Juhtige inimest, mitte meeskonda: 5 uut meeskonnajuhtimise põhimõtet

Tänapäeva kiires ja pidevalt muutuvas ärimaailmas ei ole traditsioonilised meeskonnajuhtimise meetodid enam nii tõhusad kui kunagi varem. Juhtidena on ülioluline kohaneda uue paradigmaga juhtida üksikisikut, mitte ainult meeskonda tervikuna. Keskendudes juhtimise inimlikele aspektidele, saame luua rohkem kaasatud, motiveeritumat ja produktiivsemat tööjõudu. Siin on viis uut põhimõtet inimeste, mitte meeskonna juhtimiseks.

1. Inimese keskne lähenemine

Inimese, mitte meeskonna juhtimise esimene põhimõte on võtta omaks inimese keskne lähenemine juhtimisele. See tähendab, et tuleb tunnistada, et iga meeskonnaliige on ainulaadne isik, kellel on oma tugevused, nõrkused ja motivatsioonid. Kui võtate aega iga inimese mõistmiseks ja temaga isiklikul tasandil suhtlemiseks, saavad juhid luua meeskonnas usaldust, suhet ja lojaalsust.

2. Personaliseeritud arengukavad

Traditsioonilises meeskonnajuhtimises keskenduvad juhid sageli kollektiivsetele eesmärkidele ja meeskonna kui terviku eesmärkidele. Uues inimese, mitte meeskonna juhtimise paradigmas on aga hädavajalik koostada iga meeskonnaliikme jaoks personaalsed arenguplaanid. Tuvastades oma individuaalsed oskused, huvid ja karjäärieesmärgid, saavad juhid aidata töötajatel oma potentsiaali täielikult ära kasutada ja meeskonna üldist edu saavutada.

3. Võimustamine ja autonoomia

Inimese, mitte meeskonna juhtimise teine ​​põhiprintsiip on anda inimestele võimalus ja usaldada neid otsuseid vastu võtma ja oma töö eest vastutada. Andes meeskonnaliikmetele autonoomia ja vabaduse uuendusteks, saavad juhid edendada loovuse, algatuse ja koostöö kultuuri. Selline lähenemine mitte ainult ei suurenda töötajate rahulolu, vaid viib ka parema probleemide lahendamise ja otsuste tegemiseni meeskonna sees.

4. Tagasiside ja tunnustamine

Tõhusad juhid mõistavad meeskonnaliikmetele regulaarse tagasiside ja tunnustuse andmise tähtsust. Uuel ajastul, kus juhitakse inimesi, mitte meeskonda, peaks tagasiside olema individuaalne, konstruktiivne ja iga inimese tööspetsiifiline. Tunnustades saavutusi, edusamme ja arengukohti, saavad juhid motiveerida ja inspireerida oma meeskonnaliikmeid silma paistma ja kasvama.

5. Emotsionaalne intelligentsus ja empaatia

Lõpuks, emotsionaalne intelligentsus ja empaatia on olulised omadused juhtide jaoks, kes tahavad juhtida inimest, mitte meeskonda. Olles häälestatud teiste emotsioonidele ja tunnetele, saavad juhid luua tugevamaid suhteid, lahendada konflikte ja luua positiivse töökeskkonna. Empaatia võimaldab juhtidel suhelda oma meeskonnaliikmetega sügavamal tasemel, edendades usaldust, lojaalsust ja vastastikust austust.

Kokkuvõtteks võib öelda, et uued inimese, mitte meeskonna juhtimise põhimõtted nõuavad tänapäeva juhtide mõtteviisi ja lähenemise muutust. Keskendudes individuaalsele, isikupärastatud arengule, võimestamisele, tagasisidele ja emotsionaalsele intelligentsusele, saavad juhid luua inimese kesksema ja tõhusama meeskonna juhtimise strateegia. Lõppkokkuvõttes saavad organisatsioonid juhtimise inimlikku elementi väärtustades ja tähtsuse järjekorda seades saavutada suuremat edu, uuendusi ja kasvu.

KKK-d

1. Kuidas saan rakendada inimese keskset lähenemist meeskonna juhtimisele?

2. Mis kasu on personaliseeritud arengukavadest meeskonnaliikmetele?

3. Kuidas saan oma meeskonnaliikmeid oma töö eest vastutama panna ja neid usaldada?

4. Miks on inimese, mitte meeskonna juhtimisel oluline emotsionaalne intelligentsus?

5. Millised on praktilised strateegiad üksikutele meeskonnaliikmetele konstruktiivse tagasiside ja tunnustuse andmiseks?

Milliste küsimustega alustada muudatuse planeerimist?

Mõnikord, kui oleme oma eesmärkide saavutamiseks ja asjade paremaks muutmisega väga hõivatud, võime unustada enne tegutsema asumist esitada mõned olulised küsimused. Hea on võtta hetk, et asjad läbi mõelda! Et aidata kõigil paremini mõista ja koostööd teha, on oluline vastata mõnele põhiküsimusele. 

Üks neist küsimustest on järgmine: millist probleemi me lahendada püüame?

Mõnikord on meil palju teha, kuid vähe aega. Enne tööle asumist on mõttekas planeerida ja asjad selgeks rääkida. Kuid mõnikord hakkavad inimesed tegutsema, teadmata tegelikult, mida nad tahavad saavutada või milliseid samme nad peavad astuma. See võib põhjustada segadust, kus kõik proovivad sama eesmärgi saavutamiseks erinevaid asju või keegi ei tee midagi, kuna pole kindel, mida teha tuleb. Esiteks on oluline, et muudatust juhtivad inimesed mõtleksid tõsiselt, milles probleem on ja miks see parandamist vajab. Nad peaksid esitama selliseid küsimusi nagu "Mis praegu ei tööta?" ja "Mis juhtub, kui me seda probleemi ei lahenda?" Mõnikord võib tunduda, et kõik saavad probleemist aru, kuid kui nad sellest koos räägivad, võivad nad mõista, et nad näevad probleemi erineval viisil. Seda rohkem arutades saavad nad teada, mis on tegelikud probleemid, ja leppida kokku, mida on oluline parandada. 

Järgmiseks on samuti oluline mõelda, kuhu tahame jõuda. Kuidas edu välja näeb?

Peame looma selge pildi oma eesmärkidest ja sellest, mida tahame saavutada, et me ei eksiks teel. Tugev visioon ja selged eesmärgid aitavad kõigil püsida keskendunud ja motiveeritud nende eesmärkide saavutamiseks vajalikke muudatusi tegema.

Keda me vajame?

Kõik asjaosalised vajavad piisavalt aega, õigeid oskusi ja tööriistu, mis aitavad muutustega toime tulla. Kus me organisatsioonina oleme? Milliseid tööriistu peame kasutama? Lisaks õigete inimeste olemasolule on oluline, et neil oleks piisavalt aega ja ressursse muudatuste elluviimiseks. Raske on head tööd teha, kui kõik on juba hõivatud ja stressis. Mõnikord vajame uusi tööriistu, koolitust või isegi uut töökohta. Mida varem me teame, mida vajame, seda parem. 

Nendele küsimustele vastates saame luua hea aluse muudatuste kavandamiseks ja tegemiseks. Mõnel juhul võime avastada, et parem on muudatusi mitte alustada, kui pole selget kokkulepet selles, mida me tahame või kui meil pole piisavalt inimesi või ressursse. Selle teadmine aitab meil otsustada, milline on parim viis edasi liikuda. Enne muudatuste alustamist peame ausalt vaatama oma organisatsiooni kultuuri.

Kui inimesed ei ole muutustele avatud ja tahavad jääda vanade viiside juurde, peame töötama selle nimel, et olla paindlikumad. See võib aidata luua aluse tulevasteks muudatusteks. Samuti peaksime kontrollima, kui palju kõigil juba tööd on. Kui inimesed on liiga hõivatud, ei pruugi olla õige aeg millegi uue alustamiseks. Peaksime keskenduma kõige olulisematele ülesannetele ja lükkama vähem pakilisemad veidi edasi.

