötajate hulgas, et maandada tekkivaid riske ja võimalikke keeldumisi sellises teadmuse talletamise protsessis osalemisel.

Saab öelda küll, et kelle käes on informatsioon ja teave, siis tal on ka suurem võim, mida enda ja ettevõtte huvides ära kasutada. Mida rohkem inimene teab olulisi fakte mingist probleem situatsioonist, kus ilmselgelt on vaja tegutseda parimal viisil, et see olukord lahendatud saaks, seda suurema tõenäosusega on võimalik vastu võtta otsused, mille tegemisel on arvesse võetud kogu infot ja fakte, mis selle probleem situatsiooniga seonduvad ja seda teadlikumad ning paremad otsused ja lahendused saavad sündida, mida reaalselt rakendama hakatakse. Õige ja adekvaatse informatsiooni najal tehtud otsused saavad viia efektiivsemate protsesside töösse rakendamiseni, mis omakorda aitab vähendada erinevate strateegiate katsetamise arvu ja jõuda vähema ajaga ning kiiremini soovitud eesmärgini.

 

Millised on juhi põhilised infoallikad?

Juht vajab oma töö tegemiseks mitmekülgset informatsiooni erinevatest teemavaldkondadest. Juhi infovajadus sõltub eelkõige temale määratud tööülesannete sisust, vastutusest ja ettevõtte üldisest tegevusvaldkonnast. Niipalju kui on erinevaid juhte saab olla ka erinevaid variatsioone ja kombinatsioone nendest infoallikatest, mida iga juht oma töös kasutab. Võttes aluseks põhifunktsioonid, mida tavaliselt iga juht oma rollis täidab, saab nimetada ka põhilisi infoallikate liike, mis on iga keskmise ja suurettevõtte puhul tavaliselt alati olemas ja kasutusel.

Põhilised infoallikate liigid juhi töös on näiteks:

-        Siseveeb, kuhu on koondatud koosolekute protokollid, erinevad raportid ja aruanded, juhendid, isikuandmete kaitsega seonduv info (privaatsuspoliitika, juhendid isikuandmetega ümber käimiseks, andmeregister, jne), asutuse sisesed koolitusmaterjalid, meeskonna ametijuhendid erinevate ametikohtade jaoks, infoülevaated vajalikel ja olulistel teemadel, ettevõtte sisesed uudised, tähtsamad sündmused ja veel palju muud vajalikku.

-        Juhi tööarvutis olevad failid, mida ta on ise regulaarselt loonud oma tööülesandeid täites.

-        Teised meeskonnaliikmed, kellele tema on juhiks, sest infoliikumine ja infovahetus peab toimima juhi ja tema meeskonnaliikmete vahel suurepäraselt.

-        Uute meeskonnaliikmete värbamise jaoks saab vajalikku infot ja tuge personaliosakonna töötajatelt, kellega koostöös kaardistatakse uue ametikoha täpsem vajadus ja tööülesannete sisu.

-        Juhi juht on oluline persoon, kellega samuti toimub oluline infovahetus. Juhi juht annab juhile kindlaks määratud tööülesanded ja vastutuse, mille teostamiseks tuleb anda ka vajalikke juhiseid ja kättesaadavaks teha juhendid, kus on kirjas mida konkreetselt oodatakse ja kuidas selle ettevõtte spetsiifikast lähtudes on kõige parem tulemusteni jõuda.

-        Juht juhib ühte struktuuri üksust ettevõtte sees, kuid ta teeb koostööd ka teiste struktuuriüksuste juhtidega, kellega vahetatakse informatsiooni koosolekutel, üks-ühele vestlustel, e-maili ja telefoni teel ning muudel viisidel.

-        Koolitused ettevõtte sees ja täiendkoolitused väljaspool ettevõtet erinevates õppeasutustes ja lühikursuste pakkujate näol aitavad kursis olla viimaste trendidega juhtimisvaldkonnas ja pakuvad võimaluse uute teadmiste ja oskuste ning kompetentside omandamiseks või olemasolevate oskuste täiendamiseks ja edasi arendamiseks.

-        Juhtimise alased raamatud on hea võimalus omandada teoreetilisi teadmisi ja lugeda parimate praktikate näiteid ning avardada oma silmaringi erinevate juhtimisstrateegiatega tutvumise läbi. Sellisest lugemisest saab häid näpunäiteid, mida oma igapäevases meeskonna juhtimise töös saab rakendada ja uus info saab olla parimaks inspiratsiooni allikaks, mis aitab lahendada mõnda keerulisemat probleemi. Võib ju lugedes sattuda ette paar lehekülge sellist infot, kus keegi kirjeldab, kuidas tema samalaadse probleemi lahendas.

-        Artiklid mõnes tuntud väljaandes on hea viis kursis olla, mis on kõige aktuaalsemad teemad, probleemid, juhtumised ja edulood ning uudised nii Eestis kui ka välismaal. Lugeda jõuab 2-4 minutit (soovitan süvenedes lugeda igapäevaselt 15-20 minutit) igaüks tööpäeva kohvipausi ajal, kui vestluskaaslast hetkel läheduses pole või vabal ajal bussiga tööle või koju sõites. Mõni leiab selle aja nädalavahetusel puhkehetkel hommikukohvi, teed või kakaod nautides.

-        Ettevõtte tegevusvaldkonna spetsiifikat kajastavad veebilehed, uudiste portaalid ja eriala artikleid vahendavad veebisaidid on väga suureks abiks töö spetsiifika ja valdkonna uute trendidega kursis olemiseks. Neid infoallikaid võib isegi nii palju olla, et ettevõttes on loodud eraldi ametikoht, mille täitjale on ülesandeks tehtud jälgida neid infoallikaid regulaarselt ja koostada infoülevaated ning raportid iganädalastest ettevõtet puudutavatest uudistest, turuolukorra muutustest, konkurentide õnnestumistest ja ebaõnnestumistest ja veel paljust muust, mida juhtkond väärtusliku infona oluliseks peab.

Olen nimetanud siin 10 põhilist infoallikate liiki. Täpsemate näidete esiletoomiseks oleks vaja mõnest ettevõttest küsida, et mida nemad põhiliste infoallikatena kasutavad, kuid käesoleva teksti koostamisel see ei ole eraldi eesmärk. Iga infoallika liik sisaldab endas spetsiifilisi infoallikaid, mis on vajalikud konkreetse ettevõtte töötajate ja juhtide jaoks. Päris põnev oleks teada, kui pikaks võib see infoallikate nimekiri ühe ettevõtte jaoks kujuneda. Kellel tahtmist ja huvi selline infoallikate kaardistus oma töökohal teha, siis alustada võib enda tööks vajalike infoallikate kaardistamisest, seejärel vaadata kui palju infoallikaid meeskond ja juht kasutavad ning seejärel saab edasi liikuda kogu ettevõtte infoallikate kaardistamise juurde. Seda tehes saab kasutada spetsiifiliste allikate kindlaks tegemist või infoallikate liikide või tüüpide järgi vaadata, mida ja kus meeskonnas rohkem kasutatakse. Kui oma töötajatel pole aega sellise asjaga tegeleda, siis saab selline infoallikate kaardistamine olla hea uurimistöö teema mõne üliõpilase bakalaureuse- või magistritöö jaoks, mis aitaks kellelgi seeläbi ka oma õpingud edukalt lõpetada ja oma erialaseid oskuseid proovile panna. Vastutasuks taolise uurimistöö võimaldamise eest saab ettevõte uuringu läbiviija käest väärtuslikke soovitusi, mida on vaja teisiti teha või paremaks muuta ja tervikpildi tolle ajahetke olukorrast, millal uuringu läbiviimine toimus.

 

Kuidas käitub juht, kui ta midagi ei tea?

