Millisel kujul peab info olema, et see saaks liikuda inimeste vahel?

 

Info liikumine käib eri kanalite kaudu. Efektiivne info liikumine soodustab ettevõtte töötajate vahelisi suhteid ning ettevõtte töötulemusi. Millisel kujul peab info olema, et see saaks inimeste vahel liikuda?
Suusõnaline info on mistahes teave, mida saab esitada keelelisel teel. Verbaalse info alla liigituvad  silmast silma vestlused, arutelud, telefonikõned, koosolekud, esitlused, intervjuud jms...

Silmast silma vestlus on asendamatu suhtlemisviis. See võimaldab edastada infot kiirelt ning saada kohest tagasisidet. Silmast silma vestlus aitab luua usaldusväärsust ning võimaldab ebaselge info korral viivitamatult teavet täpsustada. Teabe või arvamuste eristumisel on võimalik pidada arutelusid. Arutelud on funktsionaalne viis nägemaks ning mõistmaks teiste perspektiive. Tihti aitab see avastada uusi mõttekohti ning teavet taas läbi mõelda.
Sarnaselt silmast silma vestlusele võimaldavad telefonikõned edastada infot kiirelt ühelt inimeselt teisele. Telefonikõnede puhul pole näha inimese miimikat, mis tõttu on raskem näha inimese tõest reaktsiooni. Sellest hoolimata avatakse tihti end telefoni vestluse ajal rohkem kui koha peal viibides ning silmast silma vestluse puhul. Telefonikõne positiivne pool on, et tihti inimesed avavad end rohkem kui silmast silma vestlust pidades.
Esitlused on funktsionaalne viis teabe edastamiseks suuremale rahvahulgale. Pilkupüüdva esitluse valmistamise kohta on nõudeid mitmeid, kuid üks tähtsamaid tingimusi on märksõnade või lühilausete koostamine. See aitab hoida publiku tähelepanu esitlusel ning erinevalt näiteks tavapärasest silmast silma suhtlemisest,  lihtsustab esitlus piltmäluga inimestel teabe omandamist ning meelde jätmist. Slaididel esitatud märksõnadele, lühikestele lausetele teabe juurde rääkimine võimaldab kuulajaskonnale anda parema ülevaate edastatava info kohta.

Koosolekud soodustavad teabe jagamist konkreetsele sihtrühmale. Asutuse siseseid koosolekuid on soovituslik pidada regulaarselt kuna see võimaldab jagada mõne aja vältel muutunud infot.
Mõned üldisemad koosolekute tüübid on järgmised:

·       Informatsioonikoosolek – Eesmärgiks edastada koosoleku osavõtjatele uusi oskuseid, teistsuguseid mõttelaade, arutelu ja tegusid.

·       Koosolek probleemide lahendamise eesmärgil – Sihtrühm on kokku kutsutud ettevõtte siseste probleemide lahendamiseks: Tegeletakse otsuste vastuvõtmise ja tegevusplaani koostamisega.  Mõttevahetused toimuvad üsna vabas vormis, kuid peab olema kokku lepitud, millisest tehnikast probleemi lahendamisel lähtutakse.

·       Loominguline koosolek – On eelkõige ideede tootmiseks,  et ettevõtte takistustele lahendusi leida. Ajurünnakud hõlbustavad koosoleku osalejate ideede teket ning on murekohtade lahendamisel parimaks elemendiks. Ajurünnaku korraldamisel tasuks hammaste vahel hoida kriitika ning hinnanguid anda vaid läbimõeldult. Liigse kriitilisuse puhul väheneb osavõtjate ideede hulk ja mõtete kiirus.  

·       Otsustav koosolek – Suunatud otsuste täideviimisele. Otsustav koosolek eeldab tavapärast rutiini ning formaalset koosoleku juhtimist. Selle koosoleku tüübi puhul on tähtis koosoleku juhatajal säilitada erapooletus ning kuulata kõiki arvamusavaldusi ja ettepanekuid,  et neid otsustamisprotsessis arvesse võtta. Otsustavat koosolekut juhitakse lähtudes päevakorrast.

Suusõnalise info vahetamine on küll hea viis kiirelt info edastamiseks ning arutelude tarbeks, mis tihti soodustab info nõrkade kohtade läbimõtlemist ning nende kallal töötamist. Mõnikord kaalutleb kirjalik infoliikumine verbaalse info liikumise. Kirjalikult dokumenteeritud info võimaldab tõestada asutuse tegevuse käigus toimunud fakte või tegevusi.  Seega millised on kirjalikud viisid infoliikumiseks inimeste vahel?

E-mail võimaldab teavet saata kiirelt konkreetse isiku või sihtrühmani. E-kirjana saadetud infot on võimalik mitmeid kordi taas avada ning üle lugeda. E-kiri võimaldab saata manusena erisuguseid dokumente ja faile, mis parasjagu ettevõttes aktuaalsed on.  
Koosoleku protokoll on dokument, mis koostatakse koosoleku käigu ja vastuvõetud otsuste kinnitamiseks. Protokoll peab vastama dokumentidele kehtestatud vormi- ja sisunõuetele. Protokoll peaks vastama järgnevatele küsimustele: Millal toimus? Kes osalesid? Mida otsustati?
Protokollimisel on tähtis teada ning arvesse võtta organisatsioonisiseseid kokkuleppeid.
Memo ehk memorandum on informatiivne dokument, mis lihtsustab organisatsioonisisest infoliikumist. Memo kajastab koosolekute, kohtumiste, külaskäikute, otsuste ja kokkulepete käiku. Memorandum peaks olema kirjutatud võimalikult lihtsalt ja arusaadavalt, see mõjutab konkreetse dokumendi efektiivsust nii lugejale kui ka kirjutajale.
Poliitika dokument on suunatud eelkõige ettevõtte juhtidele ning asutuse olulisematele positsioonidele. Iga ettevõte peaks looma oma infopoliitika dokumendi kuna puudub üldine ning standariseeritud infopoliitika mudel. Infopoliitika väljatöötlemisel on tarviklik läbi viia organisatsiooni alusuuring. See aitab välja selgitada ettevõtte kehtivad väärtused ja normid. Poliitikadokumendi loomisel saab võtta malliks teiste loodud dokumente, kuid põhimõtete määratlemise puhul on tarvis arvestada asutuses püsitatud eesmärke.
Enne poliitikadokumendi loomist on tarvis välja töötada infopoliitika.  Poliitikadokumendi väljatöötamisel on oluline läbi mõelda neli põhiaspekti:

·       Alusuuring – Läbi mõelda ettevõtte struktuur, kultuur ja eesmärgid

·       Infoaudit – Ettevõtte infojuhtimise viis, mida kasutatakse kestva olukorra hindamiseks ning tarvilike muudatuste läbiviimiseks

·       Tasakaalutabeli rajamine – Ettevõtte eesmärkide võrdlemine infoauditi käigus saadud resultaadiga, et selgitada positiivseid ja negatiivseid seoseid ettevõtte siseselt

·       Poliitika ja poliitikadokumendi loomine

Strateegia dokument dokumenteerib ettevõtte strateegiat ning selle taga olevat mõtteviisi. Lühidalt öeldes selgitab strateegiadokument ettevõtte strateegiat.

Ettevõtte strateegia dokumendi valmistamisel tasub selgeks teha, mida soovite dokumendiga saavutada. Strateegia dokumenteerimisel kirjutame dokumendi eesmärgiga inimestele strateegiat selgitada, et töötajad saaksid strateegiat tõlgendada ning rakendada. Teisisõnu, kui saadakse aru asutuse strateegiast, ei vajata üksikasjalikke juhendeid järgnevate sammude kohta.

Juhendid aitavad hõlbustada ettevõtte sisest tööd kuna töötajad teavad, mida neilt oodatakse  ning kuidas konkreetsetes olukordades käituda. Juhendid tagavad töötajatele õigused ja kohustused.