MIDA TÄHENDAB HIRM TÖÖKOHA VAHETUSE EES JA KUIDAS HIRMUST ÜLE SAADA?

Iga päev seisavad tuhanded töötajad Eestis ja kaugemalgi silmitsi halvava hirmuga töökoha vahetuse ees. Kahjuks on sellisel tugeval hirmul sageli negatiivne mõju emotsionaalsele heaolule, mis omakorda mõjutab negatiivselt töötajate professionaalset arengut.

Kuigi töötaja rahulolematus oma rolliga võib kahjulikult pärssida tema võimet oma tööga piisavalt heal tasemel tegeleda, jätab see ka lahenduse leidmisel üsna raskesse olukorda, kus karjääris edasiminekut ei toimu. Sellest artiklist siin saabki nüüd lähemalt lugeda, et mida teha taolisest hirmust üle saamiseks.



Hirm töökoha vahetamise ees

Kas vastab tõele, et kõik töötajad kardavad praeguselt ametikohalt lahkuda ja asuda tööle kuhugi mujale organisatsiooni? Kas hirm karjäärimuutust teha on suurim takistus? Alati ei ole siin vastus jaatav.

Osadel inimestel on lihtne töökohta vahetada ja nad ei koge seda tõsise sisemise konfliktina. Mõned inimesed on loomult väga otsustavad, mis võimaldab neil oma otsust omas tempos töödelda, ilma et nad tunneksid ohtu oma teadmata tööalase tuleviku pärast väljaspool oma praegust ettevõtet. Teised inimesed on impulsiivsed: nad tegutsevad nii rutakalt, et neil on vaevalt aega töökohavahetuse hirmu endale teadvustada. Sellised inimesed saavad teha olulisi otsuseid kohe, kui neil on vajalik info otsuse tegemiseks olemas ja enamasti toimub see protsess väga kiiresti.



Miks me kardame töökohta vahetada?

Töö on inimese elu tõsine aspekt; seda ei saa käsitleda kergekäeliselt, ilma et see avaldaks meie elule olulisi tagajärgi. Paljud töötajad näevad tõepoolest vaeva, et jõuda enda jaoks õigele otsusele. Millised aspektid teevad otsustamise raskeks?

Töö mängib olulist rolli meie eluviisi määratlemisel ja suhtlusringkonna kujundamisel. Sageli on see tõesti peamine tegevus, mis meie elu struktureerib. Töökoha vahetamine tähendab enda avamist uuele eluviisile, mis pealtnäha on täis stressi ja ebakindlust. Sellega kaasneb tööülesannete, ruumide, kolleegide, kohustuste jms muutumine. Uudsus võib kujuneda kurnavaks, demotiveerivaks või hirmutavaks.

Kardame töökohta vahetada, sest muutus iseenesest tähendab ebakindlusesse astumist ning seda võib kogeda ohuna meie turvalisusele ja psühholoogilisele stabiilsusele.



Mis saab siis, kui otsustame töökohta vahetada?

Oleneb olukorrast. Uurides oma hirmu töökoha vahetamise ees, peame mõistma, et see ei ole sama, mis pelgalt ühe töökoha asendamine teisega, mille oleme juba kindlustanud (saame teha oma otsuse kontrollitult, olles jõudnud selle üle järele mõelda). Tegemist on meie praegusest töökohast ilma alternatiivita lahkumine. Samuti pole siin tegemist sellega, et meid vallandatakse ootamatult ja peame alustama tööotsinguid ilma igasuguse turvavõrguta. Selle stsenaariumi korral ei ole otsust eelnevalt läbi mõeldud, millest saaks kirjutada mõne teise artikli.

Energia, mida peame pärast töökoha vahetamise otsustamist tööotsingutesse investeerima, sõltub esiteks meie käsutuses olevast energiast. Teiseks sõltub see otsinguprotsessi nõudmistest kuni uue ametikoha leidmiseni.

Mõnikord, kui teeme oma tööalases karjääris olulisi muudatusi – antud juhul töökoha vahetamine –, asetatakse meid väga pikale ja nõudlikule teekonnale, kus meie töövõimalused on ebakindlad. Muuhulgas on tegureid, mis mõjutavad ka seda, kuidas me uue töökoha otsimist kogeme: kui palju me uut ametikohta vajame või tahame, kuidas me sellesse olukorda sattusime ja kuidas see meid psühholoogiliselt mõjutab…

Muidugi mõjutab ka meie hoiak seda teekonda. Mõned inimesed kipuvad asja rahulikult ja vabalt võtma ning usaldavad rohkem ennast ja oma tulevikku. Samas teised kipuvad olema murelikud ja kärsitud. Viimastel on sellistes olukordades ilmselt keerulisem toime tulla.



Uue töökoha leidmine: mis tunne see on?

Olulised muutused on peaaegu alati stressirohked, kuna need võivad tekitada ebakindlust oma otsuste või töökvalifikatsiooni osas. Seetõttu võib kergesti vallanduda hirmu tunne vallandamise ees, ehk puudub turvatunne. See näib peaaegu kinnitavat mõtet: "Pole ime, et kartsin töökohta vahetada."

Oluliste muutustega võib aga kaasneda ka elevus, motivatsioon ja õnnelikkus (eriti siis, kui varasemast töökohast eriti head tunded ei olnud). Võime tunda positiivset stiimulit uue töökeskkonna ja kohustuste, uue elustiili, uute töökaaslaste ja muu uudsuse poolt, mis uue töökohaga kaasnevad.



Uue ettevõttega kohanemine: mis ootab ees?

See varieerub olenevalt inimesest (inimese psühholoogilised omadused ja konkreetsed asjaolud) ja uuest rollist (peamiselt töötaja nõudluse ja talle pakutava toe tasemest).Seetõttu on väga oluline tegeleda sisseelamisprotsessiga ettevaatlikult ja teha uuele töötajale kättesaadavaks vahendid, mis on vajalikud tööülesannete alustamiseks ja uute kolleegidega hästi sulandumiseks.

Kõik eeldab piisavat kohanemisaega nii töötajalt kui ka ettevõttelt. Mõlemad peavad andma oma panuse, et vältimatud väljakutsed ei oleks takistuseks mõlema poole edule. Ideaalis peaksid mõlemad lõpuks mõistma, et nende otsus teha koostööd on olnud õige valik, isegi kui tundub, et kõik ei klapi ideaalselt.



Kuidas saab ettevõte aidata meil alustada?

Meeskonda saabunud uus liige teeb seda pärast valikuprotsessi läbimist, mis loodetavasti on võimaldanud neil ettevõtte ja uue ametikohaga tutvuda. Siiski on nad haavatavad, sest nad peavad kiiresti kohanema erineva keskkonnaga, kus on palju pikaaegset isiklikku ja ettevõtte dünaamikat, mida nad peavad õigeaegselt omaks võtma ja töösse integreerima.

Ettevõte peaks oma juhi ja töötajate kaudu püüdlema selle poole, et uuel töötajal oleks võimalikult lihtne tehniliste aspektidega (tugi esmasel töökorraldusel, tõhus juhendamine, järkjärguline väljaõpe, ettevõttekultuuri alane koolitus) ja isiklikes küsimustes sisseelamise aspektid (kontakttsoonide hõlbustamine töökaaslastele ja jõupingutused nendega sidemete loomiseks ning kättesaadavuse ja kannatlikkuse näitamiseks…).



Need üldised juhised tuleb tõlgendada vastavalt igale töötajale, meeskonnale ja ettevõttele. Alguses tunnetatav loomulik hirm töökoha vahetamise ees tuleks võimalikult kiiresti neutraliseerida.



Kuigi praktikas viiakse need tegevused tavaliselt läbi teatud spontaansusega, oleks ideaalne, kui need protsessid oleksid oma faaside, eesmärkide ja ülesannete osas standardiseeritud, et nende loomulik spontaansus ei muutuks improvisatsiooniks, mis seaks ohtu töötaja sujuva ja õige kaasamise meeskonda.