 

Küsides juhilt küsimuse, millele ta vastust ei tea, võib ta käituda mitmel moel. Mõned näited on sellised:

-        „Mina ei tegele sellise teemaga. Küsi kellegi teise käest.“

-        „Seda küsitakse minult esimest korda. Ma pole sellele varem mõelnud. Ma esmalt mõtlen, kes seda vastust teada võiks ja konsulteerin temaga. Seejärel saame sellel teemal edasi rääkida.“

-        „Ma ei tea ja mind ei huvita ka.“

-        „Ma ei tea, aga see on põnev teema. Arutame seda omavahel ja vaatame, kas leiame lahenduse.“

-        „Ma ei tea. Kuid see tundub oluline teema olevat. Sellega on vaja kindlasti tegeleda. Teeme meeskonnaga koosoleku ja arutame oma inimestega seda teemat ja vaatame, millise lahenduseni jõuame.“

-        „Ma ei tea, kuid mulle tundub, et see on rohkem osakonna X ja Y teema. Ma konsulteerin nendega ja pärast vestlen Sinuga sel teemal, kui olen targemaks saanud.“

-        „Ma ei tea, kuid mulle tundub, et see peaks kirjas olema juhendites. Kas vaatasid juba juhendeid? Kui seda juhendites kirjas ei ole, siis tuleb lahendus koos meeskonnaga leida ja fikseerida see kirjalikult juhendites ka.“

-        „See ei kuulu minu vastutusalasse. Tegele sellega ise.“

-        „See ei kuulu minu vastutusalasse ja see ei ole meie meeskonna lahendada. Sellega tegelevad kolleegid teises osakonnas.“

Eespool toodud juhi vastused kuvavad erinevaid reageerimise viise sellele, kui töötajal on tekkinud keerulisem küsimus, millele lahenduse saamiseks ta pöördub esmalt oma juhi poole. Toetav juht tunnistab, et ta ei tea kohe vastust öelda, kuid võtab selle küsimuse jutuks mõne teise osakonna juhi või töötajaga. Teine võimalus on korraldada arutelu koosolek oma meeskonnaga ja koostöös meeskonnaliikmetega püütakse jõuda sobiva lahenduseni. Kui sarnaseid olukordi tuleb töötajatel veel ette, siis on alati hea mõte uus lahenduskäik fikseerida kirjalikult juhendina või olemasolevate juhendite täiendusena.

 

Kuidas toimib korrektne infoliikumine juhi ja meeskonnaliikmete vahel?

Kaootilisuse ja infopuuduse vältimiseks on hea paika panna ja sõnastada reeglid või juhised, mis määratlevad, kuidas meeskonna sees töötajad omavahel infot vahetavad ja infoliikumist korraldavad ning kuidas seda teha meeskonna ja juhi vahel. Juhi ülesanne on määratleda, millist infot ootab tema oma töötajatelt ja millisel kujul see info peab olema. Info saab olla teksti dokumentides ja tabelite kujul, koosolekute protokollidena, iga kuiste raportitena ja tulemuste kokkuvõtetena, tööülesannete kirjeldustena ja täpsete juhenditena, e-kirjadena elektroonilises postkastis, raamatutena ettevõtte siseses raamatukogus või kõigile ligipääsetaval avariiulil, mis asub puhkenurgas või mujal läbikäidavas asukohas. Operatiivset ja kiireloomulist infovahetust teostatakse enamasti silmast-silma vestluste kaudu, koosolekutel ja telefoni teel suhtlemise läbi. Nendel juhtudel antakse edasi lühidalt ja konkreetselt vajalik info, mida kõik meeskonnaliikmed või konkreetseid ülesandeid täitvad kolleegid teadma peavad.

Jooksvalt kerkib üles infoedastamise vajadus, mis tuleb kiiresti edasi anda olukorras, kus info kättesaamisest sõltub mõne tellimuse õigeaegne täitmine, kättetoimetamine või kliendini jõudmine, kui teda hetkel olude sunnil kokkulepitud ajal kodus pole või tarneaadress on tellimusel 5 minutit tagasi muudetud ja see info on vaja edastada kiiresti kullerile, kes saab ära jätta algsele tarneaadressile mineku ja selle asemel operatiivselt ning ajasäästlikult oma sõidu marsruuti muuta. Taolistes logistilistes küsimustes on kõige parem ja kiirem viis infot edastada telefoni teel, kuid sõiduvahendi roolis oleva isiku turvalisus on ääretult oluline ja hea on võimaldada talle tööandja poolt „käed vabad“ ehk hands-free system telefonikõnede vastuvõtmiseks. Ega see ei ole mitte kellegi jaoks hea telefoni kõnesid roolis olles teha ja vastu võtta. Kuid siin on inimese enda vastutus väga suur, et ta tagab enda ja teiste ohutuse liigeldes ning vajadusel eirab sisse tulevat telefonikõne ning helistab ise tagasi esimesel võimalusel, kui täielik ohutus on tagatud.

Hommikused lühikoosolekud kogu tiimiga juhi eestvedamisel on suurepärane viis jagada vajalikku infot eesoleva tööpäeva ülesannete ümberkorraldusest, eelmise tööpäeva tulemustest, täpsustavate küsimuste küsimiseks, tööpäeva eesmärkide seadmiseks, pikemate koosoleku aegade kokkuleppimiseks ja igasuguste muude teemade osas info edastamise jaoks.

Regulaarsed üks-ühele vestlused juhi ja tema meeskonnaliikme vahel aitavad silma peal hoida, kuidas töötajal ülesannete täitmine kulgenud on, mida ta tahaks, võiks ja peaks teisiti tegema. Juht saab anda tagasisidet, teha ettepanekuid mõne oskuse või tulemuse paremaks muutmiseks, jagada hoopis uue lisaülesande, sest töötaja on väga tubli ja võimekas olnud siiani ning juht tahab tema arengut soodustada ja luua vajalikud tingimused professionaalsuse edasi arendamiseks. Töötaja saab jagada oma kogemuse najal infot juhile, kuidas tema arvates tööülesandeid sellisel kujul täita on. Kui töötaja tunneb, et midagi võiks teisiti olla, siis ta saab sellest juhile nelja silma all rääkida. Juhilt saadud tagasisidet saab töötaja kohe kommenteerida ja arutada, kas ja kuidas midagi teisiti teha, kui senine tulemus näitab, et on võimalik paremaks muutuda. Alati ei pea esile tooma negatiivseid aspekte sellise vestluse ajal. Vastupidi – oluline on rõhutada ka seda, mis on hästi tehtud, mida head on saavutatud ja mida selleks seni on tehtud. Siit võib välja tulla mõni selline nipp või soovitus, mida saaks meeskonna teiste liikmetega samuti jagada, et mingit tööprotsessi ühiselt kiirendada ja veelgi tulemuslikumad kogu meeskonnana olla. Kuuldes juhilt positiivseid sõnumeid saab töötaja innustust ja inspiratsiooni samamoodi jätkata, ta on rahulik ja enesekindel oma positsiooni püsimise suhtes ja saab juurde motivatsiooni, mis aitab jätkuvalt oma tööülesandeid hästi, edukalt ja tulemuslikult sooritada.

 

-        Milline roll on teistel struktuuriüksustel infoliikumise ja info kättesaadavaks tegemise protsessides?

Olenevalt ettevõtte suurusest, töötajate arvust, arvutitöökohtade olemasolust, tööstiilist (liikuv vs kontor / kodukontor), ligipääsuvõimaluste olemasolust siseveebile ja infosüsteemidele sõltub see, kuidas infoliikumine korraldatakse ja kelle ülesandeks on info kättesaadavaks tegemine ning ettevõtte siseste inforessursside haldamine ja juhtimine. Väiksemates ettevõtetes vastutab enamasti iga ametikoha täitja ise selle eest, et tema rolliga seonduv info jõuaks õigete inimesteni ettevõtte sees. Lepitakse kokku kindlad infokanalid, mille kaudu info osade teemade puhul kindla

 

regulaarsusega edastatakse teistele osapooltele ja teiste teemade puhul on määratletud, kuidas operatiivset infot edastatakse. Väiksemates ettevõtetes mahukamate andmebaaside ja infosüsteemide sisu haldamine saab kuuluda selle töötaja ülesannete hulka, kes neid vahendeid kõige rohkem oma töös vajab. Seejuures vastutab ka nende infosüsteemide ja andmebaaside sisu ajakohasuse ja muudatuste sisseviimise eest, mis otseselt puudutab tema tööülesandeid.

Keskmised ja suured ettevõtted korraldavad infoliikumist ja info kättesaadavaks tegemist teistsuguste strateegiate abil, sest neil on oluliselt suurem hulk inimesi, kes igapäevaselt vajavad töö tegemiseks värsket ja ajakohast informatsiooni. Igas osakonnas on olemas inimene, kelle tööülesannete hulka kuulub siseveebis vastava osakonna tegevust kajastava veebilehe sisu nö sisendi andmine näiteks sisekommunikatsiooni spetsialistile või -juhile, kelle vastutusalas on otseselt siseveebi haldamine ja selles muudatuste tegemine. Temal on siseveebi administraatori õigused ja ta tegeleb vajalike osapoolte käest info kogumisega ja sisu loomise ettepanekute tegemisega, et teha ühes infoallikas kättesaadavaks oluline info kõigile ettevõtte töötajatele, spetsialistidele, juhtidele ja tippjuhtidele, kes omavad ligipääsu siseveebile info kasutaja rollis.

 

KOKKUVÕTE: Millised on infoliikumise protsessi õnnestumise kuldreeglid / soovitused?

1)    Osates või teades midagi, mida teised ei oska või ei tea, saab inimene enda kätte võimu, mida õigesti kasutades saab enda huvides ära kasutada.