Teavet annab koguda erisugustel viisidel:  Elektrooniliselt, paberkandjal, dokumenteeritult, videona, audiona jms... Teabe kogumine ning selle töötlemine, säilitamine ja jagamine võimaldab infot hallata. Kuid mis on info haldamise viisid?

Teadmusbaas on teabe kogum, mis sisaldab teavet/infot inimkogemuse ning oskuste kohta erisugustes valdkondades. Teadmusbaas hõlbustab info otsinguid tänu otsingu võimalusele. See omakorda aitab inimestel leida kiirelt vajaminevat infot. Teadmusbaas säästab inimeste aega ja soodustab väärtusliku info leidmist.

Andmebaas on korrastatud andmete hulk, mida säilitatakse mitmesugustel põhjustel. Andmebaas teostab andmemudeli, võimaldab säilitada andmeid andmekandjal ning neid ühiskasutada. Lisaks võimaldab andmebaas andmete muutmist jätmata süsteemi teisi elemente ümber korraldamata. Elektroonilise andmebaasi liikideks on lameandmebaas ja relatsioonandmebaas.   Need erinevad üksteistest relatsioonide ehk tabelitest. Lameandmebaas sisaldab endast vaid ühte tabelit, kuid relatsioonandmebaas sisaldab mitut seostatud tabelit.  

Arhiiv on isiku või ettevõtte tegevuse käigus loodud arhivaalide ehk säilitustähtajaga dokumentide säilitamine. See tähendab, et kui dokumendi kasutamiseks pole enam vajadus, tuleb dokumenti säilitada kuni dokumendi säilitustähtaja lõpuni.
Näiteks ei näi esmapilgul olema tööleping enam päevakohane dokument pärast töötaja töölt lahkumist, kuid sellegipoolest tuleb töölepingut säilitada 10 aastat pärast töölepingu lõppemise kuupäeva.
Oluline on arhiivi korraldada lihtsalt, et vajaduse korral oleksid dokumendid kiirelt leitavad.

Dokumendihaldusesüsteem on infosüsteem, mis toetab dokumentide valmimist ning hõlmab ja haldab dokumente nende elukäigu jooksul. Dokumendisüsteemi moodustavad ühiselt dokumendid, nende haldamisega seotud toimingud, süsteemi kasutajad ning dokumentide haldamisel kasutatav tarkvara.

See on asutuse keskseks osaks ning toetab asutuse tegevusi. Dokumendisüsteem katab sõltumata ajast asutuse kõik dokumendi haldamise tarvidused. Dokumendihalduse põhinõueteks on kasutajate koolitus, vastutus, toimimisviisid, ohje vahendid, haldussüsteemi toimise kontrollimine ja ajakohastamine.  

Ettevõtte sisene raamatukogu on raamatukogu, mis on suunatud asutuse töötajatele. Ettevõtete raamatukogude teabeteenused hoiavad kokku töötajate aega ning toetavad töötajate tööd. Ettevõtte sisene raamatukogu julgustab töötajaid õppima ning võimaldab areneda pakkudes ametikohaga seotud erialakirjandust.

Info peab liikumiseks olema verbaalsel või kirjalikul kujul. Verbaalse infoliikumise viisi alla kuuluvad vestlused, arutelud, telefonikõned, esitlused, koosolekud. Kirjalikud seevastu on e-kirjad ja mitmesugused eelmainitud dokumendid. Infohaldus võimaldab infot koguda, töödelda, säilitada ja jagada. Eelmainitud viisid võimaldavad infot organiseeritult hallata, mis omakorda tagab ettevõttes tõhususe ja selguse.

 

Kasutatud allikad:  

Arhiiviseadus. (1998) Vaadatud: 19.09.2021
https://www.riigiteataja.ee/akt/75133

Corporate library. (23.04.2021)
https://en.wikipedia.org/wiki/Corporate_library

Hein, M. Andmebaasi mõiste ja kasutusvaldkonnad. Kollis. http://www.kollis.pri.ee/topicfiles/16.pdf?fbclid=IwAR1dN0uZIFCtVFv95U9MVGYqsNE_1TbWwutsmsL1mcTair8aGSEDaSUaL4Y

Helme, P. Memo: salajase info žanr valitud publikule (09.12.2020) Eesti Ekspress.
https://ekspress.delfi.ee/artikkel/36287145/memo-salajase-info-zanr-valitud-publikule

Jones, P. A strategy document is different to strategic plan. (30.05.2020) Excitant. https://www.excitant.co.uk/strategy-document-different-strategic-plan/

Mis on memo ja kuidas seda kirjutada. Eesti Infotehnoloogia Kolledž. https://praktikatutvustus.weebly.com/memo.html

Noormets, J. Koosolekud. Tallinna Ülikool, Terviseteaduste –ja Spordi instituut.
https://www.tlu.ee/opmat/ts/TSK6005/e-kursus%20TSK6005/3.2%20Koosolekud.pdf?fbclid=IwAR3fWbaY-jZYxvj5O70W6wDBuGTMYpEwxGL4R12ZaRHjnFRWIdvAkD8sjqw

Prints, H. Dokumendisüsteem. (2013) Tallinna Tehnikakõrgkool. https://eprints.tktk.ee/id/eprint/258/50/dokumendissteem.html

Protokoll vastaku nõuetele. (17.03.2017) Sekretär. https://www.sekretar.ee/uudised/2017/03/27/protokoll-vastaku-nouetele

Uverskaja, E. Infoauditi mõiste ja eesmärgid. (2012) Tallinna Ülikool. Infoteaduste instituut.
https://www.tlu.ee/opmat/in/Organisatsiooni%20infoaudit/1_infoauditi_miste_ja_eesmrgid.html

Väikeettevõtete dokumentide säilitamine, arhiveerimine ja hävitamine. (07.03.2018) Veebisekretär.
https://veebisekretar.ee/dokumentide-sailitamine-arhiveerimine/

Informatsiooni sihipärane kasutamine - kuidas jõuda vajaliku informatsioonini?

Varasemalt oleme selgitanud, kes on teadmustöötaja ja mida ta teeb. On räägitud eraldi ka teadmusest, kuid kas me teame, kuidas on teadmustöötajal kõige otstarbekam informatsiooni kasutada? Kuidas jõuab teadmustöötaja vajaliku informatsioonini, mida ta otsib? Need on küsimused, millele proovime vastuseid leida käesolevas artiklis.

Me teame, et informatsiooni leidmine, otsimine ja selle kasutamine on aegade algusest olnud väga olulisel kohal. Tänapäevases ühiskonnas saab öelda, et informatsiooni omamine, otsimine ja selle otstarbekas kasutamine on vältimatu. Teadmustöötajad peavad suutma informatsiooni kasutada efektiivselt, et tulla praeguses infomaailmas toime. (Virkus, 2009) Selleks, et teadmustöötaja või teised spetsialistid, kes tegelevad info kasutamisega ja selle otsimisega, peavad teadma, kui suur on see andmebaas, kust nad olulist infot koguvad ja kasutada saavad. (CFI, n.d)

Isegi, kui teadmustöötaja jõuab vajaliku informatsioonini kiirelt ning tõrgeteta, tuleb siiski ka mõista, milline on sihipärane ja otstarbekas informatsiooni kasutamine teadmustöötaja poolt. Selleks, et informatsiooni saaks kasutada otstarbekalt on vaja teada, kuidas toimib infopäringu koostamine. Infopäring tuleb koostada võimalikult korrektsena, et saadud info, mida teadmustöötaja kasutama hakkab, annaks selle lisaväärtuse, mida ta vajab. Infot otsides on oluline otsingusõnade oskuslik kombineerimine, et piiritleda informatsiooni leidmist võimalikult täpselt. (Virkus, n.d) Kuid see kõik pole ainus viis, kuidas teadmustöötaja informatsiooni kasutada saab.

