Millisel kujul peab info olema, et see saaks liikuda inimeste vahel?

 

Info liikumine käib eri kanalite kaudu. Efektiivne info liikumine soodustab ettevõtte töötajate vahelisi suhteid ning ettevõtte töötulemusi. Millisel kujul peab info olema, et see saaks inimeste vahel liikuda?
Suusõnaline info on mistahes teave, mida saab esitada keelelisel teel. Verbaalse info alla liigituvad  silmast silma vestlused, arutelud, telefonikõned, koosolekud, esitlused, intervjuud jms...

Silmast silma vestlus on asendamatu suhtlemisviis. See võimaldab edastada infot kiirelt ning saada kohest tagasisidet. Silmast silma vestlus aitab luua usaldusväärsust ning võimaldab ebaselge info korral viivitamatult teavet täpsustada. Teabe või arvamuste eristumisel on võimalik pidada arutelusid. Arutelud on funktsionaalne viis nägemaks ning mõistmaks teiste perspektiive. Tihti aitab see avastada uusi mõttekohti ning teavet taas läbi mõelda.
Sarnaselt silmast silma vestlusele võimaldavad telefonikõned edastada infot kiirelt ühelt inimeselt teisele. Telefonikõnede puhul pole näha inimese miimikat, mis tõttu on raskem näha inimese tõest reaktsiooni. Sellest hoolimata avatakse tihti end telefoni vestluse ajal rohkem kui koha peal viibides ning silmast silma vestluse puhul. Telefonikõne positiivne pool on, et tihti inimesed avavad end rohkem kui silmast silma vestlust pidades.
Esitlused on funktsionaalne viis teabe edastamiseks suuremale rahvahulgale. Pilkupüüdva esitluse valmistamise kohta on nõudeid mitmeid, kuid üks tähtsamaid tingimusi on märksõnade või lühilausete koostamine. See aitab hoida publiku tähelepanu esitlusel ning erinevalt näiteks tavapärasest silmast silma suhtlemisest,  lihtsustab esitlus piltmäluga inimestel teabe omandamist ning meelde jätmist. Slaididel esitatud märksõnadele, lühikestele lausetele teabe juurde rääkimine võimaldab kuulajaskonnale anda parema ülevaate edastatava info kohta.

Koosolekud soodustavad teabe jagamist konkreetsele sihtrühmale. Asutuse siseseid koosolekuid on soovituslik pidada regulaarselt kuna see võimaldab jagada mõne aja vältel muutunud infot.
Mõned üldisemad koosolekute tüübid on järgmised:

·       Informatsioonikoosolek – Eesmärgiks edastada koosoleku osavõtjatele uusi oskuseid, teistsuguseid mõttelaade, arutelu ja tegusid.

·       Koosolek probleemide lahendamise eesmärgil – Sihtrühm on kokku kutsutud ettevõtte siseste probleemide lahendamiseks: Tegeletakse otsuste vastuvõtmise ja tegevusplaani koostamisega.  Mõttevahetused toimuvad üsna vabas vormis, kuid peab olema kokku lepitud, millisest tehnikast probleemi lahendamisel lähtutakse.

·       Loominguline koosolek – On eelkõige ideede tootmiseks,  et ettevõtte takistustele lahendusi leida. Ajurünnakud hõlbustavad koosoleku osalejate ideede teket ning on murekohtade lahendamisel parimaks elemendiks. Ajurünnaku korraldamisel tasuks hammaste vahel hoida kriitika ning hinnanguid anda vaid läbimõeldult. Liigse kriitilisuse puhul väheneb osavõtjate ideede hulk ja mõtete kiirus.  

·       Otsustav koosolek – Suunatud otsuste täideviimisele. Otsustav koosolek eeldab tavapärast rutiini ning formaalset koosoleku juhtimist. Selle koosoleku tüübi puhul on tähtis koosoleku juhatajal säilitada erapooletus ning kuulata kõiki arvamusavaldusi ja ettepanekuid,  et neid otsustamisprotsessis arvesse võtta. Otsustavat koosolekut juhitakse lähtudes päevakorrast.

Suusõnalise info vahetamine on küll hea viis kiirelt info edastamiseks ning arutelude tarbeks, mis tihti soodustab info nõrkade kohtade läbimõtlemist ning nende kallal töötamist. Mõnikord kaalutleb kirjalik infoliikumine verbaalse info liikumise. Kirjalikult dokumenteeritud info võimaldab tõestada asutuse tegevuse käigus toimunud fakte või tegevusi.  Seega millised on kirjalikud viisid infoliikumiseks inimeste vahel?