Kuldreegel nr 1: Hoolitsege oma ettevõttes väärtushinnangute kujundamise eest, mis selgitavad teadmusbaasi koostamise jaoks töötajate teadmiste ja oskuste kirjalikul kujul fikseerimise vajadusi ja põhjuseid.

2)    Kellel tahtmist ja huvi selline infoallikate kaardistus oma töökohal teha, siis alustada võib enda tööks vajalike infoallikate kaardistamisest, seejärel vaadata kui palju infoallikaid meeskond ja juht kasutavad ning seejärel saab edasi liikuda kogu ettevõtte infoallikate kaardistamise juurde.

Kuldreegel nr 2: Ettevõttes ringi vaadates võite leida entusiastliku infoallikate huvilise või üliõpilase, kellele võib suurt rõõmu valmistada uurimistöö läbiviimise võimalus. Töötaja arendaks edasi oma seniseid oskuseid. Üliõpilane annaks olulist lisaväärtust läbi uurimistöö kaudu soovituste andmise ja ettevõte saaks teadlikuks varjatud aspektidest. Olge avatud võimalustele, mis aitavad infoliikumisega seotud aspekte sügavamalt ja avarama pilguga uurida.

3)    Juhi vastus töötaja ootamatule ja keerulisele küsimusele: „Ma ei tea. Kuid see tundub oluline teema olevat. Sellega on vaja kindlasti tegeleda. Teeme meeskonnaga koosoleku ja arutame oma inimestega seda teemat ja vaatame, millise lahenduseni jõuame.“

Kuldreegel nr 3: Toetav juht julgeb välja öelda, et ta ei tea kohe õiget vastust öelda, kuid ta on valmis algatama arutelu oma meeskonnaliikmetega või teiste osapooltega, kes saavad aidata küsimusele vastuse leida.

4)    Juhi ülesanne on määratleda, millist infot ootab tema oma töötajatelt ja millisel kujul see info peab olema.

Kuldreegel nr 4: Arutage oma meeskonnaliikmetega ja juhiga, milliseid teemasid puudutav info on oluline vahetada infoliikumise protsessi käigus ja millisel kujul ning millisel kandjal see kõige paremini oma eesmärgi täidab.

5)    Alati ei pea esile tooma negatiivseid aspekte sellise vestluse ajal. Vastupidi – oluline on rõhutada ka seda, mis on hästi tehtud, mida head on saavutatud ja mida selleks seni on tehtud.

Kuldreegel nr 5: Üks-ühele vestlused juhi ja meeskonnaliikme vahel on efektiivsed siis, kui usalduslikus õhkkonnas saab avatult rääkida probleemidest ja kitsaskohtadest, millega meeskond tegeleb. Kuid oluline on alati tuua välja ka positiivne pool, olgu selleks tublid tulemused, hästi sooritatud ülesanne või kellegi edulugu. Positiivsus loob juurde uusi positiivseid aspekte, mida juba järgmisel vestlusel rõõmuga omavahel arutada saate.

6)    Olenevalt ettevõtte suurusest, töötajate arvust, arvutitöökohtade olemasolust, tööstiilist (liikuv vs kontor / kodukontor), ligipääsuvõimaluste olemasolust siseveebile ja infosüsteemidele sõltub see, kuidas infoliikumine korraldatakse ja kelle ülesandeks on info kättesaadavaks tegemine ning ettevõtte siseste inforessursside haldamine ja juhtimine.

Kuldreegel nr 6: Delegeeri inforessursside haldamine ja juhtimine inimese kätte, kes omab oskuseid, kompetentse ja erialast silmaringi vastavas valdkonnas. Tänapäeval koolitatakse infoteaduse valdkonnas mitmesuguseid erialaspetsialiste – dokumendihaldurid, arhivaarid, infojuhid, teadmusjuhid, haridustehnoloogid ja mitmekülgsete teadmiste ja info oskustega infospetsialistid on omaette lisaväärtus igas meeskonnas ja ettevõttes üldiselt.

Mida õpetatakse ettevõtlus ja projektijuhtimise tudengitele infohalduse, juhtimise ja suhtekorralduse teemadel - kas need teadmised ühtivad tööturu vajadustega?

 

Olles InfiBirdis sisuloome kirjutaja-toimetaja ning õppides samal ajal ettevõtlus ja projektijuhtimist, siis on hea tuua siia ettevõtte blogisse mõni jutt sellest, mida õpetatakse tudengitele projektijuhtimise ja ettevõtlus erialal erinevate infohalduse, juhtimise ja suhtekorralduse teemadel. Muidugi toon välja ka selle, kas need teadmised, mis tudeng neil teemadel saab ühtivad praegu tööturu vajadustega. Saagu kohe ära mainitud, et mida rohkem uurida, seda rohkem me mõistame, et kõige lähimad tööturu pakkumised nende teemade ja vajaduste puhul on turundus- ja kommunikatsioonispetsialistid.

Ettevõtlus ja projektijuhtimist õppivad tudengid saavad endale peale lõpetamist erinevad teadmised ja oskused, mis on seotud ettevõtluse ja projektijuhtimisega. Seal hulgas õpetatakse neile ka erinevaid võtteid, kuidas midagi juhtida, kuidas suhelda oma klientidega, meeskonna ja iseendaga. Samas antakse ka mõningaid nippe, kuidas saaks infohaldust paremini enda jaoks ära kasutada. Peamised oskused ja teadmised, mida õppejõud tudengitele edastavad on seotud kommunikatsiooni või erinevate majandusalaste teadmistega. Tuleb tõdeda, et igal ettevõtjal on vaja mingeid erialaseid teadmisi, kuid ainult ettevõtja teadmistega hakkama ei saa. Nii on oluline ka omada mõningaid teadmisi, mis on seotud infohalduse ja juhtimisega. Kui uurida erinevaid töökuulutusi on ikka ja jälle puudus noortest spetsialistidest ja juhtidest, kellel oleks olemas vähemalt 5-aastane töökogemus, kahe erineva kõrgharidusega. Kuid sellest ei piisa. Kõrgharidus annab tudengile vaid osa tema oskustest ja teadmisest, mis tuleks endale selgeks teha ja saada.

Tööturul ringi vaadates võib leida selliseid tööpakkumisi, kus on vaja erinevaid teadmisi, mida annavad näiteks suhtekorralduses õpitu. Selliseid teadmisi vajavad erinevate ettevõtete kommunikatsioonispetsialistid või miks mitte ka turundajad. Miks ma arvan, et just need näited on siia sobilikud? Olles õppinud aineid, milleks on infopädevuse alused ja digipädevuse alused, siis saan oma kogemustest lähtuvalt öelda, et need kaks annavad suurepärase põhja, et hakata tegelema kommunikatsiooni ja turundamisega. Eelkõige siiski turundamisega, sest turundajal on vaja igasuguseid infootsinguid ja allikaid, kus ja kuidas ettevõtet nähtavaks teha. Samas ei saa kommunikatsioonispetsialist hakkama ilma suhtekorralduseta. Küsid miks ja otsid vastust? Kohe räägin sulle täpsemalt.

Kommunikatsioonispetsialistide ülesanneteks on enamasti suhtluse koordineerimine, mis toimub meeskonna ja juhi vahel, meediaga suhtlemine, avalike esinemiste läbiviimine ning kindlasti erinevate kampaaniate tegemine. Samas võib spetsialisti ülesandeks olla ettevõtte sotsiaalmeedia haldamine. Kust kommunikatsioonispetsialist endale need teadmised ja oskused saab? Jah muidugi peaksid mingid alged olemas olema ka juba varem, kuid infohaldamine, juhtimine ja suhtekorraldus annavad oma osa juurde. Näiteks suhtekorralduse puhul antakse tudengile edasi mitmeid erinevaid eneseväljenduse viise ja ka ideid, kuidas teistega suhelda. Seal hulgas meediaga, meeskonnaga ja juhiga, miks mitte ka sotsiaalmeedias. Tudeng, kes kavatseb peale lõpetamist minna õppima kommunikatsiooni on vaja antud oskuseid, et ettevõtet vee peal hoida ning konkurentidest eristuda. Samas leian ka, et juhtimine ja sealsed moodused, erisugused nipid jms, tulevad ükshetk tööturul kasuks, kui tudeng on otsustanud end kuhugi tööle kandideerida.