Töökoha vahetamise hirmu ja tegeliku töö saamise vahepeal edukalt toimetulek

Ükskõik, kas kardame töökohta vahetada või oleme hiljuti uue vastu vahetanud, on oluline olla enda vastu lahke ja andestav. Mõnikord on praegusest töökohast lahkumine inimese jaoks lihtne ja rahuldust pakkuv protsess. Teisel juhul võib see kahjuks olla väga nõudlik ja väljakutsuv olukord erinevate meist sõltumatute tegurite tõttu.

Tasub meeles pidada, et töölt lahkumine ja uue ettevõttega liitumine võib kujuneda veidi keeruliseks. Sa pead andma endale aega kohanemiseks. See on õppimiskogemus, mis nõuab aega, et jõuaks selguda kõik selle eelised ja saaksime selle protsessi edukalt läbida.



Endale aja andmise tähtsus

Pikaajaline kartlikus või kahtlevas meeleolus olemine võib olla stressirohke. Seetõttu peame õppima vahet tegema regulaarsel ja ettenähtaval raskusel seda tüüpi protsessides ning saama teadlikuks sellest, mis on ebamugavuse tegelik põhjus.

Isegi kui oleme need, kes on otsustanud oma töö mõne teisega asendada, on selles otsuses aspekte, mida me kardame või mis meile ei meeldi. Me ei peaks püüdma korraga kohaneda ega eeldada, et armastame kõike, mis meie uues ametis juhtub. Elu ei ole täiuslik, seetõttu on oluline, et me püüaksime vähemalt usaldada iseennast, usaldada oma intuitsiooni ja oma väärtuseid, et jätta järk-järgult seljataha esialgne hirm töökoha vahetamise ees ja lasta sellel uuel professionaalsel ja mitteprofessionaalsel etapil areneda ning soovitud kuju võtta.



Emotsionaalse heaolu edendamine organisatsioonides

Väga raske on astuda samm ja ületada hirm töökoha vahetamise ees, et jätkata professionaalset arengut. Üks viis selle emotsiooni mõju vähendamiseks, eriti kui see näib meid takistavat, on liituda ettevõttega, mille osaks saamine ei ole liiga hirmutav, vaid pigem selline, mis suudab omaks võtta meie haavatavuse.



Vaatame üle mõned levinumad küsimused:

Kas hirm töökoha vahetamise ees on normaalne?

Muidugi on hirm loomulik emotsioon ja aitab meil kohaneda keeruliste olukordadega, näiteks töökoha vahetamisega.



Millal võib töökoha vahetamise hirm muutuda probleemiks?

Kui see moonutab liigselt ohutaset ja lõppeb inimese halvamisega, takistades tema arengut.



Kas töökohavahetuse hirmule on võimalik vastu seista?

Muidugi, mõeldes oma tõelistele hirmumotiividele ja hinnates õigesti selle tähtsust, mis võib juhtuda, kui astume töökoha vahetamise sammu.



Miks me kardame töökohta vahetada?

Sest muutustega kaasneb ebakindlus ja seda võib kogeda ohuna meie julgeolekule, kuna see lõhub stabiilsust, milles me oleme.



On täiesti normaalne, et uue töökoha saamise pärast tekib vähemalt mingisugune hirm või ärevus. Teie töö on märkimisväärne aja- ja energiainvesteering, kuna enamik inimesi veedab oma tööl umbes 40 tundi nädalas. Seega on täiesti normaalne tunda muret selle üle, kas naudite oma tööd, juhti, keskkonda jne.

Äärmuslikel juhtudel võivad mõned inimesed kannatada nn ergofoobia all. Ergofoobia on sotsiaalse ärevuse vorm, mis seisneb intensiivses ja püsivas hirmus töö ees. Sümptomiteks on iiveldustunne, higistamine, õhupuudus ja intensiivne soov tööd vältida.

Kuigi teatud määral hirm tööga seoses on normaalne, ei ole intensiivne hirm nagu ergofoobia nii levinud ja kui arvate, et võite selle all kannatada, oleks kõige parem otsida professionaalset abi.



MIKS KARDETAKSE TÖÖ SAAMIST?

Töö leidmisega seotud palju ja seega on palju põhjuseid, miks võite töö saamise pärast hirmu tunda. Allpool on toodud mõned kõige levinumad põhjused, miks võite tunda hirmu töö saamise ees:

Hirm läbikukkumise ees on üks levinumaid põhjusi, miks inimesed kardavad tööd saada. Üldiselt tahame me kõik tunda end pädevana ja justkui panustame ühiskonda positiivselt. Ja meie töö on meie jaoks üks parimaid viise seda teha.

Seega on loogiline, et kui saame esimest korda või mõnel muul moel esimest korda tööle, kardame, et ei saa sellel töökohal hästi hakkama.

Meid suunatakse uude keskkonda, kus hinnatakse meie võimet täita teatud ülesandeid või saavutada eesmärki. Ja kui me neid ülesandeid hästi ei täida, võivad sellel olla tagajärjed, millega ei ole lõbus tegeleda.

Võite silmitsi seista asjadega, nagu ärritunud juhi sõimamine, töö kaotamine, negatiivne suhtlemine kliendiga või piinlik tunne, mis on kõik meie töö ebaõnnestumise tegelikud tagajärjed.

Kõike seda arvestades on hirm ebaõnnestumise ees reaalne ja täiesti tavaline põhjus.

Teine levinud põhjus, miks kardetakse tööd saada, on sotsiaalne ärevus. Kõik tööd nõuavad teatud tasemel suhtlemist teiste inimestega. Ja isegi midagi, mis kipub olema vaiksem ja eraldatum, nagu tarkvaraarendaja või raamatupidaja, nõuab teilt juhiga või kaaslastega suhtlemist.

Ja kui olete keegi, kes läheb teistega suheldes väga närvi, eriti kui teil on mingisugune pinge nagu tööga seoses, võib sotsiaalne ärevus olla vägagi peamine põhjus, miks te kardate tööd saada.

HIRM TUNDMATU EES

Eriti kui see on teie esimene töökoht, on tööle sattumine hirmutav, sest seal on nii palju tundmatut.

Ühtäkki veedate 40 tundi nädalas uues keskkonnas, koos uute inimestega ning uute ootustega teie käitumise ja soorituste suhtes. Ja kui te neid ootusi ei täida, võib tagajärjeks olla töökoha kaotus.



SENSITIIVNE KÄITUMINE

Nimekirja viimane põhjus, miks te võite karta tööd saada, on seotud teie käitumise ja isiksusega. Kui olete keegi, kes on oma olemuselt pisut tundlikum, võib töö teie isiksuse jaoks olla raske.

Eriti kui töötate jaemüügi- või klienditeeninduses, kus peate võib-olla suhtlema vihaste klientidega, võib olla raske toime tulla, kui olete tundlikum inimene.



KUIDAS SAADA ÜLE TÖÖ SAAMISE HIRMUST?

Nüüd, kui on lahti kirjutatud mõned levinumad põhjused, miks võite hirmu tunda töö saamise ees, pakub järgmine osa soovitusi selle kohta, mida teha oma hirmuga toimetulemiseks ja töökohal edukalt toime tulemiseks.



TUNNISTAGE OMA HIRMU

Esimene viis oma hirmust töökoha ees üle saamiseks on seda hirmu tunnistada.

Dr Daniel Siegel mõtles selle taltsutamiseks välja termini “name it”, mis tähendab põhimõtteliselt seda, et märkad ja märgistad oma intensiivseid emotsioone nende toimumise ajal.



Ainuüksi emotsiooni tuvastamise toiming võib vähendada stressi ja olla emotsioonist lahti laskmise teguriks.



Teatud mõttes annab see teile võimaluse emotsioonist analüütilisemalt välja astuda, seda märgata ja tegutseda selle juhtimiseks.



KIRJUTA SELLEST

Üks isiklikumaid lemmikvõtteid hirmu, stressi või ärevusega toimetulemiseks on selle kohta päeviku pidamine.

