Mis on infoliikumist soodustavad tegurid?

Infoliikumine ja edukas organisatsioonisisene suhtlus on tugevas seoses. Efektiivne sisekommunikatsioon on eduka ettevõtte alustala. Ebaefektiivse sisekommunikatsiooni korral kannatab organisatsiooni liikmete vaheline koostöö, mis mõjutab oluliselt ettevõtte tulemuslikkust.  Seetõttu on efektiivsel sisesuhtlusel tähtis osa ettevõtte olemasolu ja edukuse jaoks.

Varasemates blogiartiklites on kirjutatud infoliikumist takistavatest teguritest ning infoliikumisega kaasnevast hirmust ja riskidest. Nüüd valmistab muret ilmselt küsimus - Kuidas soodustada organisatsioonisisest infoliikumist?

Soovitused efektiivseks sisekommunikatsiooniks on järgnevad:

• Selgelt ja terviklikult edastatud teave

Inimese aju ei suuda infot katkendlikult töödelda. Tervikliku teabe puudumisel hakkab inimese aju iseseisvalt infolünkasid täitma. See on osa inimese ellujäämisinstinktist ning sageli hakkab inimene katkendlikku teavet täitma oma hirmudega.

„Hirmul on suured silmad“, kuid tihtilugu kipub hirm olema alusetu ning pärsib inimese võimekust ning tööefektiivsust.

Seetõttu on tähtis, et sõnumid oleks ette planeeritud ja terviklikud.

Selgesõnaline ja üheselt mõistetav teave vähendab segadust organisatsioonis ja soodustab teabe ühest tõlgendamist. Teabe ettevalmistamine annab aega infoliikumist läbi mõelda ning tingib sõnumi arusaadavuse ja lihtsa mõtestatuse.

Enne info edastamist on soovituslik läbi mõelda järgnevad küsimused:

„Mis on töötajatele oluline?“

„Milline on töötajate taust, nende teadmised ja hirmud?“

„Kuidas edastada infot töötajatele arusaadavalt?“

• Ausus

Ausus kasvatab töötajates usaldust ja lojaalsust ettevõtte suhtes, see omakorda soodustab vastastiku usalduse teket juhtkonna ja töötajate vahel. Inimene soovib panustada ja võtta vastutust pigem ettevõttes, kus ollakse tõemeelsed, mitte organisatsioonis, mida valdavad ebasiirus ja kahtlused. Seetõttu on tähtis olla organisatsiooni liikmetega aus, olenemata edastava info ebamugavusest. Samas on tähtis valida õige vorm ja viis teabe edastamiseks. Infot tuleks jagada töötajatele tõeselt ja empaatiliselt.

Aususega kaasneb tihtipeale ka usalduslik keskkond – Kui töötajad teavad, et nad võivad oma kolleegidelt alati abi paluda, siis saavutatakse ettevõttes paremaid töötulemusi. 

Usalduslikum keskkond soodustab organisatsiooni liikmete tahet tööle kontsentreeruda ja ettevõttele pühenduda. Vastastikusel usaldusel on positiivsed tulemused: Personal muutub loomingulisemaks, produktiivsemaks, töötajatel tekib soov tööle tulla, teiste ideid kuulata ning oma mõtteid murevabalt väljendada.

Mõjus ja efektiivne ideede ärakuulamine ja töötajaskonna aus informeerimine võib olla oluliseks komponendiks sisesuhtluse parendamisel.

• Tasakaalustatud infokogum

Efektiivse sisekommunikatsiooni edastatav teave peaks olema tasakaalustatud. Vähene info kogus valmistab töötajates spekulatsiooni ning umbusaldust. Üleliigne info seevastu mõjub töötajatele koormavalt. Liialdases infohulgas ei leia töötajad endale vajalikku infot ning see pärsib töötajate aktiivust, loovust ja tööefektiivsust.

Efektiivse sisesuhtluse tarbeks on vaja leida balanss vajaliku ja tegelikult saadud teabe vahel.

• Sisekommunikatsiooni järjepidevus ja regulaarsus

Sisesuhtluse järjepidevuse ja regulaarsuse korral kujuneb organisatsiooni töötajatel harjumus teavet vastu võtta ning edastada omapoolset tagasisidet organisatsiooni juhtidele. Sõnumeid tuleb edastada regulaarselt, organiseeritult ja silmas pidades laiemat eesmärki.

Edasiste otsuste vastuvõtmisel peaks arvestama ka varasemalt vahendatud teabega.

• Reageerimisvõime

Efektiivset infoliikumist organisatsioonisiseselt mõjutab ka organisatsiooni juhi reageerimisvõime – Mida kiiremini info muudatuse kohta töötajateni jõuab, seda rohkem jääb aega sihtgrupil sellele reageerida.

