Informatsiooni sihipärane kasutamine - kuidas jõuda vajaliku informatsioonini?

Varasemalt oleme selgitanud, kes on teadmustöötaja ja mida ta teeb. On räägitud eraldi ka teadmusest, kuid kas me teame, kuidas on teadmustöötajal kõige otstarbekam informatsiooni kasutada? Kuidas jõuab teadmustöötaja vajaliku informatsioonini, mida ta otsib? Need on küsimused, millele proovime vastuseid leida käesolevas artiklis.

Me teame, et informatsiooni leidmine, otsimine ja selle kasutamine on aegade algusest olnud väga olulisel kohal. Tänapäevases ühiskonnas saab öelda, et informatsiooni omamine, otsimine ja selle otstarbekas kasutamine on vältimatu. Teadmustöötajad peavad suutma informatsiooni kasutada efektiivselt, et tulla praeguses infomaailmas toime. (Virkus, 2009) Selleks, et teadmustöötaja või teised spetsialistid, kes tegelevad info kasutamisega ja selle otsimisega, peavad teadma, kui suur on see andmebaas, kust nad olulist infot koguvad ja kasutada saavad. (CFI, n.d)

Isegi, kui teadmustöötaja jõuab vajaliku informatsioonini kiirelt ning tõrgeteta, tuleb siiski ka mõista, milline on sihipärane ja otstarbekas informatsiooni kasutamine teadmustöötaja poolt. Selleks, et informatsiooni saaks kasutada otstarbekalt on vaja teada, kuidas toimib infopäringu koostamine. Infopäring tuleb koostada võimalikult korrektsena, et saadud info, mida teadmustöötaja kasutama hakkab, annaks selle lisaväärtuse, mida ta vajab. Infot otsides on oluline otsingusõnade oskuslik kombineerimine, et piiritleda informatsiooni leidmist võimalikult täpselt. (Virkus, n.d) Kuid see kõik pole ainus viis, kuidas teadmustöötaja informatsiooni kasutada saab.

Teadmiste sihipäraseks kasutamiseks on teadmustöötajal soovitatud oma välja kirjutatud mõtteid ning informatsiooni korrastada. Nii on võimalik leida üles see kõige olulisem, mis aitab erinevaid projekte ja protsesse teostada. Soovitatav on planeerida, millist informatsiooni soovitakse jagada või kasutada, ülevaate loomine on oluline, et saada teada, milline info on juba olemas, kuid samas olemasoleva teabe salvestamine on samuti tähtis, sest nii on võimalik talletada olemasolevad allikad ja teadmised. Üsna sarnane salvestamisega on infoallikate talletamine kataloogidesse või järjehoidjatesse, sest nii saab teadmustöötaja vajadusel alginfo juurde tagasi pöörduda. (GCFGlobal, 2021)

Kas me teame, kuidas teadmustöötajad õige informatsioonini jõuavad? On palju viise, kuidas ja mitmeid kohti, kust teadmusega tegelevad inimesed infot saavad ning vajadusel talletavad. On teada, et teadmustöötajad peavad teadma täpselt, kuidas saab massiivsest andmebaasist vajalikku informatsiooni, kuid sellegi poolest on veel nii mõnigi variant, kuidas vajaliku infoni kiirelt ja turvaliselt jõuda. Selleks, et töötajad jõuaks vajaliku informatsioonini on vaja leida vahendid, millega usaldusväärset informatsiooni hinnata ja kontrollida. Näiteks, kui teadmustöötaja on jõudnud erinevate eelnevalt retsenseeritud veebilehtedele, raamatuteni jms saab ta olla kindel, et tegemist on informatsiooniga, mida ta saab kasutada.

Samas läbi interneti otsides sattudes veebilehtedele, mis kuuluvad konkreetsele ettevõttele ning kus infot värskendatakse tihti on samuti tegemist sellise infoga, mida saab töötaja koheselt kasutada või endale kuhugi üles märkida, et seda hiljem uuesti uurida. Töötaja jõuab vajaliku informatsioonini ka siis, kui ta kasutab info otsimiseks paremaid otsingutööriistu kui varem. Mõnikord on juhuseid, kui töötaja vajutab kogemata mõne lehekülje kinni, kaotab paberile kirja pandud vajalikud andmed jms, siis päästab õige info juurde jõudmine alati. Seljuhul tuleb tunnustada paremaid ajaloofunktsioone, mida aeg-ajalt uuendatakse. Ajaloo-funktsioonide tõttu saavad töötajad kiirelt tagasi minna pooleli jäänud lehtede või ülesannete juurde. (Murphy&Sellen&Shaw, 2002)

Seega teame, et internetist infokildude otsimine on aeganõudev, sest alatihti sisestatakse otsingumootoritesse sõna või fraas, mis toob esile suure hulga erinevaid allikaid. Teadmustöötaja jaoks on oluline kasutada infooskuseid, mis aitavad selekteerida, analüüsida ja süstematiseerida leitud infot, et käsil olev projekt lõpuni teha. Teadmustöötaja peamised viisid teabeni jõudmisel on seotud enamasti otsingumootori muutmise ja konkreetsete märksõnadega. Kui otsingumootor, mida kasutatakse, ei anna soovitud tulemusi on hea võimalus proovida sama otsingut konkreetsete märksõnadega teha teise otsingumootoriga (Google, Bing, Yahoo). Samas on oluline kasutada erinevate fraaside puhul jutumärke ning eemaldada otsingust sõnad, mis ei anna vajalikku infot. (Mind Tools, n.d)

Kasutatud allikad

CHI. (n.d). Knowledge Workers. Accessing and Applying Information. https://corporatefinanceinstitute.com/resources/knowledge/other/knowledge-workers/

GCFGlobal. (2021). Use Information Correctly. Putting information together. https://edu.gcfglobal.org/en/useinformationcorrectly/putting-info-together/1/

Mind Tools. (n.d). Seven Ways to Find What You Want on the Internet. Gathering What You Need, Discarding What You Don't. https://www.mindtools.com/pages/article/internet-searching.htm

Murphy, R., Sellen, J.A, Shaw, L.K. (2002). How Knowledge Workers Use the Web. Web Behavior Patterns. 4(1), 233-234. https://www.microsoft.com/en-us/research/uploads/prod/2016/08/knowledger-workers-and-the-web-02-.pdf

Virkus, S. (2009). Info hankimise ja otsinguprotsessi uurimisest. Infoteaduste Instituut, Tallinna Ülikool. https://www.tlu.ee/~sirvir/Infootsingu%20teooria/Info%20hankimise%20ja%20otsinguprotsessi%20uurimisest/index.html

Virkus, S. (n.d). Päringu koostamine. Infootsingu põhimõtted. Tartu Ülikool. https://sisu.ut.ee/otsing/p%C3%A4ringu-koostamine