Kui ma olen millegi pärast ärevil, siis mul on isiklikult kalduvus selle üle mõtiskleda. Sageli saame selle endast välja lastud ja seejärel saame millelegi muule keskenduda.

Päeviku pidamine või sellest mingil moel kirjutamine aitab meil selle peast välja ajada. See on peaaegu nii, nagu ütleksin oma ajule, et ok, jah, ma tunnistan, et see asi häirib mind ja nüüd tegelen sellega, sest ma kirjutan sellest.



Sellest kirjutamine ei aita meil mitte ainult seda peast välja saada, vaid aitab meil ka probleemile veidi analüütilisema pilgu heita ja selle paberile panemisel ette võtta ning otsustada, mida peaksime edasi tegema.

Kirjutamine sellest, miks tunneme hirmu töö leidmise ees ja mida kavatseme sellega toime tulekuks teha, võib olla väga julgustav viis jätkata järgmiste sammude astumisega uuele töökohale asudes.



SEISKE OMA HIRMULE VASTU VÄHESE RISKIGA KESKKONNAS

Kui hirmu põhjuseks on sotsiaalärevus ja mõte regulaarselt teistega töötamisest on hirmutav, siis võib teha vabatahtlikku tööd, liituda mõne seltskonnaklubiga, osaleda spordimeeskonnas või midagi ette võtta, mis aitab anda kindlustunde, et saada sotsiaalses keskkonnas hakkama.



VALMISTU

Teine tehnika, mis aitab stressi või hirmuga toimetulemisel, on ettevalmistus. Põhimõtteliselt mõelge läbi kõik takistused, millega võite tööl kokku puutuda, ja valmistuge ette, mida teha, kui olete selles olukorras.

Näiteks kui tunnete jaemüügikeskkonnas vihaste klientidega suhtlemise pärast läete närvi, kujutage ette, milline negatiivne suhtlus võib välja näha, ja harjutage, kuidas te sellega toime tulete.

Stressiolukorraga toimetulemine on palju lihtsam, kui olete eelnevalt läbimõeldult ette valmistunud, kuidas sellega toime tulla. Nii laheneb reaalajas emotsionaalne olukord palju lihtsamalt ja saate olla enesekindel ning rahulik.



MINE KOHALE JA ASU TEGUTSEMA

Viimane asi, mida teha, kui kardad töökohta vahetada, on lihtsalt uude tööpaika kohale ilmuda.

Oma hirmuga silmitsi seistes, tunnete end üha mugavamalt ja suudate toime tulla tööga kaasnevate pingetega. Samuti arendate oma võimeid, mis muudab töö tegemise aja jooksul paremaks ja nauditavamaks.

Karjääriinfo ülevaated - kellele ja miks?

InfiBirdi teenuseid luues olen kokku puutunud inspireerivate inimestega, kes töötavad hariduse valdkonnas, tegutsevad ise koolitajatena ja seda tehes on nad jaganud uut vaatenurka juhtimise teemadel. Leian, et inimestele tuleb neid uusi põhimõtteid tutvustada ka teistsuguses võtmes, mis aitab kujundada uue arusaama tekkimist juba tänastes õpilastes, kes hakkavad tegema oma esimesi karjäärivalikuid. Lisaks on ühiskonnas ka mitmel tasandil töötavad inimesed, kes enam ei püsi 10, 20 või 30 aastat ühes ja samas organisatsioonis. Tööjõu liikumine ja sellega koos ka uute ideede ja teadmiste liikumine on muutunud äärmiselt võimaluste rohkeks. Kuid kas tänased noored koolipingis, kogenud spetsialistid ja juhid on valmis tooma ühiskonda põhimõttelisi muutuseid, mida praegune organisatsioonide mudel lähitulevikus vajab?

Sisendamaks enesekindlust ja näitamaks erinevaid võimalusi kõige vajalikumal hetkel inimestele, kes on jõudnud punkti, et iseendale lähemale jõudmiseks tuleb teha karjääri pööre või ametikoha vahetus, olen otsustanud kättesaadavaks teha karjääriinfo ülevaated kindlat teemade struktuuri järgides. Edaspidi on võimalik InfiBirdi veebilehelt rubriigist "Karjääriinfo ülevaated" leida ülevaateartikleid järgmistel teemadel:

• Esmaspäeviti ilmub ülevaade esmatasandi töötajatele pühendatud teemadel;
• Teisipäeviti ilmub ülevaade õpilaste valikuid mõjutavast olulisest infost;
• Kolmapäeviti ilmub inspireeriv ülevaade juhtimise teemadel;
• Neljapäev on pühendatud spetsialistidele olulistest teemadest ülevaate andmiseks.
• Reedel võtame töönädala kokku ja vaatame, mida olulist on toimunud hariduspoliitika ja tööelu poliitika valdkonnas.

Uus artikkel jõuab lugejateni kas kell 12 keskpäeval või hiljemalt kell 18 õhtul. Selle sisu kirjutamise kõrval tegelen ka mõnede klienditöö projektidega ning on väga oluline, et suudan olla paindlik ja õigel ajal vajalikud prioriteedid õigesti paika sean. Seega loodan, et vähemalt selliste kellaaegade seadmine annab väikese eelinfo, millal on reaalne uut artiklit lugema asuda.

Teadmusjuhtimise olulisus töömaastikul ja distantsilt töötamine

 

Me teame, et teadmusjuhtimine on iga ettevõtte ja organisatsiooni jaoks väga olulise tähtsusega. Kuid kas olete mõelnud, kelle poole praegusel aastal pöörduda, kui tekivad erinevad probleemid meeskonna või ettevõtte endaga. Ilmselt mitte. Vaatame, kui oluline on teadmusjuhtimine praegusel aastal.

Peamised küsimused, mida praegu iseenda käest iga töötaja küsib on kust leida infot, kes mind aidata saaks ja kelle poole ma pöörduma pean. Praegusel ajal, kui kogu maailm on peapeale pööratud võib olla raske leida neid õigeid kolleege ja tegevusi, mis aitaksid kogu meeskonnal teha tööd nii, et see oleks ettevõtte jaoks väärtuslik. Teadmusjuhtimine on iga inimese igapäevane tegevus hallates oma erinevaid faile, teadmisi ja oskusi. Inimene, kes oskab hallata teadmisi ja neid hoida, pannes kokku kõik varasemalt tehtud toimingud, käesolevad tegevused ja tulevikus toimuvad salvestamised, on igale ettevõttele kasulik. Ainult nii on olenemata olukordadest ettevõttel kui ka mistahes organisatsioonil võimalik hoida oma teadmusjuhtimine esiplaanil ja toimivana. Isegi kui kogu maailma tööstusmaastik on ohus. (MJV Team, 2021)

Igal organisatsioonil ja ettevõttel on teadmusjuhtimine oluline ja selle tähtsus kasvab iga aastaga, olenemata probleemidest, mis ette võivad tulla. Varasemalt olid ettevõtted oma teadmusjuhtimisega hõivatud, sest nii oli võimalik olla konkurentsivõimelisem ning püsida turul. Käesolevaks aastaks on muutunud teadmiste haldamise olulisus täielikult. Suurte muutuste kiuste tuleb ettevõtetel koondada oma vanemaid töötajaid, kellel on suur pagas kogemusi ja teadmisi, mille tõttu tuleb hakata neid kuidagi talletama ning uute töötajate värbamisel, soovitakse, et inimesed oleksid võimelised tegema tööd iseseisvalt kui ka meeskonnas. (Valamis, 2021)