Teadmiste sihipäraseks kasutamiseks on teadmustöötajal soovitatud oma välja kirjutatud mõtteid ning informatsiooni korrastada. Nii on võimalik leida üles see kõige olulisem, mis aitab erinevaid projekte ja protsesse teostada. Soovitatav on planeerida, millist informatsiooni soovitakse jagada või kasutada, ülevaate loomine on oluline, et saada teada, milline info on juba olemas, kuid samas olemasoleva teabe salvestamine on samuti tähtis, sest nii on võimalik talletada olemasolevad allikad ja teadmised. Üsna sarnane salvestamisega on infoallikate talletamine kataloogidesse või järjehoidjatesse, sest nii saab teadmustöötaja vajadusel alginfo juurde tagasi pöörduda. (GCFGlobal, 2021)

Kas me teame, kuidas teadmustöötajad õige informatsioonini jõuavad? On palju viise, kuidas ja mitmeid kohti, kust teadmusega tegelevad inimesed infot saavad ning vajadusel talletavad. On teada, et teadmustöötajad peavad teadma täpselt, kuidas saab massiivsest andmebaasist vajalikku informatsiooni, kuid sellegi poolest on veel nii mõnigi variant, kuidas vajaliku infoni kiirelt ja turvaliselt jõuda. Selleks, et töötajad jõuaks vajaliku informatsioonini on vaja leida vahendid, millega usaldusväärset informatsiooni hinnata ja kontrollida. Näiteks, kui teadmustöötaja on jõudnud erinevate eelnevalt retsenseeritud veebilehtedele, raamatuteni jms saab ta olla kindel, et tegemist on informatsiooniga, mida ta saab kasutada.

Samas läbi interneti otsides sattudes veebilehtedele, mis kuuluvad konkreetsele ettevõttele ning kus infot värskendatakse tihti on samuti tegemist sellise infoga, mida saab töötaja koheselt kasutada või endale kuhugi üles märkida, et seda hiljem uuesti uurida. Töötaja jõuab vajaliku informatsioonini ka siis, kui ta kasutab info otsimiseks paremaid otsingutööriistu kui varem. Mõnikord on juhuseid, kui töötaja vajutab kogemata mõne lehekülje kinni, kaotab paberile kirja pandud vajalikud andmed jms, siis päästab õige info juurde jõudmine alati. Seljuhul tuleb tunnustada paremaid ajaloofunktsioone, mida aeg-ajalt uuendatakse. Ajaloo-funktsioonide tõttu saavad töötajad kiirelt tagasi minna pooleli jäänud lehtede või ülesannete juurde. (Murphy&Sellen&Shaw, 2002)

Seega teame, et internetist infokildude otsimine on aeganõudev, sest alatihti sisestatakse otsingumootoritesse sõna või fraas, mis toob esile suure hulga erinevaid allikaid. Teadmustöötaja jaoks on oluline kasutada infooskuseid, mis aitavad selekteerida, analüüsida ja süstematiseerida leitud infot, et käsil olev projekt lõpuni teha. Teadmustöötaja peamised viisid teabeni jõudmisel on seotud enamasti otsingumootori muutmise ja konkreetsete märksõnadega. Kui otsingumootor, mida kasutatakse, ei anna soovitud tulemusi on hea võimalus proovida sama otsingut konkreetsete märksõnadega teha teise otsingumootoriga (Google, Bing, Yahoo). Samas on oluline kasutada erinevate fraaside puhul jutumärke ning eemaldada otsingust sõnad, mis ei anna vajalikku infot. (Mind Tools, n.d)

Kasutatud allikad

CHI. (n.d). Knowledge Workers. Accessing and Applying Information. https://corporatefinanceinstitute.com/resources/knowledge/other/knowledge-workers/

GCFGlobal. (2021). Use Information Correctly. Putting information together. https://edu.gcfglobal.org/en/useinformationcorrectly/putting-info-together/1/

Mind Tools. (n.d). Seven Ways to Find What You Want on the Internet. Gathering What You Need, Discarding What You Don't. https://www.mindtools.com/pages/article/internet-searching.htm

Murphy, R., Sellen, J.A, Shaw, L.K. (2002). How Knowledge Workers Use the Web. Web Behavior Patterns. 4(1), 233-234. https://www.microsoft.com/en-us/research/uploads/prod/2016/08/knowledger-workers-and-the-web-02-.pdf

Virkus, S. (2009). Info hankimise ja otsinguprotsessi uurimisest. Infoteaduste Instituut, Tallinna Ülikool. https://www.tlu.ee/~sirvir/Infootsingu%20teooria/Info%20hankimise%20ja%20otsinguprotsessi%20uurimisest/index.html

Virkus, S. (n.d). Päringu koostamine. Infootsingu põhimõtted. Tartu Ülikool. https://sisu.ut.ee/otsing/p%C3%A4ringu-koostamine

Raamatukogu - millised on kaasaja lisateenused?

Tänapäeval on raamatukogud kõike muud, kui ainult raamatute laenutamiseks ja nende tagastamiseks. Varem käisid inimesed raamatukogudes ainult lugemas või endale meelepärast teost koju kaasa laenutamas, et seda kodus vabal ajal lugeda. Ühesõnaga raamatukogu on koht, kus hoitakse, säilitatakse, kogutakse ja töödeldakse trükiseid, mida inimesed saavad ükshetk laenutada või kohapeal lugeda. Olenevalt raamatukogust pakuvad erinevad teadusraamatukogud, rahvusraamatukogud ja rahvaraamatukogud inimestele mitmeid erinevaid lisateenuseid. Olgu teenused tasulised või tasuta.

Eesti Rahvusraamatukogu, mis on kõige suurem ja tuntuim raamatukogu pakub inimestele lisaks raamatute laenutamisele võimaluse otsida andmebaasidest informatsiooni. Sel juhul on tegemist veebipõhiste e-kataloogidega, kus inimesel on võimalik vastavalt oma valikutele ja soovidele otsinguid teha leidmaks vajaminevat informatsiooni. Kasutada saab nii eesti kui ka võõrkeelseid e-katalooge. Peale erinevate andmebaaside kasutamist, võimaldab raamatukogu enda kasutajatel esitada päringuid. Inimestel on võimalik küsida erinevaid küsimusi, millele infospetsialistid kiiremas korras vastused proovivad anda. Olgu need seotud andmebaasidega või ei leia enda soovitud teost, infospetsialistid aitavad sul vastused leida. Rahvusraamatukogu annab lugejatele õiguse külastada nende avaandmete portaali, kus saab tutvuda erinevate helisalvestiste, postkaartide, raamatute, plakatite ja kaartidega, nootidega ning miks mitte ka perioodika ja jätkväljaannetega.

Nii nagu Pärnu, Saaremaa kui ka Tallinna Keskraamatukogud, võimaldab Rahvusraamatukogu oma kasutajatel ja mööda minevatel külastajatel kasutada arvuteid, printida endale vajaminevaid dokumente või informatsiooni, teha kopeerimisi ning skaneerida. Keskraamatukogud, näiteks Rakvere (Lääne-Virumaa), Tallinn ja Pärnu, võimaldavad inimestel üürida/rentida nende ruume erinevateks üritusteks. Olgu tulemas mõni üritus, loeng või hoopis konverents. Raamatukogud võimaldavad enda hinnakirja järgi kasutajatel ruume rentida. Olenevalt kasutajast sõltub ka hind, tavainimesele kallim, kuid MTÜ-d jms saavad rentida veidi odavamalt. Pärnu Keskraamatukogu erineb teistest raamatukogudest sellega, et Pärnus on olemas eraldi pilliriiul, kus on raamatukogu külastajal ja kasutajal võimalik vastavalt raamatukogu reeglitele laenutada endale pill. Pilliriiul on eelkõige abiks muusikaharrastajatele ning suureks abiks erinevate muusikaringi juhendajatele.