• Tagasiside küsimine

Tagasiside küsimine on tähtis, et veenduda, kas ja kuidas organisatsiooni liikmed infot enda jaoks mõtestasid. Tähtis on siinkohal vältida „Kas“ küsimusi ning küsida pigem, kuidas ettevõtte töötajad infost aru said.  Küsimusele „Kas Te saite infost aru?“ on lihtne vastata „Jah,“ kuigi tegelikult ei pruugita infost aru saada või defineeritakse teavet endale teisiti, kui organisatsiooni juht planeeris. Nii võib tekkida segadus valeinfo levimise tõttu, mis annab alust kuulujuttude tekkele ning tugevdab töötajate hirme.

 

Eduka sisesuhtluse tarbeks omab suurt tähtsust õige sisekommunikatsioonikanali leidmine vastavalt organisatsiooni vajadustele.

Mõnikümmend aastat tagasi olid ettevõtete peamised suhtlusvahendid memod, faks, kirjad ja telefon, kuid tehnoloogia areng on andnud suure panuse sisekommunikatsiooni hõlbustamiseks ning loonud uusi infoliikumise võimalusi, mida organisatsioonid saavad kasutada efektiivse otsese ja kaudse suhtlusvahendina.

1. Silmast silma suhtlemine on kahepoolne, mida peetakse kõige tõhusamaks kommunikatsioonivahendiks. Sellisel suhtlemisviisil jõuab teave kohe sihtrühmani ning tagasiside saadakse kohe, kas verbaalselt või mitteverbaalselt. Mitteverbaalsed viisid suhtlemiseks on kehahoiak, hääletoon, kehakeel ning näoilmed.

Kiire elutempo tõttu eelistatakse silmast silma suhtlemisele tänapäeval muid sisesuhtluse altervatiive kuna silmast silma suhtlusviisi peetakse ebatõhusaks info vahendamisel, mis sisaldab palju üksikasju ja arve.

Silmast silma suhtlemine on tõhus sisekommunikatsioonikanal kohtumistel, koosolekutel ja teabetundides.

2. Teadetetahvel on kiireim viis edastada teavet kõigile töötajatele. Tahvlit kasutades on võimalik edastada nii ametlikku kui ka mitteametlikku teavet. Teadetetahvlil asetsev teave peaks olema võimalikult lühike ja tabav, et töötajad ei kaotaks lugemise ajal huvi teate üle ning, et ei kuluks ülemäära kaua aega teadetetahvli ees seismisele. Tahvel peaks asuma võimalikult nähtavas kohas, et info jõuaks ettevõtte kõikide töötajateni.  

Te  Teadetetahvli eest peaks vastutama indiviid või osakond, kes hoiaks tahvlil asetseva teabe aktuaalsena. Vastasel juhul on murekohaks teadetetahvlil asetsev igavapoolne ja aegunud info.

3. E-post on tänapäeval laialdaselt levinud kommunikatsioonikanal, mis võimaldab saata teavet konkreetsele indiviidile või sihtrühmale, samas pakub E-post võimalust edastada infot üheaegselt kogu organisatsiooni kollektiivile.

E-  E-postiga saadetav teave on konfidentsiaalne ning jõuab kiirelt saajani. E-postiga saadetav teave peaks olema selgelt sõnastatud ning üheselt mõistetav.

   4. Intranet ehk sisevõrk on organisatsiooni sisesuhtluse ja infoliikumise süsteem, mis võimaldab ettevõtte liikmetel hõlpsamalt kommunikeerida ja koostööd teha, mille abil saab tõsta organisatsiooni tootlikkust. 

Organisatsiooni sisevõrk võimaldab ligipääsu ka ettevõtte teiste riikide töötajatele. Sisevõrk sisaldab otsingumootoreid, mille abil on töötajatel võimalik leida hõlpsalt vajalikku teavet ning foorumeid ja jututubasid kasutades saavad organisatsiooni liikmed omavahel kiirelt suhelda ning jagada oma mõtteid, ideid. Sisevõrgust võib leida ettevõtte uudiseid, dokumente, kehtivaid reegleid, raporteid, kalendreid jms...

Sisevõrk lihtsustab hulgaliselt ettevõtte eesmärkide saavutamist. Intranetis teabe avaldamine ja haldamine nõuab vähem vahendeid, kui informatsiooni paberile printimine ning levitamine. Info muutub pidevalt, seega vajab teave pidevat uuendamist, mis sisevõrgus kuigivõrd suuri probleeme ei valmista.

Intraneti kaudu saavad organisatsiooni liikmed omavahel suhelda, kuid see ei tohiks takistada harjumuspärast silmast silma suhtlust.

Sisevõrgu murekohaks on infotulv, mis muudab nägemisprobleemidega inimestel teabe leidmise keerukaks.

  5. Publikatsioonid ehk ettevõtte väljaanded: Organisatsioonisisesed infolehed või ajalehed, juhtimisväljaanded, majandusaruanded. Publikatsioone levitatakse trükitult ja/või e-posti vahendusel.