Miks on oluline hoida oma teadmusjuhtimist just praegu? Peamine põhjus on kindlasti see, et eelmisel aastal oli paljude ettevõtete töötajatel võimalus minna tagasi oma tavapärase töörutiini juurde, kuid mitmed keeldusid sellest. Nende jaoks oli olulisem säilitada tervislik era- ja tööelu tasakaal ning seda kõike võimaldas neile kodust töötamine. Samas ei saa ka ettevõtte juhid oma töötajaid sundida, sest on näha, et kodukontor on tõstnud nende töötajate üldist tootlikust ja töökust. Samas kõige selle tagajärjel on tekkinud ka hübriidsed töökohad, mis pakub töötajatele mitmekülgset paindlikust. Ettevõtted peavad olema vastutulelikud oma töötajate soovidele, kui nad eelistavad oma töö- ja eraelu tasakaalus hoida. (Kumar, 2021)

Kokkuvõtvalt saab öelda, et teadmusjuhtimine on 2022 aasta töömaastikul oluline, sest kõik ettevõtted, organisatsioonid ja nende töötajad on leidnud kolme aasta jooksul endale parimad võimalused, kuidas oma teadmisi, kogemusi ja oskusi töö tootlikkuse jaoks tööle panna. Selleks, et teadmised jääks püsima ning kogu meeskond omavahel suhtleks ja suudaks oma ideid teostada ja jagada, tuleb ettevõtte juhtidel teha kõik, et nende töötajatele vajalikud platvormid, rakendused, failid jms oleks ühes kohas ja kättesaadav. Niisiis saabki öelda - teadmusjuhtimine on oluline, kuna töötajaid on kahte sorti.

Töökeskkonna uus suund on kaugtöö ja hübriidvõimalus – kumba eelistada ja miks?

Nii nagu sai eelmises peatükkis mainitud, siis kaugtöö on suurim muutus praeguse aasta töömaastikul. See töökeskkonna muutus on olnud nende aastate jooksul üks suuremaid. Kuid mida toob endaga kaasa kaugtöö või kahe töötamise variandi sidumine omavahel? Millised on riskid ja kuidas neid ennetada? Kuidas on kaugtöö mõjutanud töökeskkonda ja meeskonna vahelist suhtlust? Nendele küsimustele proovime leida vastused.

Kaugtöö üldiselt on igapäevaste tööülesannete tegemine väljaspool tööandja tööruume. Töötajal on võimalik kaugtöö tegemise ajal ülesandeid täita, kas kodus, kohvikus, raamatukogus või teises riigis olles. (RMP, 2021) Hübriid töötamine omakorda tähendab seda, et töötaja võib teha tööd nii kodus kui ka tööandja etteantud ruumides. Oluline on ka mainida, et kui töötaja on otsustanud tööd teha vaid kaugtööna, tuleks see tööandjaga kokku leppida. Ilmselt kolme aastaga on see selgemaks saanud, kuid sellegi poolest leidub nii palju neid, kes tegelikult ei mõista neid riske, mida toob endaga kaasa kaugtöö tegemine või selle pooldamine. Kas sa tead, millised on kaugtöö riskid ja eelised?

Kodukontori puhul leidub nii mõnigi eelis ja risk, mida tuleks teada. Peamiseks eeliseks kaugtöö puhul on paindlik tööaeg, miks mitmed ettevõtted eelistavad pakkuda oma töötajatele kodukontori võimalust. Ettevõtte ja organisatsiooni juhtidel on suurem võimalus leida töötajaid üle kogu maailma, töötajatel jääb püsima senine palk ning nende panus töökeskkonda kasvab. Oluline on märkida ka, et inimesed, kellel on vähenenud töövõime saavad kodukontori puhul panustada oma töösse rohkem kui nad on seda varem teinud. Kõige selle keskel on kodukontori puhul olemas kaks kõige suuremat eelist, millepärast inimesed eelistavad antud võimalust töökeskkonnas. Keskkonnasõbralikkuse eelis annab inimesele võimaluse olla säästlikum, kui ei pendelda töö ja kodu vahelt mõne transpordivahendiga. Riskiks võib siin lugeda erinevad terviseprobleemid, näiteks tihti arvuti taga istumine. Panustamisvõime suurendedes kaovad paljud segavad faktorid, näiteks kolleegide pidevad jutuajamised, telefonikõned. Kui inimene suudab kodus töötades end ümbritsevast keskkonnast välja lülitada, toimub märkimisväärne võimete suurenemine ja panustamine töösse, sest töötaja saab ise valida oma aja, millal ta antud ülesanded tehtud saab. Samas võib kodukontor tuua ajaplaneerimisel probleeme. Töötaja ei oska teha vahet sellel, millal hakkab tööaeg läbi saama ja millal peaks enda eraeluga toimetama hakkama. (Janza, 2020)

Kas sa tahad teada, kas sinu ettevõttele on hübriidtöötamine sobilik? Ettevõtted saavad enda töötajatele pakkuda nelja erinevat mudelit, mis võimaldavad teha kontor-kodu töötamise paremaks.

Kaughübriid koosneb kaugtöö tegijatest, kes külastavad füüsiliselt ka kontorit. Erinevad koosolekud tööandjate ja meeskonnaga toimuvad võimalusel füüsiliselt, kuid on võimalus teha neid ka veebipõhiselt. Segahübriid on töökoht, kus töötajad saavad ise valida, kas töötavad kontorist või eemal kontoriruumidest. Lisaks neile kahele on veel kaks hübriidtöökoha mudelit. Üks nendest on isiklik hübriidtöökoht. Selle mudeli juures on olemas töötajad, kes teevad tööd etteantud tööruumides, kuid saavad võimalusel seda teha ka kodust. Eriti kasutavad seda mudelit töötajad, kes teavad, et nende isiklik interneti ühendus ei ole kõige parem, samas ka algajad, kes vajavad pisut rohkem juhendamist pikemaaegsete töötajate poolt. Poolitatud hübriid töökoht on mudel, kus ettevõtte või organisatsiooni töötajad teevad tööd vahetustega. Paar korda nädalas käivad ühed füüsiliselt koha peal, teised teevad samal ajal kaugtööd. (Lavri, 2021)

Olenemata erinevatest töömudelitest tuleb meeles pidada, et isegi hübriid võimalust kasutades on olemas omad eelised ja riskid. Eelised töötajale hübriidtöö puhul on eraelu ja töö tasakaalustamine, erinevate terviseprobleemide vähendamine, rohkem sihipärasemat tööd ja sobiliku töökoha saavutamine. Samas leidub ka ettevõtetele ja organisatsioonidele eeliseid seoses hübriid töökoha loomisel. Tekivad tunduvalt madalamad kontorikulud, võimalik on töötajaid värvata üle kogu maailma ning võimaldab olla paindlik igas olukorras. Samas tuleb olla ettevaatlik, sest hübriid töötamine takistab töötajate edutamist või tööd hakatakse tegema ettenähtud ajast kauem. Tööandjad võivad aga tunda muret, et nende töötajatel puuduvad vajalikud tööriistad, et tööd teha, interneti ühendused ei pruugi olla turvalised ning tööriistad, millega tööd tehakse ei ole usaldusväärsed. (Lavri, 2021)

Need on kaugtöö ja hübriidtöö plussid ja miinused. Selleks, milline mudel ja variant sobib sinule kõige paremini sõltub sellest, millist tööd sa teed ja kas tööandja koos ettevõttega suudab sulle võimaldada ühte nendest variantidest. Siin juures tuleb ka mainida, et see on üks suuremaid põhjuseid, miks töötajad vahetavad töökohti. Ettevõtted ja organisatsioonid peavad ise leidma need mudelid, mis sobivad neile kõige paremini. Pole vaja häbeneda katsetamist ja seejuures eksimuste tegemist, sest igast eksimusest on võimalik midagi õppida. Nii võibki leida selle parima variandi oma ettevõtte töötajatele.