Milliseid aineid, mis on seotud juhtimisega saaks tudeng enda oskustest ja teadmistest lähtuvalt tööturul ära kasutada? Olles Tartu Ülikooli Pärnu kolledži tudeng ja läbides aineid, milleks olid protsessi- ja projektijuhtimine ning digipädevuse alused, saan öelda, et nende ainete teadmised ja oskused aitavad noorel tudengil tööturul leida endale meeldiva eriala või midagi sellega seonduvalt. Protsessi- ja projektijuhtimine annab tudengile aimu, kuidas toimub erinevate projektide koostamine (sh saab teada, kui keeruline ja lõbus see korraga on), samas saab teada, milliseid ülesandeid ja oskusi on vaja erinevatel juhtidel (projektijuht, protsessi omanik jms), et tööturul hakkama saada. Miks ma tõin välja digipädevuse alused? Eelkõige sellepärast, et see on selline aine, mille kaudu on võimalik tudengil õppida kõike, mida võib vaja minna ühel oma ala parimal turundusspetsialistil.

Turundusspetsialistil on vaja teada erinevaid andmekaitsega seotud aspekte, samas ei ole ka üleliia, kui spetsialist teab, kuidas teha lugema kutsuvaid postitusi, reklaame ning millised ohud võivad ees oodata. Kõike seda saab näiteks endale rohkem kinnistada just nimel digipädevuste alused ainega. Ei oma tähtsust, kas tudengil on varasemalt olemas erinevad oskused ja teadmised, kuidas internetis toimetada, mida tuleb kontrollida jms, sest antud ainega saab igaüks endale kinnistada seda, mida on varasemalt teadnud. Samas saab uusi ja huvitavaid teadmisi, mida töötades ära kasutada. Näiteks saab tudeng endale juurde info- ja kirjaoskust, isegi kui see on varasemast olemas, siis saab ta seda kinnistada ning mõningal määral uusi nippe, kuidas paremini infoga ümber käia. Muidugi on vaja ettevõtlust õppides ka suhtlust ja koostööd digikeskkonnas, mitte ainult silmast silma suheldes või füüsiliselt koostööd tehes. Ei puudu ka digiturvalisus ega probleemide lahendamine. Isiklikult arvan, et ükskõik, mida hakkab tudeng hiljem tegema, tulevad talle eespool nimetatud teemadega kaasa antavad teadmised igal töökohal kasuks.

Juhtimine, suhtekorraldus ja digipädevus oskused ning teadmised on peamised tööturul olevate töökuulutuste nõudmised. Praegu leidub erinevates töökuulutuste platvormidel mitmeid tööpakkumisi, kus oleks inimesel sh tudengil, võimalus võtta kasutusse enda juhtimisoskused ja suhtekorraldus. Head näited CV-Keskusest on projektijuhtide, juhatajate, vanemteenindajate töökuulutused. Usun, et nendel ametikohtadel tuleks kasuks mõni protsessi- ja projektijuhtimise nipp, mida tudengina õpid. Samas aitavad kaasa ka suhtekorraldus ja digipädevus. Eriti hea kasutusvaldkonna leiab neile mõne juhataja või vahetusevanema tööpakkumisest.

Enamus teavad, et peamised infohalduse ülesanded, mida koolides üliõpilastele antakse, on seotud erinevate infootsingute, andmete kogumisega ja nende haldamise ning ka kirja panemisega. Kui õpid ettevõtlust ja projektijuhtimist ei saa mõelda, et antud erialal on vaja ainult nutikust ja pisut mõjuvõimu, mis sind konkurentidest eristab. Mida saab veel infohaldamise juures silmas pidada? Tudengeid õpetatakse kasutama erinevate allikate informatsiooni, leidma sobivaid märksõnu ja muid vajalikke teabega seotud aspekte. Näiteks saab infohaldamisest meeletult kasu tudeng, kes plaanib peale ettevõtlust hakata ise ettevõtjaks või hoopiski mõne ettevõtte turundajaks, sest teadmised, mis lõpetanu saab infohaldusest ja suhtekorraldusest annavad talle mitmeid erinevaid võimalusi. Kuid see ei ole veel kõik.

Miks läheks ühel tudengil vaja eespool nimetatud teemasid ning kuidas ta neid tööturul hiljem kasutada saab? Kuna enamasti kasutab tudeng infohaldamist terve kooliaja, siis tasub sealseid teadmisi talletada ka edaspidi. Eriti vajalik on infohaldamise teema raamatukoguhoidjatel, mistõttu leiabki tööturul tihti antud tööpakkumisi. Tunned huvi miks? Muidugi on oluline, et info käsitlemise juures tuleks osata teavet otsida ning seda analüüsida, kuid see pole ainukene, mida tudengitele õpetatakse. Peamised tööturuga ühtsed vajadused, mida tudeng infohaldamisel saab on selle otsing, erinevate allikate kontroll ning nende kasutusviis. Samas mängib olulist rolli antud teema juures ka erinevate andmete säilitamine.

InfiBird on varem kirjutanud infopäringu ja märksõnade kohta artikli, kus saab täpsemalt teada, miks on informatsioon oluline. Saab ka öelda, et ükskõik, millisele töökohale minna, läheb inimesel vaja infohaldamist, mistõttu tasuks tudengil võimalikult palju antud teema puhul kaasa mõelda ja teha. Vajadusel ka juurde otsida erinevat teavet, kui jääb puudu. Andmete, sh erineva info haldamine ja käsitlemine on oluline isegi ettevõtte juhtidele, kes tegelevad päevast päeva ettevõtte sisese infoga - hallates oma töötajate andmeid, klientide erinevaid andmeid, toodete ja teenuste infot. Kõiki neid haldamisi, kontrollimisi ja töötlemisi, saab teha vaid juhul, kui juht on selles pädev. Seega tasuks igal tudengil kuulata, mida tema õppejõud räägivad, sest kunagi ei tea, millal tal endal neid teadmisi ja oskuseid vaja läheb.

Kokkuvõtvalt saab öelda, et ettevõtlus tudengitele antavad teemad nagu suhtekorraldus, infohaldus ja juhtimine, annavad tudengile piisavalt palju teadmisi, et tööturu vajadustega sobituda. Ei oma tähtsust, kas inimene juba teab varasemalt mõningaid vajalikke ideid ja nippe, kuidas infohalduse, suhtekorralduse või juhtimisega hakkama saada, sest õppejõudude poolt antavad tagasisided, pakkumised ja ütlused annavad tudengile suure pagasi, millega edaspidi toime tulla. Ettevõtluse erialal omandatud teemad tulevad kasuks mitmel erineval erialal, pakkudes vastavalt ametikohale sobilikke või iseloomulikke olukordi, kus tuleb koolis õpitud teadmisi ja oskusi kasutada.

 

Blogi artikli autor: Angelina Täker

Millisel kujul peab info olema, et see saaks liikuda inimeste vahel?

 

Info liikumine käib eri kanalite kaudu. Efektiivne info liikumine soodustab ettevõtte töötajate vahelisi suhteid ning ettevõtte töötulemusi. Millisel kujul peab info olema, et see saaks inimeste vahel liikuda?
Suusõnaline info on mistahes teave, mida saab esitada keelelisel teel. Verbaalse info alla liigituvad  silmast silma vestlused, arutelud, telefonikõned, koosolekud, esitlused, intervjuud jms...

Silmast silma vestlus on asendamatu suhtlemisviis. See võimaldab edastada infot kiirelt ning saada kohest tagasisidet. Silmast silma vestlus aitab luua usaldusväärsust ning võimaldab ebaselge info korral viivitamatult teavet täpsustada. Teabe või arvamuste eristumisel on võimalik pidada arutelusid. Arutelud on funktsionaalne viis nägemaks ning mõistmaks teiste perspektiive. Tihti aitab see avastada uusi mõttekohti ning teavet taas läbi mõelda.
Sarnaselt silmast silma vestlusele võimaldavad telefonikõned edastada infot kiirelt ühelt inimeselt teisele. Telefonikõnede puhul pole näha inimese miimikat, mis tõttu on raskem näha inimese tõest reaktsiooni. Sellest hoolimata avatakse tihti end telefoni vestluse ajal rohkem kui koha peal viibides ning silmast silma vestluse puhul. Telefonikõne positiivne pool on, et tihti inimesed avavad end rohkem kui silmast silma vestlust pidades.
Esitlused on funktsionaalne viis teabe edastamiseks suuremale rahvahulgale. Pilkupüüdva esitluse valmistamise kohta on nõudeid mitmeid, kuid üks tähtsamaid tingimusi on märksõnade või lühilausete koostamine. See aitab hoida publiku tähelepanu esitlusel ning erinevalt näiteks tavapärasest silmast silma suhtlemisest,  lihtsustab esitlus piltmäluga inimestel teabe omandamist ning meelde jätmist. Slaididel esitatud märksõnadele, lühikestele lausetele teabe juurde rääkimine võimaldab kuulajaskonnale anda parema ülevaate edastatava info kohta.