Olenemata sellest, et raamatukogud on kõik üsnagi erinevad, leidub nii mõneski biblioteegis lisateenusena koju tellimine või teisisõnu koduteenindus. Sel juhul saavad inimesed endale erinevad teosed, mida nad soovivad otse koju tellida. Antud lahendus on eelkõige hea vanematele lugejatele, kes seda teenust kasutavad. Käesolev teenus on olemas nii Pärnu kui ka Rakvere keskraamatukogu teenuste nimekirjas. Samas teadusraamatukogud kasutavad kullerteenust, mille kaudu on võimalik endale tellitud teosed endale meeldivasse sihtpunkti tellida. Kullerteenust kasutab eelkõige Tallinna Ülikooli Akadeemiline Raamatukogu. Kuna tegemist on ülikooli raamatukoguga, siis on antud raamatukogus teenuste hulka arvestatud ka erinevate töötubade ja õhtuste saalide teenus. Töötubasid on võimalik reserveerida rühmatööks kui ka individuaalseks kasutamiseks ning õhtused saalid, kus väljaspool lahtiolekuaegu teenindajad puuduvad, on mõeldud õppe- ja teadustöö tegemiseks.

Viimasel ajal on raamatukogude puhul populaarseks saanud ka laenutuskapid või raamatukapid. Nende põhiliseks funktsiooniks on hoiustada tellituid raamatuid, millele inimesed saavad ööpäevaringselt järgi minna. Antud lahendust kasutavad näiteks Pärnu ja Rakvere Keskraamatukogu, Tallinna Ülikooli Akadeemiline Raamatukogu ning ka Rahvusraamatukogu. Sama teenus kogub populaarsust ka Eesti maaraamatukogude hulgas. Samamoodi on olemas ka eraldi tagastamiskastid või kapid, kuhu on võimalik läbiloetud raamatud jätta.

Olenevalt raamatukogust ja nende teenustest, on raamatukogudes alles lisaks uutele teenustele varem aktiivselt kasutust leidnud ja eespool nimetatud teenused. Nendeks on arvuti kasutamine, printimine, kopeerimine ning skaneerimine. Need kõik on tasulised teenused, kuid osadele kasutajatele väga vajaminevad. Olenevalt raamatukogust, on antud teenuste tasu ka erinev. Kui varem sai raamatuid laenutada ainult sealt, kus parasjagu raamatud olid, siis nüüdseks toimib ka raamatukogude vaheline laenutus. Raamatuid saab laenutada lisaks Eesti raamatukogudele ka välismaalt. Osades ülikoolide raamatukogudes on erinevatele teenustele lisaks ka teadustööde tegemise tugi ja erinevad koolitused. Selline teenus on olemas Tartu Ülikooli raamatukogus, kus on võimalik saada koolitusmaterjale ja juhendeid, saada erialast informatsiooni omaala spetsialistidelt, kes aitavad leida ja otsida vajaminevat infot ning suunavad, kuidas kasutada erinevaid andmebaase, pakutakse konsultatsioone ning väljastatakse erinevaid DOI aadresse. Sellele saab juurde lisada ka TÜ Raamatukogus oleva teenuse, milleks on restaureerimine- ja köitetööd. Sel juhul on tegemist tasulise teenusega, kus vanaaegsed teosed restaureeritakse või köidetakse eraldiolevad lehed spetsiaalsesse ümbrisesse.

Kuna raamatukogu külastajaid on erinevaid ning teoste lugejateks võivad olla ka erivajadustega kasutajad leidub nii mõneski suuremas raamatukogus eriti ülikooli ning Tallinna raamatukogudes spetsiaalsed erivajadustega inimeste teenused. Iga inimene väärib kultuuri ja selle talletamist oma mällu. Miks mitte võimaldada lugemist ja laenutamist kõigile. Paljud biblioteegid pakuvad teenusena ka nõustamist. Nõustamist pakutakse individuaalselt seega pole oluline, millega sul abi vaja läheb. Spetsialistid aitavad sind. Olgu abi või nõu vaja erinevate nutiseadmete kasutamisega (arvuti, telefon, ID-kaardi kasutamine), e-posti loomisega, erinevate raamatuportaalide kasutamisega. Samuti pakub individuaalne nõustamine abi koolilõpetajatele uurimis- või lõputööde kirjutamisega, andmebaaside kasutamisega. Olenevalt sellest, millise raamatukoguga on tegemist, sõltub ka antud nõustamiste sihtgrupp. Ülikoolide puhul on enamasti nõustamine suunatud tudengitele, õppejõududele, teadlastele ja spetsialistidele, kuid sellegi poolest võivad nõustamisele pöörduda kõik, kes abi vajavad.

Kokkuvõtteks võib öelda, et ükskõik milliseid teenuseid raamatukogud pakuvad. On need tasulised, tasuta või suunatud spetsiaalse sihtgrupi poole, leiavad endale abi ja vajamineva info kõik, kes julgevad pöörduda. Raamatukogu teenused, mis on enamasti kõikjal samasugused vaid väikeste erinevustega, on mõeldud kasutamaks kõigile, mis tähendab, et ükskõik, millise mure või raamatusooviga lähed, leitakse just sinule sobiv lahendus.

 

Kasutatud allikad

Eesti Rahvusraamatukogu. (2021). Teenused. https://www.nlib.ee/

Pärnu Keskraamatukogu. (2021). Lugejale. Pilliriiul. https://www.pkr.ee/lugejale/lugeja-meelespea/

Raamatukogu. (8. september 2021). https://et.wikipedia.org/wiki/Raamatukogu

Saare maakonna keskraamatukogu. (n.d). Tasulised teenused. https://skr.lib.ee/tasulised-teenused/

Tallinna Keskraamatukogu. (2021). Tasulised teenused. https://keskraamatukogu.ee/tasulised-teenused/

Tallinna Ülikooli Akadeemiline Raamatukogu. (2021). Teenused. Muud teenused. https://www.tlulib.ee/teenused/muud-teenused/

Tartu Ülikooli raamatukogu. (2021). Teenused. https://utlib.ut.ee/lugejaks-registreerimine

Tartu Ülikool Pärnu kolledž. (2021). Raamatukogu. Teenused. https://www.pc.ut.ee/et/raamatukogu/teenused

Teadmustöötaja aasta kokkuvõte ja uute mõtete tekkimise aeg

Käes on aastalõpp ning mina kui InfiBirdi üks teadmustöötajatest, olen valmis astuma uusi samme koos InfiBirdiga, kuid selleks, et mõista ja saada teada, mis on minu jaoks selle aasta kolm suurimat saavutust seoses uue kohaga, kuidas ma plaanin võtta aasta lõpus aja enda jaoks ning millised mõtted ja ideed on mul uue aastaga, on vaja esmalt veidi mõelda. Selleks on hea teha pisikene sisse põige algusesse. Olen töötanud InfiBirdi heaks 5 head kuud ning jooksmas on kuues kuu. Terve see pool aastat on olnud üsna suur enese proovilepanek, kirjutades ja uurides teemasid, mis on olnud seni minu jaoks üsna vähe tuntud või üldse teadmata. Siin juures saangi kohe öelda, et minu arvates on üks kolmest saavutustest just see, et olen ennast arendanud ja uurinud teemasid, mis on olnud minu jaoks varasemalt täiesti võõrad.

Kui minna tagasi päris algusesse, kus alustasin e-raamatu kirjutamist ja sain esimeseks teemaks teadmusbaasi kohta uurida informatsiooni ning kirjutada selle kohta kaks e-raamatut, kus oli juttu nii teadmusbaasist üldiselt kui ka sellest, kuidas loob teadmusbaas tervele organisatsioonile või ettevõttele lisaväärtuse, mis neil puudu on. Tuleb tõdeda, et kohe esimeseks selline pikem ülesanne saada oli keeruline, kuid lõpp kokkuvõttes nägid need kaks e-raamatut välja kenad ja sisukad, olles ise alles algaja. Kui esimene vajalik ülesanne sai tööandjale edastatud ning heaks kiidu, olin valmis võtma uue väljakutse, mis osutus samuti e-raamatu kirjutamiseks, kuid selleks hetkeks olin juba mõistnud, et kõik minu õpitud oskused, kust leida vajaliku informatsiooni teemade kohta, millest teadsin vähe, olid abiks üsnagi palju. Oma nippe kasutades ja ka abi saades, sain valmis ka ülejäänud e-raamatud, mille kirjutamiseks kulus igakord järjest vähem aega, sest mida rohkem kirjutasin, seda rohkem ma mõistsin, milline on see vajalik info ja sõnavara, mida inimesed otsivad, et nad saaksid aimu teemadest, mis neid aidata või huvitada võivad. Olenemata enda kirjutamise tasemest ja igakord arenedes koos uute teemadega tundsin nii mõnigi kord, et vajalikke allikate otsimine võib olla üsnagi raske, kui teemast palju ei tea.