Kasutatud allikad

MJV Team. (24. juuni 2021). The importance of Knowledge Management. MJV Innovation blog. https://www.mjvinnovation.com/blog/the-importance-of-knowledge-management/

Valamis. (2021). Knowledge Management. Why is knowledge management important? https://www.valamis.com/hub/knowledge-management

Kumar, S. (6. detsember 2021). 2022 Workplace Trends and Why Employee Experience Matters. Chron. https://www.chron.com/business/article/2022-Workplace-Trends-and-Why-Employee-Experience-16676349.php

RMP. (19. august 2021). Mis on kaugtöö? Millal võib kaugtööd teha? https://www.rmp.ee/toooigus/toosuhte-erisused/mis-on-kaugtoo-millal-voib-kaugtood-teha

Janza, N. (11. detsember 2020). Remote Work – Advantages and Disadvantages. Spica blog. https://www.spica.com/blog/remote-work-advantages-disadvantages

Lavri, O. (15. detsember 2021). Benefits and pitfalls of a hybrid workplace. HRForcast blog. https://hrforecast.com/hybrid-workplace-benefits-and-pitfalls-to-avoid/

TEADMUSJUHTIMISE ROLL MUUTUNUD TÖÖKESKKONNAS

 

Olenemata sellest, et maailmas on möllamas erinevad kriisid ja uued probleemid, mis kerkivad aeg-ajalt esile, siis lahendusi neile siiski ei leidu. Kõige selle tõttu on muutunud erinevate töökeskkondade teadmusjuhtimise roll. Varasemalt olime teadlikud, kuidas toimub mõni protsess ja selleks, et protsessid saaksid omale väärtuse, nägid selle nimel vaeva kõik, kes ettevõttes või organisatsioonis töötavad. Alates administraatorist lõpetades juhtidega. Kuidas ja kas on muutnud 2022. aastal teadmusjuhtimise roll töökeskkonnas? Võimalik, et nii mõnigi juba teab vastuseid, kuid selleks, et olla kindel, siis käesolev blogiartikkel annab sulle põhjalikuma ülevaate.

Me teame, mis asi on teadmusjuhtimine ja kuidas see toimib. Varasemalt on olnud juttu sellest, mis kõik käib teadmusjuhtimise alla ja kuidas seal tööd tehakse, kuid kas oled kunagi mõelnud, milline on teadmusjuhtimise roll töökeskkonnas 2022 aastal. Just siis, kui kogu maailma on raputanud igasugused muutused, milliseks muutub teadmusjuhtimine? Antud küsimusele proovibki käesolev blogiartikkel vastuse leida.

Miks inimesed arvavad, et 2022. aastal on teadmusjuhtimise roll olnud kriitiline? Põhilised murekohad on antud juhul töötajate suur voolavus ehk töötajad vahetavad töökohti või tehakse suuri koondamisi; inimesed hakkavad rohkem kodus töötama ja kommunikatsioon kolleegidega muutub harvemaks. Siin juures saab ka mainida, et kõikide nende probleemsete tegurite puhul võivad kõiksugu teadmised ja kogemused ettevõttest kaduda. (StackOverflow, 2022)

Praegusel aastal tuleks teadmusjuhtimist võtta kui teadmiste jagamist, et varem kogutud ja edaspidi saadavad teadmised ja kogemused oleksid jätkusuutlikult ja tõhusalt hallatavad. Mitmed ettevõtted ja organisatsioonid on võtnud eesmärgiks esikohale seade digimaailma, seal hulgas erinevad tehnoloogiad, mis aitavad teadmisi endasse talletada (dokumendid, failid jne). Kuid sellegi poolest tuleb öelda, et see on üsna ebainimlik, sest inimene, kes teab ja omab rohkem kogemusi on paigutatud teisele kohale. Jah, erinevad tehnoloogiad võivad olla kasulikud ning struktureerida teadmisi, aga selleks, et nad seda teha saavad peavad inimesed oma teadmisi jäädvustama, salvestades nad erinevatele dokumentidele, pilvedesse, paberitele. Ükskõik kuhu, kust saaks neid vajadusel üles leida. Tehnoloogia võib olla küll hea, kuid siiski peavad organisatsioonid ka nende kasutamise pärast maadlema erinevate probleemidega. Heaks näiteks saab tuua uued ja algajad töötajad, kellel pole kogemusi ega piisavalt teadmisi ning nende otsimine ja leidmine on keeruline, sest spetsiaalsed platvormid ei tee koostööd.  Teadmusjuhtimise alla saab suurepäraselt paigutada ka inimeste küsitlemise ja selle kaudu teadmiste kogumise. Jah, tööaja, kellel on pikk tööstaaž ja on nõus teistega neid jagama, teeb seda enamasti intervjuu vormis, sest nii on kindel, milline on sihtgrupp ja lähtepunkt. Kui sama inimene, kes on varasemalt kellelegi oma teadmisi intervjuu käigus jaganud, panna kirjutama spetsiaalset artiklit, siis heameelega töötaja keeldub, sest nii on raske leida endale see õige sihtgrupp ja ulatus, millest ja kuidas kirjutada. (StackOverflow, 2022)

Ühesõnaga 2022 saab olema teadmusjuhtimine tööstusmaastikul väga kriitiline, kui erinevad ettevõtted ja organisatsioonid, ei hakka oma töötajaid seadma esiplaanile. Kõiksugu töötajad on iga tööandja kasumitootjad, kui osatakse nendega korrektselt ümber käia. Selleks, et teadmised ei kaoks ja nende haldamine oleks tootmisele edutooja, tuleks investeerida erinevatesse lahendustesse, mis on seatud teadmistega ja nende talletamisega, et ei tekiks igasuguseid muresid, kui keegi peaks töölt lahkuma ja tema asemele tulema keegi uus.

Kui puudub õige suhtumine ja käitumine oma ettevõtte kui ka organisatsiooni teadmiste osas, siis ei toimu ka normaalselt haldamist. Sellisel juhul võib ükskõik milline vale lüke ettevõtte ohtu seada. Samas kui osatakse hallata oma ettevõtte teadmisi, aitab see kaasa organisatsiooni ja ettevõtte töötajate kasvule ning on kasulik ka kogu meeskonna arengule tulevikus.

Teadmusjuhtimise põhilised takistused ettevõttes/organisatsioonis

Antud e-raamatus on juttu küll 2022. aasta teadmusjuhtimisest töökeskkonnas, kuid sellegi poolest on vaja meenutada põhilisi teadmusjuhtimise takistusi, mis ei muutu ka 2022. aastal. Ei oma tähtsust, millal nendest rääkida. Teadmusjuhtimise takistustest, olemusest ja muust teadmusbaasi omamisest on räägitud ka varasemalt valminud e-raamatus „Teadmusbaas - tõhus tööriist teabe, teadmiste ja info haldamisel“.

Põhiline takistus on teadmusjuhtimise juures vananenud tehnoloogia. On oluline jälgida, et erinevad süsteemid ja võtted, mida ettevõtte kasutab oleks kaasaegne ja alati töökorras. Kui kasutusel on tehnoloogia, mis on vananenud, siis töötajatel on vajaliku informatsiooni leidmine ja jagamine tülikas, teabe salvestamine võtab oodatust kauem aega ning töötajad hakkavad vältima teadmusjuhtimise süsteemi. Üsna suureks takistuseks on ka olnud alati töötajate motivatsiooni puudumine. Näiteks, kui tööandja ei anna piisavalt palju teavitusi edusammude kohta, mis töötajad on teinud, kaob meeskonnal ajapikku ära motivatsioon, mis aitab teadmusjuhtimist väärtusliku ja tervena hoida. Muidugi on takistus olemas ka siis, kui teabe kättesaamine ei ole lihtsaks tehtud vaid nõuab omajagu aega. Nii võib juhtuda, kui tegemist on vale teadmusjuhtimise tööriistaga, mida ettevõte või organisatsioon kasutab. (Huettich, 2020)

Need kolm kitsaskohta on põhilised, mis on olnud teadmusjuhtimises alati olemas ning jäävad sinna ka praegusel aastal. Seda kõike juhul, kui ettevõtte juht ei mõista, et tema töötajate ja teadmusega on probleeme. Kui neid kolme takistavat tegurit alatihti kontrollida ning neid parandada, siis ei pea ükski juht ettevõttes ega organisatsioonis tundma muret oma teadmusjuhtimise tehnoloogia, töötajate motivatsiooni ja teabe kadumise pärast.