Koosolekud soodustavad teabe jagamist konkreetsele sihtrühmale. Asutuse siseseid koosolekuid on soovituslik pidada regulaarselt kuna see võimaldab jagada mõne aja vältel muutunud infot.
Mõned üldisemad koosolekute tüübid on järgmised:

·       Informatsioonikoosolek – Eesmärgiks edastada koosoleku osavõtjatele uusi oskuseid, teistsuguseid mõttelaade, arutelu ja tegusid.

·       Koosolek probleemide lahendamise eesmärgil – Sihtrühm on kokku kutsutud ettevõtte siseste probleemide lahendamiseks: Tegeletakse otsuste vastuvõtmise ja tegevusplaani koostamisega.  Mõttevahetused toimuvad üsna vabas vormis, kuid peab olema kokku lepitud, millisest tehnikast probleemi lahendamisel lähtutakse.

·       Loominguline koosolek – On eelkõige ideede tootmiseks,  et ettevõtte takistustele lahendusi leida. Ajurünnakud hõlbustavad koosoleku osalejate ideede teket ning on murekohtade lahendamisel parimaks elemendiks. Ajurünnaku korraldamisel tasuks hammaste vahel hoida kriitika ning hinnanguid anda vaid läbimõeldult. Liigse kriitilisuse puhul väheneb osavõtjate ideede hulk ja mõtete kiirus.  

·       Otsustav koosolek – Suunatud otsuste täideviimisele. Otsustav koosolek eeldab tavapärast rutiini ning formaalset koosoleku juhtimist. Selle koosoleku tüübi puhul on tähtis koosoleku juhatajal säilitada erapooletus ning kuulata kõiki arvamusavaldusi ja ettepanekuid,  et neid otsustamisprotsessis arvesse võtta. Otsustavat koosolekut juhitakse lähtudes päevakorrast.

Suusõnalise info vahetamine on küll hea viis kiirelt info edastamiseks ning arutelude tarbeks, mis tihti soodustab info nõrkade kohtade läbimõtlemist ning nende kallal töötamist. Mõnikord kaalutleb kirjalik infoliikumine verbaalse info liikumise. Kirjalikult dokumenteeritud info võimaldab tõestada asutuse tegevuse käigus toimunud fakte või tegevusi.  Seega millised on kirjalikud viisid infoliikumiseks inimeste vahel?

E-mail võimaldab teavet saata kiirelt konkreetse isiku või sihtrühmani. E-kirjana saadetud infot on võimalik mitmeid kordi taas avada ning üle lugeda. E-kiri võimaldab saata manusena erisuguseid dokumente ja faile, mis parasjagu ettevõttes aktuaalsed on.  
Koosoleku protokoll on dokument, mis koostatakse koosoleku käigu ja vastuvõetud otsuste kinnitamiseks. Protokoll peab vastama dokumentidele kehtestatud vormi- ja sisunõuetele. Protokoll peaks vastama järgnevatele küsimustele: Millal toimus? Kes osalesid? Mida otsustati?
Protokollimisel on tähtis teada ning arvesse võtta organisatsioonisiseseid kokkuleppeid.
Memo ehk memorandum on informatiivne dokument, mis lihtsustab organisatsioonisisest infoliikumist. Memo kajastab koosolekute, kohtumiste, külaskäikute, otsuste ja kokkulepete käiku. Memorandum peaks olema kirjutatud võimalikult lihtsalt ja arusaadavalt, see mõjutab konkreetse dokumendi efektiivsust nii lugejale kui ka kirjutajale.
Poliitika dokument on suunatud eelkõige ettevõtte juhtidele ning asutuse olulisematele positsioonidele. Iga ettevõte peaks looma oma infopoliitika dokumendi kuna puudub üldine ning standariseeritud infopoliitika mudel. Infopoliitika väljatöötlemisel on tarviklik läbi viia organisatsiooni alusuuring. See aitab välja selgitada ettevõtte kehtivad väärtused ja normid. Poliitikadokumendi loomisel saab võtta malliks teiste loodud dokumente, kuid põhimõtete määratlemise puhul on tarvis arvestada asutuses püsitatud eesmärke.
Enne poliitikadokumendi loomist on tarvis välja töötada infopoliitika.  Poliitikadokumendi väljatöötamisel on oluline läbi mõelda neli põhiaspekti:

·       Alusuuring – Läbi mõelda ettevõtte struktuur, kultuur ja eesmärgid

·       Infoaudit – Ettevõtte infojuhtimise viis, mida kasutatakse kestva olukorra hindamiseks ning tarvilike muudatuste läbiviimiseks

·       Tasakaalutabeli rajamine – Ettevõtte eesmärkide võrdlemine infoauditi käigus saadud resultaadiga, et selgitada positiivseid ja negatiivseid seoseid ettevõtte siseselt

·       Poliitika ja poliitikadokumendi loomine

Strateegia dokument dokumenteerib ettevõtte strateegiat ning selle taga olevat mõtteviisi. Lühidalt öeldes selgitab strateegiadokument ettevõtte strateegiat.

Ettevõtte strateegia dokumendi valmistamisel tasub selgeks teha, mida soovite dokumendiga saavutada. Strateegia dokumenteerimisel kirjutame dokumendi eesmärgiga inimestele strateegiat selgitada, et töötajad saaksid strateegiat tõlgendada ning rakendada. Teisisõnu, kui saadakse aru asutuse strateegiast, ei vajata üksikasjalikke juhendeid järgnevate sammude kohta.

Juhendid aitavad hõlbustada ettevõtte sisest tööd kuna töötajad teavad, mida neilt oodatakse  ning kuidas konkreetsetes olukordades käituda. Juhendid tagavad töötajatele õigused ja kohustused.

Teavet annab koguda erisugustel viisidel:  Elektrooniliselt, paberkandjal, dokumenteeritult, videona, audiona jms... Teabe kogumine ning selle töötlemine, säilitamine ja jagamine võimaldab infot hallata. Kuid mis on info haldamise viisid?

Teadmusbaas on teabe kogum, mis sisaldab teavet/infot inimkogemuse ning oskuste kohta erisugustes valdkondades. Teadmusbaas hõlbustab info otsinguid tänu otsingu võimalusele. See omakorda aitab inimestel leida kiirelt vajaminevat infot. Teadmusbaas säästab inimeste aega ja soodustab väärtusliku info leidmist.

Andmebaas on korrastatud andmete hulk, mida säilitatakse mitmesugustel põhjustel. Andmebaas teostab andmemudeli, võimaldab säilitada andmeid andmekandjal ning neid ühiskasutada. Lisaks võimaldab andmebaas andmete muutmist jätmata süsteemi teisi elemente ümber korraldamata. Elektroonilise andmebaasi liikideks on lameandmebaas ja relatsioonandmebaas.   Need erinevad üksteistest relatsioonide ehk tabelitest. Lameandmebaas sisaldab endast vaid ühte tabelit, kuid relatsioonandmebaas sisaldab mitut seostatud tabelit.  

Arhiiv on isiku või ettevõtte tegevuse käigus loodud arhivaalide ehk säilitustähtajaga dokumentide säilitamine. See tähendab, et kui dokumendi kasutamiseks pole enam vajadus, tuleb dokumenti säilitada kuni dokumendi säilitustähtaja lõpuni.
Näiteks ei näi esmapilgul olema tööleping enam päevakohane dokument pärast töötaja töölt lahkumist, kuid sellegipoolest tuleb töölepingut säilitada 10 aastat pärast töölepingu lõppemise kuupäeva.
Oluline on arhiivi korraldada lihtsalt, et vajaduse korral oleksid dokumendid kiirelt leitavad.

Dokumendihaldusesüsteem on infosüsteem, mis toetab dokumentide valmimist ning hõlmab ja haldab dokumente nende elukäigu jooksul. Dokumendisüsteemi moodustavad ühiselt dokumendid, nende haldamisega seotud toimingud, süsteemi kasutajad ning dokumentide haldamisel kasutatav tarkvara.

See on asutuse keskseks osaks ning toetab asutuse tegevusi. Dokumendisüsteem katab sõltumata ajast asutuse kõik dokumendi haldamise tarvidused. Dokumendihalduse põhinõueteks on kasutajate koolitus, vastutus, toimimisviisid, ohje vahendid, haldussüsteemi toimise kontrollimine ja ajakohastamine.  

Ettevõtte sisene raamatukogu on raamatukogu, mis on suunatud asutuse töötajatele. Ettevõtete raamatukogude teabeteenused hoiavad kokku töötajate aega ning toetavad töötajate tööd. Ettevõtte sisene raamatukogu julgustab töötajaid õppima ning võimaldab areneda pakkudes ametikohaga seotud erialakirjandust.