Mis on minu teine suurim saavutus sel aastal, kui olen ennast sidunud InfiBirdi ja selle meeskonnaga? Selle lühikese ajaga olen teinud nii mõndagi, kuid siiski on raske tuua eraldi saavutusi, mis on minu enda jaoks olulised. Usun, et üks saavutusi, mida võib välja tuua, on tööandja abistamine tema esimese raamatu koostamisel ja ilmumisel. Pakkudes enda abi ja andes endast kõik, et raamat saaks kaunis, lugejasõbralik ning oleks just selline nagu tööandja soovis. Usun, et olen saanud tänu selle raamatu ja teiste e-raamatute küljendamisega enda varasemaid oskuseid küljendamise programmiga arendada ning täiustada. Olen tänulik, et tööandja InfiBirdis on andnud mulle selle võimaluse end rohkem täiustada kasutades programme, millega erinevate raamatute kui ka artiklite küljendamisi teostada saab. Usun, et seda oma teiseks saavutuseks pidada on õige, sest iga inimene areneb ka siis, kui ta teeb midagi, mille kohta tal on varasemalt mõned teadmised, aga praktika puudub.

Kolmandaks saavutuseks ja kõige olulisemaks pean enda ületamist, kirjutades ja tehes asju, mida ma ei ole varasemalt kunagi teinud. Siin juures saan kokku võtta kõik erinevad raamatud, artiklid ja muud tegevused, et töö mida ma teen saaks tunnustatud nii nagu peab. Olen enda üle uhke, et olen suutnud pooled ööd kooli kõrvalt üleval istuda, et tööd saaksid õigeks ajaks tehtud ja tulemus oleks selline, et see oleks sobilik ja meeldiv kõigile. Samuti sellepärast, et olen arenenud kogu protsessiga, mis mind on senini tööl edasi viinud. Koos kõikide erinevate ülesannete ja võimalustega, mida on pakutud. Leian, et kõik need tegevused on üks päris suur saavutus terve aasta jooksul ning miks see ei võiks olla kolmas, minu üks kõige suurematest saavutustest.

Kuid milliseid ideid ja mõtteid ma olen mõlgutanud selle poole aasta jooksul ja mis võiksid uuel aastal hoo sisse saada? Usun, et üks soove oleks kirjutada InfiBirdile veel mõni veidi suurema mahuga raamat või veelkord artiklite seeria, mille tegemine võtaks veidi rohkem aega kui mõned päevad. Selleks, et seda teha, tuleb muidugi mõelda, mis on veel rääkimata või millest võiks veel täpsemalt rääkida. Olen pikalt mõelnud, et kuna tegemist on ettevõttega, kes on suunatud kirjutama ka teistele sisutekste erinevatel juhtimise teemadel (infojuhtimine, teadmusjuhtimine) ja valmis tegema ka infohaldust, siis oleks hea võimalus end veel paremaks teha, valmistades endale visiitkaardid, mis aitaksid ettevõtetel kiirelt ühendust võtta, kui vajavad mõnda meie pakutavat teenust. Need kaks on põhilised mõtted, mida tahaks järgmisel aastal kindlasti ära teha, sest nii on võimalus end paremini turustada ning anda inimestele teada, et on olemas ettevõte, kes sellise asjaga tegeleb.

Selleks, et kõik need ideed ja tegemised saaksid olla perfektsed ja annaksid tulemusi, on teadmustöötajal vaja ka teha väikene paus oma tööst, et mõtteid koguda. Nii olen otsustanud teha ka mina. Selleks, et järgmisel aastal erinevaid ideid teostada, teen ma aasta viimasel kuul kõike, mis on minu jaoks oluline. Olen ette võtnud suurema jõuluprojekti, kus oma oskuseid proovile panen, olen otsustanud läbi lugeda mitmeid raamatuid, mis on jäänud unarusse, tegelen oma hobidega, pakkudes teistele kui ka endale sellega rõõmu ja rahu ning annan endast kõik, et koolis käimasolev semester saaks lõpule viidud. Need on tegevused, mis aitavad mul puhata ning tunda end hästi.

Kokkuvõtvalt saan öelda, et minu esimene aasta uues kohas, uute väljakutsete ja inimeste keskel on olnud edukas ning õpetlik, pakkudes mulle mitmeid erinevaid võimalusi end tõestada ja saada veel paremaks. Kõik saavutused ja muud tegevused on teinud mind paremaks ning pannud mind asju teise pilguga vaatama. Seal hulgas lugema rohkem ajalehti ja muid väljaandeid. Usun, et kõik mida ma kirjutades ja uute teemadega uurides kogen ja teen, tuleb kõik hiljem kasuks.

SELLEKS, ET OLLA ENDISELT ARENEV NING TEHA TÖÖD, MIS MEELDIB - PUHKA, TÖÖTA JA TUNNE RÕÕMU!

KOMMENTAAR

Tänan Angelina Täkerit käesoleva blogipostituse kirjutamise eest! 

Virge Rebane

Ettevõtte InfiBird OÜ juht

PROBLEEMI LAHENDAMISPLAAN JA KUIDAS SEDA TEHA? KAS TEADMUSTÖÖTAJA KAARDISTAB INFOGA SEOTUD PROBLEEMID?

Eelnevalt oli juttu sellest, kuidas teadmustöötaja informatsiooni otstarbekalt kasutada saab ning kuidas ta jõuab teabeni, mis on kasulik ja usaldusväärne. Enamasti inimesed, kes tegelevad infoteadusega ja puutuvad igapäevaselt kokku informatsiooniga, teavad, miks on vaja infoga seotud erinevad probleemid üles märkida ning seda, et olemas on ka probleemi lahendamisplaan. Käesolevas artiklis proovimegi omale veidi selgemaks teha kaks peamist küsimust/probleemi, milleks on: a) kas ja miks on vaja teadmustöötajal infoga seotud probleeme kaardistada?; b) milline näeb välja probleemi lahendamisplaan ja kuidas seda teha? Need on käesoleva artikli põhiteemad.