Kasutatud allikad

Stack Overflow. (3. jaanuar 2022). Why We Think Internal Knowledge Management Will be Critical in 2022, as per Gartner®. Cio blog. https://www.cio.com/article/302797/why-we-think-internal-knowledge-management-will-be-critical-in-2022-as-per-gartner.html

Huettich, J. (2. jaanuar 2020). What are the key challenges of knowledge management?. MindManager blog. https://blog.mindmanager.com/blog/2020/01/02/2020013-common-challenges-knowledge-management/

Väärtuslik kogemus andis infojuhi tööst ülevaate, mis julgustas kindlal sammul tegutsema asumist järgmise eesmärgi saavutamise teel

 

Jagan oma kogemust, mis võimaldas mul saada ülevaate infojuhi tööst ja ülesannetest läbides viie nädala pikkuse praktika ettevõttes, mida siinkohal nimetan Mission Completed AS-iks, sest leian et tähtis on kaitsta andmeid ja selleks, et rääkida ära see üdini positiivne lugu, keskendun sellele, mida ja kuidas ma kogesin jättes nimetamata asjaosaliste reaalsed nimed. See lihtsalt pole vajalik.

Tegevused ja ülesanded

Enne praktika algust kohtusin oma ettevõtte poolse juhendajaga, kes töötas sisekommunikatsiooni juhi rollis. Temaga arutasime läbi praktika eesmärgi, mida ma ise soovin praktika ajal teha ja mida Mission Completed AS-i Kommunikatsiooni osakond saab ülesannete osas pakkuda. Kuigi selles osakonnas on varemgi praktikante käinud, siis sobivate ülesannete leidmine ei olnudki nii lihtne. Kuid jõudsime kokkuleppele kahe põhiülesande osas, milleks olid ettevõttesisese Tervisenädala korraldamine ja läbiviimine ning  siseveebi analüüsi tegemine. Juhendaja pooldas seda, et pigem olgu sellised 2-3 põhiülesannet, mida on võimalik süvitsi sooritada. Praktika esimesel nädalal lisandus sellele loetelule veel üks mahukam ülesanne, milleks oli ettevõtte väärika juubeli puhul koostatava kalendri tähtpäevade valimisega seonduvate tegevuste tegemine. Neljandaks ülesandeks kujunes erinevate osapooltega suhtlemine põhiliselt e-maili teel või koosolekutel osalemine, et kuuleksin ülesannete täitmiseks vajalikku infot otse töötajatelt. Nii oli võimalik ka erinevaid ülesandeid lihtsamini jagada. Enamus inimesi, kellega oli vaja suhelda asusid samas majas või lähedal asuvas hoonete kompleksis. Seega avanes võimalus ühe teise osakonna ruume põgusalt näha. Paraku majas ja hoonete kompleksis tuleb ringi liikuda kindlate sisenemise ja väljumise õiguste alusel. Igale poole ise sisse ei saa. Nii näiteks oli vaja lahendada olukord, kus Haldusosakonda oli soov viia plakateid, kuid mina sinna ligi ei pääsenud. Lahendasin selle Haldusosakonna juhiga selliselt, et jätsin peahoone administraatori kätte plakatid ja ütlesin, et Halduse osakonnast tuleb keegi neile järgi.

Kommunikatsiooni juht määras mind uue hoone nurgakivi paigutamise ürituse külaliste nimekirja koostajaks ja vastutavaks halduriks.

Meediasuhete juhil tekkis mõte lisaülesandena pakkuda võimalust väliskommunikatsiooni jaoks artikkel kirjutada. Võtsin selle ülesande vastu ja tegin artikli valmis. See artikkel ei läinud avaldamisele sellisel kujul nagu mina selle kirjutasin, kuid sellest sai meediasuhete juht häid mõtteid edaspidiseks, mis ta enda jaoks salvestas ja usun, et ta kirjutab nende ideede najal ühe hea artikli.

 

Ettevõtte juubeli aasta kalendri tähtpäevad

Selleks ajaks, kui minu praktika oktoobri alguses algas, oli töötajate seas läbi viidud kalendritähtpäevade idee korje. Sisekommunikatsiooni juht oli palunud saata endale e-maili teel mõtteid, kuidas nimetada järgmisel aastal iga kuu viimast reedet. Lisaks tähtpäeva nimetusele võis sellega kaasas käia ka tore tegevus kolleegidega osakonna põhiselt. Need ideed saadeti mulle töö meiliaadressile ja minu ülesanne oli need esmalt koondada kahte tabelisse erinevate kriteeriumide alusel. Selle tulemusena oli eesmärk teada saada, kes kui palju ideid välja pakkus ja teha esmane ideepakkumiste sorteerimine kuupäevade alla. Tehtud eeltöö najal valis sisekommunikatsiooni juht iga kuupäeva jaoks 4 tähtpäeva nimetust, mille alusel sai koostatud küsitlus juba minu poolt. Kasutasin selleks Google Docs keskkonda, kus on võimalik hõlpsasti vajalikud andmed sisestada ja küsitlus veebipõhiselt kättesaadavaks teha vastajatele.

Küsitlusele vastas umbes 300 inimest ja tegin tulemustest kokkuvõtliku artikli, mis avaldati ettevõtte siseveebis siseuudisena.

Selle ülesande lahendamist alustasin väikese ebakindlusega, sest nägin, kui kaua võtab aega kokku korjatud ideede tabelitesse kandmine. Kuna ma ei olnud pikalt tabeli koostamisega Exceli programmis tegelenud, siis oli vaja mõned töövõtted kiiresti meelde tuletada ja käe sisse harjutada. Sellest vaeva nägemisest oli kasu, sest edaspidine tabelitega töötamine läks juba oluliselt ladusamalt.

Küsitluse koostamine oli minu jaoks esmakordne kogemus Google Docs keskkonnas. Seda ei olnud raske teha, kuid põnev oli näha enda jaoks uut keskkonda ja teada, et tehtud töö läheb reaalselt kasutusse. Selle teadmisega pingutasin, et võimalikult korrektselt saaks küsitlus koostatud. Juhendajal oli vaja muuta vaid paari lauset küsitluse alguses, kus ta sõnastas küsitlusele vastamise tähtaja pisut teisiti ja selgemalt.

Küsitlusest kokkuvõtte tegemine oli jõukohane ja põnev. Kokkuvõtliku artikli koostamine mulle meeldis.

 

Mission Completed AS Tervisenädal ettevõtte töötajatele

Tervisenädal toimus küll üle Eestiliselt nii, kuidas erinevad osakonnad seda tähistada otsustasid. Üks põnevamaid üle Eestilisi ettevõtmisi oli sammude lugemise võistlus, mille raames näiteks ühel saarel sammus tubli töömesilane ühe päevaga rekordilised 40 000 sammu. Neid rekordeid sammuti erinevates kategooriates teisigi.

Kuid mina asusin peakontori hoones ja seetõttu sain mina kaasa lüüa aktiivselt siiski oma majas läbiviidavate ürituste korraldamisel. Praktika teise nädala alguses korraldati Tervisenädala kiirkoosolek, kus ka mina osalesin. Korraldustiimiga sai jagatud ülesanded, millega keegi ettevalmistavalt tegeleb ja mida keegi Tervisenädala raames reaalselt enda kanda võtab. Minu ülesanneteks sai eelnevalt koostada tervise, toidu ja spordi teemalistest aforismidest või tsitaatidest loetelu, mida oleks võimalik üle peamaja erinevatesse koridoridesse, osakondadesse ja puhke ruumidesse laiali kleepida. Ka plakatite ja kuulutuste üles panemine oli minu ülesanne.

Tervisenädalal käisin erinevaid loenguid kuulamas ja tegin nendest Facebook LIVE ülekandeid, mis postitati ettevõtte töötajate jaoks mõeldud Facebook’i grupis Tervisenädala uudisvoos. Pildistasin ka töötubades toimuvat ja tegin postitused Facebook’is.