Info peab liikumiseks olema verbaalsel või kirjalikul kujul. Verbaalse infoliikumise viisi alla kuuluvad vestlused, arutelud, telefonikõned, esitlused, koosolekud. Kirjalikud seevastu on e-kirjad ja mitmesugused eelmainitud dokumendid. Infohaldus võimaldab infot koguda, töödelda, säilitada ja jagada. Eelmainitud viisid võimaldavad infot organiseeritult hallata, mis omakorda tagab ettevõttes tõhususe ja selguse.

 

Kasutatud allikad:  

Arhiiviseadus. (1998) Vaadatud: 19.09.2021
https://www.riigiteataja.ee/akt/75133

Corporate library. (23.04.2021)
https://en.wikipedia.org/wiki/Corporate_library

Hein, M. Andmebaasi mõiste ja kasutusvaldkonnad. Kollis. http://www.kollis.pri.ee/topicfiles/16.pdf?fbclid=IwAR1dN0uZIFCtVFv95U9MVGYqsNE_1TbWwutsmsL1mcTair8aGSEDaSUaL4Y

Helme, P. Memo: salajase info žanr valitud publikule (09.12.2020) Eesti Ekspress.
https://ekspress.delfi.ee/artikkel/36287145/memo-salajase-info-zanr-valitud-publikule

Jones, P. A strategy document is different to strategic plan. (30.05.2020) Excitant. https://www.excitant.co.uk/strategy-document-different-strategic-plan/

Mis on memo ja kuidas seda kirjutada. Eesti Infotehnoloogia Kolledž. https://praktikatutvustus.weebly.com/memo.html

Noormets, J. Koosolekud. Tallinna Ülikool, Terviseteaduste –ja Spordi instituut.
https://www.tlu.ee/opmat/ts/TSK6005/e-kursus%20TSK6005/3.2%20Koosolekud.pdf?fbclid=IwAR3fWbaY-jZYxvj5O70W6wDBuGTMYpEwxGL4R12ZaRHjnFRWIdvAkD8sjqw

Prints, H. Dokumendisüsteem. (2013) Tallinna Tehnikakõrgkool. https://eprints.tktk.ee/id/eprint/258/50/dokumendissteem.html

Protokoll vastaku nõuetele. (17.03.2017) Sekretär. https://www.sekretar.ee/uudised/2017/03/27/protokoll-vastaku-nouetele

Uverskaja, E. Infoauditi mõiste ja eesmärgid. (2012) Tallinna Ülikool. Infoteaduste instituut.
https://www.tlu.ee/opmat/in/Organisatsiooni%20infoaudit/1_infoauditi_miste_ja_eesmrgid.html

Väikeettevõtete dokumentide säilitamine, arhiveerimine ja hävitamine. (07.03.2018) Veebisekretär.
https://veebisekretar.ee/dokumentide-sailitamine-arhiveerimine/

Informatsiooni sihipärane kasutamine - kuidas jõuda vajaliku informatsioonini?

Varasemalt oleme selgitanud, kes on teadmustöötaja ja mida ta teeb. On räägitud eraldi ka teadmusest, kuid kas me teame, kuidas on teadmustöötajal kõige otstarbekam informatsiooni kasutada? Kuidas jõuab teadmustöötaja vajaliku informatsioonini, mida ta otsib? Need on küsimused, millele proovime vastuseid leida käesolevas artiklis.

Me teame, et informatsiooni leidmine, otsimine ja selle kasutamine on aegade algusest olnud väga olulisel kohal. Tänapäevases ühiskonnas saab öelda, et informatsiooni omamine, otsimine ja selle otstarbekas kasutamine on vältimatu. Teadmustöötajad peavad suutma informatsiooni kasutada efektiivselt, et tulla praeguses infomaailmas toime. (Virkus, 2009) Selleks, et teadmustöötaja või teised spetsialistid, kes tegelevad info kasutamisega ja selle otsimisega, peavad teadma, kui suur on see andmebaas, kust nad olulist infot koguvad ja kasutada saavad. (CFI, n.d)

Isegi, kui teadmustöötaja jõuab vajaliku informatsioonini kiirelt ning tõrgeteta, tuleb siiski ka mõista, milline on sihipärane ja otstarbekas informatsiooni kasutamine teadmustöötaja poolt. Selleks, et informatsiooni saaks kasutada otstarbekalt on vaja teada, kuidas toimib infopäringu koostamine. Infopäring tuleb koostada võimalikult korrektsena, et saadud info, mida teadmustöötaja kasutama hakkab, annaks selle lisaväärtuse, mida ta vajab. Infot otsides on oluline otsingusõnade oskuslik kombineerimine, et piiritleda informatsiooni leidmist võimalikult täpselt. (Virkus, n.d) Kuid see kõik pole ainus viis, kuidas teadmustöötaja informatsiooni kasutada saab.

Teadmiste sihipäraseks kasutamiseks on teadmustöötajal soovitatud oma välja kirjutatud mõtteid ning informatsiooni korrastada. Nii on võimalik leida üles see kõige olulisem, mis aitab erinevaid projekte ja protsesse teostada. Soovitatav on planeerida, millist informatsiooni soovitakse jagada või kasutada, ülevaate loomine on oluline, et saada teada, milline info on juba olemas, kuid samas olemasoleva teabe salvestamine on samuti tähtis, sest nii on võimalik talletada olemasolevad allikad ja teadmised. Üsna sarnane salvestamisega on infoallikate talletamine kataloogidesse või järjehoidjatesse, sest nii saab teadmustöötaja vajadusel alginfo juurde tagasi pöörduda. (GCFGlobal, 2021)

Kas me teame, kuidas teadmustöötajad õige informatsioonini jõuavad? On palju viise, kuidas ja mitmeid kohti, kust teadmusega tegelevad inimesed infot saavad ning vajadusel talletavad. On teada, et teadmustöötajad peavad teadma täpselt, kuidas saab massiivsest andmebaasist vajalikku informatsiooni, kuid sellegi poolest on veel nii mõnigi variant, kuidas vajaliku infoni kiirelt ja turvaliselt jõuda. Selleks, et töötajad jõuaks vajaliku informatsioonini on vaja leida vahendid, millega usaldusväärset informatsiooni hinnata ja kontrollida. Näiteks, kui teadmustöötaja on jõudnud erinevate eelnevalt retsenseeritud veebilehtedele, raamatuteni jms saab ta olla kindel, et tegemist on informatsiooniga, mida ta saab kasutada.

Samas läbi interneti otsides sattudes veebilehtedele, mis kuuluvad konkreetsele ettevõttele ning kus infot värskendatakse tihti on samuti tegemist sellise infoga, mida saab töötaja koheselt kasutada või endale kuhugi üles märkida, et seda hiljem uuesti uurida. Töötaja jõuab vajaliku informatsioonini ka siis, kui ta kasutab info otsimiseks paremaid otsingutööriistu kui varem. Mõnikord on juhuseid, kui töötaja vajutab kogemata mõne lehekülje kinni, kaotab paberile kirja pandud vajalikud andmed jms, siis päästab õige info juurde jõudmine alati. Seljuhul tuleb tunnustada paremaid ajaloofunktsioone, mida aeg-ajalt uuendatakse. Ajaloo-funktsioonide tõttu saavad töötajad kiirelt tagasi minna pooleli jäänud lehtede või ülesannete juurde. (Murphy&Sellen&Shaw, 2002)

Seega teame, et internetist infokildude otsimine on aeganõudev, sest alatihti sisestatakse otsingumootoritesse sõna või fraas, mis toob esile suure hulga erinevaid allikaid. Teadmustöötaja jaoks on oluline kasutada infooskuseid, mis aitavad selekteerida, analüüsida ja süstematiseerida leitud infot, et käsil olev projekt lõpuni teha. Teadmustöötaja peamised viisid teabeni jõudmisel on seotud enamasti otsingumootori muutmise ja konkreetsete märksõnadega. Kui otsingumootor, mida kasutatakse, ei anna soovitud tulemusi on hea võimalus proovida sama otsingut konkreetsete märksõnadega teha teise otsingumootoriga (Google, Bing, Yahoo). Samas on oluline kasutada erinevate fraaside puhul jutumärke ning eemaldada otsingust sõnad, mis ei anna vajalikku infot. (Mind Tools, n.d)

Kasutatud allikad

CHI. (n.d). Knowledge Workers. Accessing and Applying Information. https://corporatefinanceinstitute.com/resources/knowledge/other/knowledge-workers/

GCFGlobal. (2021). Use Information Correctly. Putting information together. https://edu.gcfglobal.org/en/useinformationcorrectly/putting-info-together/1/

Mind Tools. (n.d). Seven Ways to Find What You Want on the Internet. Gathering What You Need, Discarding What You Don't. https://www.mindtools.com/pages/article/internet-searching.htm

Murphy, R., Sellen, J.A, Shaw, L.K. (2002). How Knowledge Workers Use the Web. Web Behavior Patterns. 4(1), 233-234. https://www.microsoft.com/en-us/research/uploads/prod/2016/08/knowledger-workers-and-the-web-02-.pdf

Virkus, S. (2009). Info hankimise ja otsinguprotsessi uurimisest. Infoteaduste Instituut, Tallinna Ülikool. https://www.tlu.ee/~sirvir/Infootsingu%20teooria/Info%20hankimise%20ja%20otsinguprotsessi%20uurimisest/index.html

Virkus, S. (n.d). Päringu koostamine. Infootsingu põhimõtted. Tartu Ülikool. https://sisu.ut.ee/otsing/p%C3%A4ringu-koostamine

Raamatukogu - millised on kaasaja lisateenused?