Selleks, et üldse rääkida, lahendusplaani tegemisest ja sellest kas teadmustöötaja kaardistab infoga seotud probleeme, tuleb selgeks teha, mis asi on lahendusplaan üldiselt. Varem on olnud teada, et erinevate teadmiste kaardistamine on teadmusjuhtimise valdkonnas üks kriitilisemaid tegureid. Teadmiste kaardistamine aitab huvirühmadel hinnata teabe asukohta, kuidas see teadmustöötajateni jõuab ning kas antud teadmised/informatsioon sisaldab endas puudujääke. Saab öelda, et lahendusplaani kasutamine ettevõttes on parim viis teadmiste kogumiseks, säilitamiseks ja nende puuduste tuvastamiseks, mis mängivad suurt rolli ettevõtte/organisatsiooni kasvu, turuvõimaluste ja ebaõnnestumiste juures. (EdrawMind, n.d)

Üldiselt teame, et teadmisi saab kaardistada  mitmel erineval põhjusel. Neist kolm põhjust, miks teadmisi kaardistatakse ehk koostatakse lahendusplaani on tootlikkuse suurendamise nimel, mis aitab organisatsiooni või ettevõte seest leida spetsiaalsete oskustega inimesed kiirelt, mille tagajärjel suureneb toodete/teenuste tootlikkus; erinevate otsuste tegemiseks tehtud lahendusplaan aitab analüüsida ja arvestada organisatsiooni teadmusressursside seisu; kõige olulisem on riskide tuvastamine, mis võivad teadmustöötajat aidata tuvastades organisatsiooni/ettevõtte sisemised riskipiirkonnad, mis tähendab seda, et lahendusplaani loomine aitab sageli paljastada nõrgemad lülid kogu ettevõttes. (EdwardMind, n.d)

Kuid see ei ole ainukene definitsioon lahendusplaanile. On üpriski tavapärane, et ettevõttes on inimesi, kellel on teadmisi, mida on vaja, et terve organisatsioon saaks edasiliikumiseks kasutada. On teada, et teadmiste kaardistamine on kasulik selleks, et töötajad ja organisatsioonid ja/või ettevõtted saaksid kategoriseerida õigesse kausta, et need oleksid kättesaadavad kõigile. (Armstrong, 2016) Samas on oluline, et informatsiooniga kaasnevaid probleeme kaardistatakse, sest nii on võimalik leida üles vajalik ja usaldusväärne teave ning eemaldada kõik see, mis on üleliigne. Seega saame olla kindlad, et probleemi lahendamiskaardid on suurepärased vahendid erineva teabe korrastamiseks (Armstrong, 2016).

Kas me teame, miks on vaja teadmustöötajal infoga seotud probleeme kaardistada? Teadmiste kaardistamine aitab koguda töötajatel kokku ebavajalik info ja erinevad probleemid, mis on varasemalt olnud. Nii on võimalik organisatsioonides teha kindlaks see, milliseid probleeme võib info kogunemisel ja töötlemisel tulla. Samuti aitab probleemide kaardistamine määrata erinevaid lünki ja takistusi, mis võivad kaasneda informatsiooni otsimisega ja mitte õige kasutamise tagajärjel. (Armstrong, 2016) Infoga kaasnevaid probleeme on hea kaardistada, sest nii on võimalik hoida ära enamus probleeme, mis informatsiooniga kaasnevad ühes kohas (Armstrong, 2020).

Teadmustöötajatel võib tekkida aeg-ajalt infot läbi töödeldes või selle otsimisega probleeme, mida ta kohe lahendada ei oska. Eelnevalt kirjutasime, mis on probleemi lahendamisplaan ja miks peaks erinevate ettevõtete ja organisatsioonide töötajad seda kasutama. Kuid milline näeb välja probleemi lahendamisplaani struktuur või punktid ning kuidas seda üleüldiselt tehakse? Antud plaan võib koosneda mitmest osast ning olenevalt ettevõttest, kasutatakse vastavalt vajadusele tehtud punkte. Enamasti kasutatakse 4-7 sammu, et lahendusplaan oleks täiuslik.

Esimene ja kõige loogilisem on tuvastada informatsiooniga kaasnev probleem või probleemid. Selleks on vaja üle vaadata terve informatsioon, sest võib juhtuda, et midagi on jäänud märkamata. Märkamata asjad võivadki tekitada erinevaid probleeme. Olgu see suur või väike, esinevad infoga seotud probleemid enamasti ühekordselt ja on kergelt lahendatavad, kuid nii mõnigi kord tuleb lahendamisele panustada rohkem aega kui tavaliselt. Teiseks on oluline koguda kokku kogu teave, mida probleemse informatsiooni kohta teatakse, sest ainult nii on võimalik probleeme paremini mõista ja lahendada. Tähtis on meeles pidada seda, et kui probleemide andmed ja muu oluline teave on kogutud, on soovitatav probleemid esitada küsimustena, millele saab hakata koos kaastöötajatega ideid ja muid ettepanekuid kokku korjama. Nii saab teha endale selgeks iga töötaja, millised on tema põhjused, miks ta antud probleemi just nii lahendab. Tähtis on, et välja saaksid öeldud kõik ideed ja ettepanekud, sest nii on kõige kergem sorteerida nende seest välja need, mis võivad probleemset infot parandada. Mida rohkem lahendusi, ideid ja pakkumisi tuleb, seda kergemaks muutub probleemile lahenduse leidmine. Kuid tuleb meeles pidada, et esimesed lahendused, mida arvad olema õiged ei pruugi seda olla, sellepärast on vaja välja töötled erinevad strateegiad, et probleemile lahendus leida. Rohkemate lahenduste puhul, mis tunduvad õiged, tuleb kontrollida neid kõiki, et saada teada milline neist on siiski see kõige õigem. Kuid kõige olulisem – välja tuleb valida see kõige parem ja õigem plaan, et probleem lahendatud saaks. (Gartenstein, 2018)(Lucid Content Team, n.d)

Kokkuvõtvalt saame öelda, et probleemi lahendusplaani on vaja teha ja kasutada, et organisatsioonid või mistahes ettevõtted ei satuks infot otsides või kasutades erinevate takistuste otsa. Probleemi lahendusplaani on võimalik kasutada ka hiljem teiste takistuste korral, kui peaks teabega muresid tekkima. Ja selleks, et informatsiooni probleemsed kohad kaotada on hea variant kasutada probleemi lahendamisplaani, mis võib olla nii 4-7 sammuga teostatav plaan. Mida usaldusväärsem, kontrollitum ja uuem on informatsioon, seda parem on teadmustöötajatel seda kasutada.

Kasutatud allikad

Armstrong, L. (16. jaanuar 2020). What is knowledge mapping? We walk you through the basics and benefits. MindManager Blog. https://blog.mindmanager.com/blog/2020/01/16/201912what-is-knowledge-mapping-we-walk-you-through-the-basics-and-benefits/

Armstrong, L. (21. jaanuar 2020). Your 4-step guide to the knowledge mapping process. MindManager Blog. https://blog.mindmanager.com/blog/2020/01/21/202001202001your-guide-to-the-knowledge-mapping-process/

EdrawMind. (n.d). Everything You need To Know About Knowledge Mapping. Knowledge Mapping. https://www.edrawmind.com/article/everything-about-knowledge-mapping.html

Gartenstein, D. (2018). Five Steps for Business Problem Solvin. Chron. https://smallbusiness.chron.com/fix-employee-turnover-leadership-consepts-38954.html

Lucid Content Team. (n.d). How You Can Use Creative Problem Solving at Work. Lucidchart blog. https://www.lucidchart.com/blog/how-to-use-creative-problem-solving-at-work

Kes on teadmustöötaja?

Mõistet „teadmustöö“ kasutati esimest korda 1959. aastal. Seda tegi juhtimisteadlane Peter Drucker oma raamatus „The Landmarks of Tomorrow“. Ta ennustas, et informatsioon muudab viisi, kuidas inimesed töötavad – et väärtuse loomine toimub eelkõige mõttetöö, mitte füüsilise töö kaudu. Hiljem, oma 1992. aasta essees arutles ta selle üle, kuidas iga paarisaja aasta tagant on lääne ühiskonnas toimunud suur muutus ning tõi praeguse suure muutusena välja liikumise teadmusühiskonna suunas, kus teadmine on põhiressurss nii üksikisiku jaoks kui majanduses üldiselt.

Millised oskused, teadmised ja kompetentsid on teadmustöötajal?

Niisiis, põhierinevus teadmustöötaja ja mitte-teadmustöötaja vahel on selles, et teadmustöötaja töö ei ole füüsiline, ta töötab peaga – mõtete, ideede, informatsiooniga. Tema töö peamiseks eesmärgiks on teadmiste loomine, jagamine või rakendamine. Töö iseloom on samuti teistsugune. Drucker kirjeldas teadmustöötaja tööd alati muutuva, dünaamilise, autonoomsena. Teadmustöö on seotud probleemide lahendamisega ning nõuab selles kaht eri tüüpi mõtlemist – kas loovat või koondavat. Kui loovat mõtlemist on vaja kasutada neil puhkudel, kus probleemile on lahendusi mitmeid ning vaja on genereerida ideid, siis koondav mõtlemine tähendab lahenduse otsimist eeldusega, et olemas on üks õige lahendus. Olenevalt konkreetsest tööülesannetest on teadmustöötaja jaoks ilmselt üks või teine mõtlemisviis kesksemal kohal.