Tervisenädalal oli maja peal liikumist palju. Avati ka tervisesiserada, mille kasutamise populariseerimiseks korraldati terviseraja challenge. Selleks, et inimesed rohkem liiguksid suures majas ja ei istuks koosolekute ruumides paigal, sai välja pakutud idee koostöös juhendajaga, et inimesed teeksid oma 2-3 inimese koosolekud 10 minuti jooksul terviserajal liikudes ja võimalusel seda ka filmides, mille salvestus oli võimalik Facebook’i grupis avaldada. Sarnased koosolekud tõesti toimusid.

Tervisenädala raames oli mul vaja aktiivselt suhelda ennekõike silmast-silma ja e-maili teel oma kolleegidega. Esines olukordi, kus info ei saabunud minuni piisavalt kiiresti ja vastuse saamiseks oli vaja ise minna teise inimese juurde, kelle käest midagi küsitud sai. Saadud vastusest informeerisin vajadusel ka sisekommunikatsiooni juhti ja seejärel oli võimalik järgmiste tegevuste osas otsused vastu võtta.

Siseveebi analüüs

Siseveebi eesmärgiks on kättesaadavaks teha kogu ettevõtte sisene informatsioon. Sellele peaks ligi pääsema iga töötaja, kellele on loodud ettevõtte kasutajakonto mõne programmi või vähemalt e-maili kasutamiseks. Selle veebipõhise keskkonna kaudu pääsetakse ligi väga paljudele teistele veebipõhistele keskkondadele, mille ligipääsu lingid on tehtud hõlpsasti leitavaks. Ka mitmed dokumendihaldussüsteemid on sealt kaudu avatavad. Ligipääsuõigused peavad tööülesannetest tulenevalt vaid olemas olema. Kuna praegune siseveeb on üsna noor keskkond, siis pole veel jõutud seda lõpuni üles ehitada. Praegu on automatiseeritud funktsioonid loodud ja need ka töötavad. Kuid paljud lehed on kas poolikud, info puudub, on aegunud, lingile ei pääse ligi vms. Seetõttu tehti mulle ülesandeks läbi viia siseveebi testimine ja analüüs, et üles leida kõikvõimalikud vead ja teada saada, mis töötab ja toimib ning mis mitte.

Olles põgusalt tutvunud siseveebiga, mõtlesin enda jaoks välja sobiva süsteemse lähenemise, et kõik vajalik saaks üle vaadatud ja vead üles leitud. Vigade üles märkimisel kasutasin Exceli tabelit, kuhu esimesse veergu märkisin konkreetse vea lühidalt ja selgelt. Teise veergu märkisin vastava lehe haldaja-vastutaja nime, kelle poole on võimalik tulevikus pöörduda vea parandamise eesmärgiga. Kolmandasse veergu sai kopeeritud vastava lehekülje link, kust viga leiti.

Kõik siseveebi valdkonnapuu põhilehed ja nende alamlehed sai üle vaadatud. Konkreetsel lehel teksti sees olevad kõik lingid vaatasin ka üle, kas need töötavad ja viivad sinna, kuhu vaja. Selles osas esines vigu ja need sai ka tabelisse märgitud. Pisteliselt oli võimalik kontrollida, kas töötajate nimede lingid viivad nende andmete juurde. Enamasti see osa toimib päris hästi. Ühe nime leidsin, mille puhul link ei toiminud. Kontrollitud sai ka väga paljude failide ja kaustade avanemist. Tänu sellele tegevusele leidsin üles kaustad, kus failid puudusid või neid oli lisatud sinna liiga vähe. Arvestades asjaolu, et siseveeb on noor keskkond, siis on mõistetav, et jõudu mööda sinna informatsiooni lisamisega tegeletakse. Olen aru saanud, et osakondade arvutites kindlal kettal olev oluline informatsioon, failid jm soovitakse koondada siseveebi. Nägin, et põhjalikku eeltööd selle nimel on tehtud. Algus, näiteks kaustad erinevate osakondade jaoks ja lehekülgede põhjad on mitmel pool loodud. Nüüd jääb vaid oodata, millal leitakse aega, et sobiv informatsioon õiges kohas kättesaadavaks tehakse.

Olles ise kasutanud dokumendiotsingu funktsiooni pidin kahjuks pettuma, sest sellisel kujul nagu see praegu on, on väga raske spetsiifilist dokumenti üles leida. Tuleb kasutada sellist otsingustrateegiat, mis võimaldab kõik kaustad läbi vaadata ja siis ehk kogemata jääb see otsitav dokument silma. Kulutasin päris korralikult aega, et enda jaoks vajalik üles leida. Kogu analüüsi läbi viies saatis mind mõte, et kas ma ikka leiaks need dokumendid ja muu informatsiooni üles, kui ma midagi tööülesannetes tekkiva vajaduse tõttu otsima asuksin. Pidin tõdema, et see osutuks keeruliseks ja aeganõudvaks.

Praegune siseveeb on üles ehitatud nii, et kindla valdkonna alla on koondatud suures osas kogu seda valdkonda puudutavate osakondade informatsioon. Osakondade lehed on alamlehed, millel on leitavad olulisemad töötajate nimed, osakonda puudutav info ja dokumendid. Keeruliseks muudab siseveebi kasutamise linkimise süsteem. Küll suunatakse mitmete erinevate kohtade pealt lingi abil täiendava info juurde. Veel dubleeritakse mitmekordselt dokumentide haldamist. Iga valdkonna lehel on dokumendid kättesaadavad eraldi, siis on dokumentide elektrooniline arhiiv olemas, kust asjad on leitavad ja lisaks on veel keeruline dokumentide otsingu süsteem, kuhu ei oskagi märksõnu sisestada, mille alusel otsida. Jääb mulje, et otsingu jaoks tuleb kõikvõimalikud kaustade nimetused otsingusse panna, et avada ja vaadata kaustade sisu.

Kokkuvõtteks, siseveebi testimise ja analüüsi tulemusena leidsin umbes 100 viga, millega on võimalik tulevikus edasi tegeleda.

Kokkuvõte

Kõik sooritatud ülesanded on otseselt seotud infojuhtimisega. Tänapäevases ettevõttes ja ärikeskkonnas on informatsioonil ja infojuhtimisel kõige tähtsam roll teiste ressursside kõrval. Teised ressursid, milleks on rahalised vahendid, hooned, tehnoloogia ja inimesed ei saa olla eraldiseisvad. Informatsiooni abil pannakse toimima Mission Completed AS-i näite varal ettevõtte kõikvõimalikud protsessid. Ettevõtted teevad koostööd, et klient saaks parima klienditeeninduse ja ostukogemuse osaliseks. Selleks, et ettevõte saaks oma teenuseid pakkuda peavad omavahel suhtlema väga suur hulk inimesi, kes on koondunud erinevatesse osakondadesse. Igal osakonnal on oma ülesanded, kuid ühine eesmärk on pakkuda kliendile kvaliteetset teenust.

Mina nägin, kogesin ja avastasin Mission Completed AS-i viie nädala jooksul enda jaoks uue nurga alt. Nägin, kuidas Kommunikatsiooniosakond korraldab infoliikumist ja infojuhtimist ettevõttesiseselt erinevate kanalite kaudu, kuidas olulised uudised avalikustab meediasuhete juht ja kuidas lahendab põletavaid probleeme kommunikatsioonijuht. Alguses käis mu peast läbi mõte, kas need tegevused, mida ma teen, on ikka infojuhtimine. Minu juhendaja rahustas mind ja ütles, et teen tausta ülesandeid, mille abil juhitaksegi olulist informatsiooni ettevõtte sees. Ma mõistan, et olen saanud väga väärtusliku kogemuse, sest nii nagu kõik suured asjad saavad alguse väikestest asjadest, saab erinevaid informatsiooniga seotud ülesandeid täites rääkida erinevatest infojuhtimise tasanditest. Olen unistanud Eestis ühe suurettevõtte infojuhtimise süsteemile ligipääsust ja selle avastamisest. Siinkohal võib öelda, et see unistus on täitunud.