Tänapäeval on raamatukogud kõike muud, kui ainult raamatute laenutamiseks ja nende tagastamiseks. Varem käisid inimesed raamatukogudes ainult lugemas või endale meelepärast teost koju kaasa laenutamas, et seda kodus vabal ajal lugeda. Ühesõnaga raamatukogu on koht, kus hoitakse, säilitatakse, kogutakse ja töödeldakse trükiseid, mida inimesed saavad ükshetk laenutada või kohapeal lugeda. Olenevalt raamatukogust pakuvad erinevad teadusraamatukogud, rahvusraamatukogud ja rahvaraamatukogud inimestele mitmeid erinevaid lisateenuseid. Olgu teenused tasulised või tasuta.

Eesti Rahvusraamatukogu, mis on kõige suurem ja tuntuim raamatukogu pakub inimestele lisaks raamatute laenutamisele võimaluse otsida andmebaasidest informatsiooni. Sel juhul on tegemist veebipõhiste e-kataloogidega, kus inimesel on võimalik vastavalt oma valikutele ja soovidele otsinguid teha leidmaks vajaminevat informatsiooni. Kasutada saab nii eesti kui ka võõrkeelseid e-katalooge. Peale erinevate andmebaaside kasutamist, võimaldab raamatukogu enda kasutajatel esitada päringuid. Inimestel on võimalik küsida erinevaid küsimusi, millele infospetsialistid kiiremas korras vastused proovivad anda. Olgu need seotud andmebaasidega või ei leia enda soovitud teost, infospetsialistid aitavad sul vastused leida. Rahvusraamatukogu annab lugejatele õiguse külastada nende avaandmete portaali, kus saab tutvuda erinevate helisalvestiste, postkaartide, raamatute, plakatite ja kaartidega, nootidega ning miks mitte ka perioodika ja jätkväljaannetega.

Nii nagu Pärnu, Saaremaa kui ka Tallinna Keskraamatukogud, võimaldab Rahvusraamatukogu oma kasutajatel ja mööda minevatel külastajatel kasutada arvuteid, printida endale vajaminevaid dokumente või informatsiooni, teha kopeerimisi ning skaneerida. Keskraamatukogud, näiteks Rakvere (Lääne-Virumaa), Tallinn ja Pärnu, võimaldavad inimestel üürida/rentida nende ruume erinevateks üritusteks. Olgu tulemas mõni üritus, loeng või hoopis konverents. Raamatukogud võimaldavad enda hinnakirja järgi kasutajatel ruume rentida. Olenevalt kasutajast sõltub ka hind, tavainimesele kallim, kuid MTÜ-d jms saavad rentida veidi odavamalt. Pärnu Keskraamatukogu erineb teistest raamatukogudest sellega, et Pärnus on olemas eraldi pilliriiul, kus on raamatukogu külastajal ja kasutajal võimalik vastavalt raamatukogu reeglitele laenutada endale pill. Pilliriiul on eelkõige abiks muusikaharrastajatele ning suureks abiks erinevate muusikaringi juhendajatele.

Olenemata sellest, et raamatukogud on kõik üsnagi erinevad, leidub nii mõneski biblioteegis lisateenusena koju tellimine või teisisõnu koduteenindus. Sel juhul saavad inimesed endale erinevad teosed, mida nad soovivad otse koju tellida. Antud lahendus on eelkõige hea vanematele lugejatele, kes seda teenust kasutavad. Käesolev teenus on olemas nii Pärnu kui ka Rakvere keskraamatukogu teenuste nimekirjas. Samas teadusraamatukogud kasutavad kullerteenust, mille kaudu on võimalik endale tellitud teosed endale meeldivasse sihtpunkti tellida. Kullerteenust kasutab eelkõige Tallinna Ülikooli Akadeemiline Raamatukogu. Kuna tegemist on ülikooli raamatukoguga, siis on antud raamatukogus teenuste hulka arvestatud ka erinevate töötubade ja õhtuste saalide teenus. Töötubasid on võimalik reserveerida rühmatööks kui ka individuaalseks kasutamiseks ning õhtused saalid, kus väljaspool lahtiolekuaegu teenindajad puuduvad, on mõeldud õppe- ja teadustöö tegemiseks.

Viimasel ajal on raamatukogude puhul populaarseks saanud ka laenutuskapid või raamatukapid. Nende põhiliseks funktsiooniks on hoiustada tellituid raamatuid, millele inimesed saavad ööpäevaringselt järgi minna. Antud lahendust kasutavad näiteks Pärnu ja Rakvere Keskraamatukogu, Tallinna Ülikooli Akadeemiline Raamatukogu ning ka Rahvusraamatukogu. Sama teenus kogub populaarsust ka Eesti maaraamatukogude hulgas. Samamoodi on olemas ka eraldi tagastamiskastid või kapid, kuhu on võimalik läbiloetud raamatud jätta.

Olenevalt raamatukogust ja nende teenustest, on raamatukogudes alles lisaks uutele teenustele varem aktiivselt kasutust leidnud ja eespool nimetatud teenused. Nendeks on arvuti kasutamine, printimine, kopeerimine ning skaneerimine. Need kõik on tasulised teenused, kuid osadele kasutajatele väga vajaminevad. Olenevalt raamatukogust, on antud teenuste tasu ka erinev. Kui varem sai raamatuid laenutada ainult sealt, kus parasjagu raamatud olid, siis nüüdseks toimib ka raamatukogude vaheline laenutus. Raamatuid saab laenutada lisaks Eesti raamatukogudele ka välismaalt. Osades ülikoolide raamatukogudes on erinevatele teenustele lisaks ka teadustööde tegemise tugi ja erinevad koolitused. Selline teenus on olemas Tartu Ülikooli raamatukogus, kus on võimalik saada koolitusmaterjale ja juhendeid, saada erialast informatsiooni omaala spetsialistidelt, kes aitavad leida ja otsida vajaminevat infot ning suunavad, kuidas kasutada erinevaid andmebaase, pakutakse konsultatsioone ning väljastatakse erinevaid DOI aadresse. Sellele saab juurde lisada ka TÜ Raamatukogus oleva teenuse, milleks on restaureerimine- ja köitetööd. Sel juhul on tegemist tasulise teenusega, kus vanaaegsed teosed restaureeritakse või köidetakse eraldiolevad lehed spetsiaalsesse ümbrisesse.

Kuna raamatukogu külastajaid on erinevaid ning teoste lugejateks võivad olla ka erivajadustega kasutajad leidub nii mõneski suuremas raamatukogus eriti ülikooli ning Tallinna raamatukogudes spetsiaalsed erivajadustega inimeste teenused. Iga inimene väärib kultuuri ja selle talletamist oma mällu. Miks mitte võimaldada lugemist ja laenutamist kõigile. Paljud biblioteegid pakuvad teenusena ka nõustamist. Nõustamist pakutakse individuaalselt seega pole oluline, millega sul abi vaja läheb. Spetsialistid aitavad sind. Olgu abi või nõu vaja erinevate nutiseadmete kasutamisega (arvuti, telefon, ID-kaardi kasutamine), e-posti loomisega, erinevate raamatuportaalide kasutamisega. Samuti pakub individuaalne nõustamine abi koolilõpetajatele uurimis- või lõputööde kirjutamisega, andmebaaside kasutamisega. Olenevalt sellest, millise raamatukoguga on tegemist, sõltub ka antud nõustamiste sihtgrupp. Ülikoolide puhul on enamasti nõustamine suunatud tudengitele, õppejõududele, teadlastele ja spetsialistidele, kuid sellegi poolest võivad nõustamisele pöörduda kõik, kes abi vajavad.

Kokkuvõtteks võib öelda, et ükskõik milliseid teenuseid raamatukogud pakuvad. On need tasulised, tasuta või suunatud spetsiaalse sihtgrupi poole, leiavad endale abi ja vajamineva info kõik, kes julgevad pöörduda. Raamatukogu teenused, mis on enamasti kõikjal samasugused vaid väikeste erinevustega, on mõeldud kasutamaks kõigile, mis tähendab, et ükskõik, millise mure või raamatusooviga lähed, leitakse just sinule sobiv lahendus.