Teadmustöötaja jaoks on vajalikud head infooskused – ta peab aru saama infovajadusest ning oskama infot otsida, hinnata, kasutada ning edasi anda. Neile on oluline teada, millistest allikatest nad endale vajalikku infot leiavad ning kuidas neid allikaid edukalt kasutada. Teadmustöötajad kasutavad infot probleemide lahendamiseks, küsimustele vastamiseks, ideede genereerimiseks. Oluline on oskus kasutada infot uutes situatsioonides.

Samuti on teadmustöötajale vajalikud spetsiifilised fakti- ja teooriateadmised. Õpetajal on teadmised konkreetsest ainest, õpetamise strateegiatest ning õppimisteooriatest. Müügiesindajal on aga näiteks faktiteadmised toote kohta, mida ta müüb ning teooriateadmised sellest, kuidas tekitada kliendis toote vastu huvi. Kuna teadmised on ajas muutuvad ning neid tekib kogu aeg juurde, täiendavad teadmustöötajad end omal initsiatiivil ja vastavalt vajadusele.

Veel on teadmustöötaja jaoks olulised head suhtlusoskused, kommunikatsioon. Teadmustöötajad puutuvad tõenäoliselt tihedalt kokku teiste inimestega – klientide, kolleegide, ülemuste, alluvatega. Nad peavad olema võimelised edukalt suhtlema kirjalikult ja suuliselt, nii üks-ühele kui suuremas rühmas. Organisatsiooni edukaks toimimiseks ning arenemiseks on vajalik suhtlus ülemuste ja alluvate vahel, samuti kolleegide omavaheline suhtlus. Teadmustöötajatel on suhtlusoskused, mis võimaldavad neil teha koostööd eesmärkide seadmises, otsustusprotsessides ja ideede loomises.

 

Millised rollid vajavad teadmustöötajaid?

Teatud määral võib öelda, et kõik töötajad on teadmustöötajad. Isegi väga rutiinsel tööl on teatud olukordades vaja otsuste tegemist ja oskust improviseerida ning töötajad, kes sellist tööd teevad, on sageli sama hästi võimelised probleeme lahendama ning väärtust looma. Seetõttu ei tasu väga ranget piiri teadmustöötajate ning mitte-teadmustöötajate vahele tõmmata. Selline piiritlemine võib panna mööda vaatama väärtuslikest spetsiifilistest teadmistest.

Näite sellest, kuidas tasub kõiki töötajaid võtta teadmustöötajatena, võib tuua Jaapani autotööstusest 1980ndatel. Sealsetes ettevõtetes mõisteti, et tehase liinitöötajad – kes justkui teevad täpselt vastupidist sellele, mida teevad teadmustöötajad – on tegelikult väga olulised selleks, et firma saaks oma tulemusi parandada.  Neid töötajaid julgustati ja toetati, et nad aitaksid ettevõtet probleemide lahendamises. See motiveeris neid ja andis nende tööle uue tähenduse. Samuti paranes märgatavalt lõpptoote kvaliteet.

Nii et teadmustöö on teatud määral oluline igal pool ning kui näha ka neid teadmisi ja oskusi, mis ehk konkreetse töö iseloomu tõttu nii selgelt välja ei paista, on see igatpidi kasulik.

Siiski tuleb kindlate töörollide puhul töötaja põhiline tööpanus tema spetsiifilistest teadmistest. Sellistes rollides on vaja suurt kompetentsust, kindlat haridust või kogemust ning töö eesmärgiks on teadmise loomine, jagamine või kasutamine. Need rollid on olulised väga paljudes valdkondades, näiteks hariduses, IT-sektoris, teaduses, meditsiinis, kultuuritöös. Teadmustöötaja ülesanded tänapäeva töömaailmas võivad olla vägagi erinevad. Ta võib näiteks koostada ja kontrollida eelarvet; tegeleda andmeanalüüsiga või hoopiski tööülesannete jaotamise ja delegeerimisega; koostada tegevuskava eesmärkide saavutamiseks; olla nõuandjaks, kelle poole töökaaslased saavad küsimuste ja probleemide korral pöörduda jne. Seega on teadmustöötajaid vaja vägagi erisugustesse rollidesse ning tööülesannetesse, võimalused ja vajadused on mitmekesised. Praeguseks on maailmas üle miljardi teadmustöötaja ning sellise töö osakaal ning tähtsus on aina kasvanud ning kasvab veelgi.

 

Lisalugemist:

Peter F. Drucker, The New Society of Organizations, Harvard Business Review 1992.

Head juhid, kuidas infooskused teie juhtimisstiili mõjutavad?

 Infooskused

Infooskused on oskused, mille abil aru saada, millal on informatsiooni vaja ning seda tulemuslikult otsida, hinnata, kasutada ja edasi anda.

Kõigepealt: kas infot on üldse vaja? Kuigi me vajame infot väga tihti ja erinevate probleemide lahendamiseks, kaevume mõnikord infosse asjatult ja teeme oma elu sellega liialt keeruliseks. Aga kui päriselt on vaja? Siis tuleb esimese sammuna aru saada, milliseid allikaid kasutada. Kui vajame statistikat, siis pole tõenäoliselt suurt mõtet otsida seda internetifoorumitest või küsida sõbralt. Tõenäoliselt, sest mine tea, võib ju olla olukordi, kus just foorumipostitus selle vajaliku statistikani viib või on too sõber otsitava statistika asjus ekspert ning oskab kiirelt just selle õige allikani viia. Samas, kui tahame teada näiteks kasutajakogemust, siis seda pole kindlasti mõtet Exceli tabelitest otsida. Muidugi ei pruugi alati piisata vaid üht tüüpi allikatest, oleneb, millist probleemi lahendada tuleb. Võibolla läheb meil tarvis nii Exceli tabeleid, foorumipostitusi kui sõbra ja eksperdi nõuandeid.

Edasi, juba teades, mis allikaid on vaja, tuleb neid ka kuidagi kasutada. Aga kuidas? On vaja strateegiat, sest kaootiliselt infot läbi närides me ilmselt kuhugi ei jõua või siis võtab see kaua aega.

Kui me teame, millist infot meil vaja on, kust ja kuidas seda otsida, siis võib eeldada, et otsingute tulemusel me midagi ka leiame. Ainult et, sõltuvalt kasutatud allikatest ei ole kogu see informatsioon, mis nüüd meie käsutuses on, alati sama kaaluga. Leitud info usaldusväärsuse tasemed varieeruvad ja meil tuleb hinnata, mis on piisavalt usaldusväärne ja mis mitte. Info hindamine ei ole tänapäeva maailmas alati niisama lihtne ning see nõuab teatud eelteadmisi eri tüüpi allikate kohta, info kallutatuse põhjuste ja tagajärgede hoomamist, mõistmist, kuidas ja miks usaldusväärsus varieerub.

Olulisemad aspektid, mida infot hinnates arvesse võtta on sihtrühm (kellele on see info suunatud), keelekasutus ja stiil (kirjalike allikate puhul ei tekita ebakorrektne või vigane keelekasutus kindlasti usaldusväärsust), kallutatus (kas ja kuivõrd täidab info mingit konkreetset eesmärki), usaldatavus (info autor ja millisest allikast see pärineb) ning samuti ajakohasus (kas võib näiteks tegu olla juba vananenud, kaasajastamata informatsiooniga).