E-mail võimaldab teavet saata kiirelt konkreetse isiku või sihtrühmani. E-kirjana saadetud infot on võimalik mitmeid kordi taas avada ning üle lugeda. E-kiri võimaldab saata manusena erisuguseid dokumente ja faile, mis parasjagu ettevõttes aktuaalsed on.  
Koosoleku protokoll on dokument, mis koostatakse koosoleku käigu ja vastuvõetud otsuste kinnitamiseks. Protokoll peab vastama dokumentidele kehtestatud vormi- ja sisunõuetele. Protokoll peaks vastama järgnevatele küsimustele: Millal toimus? Kes osalesid? Mida otsustati?
Protokollimisel on tähtis teada ning arvesse võtta organisatsioonisiseseid kokkuleppeid.
Memo ehk memorandum on informatiivne dokument, mis lihtsustab organisatsioonisisest infoliikumist. Memo kajastab koosolekute, kohtumiste, külaskäikute, otsuste ja kokkulepete käiku. Memorandum peaks olema kirjutatud võimalikult lihtsalt ja arusaadavalt, see mõjutab konkreetse dokumendi efektiivsust nii lugejale kui ka kirjutajale.
Poliitika dokument on suunatud eelkõige ettevõtte juhtidele ning asutuse olulisematele positsioonidele. Iga ettevõte peaks looma oma infopoliitika dokumendi kuna puudub üldine ning standariseeritud infopoliitika mudel. Infopoliitika väljatöötlemisel on tarviklik läbi viia organisatsiooni alusuuring. See aitab välja selgitada ettevõtte kehtivad väärtused ja normid. Poliitikadokumendi loomisel saab võtta malliks teiste loodud dokumente, kuid põhimõtete määratlemise puhul on tarvis arvestada asutuses püsitatud eesmärke.
Enne poliitikadokumendi loomist on tarvis välja töötada infopoliitika.  Poliitikadokumendi väljatöötamisel on oluline läbi mõelda neli põhiaspekti:

·       Alusuuring – Läbi mõelda ettevõtte struktuur, kultuur ja eesmärgid

·       Infoaudit – Ettevõtte infojuhtimise viis, mida kasutatakse kestva olukorra hindamiseks ning tarvilike muudatuste läbiviimiseks

·       Tasakaalutabeli rajamine – Ettevõtte eesmärkide võrdlemine infoauditi käigus saadud resultaadiga, et selgitada positiivseid ja negatiivseid seoseid ettevõtte siseselt

·       Poliitika ja poliitikadokumendi loomine

Strateegia dokument dokumenteerib ettevõtte strateegiat ning selle taga olevat mõtteviisi. Lühidalt öeldes selgitab strateegiadokument ettevõtte strateegiat.

Ettevõtte strateegia dokumendi valmistamisel tasub selgeks teha, mida soovite dokumendiga saavutada. Strateegia dokumenteerimisel kirjutame dokumendi eesmärgiga inimestele strateegiat selgitada, et töötajad saaksid strateegiat tõlgendada ning rakendada. Teisisõnu, kui saadakse aru asutuse strateegiast, ei vajata üksikasjalikke juhendeid järgnevate sammude kohta.

Juhendid aitavad hõlbustada ettevõtte sisest tööd kuna töötajad teavad, mida neilt oodatakse  ning kuidas konkreetsetes olukordades käituda. Juhendid tagavad töötajatele õigused ja kohustused.

Teavet annab koguda erisugustel viisidel:  Elektrooniliselt, paberkandjal, dokumenteeritult, videona, audiona jms... Teabe kogumine ning selle töötlemine, säilitamine ja jagamine võimaldab infot hallata. Kuid mis on info haldamise viisid?

Teadmusbaas on teabe kogum, mis sisaldab teavet/infot inimkogemuse ning oskuste kohta erisugustes valdkondades. Teadmusbaas hõlbustab info otsinguid tänu otsingu võimalusele. See omakorda aitab inimestel leida kiirelt vajaminevat infot. Teadmusbaas säästab inimeste aega ja soodustab väärtusliku info leidmist.

Andmebaas on korrastatud andmete hulk, mida säilitatakse mitmesugustel põhjustel. Andmebaas teostab andmemudeli, võimaldab säilitada andmeid andmekandjal ning neid ühiskasutada. Lisaks võimaldab andmebaas andmete muutmist jätmata süsteemi teisi elemente ümber korraldamata. Elektroonilise andmebaasi liikideks on lameandmebaas ja relatsioonandmebaas.   Need erinevad üksteistest relatsioonide ehk tabelitest. Lameandmebaas sisaldab endast vaid ühte tabelit, kuid relatsioonandmebaas sisaldab mitut seostatud tabelit.  