 

Kasutatud allikad

Eesti Rahvusraamatukogu. (2021). Teenused. https://www.nlib.ee/

Pärnu Keskraamatukogu. (2021). Lugejale. Pilliriiul. https://www.pkr.ee/lugejale/lugeja-meelespea/

Raamatukogu. (8. september 2021). https://et.wikipedia.org/wiki/Raamatukogu

Saare maakonna keskraamatukogu. (n.d). Tasulised teenused. https://skr.lib.ee/tasulised-teenused/

Tallinna Keskraamatukogu. (2021). Tasulised teenused. https://keskraamatukogu.ee/tasulised-teenused/

Tallinna Ülikooli Akadeemiline Raamatukogu. (2021). Teenused. Muud teenused. https://www.tlulib.ee/teenused/muud-teenused/

Tartu Ülikooli raamatukogu. (2021). Teenused. https://utlib.ut.ee/lugejaks-registreerimine

Tartu Ülikool Pärnu kolledž. (2021). Raamatukogu. Teenused. https://www.pc.ut.ee/et/raamatukogu/teenused

Teadmustöötaja aasta kokkuvõte ja uute mõtete tekkimise aeg

Käes on aastalõpp ning mina kui InfiBirdi üks teadmustöötajatest, olen valmis astuma uusi samme koos InfiBirdiga, kuid selleks, et mõista ja saada teada, mis on minu jaoks selle aasta kolm suurimat saavutust seoses uue kohaga, kuidas ma plaanin võtta aasta lõpus aja enda jaoks ning millised mõtted ja ideed on mul uue aastaga, on vaja esmalt veidi mõelda. Selleks on hea teha pisikene sisse põige algusesse. Olen töötanud InfiBirdi heaks 5 head kuud ning jooksmas on kuues kuu. Terve see pool aastat on olnud üsna suur enese proovilepanek, kirjutades ja uurides teemasid, mis on olnud seni minu jaoks üsna vähe tuntud või üldse teadmata. Siin juures saangi kohe öelda, et minu arvates on üks kolmest saavutustest just see, et olen ennast arendanud ja uurinud teemasid, mis on olnud minu jaoks varasemalt täiesti võõrad.

Kui minna tagasi päris algusesse, kus alustasin e-raamatu kirjutamist ja sain esimeseks teemaks teadmusbaasi kohta uurida informatsiooni ning kirjutada selle kohta kaks e-raamatut, kus oli juttu nii teadmusbaasist üldiselt kui ka sellest, kuidas loob teadmusbaas tervele organisatsioonile või ettevõttele lisaväärtuse, mis neil puudu on. Tuleb tõdeda, et kohe esimeseks selline pikem ülesanne saada oli keeruline, kuid lõpp kokkuvõttes nägid need kaks e-raamatut välja kenad ja sisukad, olles ise alles algaja. Kui esimene vajalik ülesanne sai tööandjale edastatud ning heaks kiidu, olin valmis võtma uue väljakutse, mis osutus samuti e-raamatu kirjutamiseks, kuid selleks hetkeks olin juba mõistnud, et kõik minu õpitud oskused, kust leida vajaliku informatsiooni teemade kohta, millest teadsin vähe, olid abiks üsnagi palju. Oma nippe kasutades ja ka abi saades, sain valmis ka ülejäänud e-raamatud, mille kirjutamiseks kulus igakord järjest vähem aega, sest mida rohkem kirjutasin, seda rohkem ma mõistsin, milline on see vajalik info ja sõnavara, mida inimesed otsivad, et nad saaksid aimu teemadest, mis neid aidata või huvitada võivad. Olenemata enda kirjutamise tasemest ja igakord arenedes koos uute teemadega tundsin nii mõnigi kord, et vajalikke allikate otsimine võib olla üsnagi raske, kui teemast palju ei tea.

Mis on minu teine suurim saavutus sel aastal, kui olen ennast sidunud InfiBirdi ja selle meeskonnaga? Selle lühikese ajaga olen teinud nii mõndagi, kuid siiski on raske tuua eraldi saavutusi, mis on minu enda jaoks olulised. Usun, et üks saavutusi, mida võib välja tuua, on tööandja abistamine tema esimese raamatu koostamisel ja ilmumisel. Pakkudes enda abi ja andes endast kõik, et raamat saaks kaunis, lugejasõbralik ning oleks just selline nagu tööandja soovis. Usun, et olen saanud tänu selle raamatu ja teiste e-raamatute küljendamisega enda varasemaid oskuseid küljendamise programmiga arendada ning täiustada. Olen tänulik, et tööandja InfiBirdis on andnud mulle selle võimaluse end rohkem täiustada kasutades programme, millega erinevate raamatute kui ka artiklite küljendamisi teostada saab. Usun, et seda oma teiseks saavutuseks pidada on õige, sest iga inimene areneb ka siis, kui ta teeb midagi, mille kohta tal on varasemalt mõned teadmised, aga praktika puudub.

Kolmandaks saavutuseks ja kõige olulisemaks pean enda ületamist, kirjutades ja tehes asju, mida ma ei ole varasemalt kunagi teinud. Siin juures saan kokku võtta kõik erinevad raamatud, artiklid ja muud tegevused, et töö mida ma teen saaks tunnustatud nii nagu peab. Olen enda üle uhke, et olen suutnud pooled ööd kooli kõrvalt üleval istuda, et tööd saaksid õigeks ajaks tehtud ja tulemus oleks selline, et see oleks sobilik ja meeldiv kõigile. Samuti sellepärast, et olen arenenud kogu protsessiga, mis mind on senini tööl edasi viinud. Koos kõikide erinevate ülesannete ja võimalustega, mida on pakutud. Leian, et kõik need tegevused on üks päris suur saavutus terve aasta jooksul ning miks see ei võiks olla kolmas, minu üks kõige suurematest saavutustest.

Kuid milliseid ideid ja mõtteid ma olen mõlgutanud selle poole aasta jooksul ja mis võiksid uuel aastal hoo sisse saada? Usun, et üks soove oleks kirjutada InfiBirdile veel mõni veidi suurema mahuga raamat või veelkord artiklite seeria, mille tegemine võtaks veidi rohkem aega kui mõned päevad. Selleks, et seda teha, tuleb muidugi mõelda, mis on veel rääkimata või millest võiks veel täpsemalt rääkida. Olen pikalt mõelnud, et kuna tegemist on ettevõttega, kes on suunatud kirjutama ka teistele sisutekste erinevatel juhtimise teemadel (infojuhtimine, teadmusjuhtimine) ja valmis tegema ka infohaldust, siis oleks hea võimalus end veel paremaks teha, valmistades endale visiitkaardid, mis aitaksid ettevõtetel kiirelt ühendust võtta, kui vajavad mõnda meie pakutavat teenust. Need kaks on põhilised mõtted, mida tahaks järgmisel aastal kindlasti ära teha, sest nii on võimalus end paremini turustada ning anda inimestele teada, et on olemas ettevõte, kes sellise asjaga tegeleb.

Selleks, et kõik need ideed ja tegemised saaksid olla perfektsed ja annaksid tulemusi, on teadmustöötajal vaja ka teha väikene paus oma tööst, et mõtteid koguda. Nii olen otsustanud teha ka mina. Selleks, et järgmisel aastal erinevaid ideid teostada, teen ma aasta viimasel kuul kõike, mis on minu jaoks oluline. Olen ette võtnud suurema jõuluprojekti, kus oma oskuseid proovile panen, olen otsustanud läbi lugeda mitmeid raamatuid, mis on jäänud unarusse, tegelen oma hobidega, pakkudes teistele kui ka endale sellega rõõmu ja rahu ning annan endast kõik, et koolis käimasolev semester saaks lõpule viidud. Need on tegevused, mis aitavad mul puhata ning tunda end hästi.

Kokkuvõtvalt saan öelda, et minu esimene aasta uues kohas, uute väljakutsete ja inimeste keskel on olnud edukas ning õpetlik, pakkudes mulle mitmeid erinevaid võimalusi end tõestada ja saada veel paremaks. Kõik saavutused ja muud tegevused on teinud mind paremaks ning pannud mind asju teise pilguga vaatama. Seal hulgas lugema rohkem ajalehti ja muid väljaandeid. Usun, et kõik mida ma kirjutades ja uute teemadega uurides kogen ja teen, tuleb kõik hiljem kasuks.

SELLEKS, ET OLLA ENDISELT ARENEV NING TEHA TÖÖD, MIS MEELDIB - PUHKA, TÖÖTA JA TUNNE RÕÕMU!

KOMMENTAAR

Tänan Angelina Täkerit käesoleva blogipostituse kirjutamise eest! 

Virge Rebane

Ettevõtte InfiBird OÜ juht