Pärast rasket või kerget hindamisprotsessi tuleb lõpuks eriti oluline osa: kasutamine. Meil oli probleem, otsisime infot, et seda lahendada, usaldusväärne info on nüüd olemas ja ega ei olegi muud kui rakendama. Aga… mõnikord on justkui kogu vajalik info olemas, aga selle rakendamine ei tule hästi välja. Selle põhjuseid võib olla erinevaid, näiteks ei ole piisavalt aega, et infot parimal viisil ära kasutada või oleme võtnud hammustamiseks liialt suure tüki ehk käib probleemi lahendamine meile üle jõu. Või ei oska me infot õigesti kasutada?

 

Kuidas infooskusi tööülesannete tulemuslikuks täitmiseks rakendada?

Informatsiooni võib kasutada instrumentaalselt – näiteks andmete kasutamine eelarve koostamiseks – või afektiivselt, tundeid mõjutavalt, näiteks võib info, mida saame jutuajamisest sõbraga, motiveerida meid mõnd tööülesannet täitma või hakata tegelema uue projektiga. Informatsiooni defineeritakse kui andmeid, mida me saame kõigi viie meele ning mõtlemise abil ning mida kasutame maailma mõtestamiseks. Oluline on just kasutamise aspekt. Viisid, kuidas infot kasutada, on väga erinevad ning sõltuvad inimese eelteadmistest, tema tundeseisundist – näiteks tujust ja motivatsioonist, vaimsetest võimetest ning olemasolevatest oskustest. Ka olukorrad, kus infot kasutada, on varieeruvad. Mõnikord on vaja seda rakendada näiteks kindla oskuse omandamiseks või eesmärgi saavutamiseks. Või hoopiski ideede genereerimiseks. Ka on infot aeg-ajalt vaja kasutada millegi kinnitamiseks, valideerimiseks või hoopiski tulevikusündmuste prognoosimiseks. Loomulikult on sageli need kasutusviisid omavahel mitmel eri viisil seostunud. Näiteks info kliimamuutuste kohta on vajalik tulevikus toimuda võivate muutuste prognoosimiseks, nende potentsiaalsete stsenaariumite teadmine loob vajaduse luua konkreetsed kliimaeesmärgid ning olemasolev info aitab samas ka genereerida ideid nende eesmärkide saavutamiseks – näiteks leida, mil viisil on kõige efektiivsem kasvuhoonegaaside teket vähendada.

Nii et me võime infot kasutada väga erinevatel viisidel ning eri eesmärkide täitmiseks. Info kasutamisel on oluliseks aspektiks kontekst, mille raames infoga seotud probleem üles kerkib. See kontekst mõjutab paljuski kõiki erinevaid infooskuste osi. Näiteks, töötades organisatsioonis, kus lahendamist nõudvad probleemid on pigem struktureerimata ning kus on oluline loovus, võivad uued ideed tihti tekkida vestlustest kolleegidega ning seetõttu on kolleegid seal oluliseks ning ehk isegi peamiseks infoallikaks. Samas, teist tüüpi töökohas, kus tööülesanded on väga konkreetsed, struktureeritud ega nõua lahendamiseks loovust, on märksa olulisemaks teist tüüpi infoallikad, näiteks veebipõhised andmebaasid. Sellist tüüpi ülesannete puhul kolleegid põhiliseks infoallikaks olla ei saa. Seega sõltub infooskuste rakendamisel esmalt väga palju meie töö iseloomust – see määrab ära juba selle, kust – või vähemalt mis tüüpi allikatest – me peaksime lahendusi otsima. Töö iseloom ning sellest tulenev konkreetne probleemiasetus määrab ära ka selle, kuidas infot kasutada. Loovust nõudva töö puhul on küll see määrav raamistik märksa laiem ning nii infoallikad kui info kasutusviis jäävad paljuski töötaja enda kontrollida.

Info tulemuslikuks kasutamiseks on oluline infopädevus ehk kõikide eelpool kirjeldatud infooskuste hea valdamine. Tuleb eristada, millal on infot vaja ja millal ei ole, kust ja kuidas seda otsida, kuidas hinnata. Lisaks on oluline osata kättesaadud infost tähendust luua ehk seda loogiliselt süstematiseerida ja sünteesida. Ning ka oskus kasutada infot väärtuse kasvatamiseks. Hilisemas etapis tuleb mõelda ka info jagamise viisidele ning info ja infotehnoloogia vastutustundlikule ja eetilisele kasutamisele.

Kõik need oskused on komplekssed, nõuavad näiteks kriitilist mõtlemist, loovat mõtlemist, põhjendamisvõimet, sotsiaalseid vilumusi, samuti arvutioskusi, oskusi andmekogude – nii füüsiliste (raamatukogud) – kui digitaalsete kasutamiseks.

 

Infooskused juhi rollis

Juhtide puhul tuleb arvesse võtta seda, et nende infooskused ei ole olulised mitte ainult neile endile vaid ka tema alluvatele ning organisatsioonile laiemalt. Ning ka teistpidi: tema töötajate infooskused on omakorda olulised juhi töös.

Juhi positsioonil on loomulikult olulised kõik eelpool kirjeldatud infooskuste komponendid – arusaamine infovajadusest, vajalike allikate kindlakstegemine, info kvaliteedi hindamine ja kasutamine. Küllap veelgi olulisem kui tavakasutaja puhul on aga info jagamise oskused, efektiivne kommunikatsioon.  

Info jagamine on juhile oluline, samas on ka oluline teha vahet, mida on parajasti vaja jagada ning mida mitte. Teadagi ei ole meil alati ja igasugust infot vaja. Töötajate infoga küllastamine mõjub pigem halvasti ning võib juhtida nende tähelepanu oluliselt kõrvale. Seega on juhile vajalik info kontrollimine ning olenevalt vajadusest selle edasi jagamine. Info edastamine ei ole vajalik mitte ainult organisatsioonisiseselt vaid ka välisringis – organisatsiooni klientidele, meediale jne. Olenevalt organisatsioonist ja selle suurusest ei pruugi juhil olla võimalik ega vajalikki nii organisatsioonisisese kui -välise infoedastusega tegeleda. Oluline on siiski teada ja hallata neid põhilisi sõnumeid, mis sise- ja välisringis liikvele lähevad. Otsese kommunikatsiooni puhul ehk otsesel töötajate või väliskanalitega suhtlemisel on juhile vajalik aduda, mis kanalis mis viisil suhelda ja infot sõnastada.

Juhi jaoks on oluline ka see, et tema töötajad oleksid võimalikult infopädevad. Töötajate pädevusi on võimalik soodustada ja arendada mitmel viisil ning siin saab juht nii mõndagi ära teha.

Üks oluline aspekt on tagasiside. See on samuti üks info jagamise tasand ning mõtestatud, sisukas tagasiside annab töötajale teada, kuivõrd hästi ta on oma oskusi parajasti kasutanud ning mida võiks veel arendada. Selle info põhjalt saab töötaja edaspidi oma oskusi täiendada või ka lihtsalt tunda end kindlamalt, kuna on saanud kinnitust oma pädevusele.

Ka ülesannete delegeerimine arendab töötajate infopädevust. Delegeerimine annab töötajale võimaluse täita uusi ülesandeid ning see võimaldab õppida ja areneda. Uute ülesannete ja kohustuste täitmisel tekivad uued oskused. Tööprotsessides on töötajad sageli silmitsi infolünkadega, mis aga tekitavad muret ja ebakindlust. Uued ülesanded laiendavad lünki ning ajendavad otsima mitmesuguseid kanaleid ja infoallikaid, et neid lünki täita. Samuti panevad uued ülesanded varasemate info jagamise ning töötlemise strateegiate üle järele mõtlema ning see omakorda võimaldab neid strateegiaid vajalikul viisil muuta, et uut ülesannet efektiivselt täita saaks. Kogemused, mida töötaja uute ülesannete täitmisel saab, võimaldavad tal leida teistsuguseid viise info kasutamiseks ning arendavad tema infooskusi.

 

Täiendavat lugemist:

Use of Information (encyclopedia.com)

Information literacy at workplace: the organizational leadership perspective (Information Research journal, 2018)