Arhiiv on isiku või ettevõtte tegevuse käigus loodud arhivaalide ehk säilitustähtajaga dokumentide säilitamine. See tähendab, et kui dokumendi kasutamiseks pole enam vajadus, tuleb dokumenti säilitada kuni dokumendi säilitustähtaja lõpuni.
Näiteks ei näi esmapilgul olema tööleping enam päevakohane dokument pärast töötaja töölt lahkumist, kuid sellegipoolest tuleb töölepingut säilitada 10 aastat pärast töölepingu lõppemise kuupäeva.
Oluline on arhiivi korraldada lihtsalt, et vajaduse korral oleksid dokumendid kiirelt leitavad.

Dokumendihaldusesüsteem on infosüsteem, mis toetab dokumentide valmimist ning hõlmab ja haldab dokumente nende elukäigu jooksul. Dokumendisüsteemi moodustavad ühiselt dokumendid, nende haldamisega seotud toimingud, süsteemi kasutajad ning dokumentide haldamisel kasutatav tarkvara.

See on asutuse keskseks osaks ning toetab asutuse tegevusi. Dokumendisüsteem katab sõltumata ajast asutuse kõik dokumendi haldamise tarvidused. Dokumendihalduse põhinõueteks on kasutajate koolitus, vastutus, toimimisviisid, ohje vahendid, haldussüsteemi toimise kontrollimine ja ajakohastamine.  

Ettevõtte sisene raamatukogu on raamatukogu, mis on suunatud asutuse töötajatele. Ettevõtete raamatukogude teabeteenused hoiavad kokku töötajate aega ning toetavad töötajate tööd. Ettevõtte sisene raamatukogu julgustab töötajaid õppima ning võimaldab areneda pakkudes ametikohaga seotud erialakirjandust.

Info peab liikumiseks olema verbaalsel või kirjalikul kujul. Verbaalse infoliikumise viisi alla kuuluvad vestlused, arutelud, telefonikõned, esitlused, koosolekud. Kirjalikud seevastu on e-kirjad ja mitmesugused eelmainitud dokumendid. Infohaldus võimaldab infot koguda, töödelda, säilitada ja jagada. Eelmainitud viisid võimaldavad infot organiseeritult hallata, mis omakorda tagab ettevõttes tõhususe ja selguse.

 

Kasutatud allikad:  

Arhiiviseadus. (1998) Vaadatud: 19.09.2021
https://www.riigiteataja.ee/akt/75133

Corporate library. (23.04.2021)
https://en.wikipedia.org/wiki/Corporate_library

Hein, M. Andmebaasi mõiste ja kasutusvaldkonnad. Kollis. http://www.kollis.pri.ee/topicfiles/16.pdf?fbclid=IwAR1dN0uZIFCtVFv95U9MVGYqsNE_1TbWwutsmsL1mcTair8aGSEDaSUaL4Y

Helme, P. Memo: salajase info žanr valitud publikule (09.12.2020) Eesti Ekspress.
https://ekspress.delfi.ee/artikkel/36287145/memo-salajase-info-zanr-valitud-publikule

Jones, P. A strategy document is different to strategic plan. (30.05.2020) Excitant. https://www.excitant.co.uk/strategy-document-different-strategic-plan/

Mis on memo ja kuidas seda kirjutada. Eesti Infotehnoloogia Kolledž. https://praktikatutvustus.weebly.com/memo.html

Noormets, J. Koosolekud. Tallinna Ülikool, Terviseteaduste –ja Spordi instituut.
https://www.tlu.ee/opmat/ts/TSK6005/e-kursus%20TSK6005/3.2%20Koosolekud.pdf?fbclid=IwAR3fWbaY-jZYxvj5O70W6wDBuGTMYpEwxGL4R12ZaRHjnFRWIdvAkD8sjqw

Prints, H. Dokumendisüsteem. (2013) Tallinna Tehnikakõrgkool. https://eprints.tktk.ee/id/eprint/258/50/dokumendissteem.html

Protokoll vastaku nõuetele. (17.03.2017) Sekretär. https://www.sekretar.ee/uudised/2017/03/27/protokoll-vastaku-nouetele

Uverskaja, E. Infoauditi mõiste ja eesmärgid. (2012) Tallinna Ülikool. Infoteaduste instituut.
https://www.tlu.ee/opmat/in/Organisatsiooni%20infoaudit/1_infoauditi_miste_ja_eesmrgid.html

Väikeettevõtete dokumentide säilitamine, arhiveerimine ja hävitamine. (07.03.2018) Veebisekretär.
https://veebisekretar.ee/dokumentide-sailitamine-arhiveerimine/