Trükitud väljaanded on kaasaskantavad, püsiva infoga ja hea ligipääsuga sõltumata tehnoloogiliste vahendite seisukorrast. Trükitud publikatsioonidel saavad töötajad enda jaoks vajamineva info ära märkida, et teave oleks vajaduse korral silme ees olemas.

Publikatsioonide negatiivseks küljeks on, et organisatsiooni töötajad võivad piiratud teabe ning liigse teksti tõttu kiirelt kaotada huvi väljaande vastu.

   6. Veebilehekülg ehk koduleht sisaldab ettevõtte ja töötajate teavet, pilte, kontakte, videosid ja mitmesugust tüüpi andmekogumeid.

     7. Sotsiaalmeedia on ääretult ajakohane lähenemine sisesuhtluse hõlbustamiseks. On levinud naljatlev ütlus „Kui inimene ei oma Facebooki kasutajat, siis teda maailma jaoks ei eksisteeri.“ Ütlus väljendab suurepäraselt tänapäeva sotsiaalmeedia populaarsust ning olulisust inimeste eludes. Enim levinud sotsiaalmeedia platvormid on Facebook, LinkedIn, Twitter, Youtube, Instagram jms...

Sotsiaalmeedial on suur roll sisesuhtluses. Töötajad saavad kasutada sotsiaalmeediakanaleid, et suhelda omavahel ning jagada teadmisi töötajate ja ettevõtte vahel.

Organisatsioonid kasutavad sisesuhtluse tarbeks ka videot ja audiot, mis soodustavad sõnumi jõulisust ning ajakohasust. Videod hõlbustavad töötajate juhendamist, kui juhil pole võimalust koha peal viibida.

Koroonaajastu on siinkohal samuti suurelt panustanud. Kui paar aastat tagasi olid veebipõhised koosolekud, kohtumised ja teabetunnid pigem tuleviku muusika, siis tänaseks on saanud eelmainitust igapäevaelu. Seesugune lähenemine võimaldab nii verbaalset kui mitteverbaalset suhtlemist sarnaselt silmast silma sisekanaliga, kuid negatiivseks küljeks võib veebipõhistel kohtumistel olla vilets kuuldavus või kehvast netiühendusest tingitud ebakvaliteetne video.

Sisekommunikatsioonikanaliteks on ka suured koosolekud ehk ühisüritused olulise teabe edastamiseks või postiivsete tulemuste tähistamiseks. Ühisüritused soodustavad omavahelisi suhteid ettevõtte liikmete seas.

Telefoni teel suhtlemine on samuti efektiivne sisekommunikatsioonivahend. Telefoni teel on võimalik edastada kiiret teavet olenemata vestlusosaliste asukohast. Telefoni teel suhtlemine võib soodustada usalduse teket ja avatud kommunikatsiooni suurema tõenäosusega kui silmast silma suhtlus. 

Sobiliku sisekanali valimisel tasuks kaalutleda läbi iga vahendi positiivsed ja negatiivsed küljed. Efektiivse sisekommunikatsioonivahendi leidmine sõltub organisatsiooni võimalustest ja vajadustest.

Tähtis on hinnata sisesuhtluse sisu ja strateegiaid iga konkreetse ajavahemiku tagant, et leida töötajatele sobiv lahendus sisesuhtluse läbi viimiseks.

Näiteks kui sisekommunikatsioon käib läbi Facebooki grupi, kuid kõik ettevõtte töötajad ei kasuta Facebooki, tasuks kaalutleda mõne muu sisekanali kasutusele võtmise üle, et soodustada info liikumist organisatsioonis.

Eduka sisekommunikatsiooni korral on töötajate koostöö sujuvam ning ettevõtte töötulemused paremad. Muudatuste tegemisel on tähtis arvestada ka töötajate ning juhtide ootuseid, ideid, et saada ettevõttest ja edaspidistest toimingutest täpsem tervikpilt. Soovitan muudatustega alustamisel arvesse võtta eelnevalt mainitud kuut punkti sisesuhtluse soodustamiseks. Olulist rolli omab organisatsiooni jaoks ka õige sisevahendi leidmine, mille puhul on tähtis arvestada kogu personali oskuste, teadmiste ja eelistustega.

 

 

Kasutatud kirjandus:

Artikkel veebis, ilma autorita: Kommunikatsiooni korraldamine. MTÜ abi. https://www.mtyabi.ee/nouanded/juhtimine/kommunikatsioon/

Artikkel veebis, ilma autorita: Sisekommunikatsiooni vead, mis rikuvad töötajate pühendumust (ning kuidas neid parandada) (2017,18.06) Tööheaolu. https://www.tööheaolu.ee/lugemist/sisekommunikatsiooni-vead-mis-rikuvad-tootajate-puhendumust-ning-kuidas-neid-parandada 

Johanson, M. (2010) Sisekommunikatsioon ettevõttes Euronics. Bakalaureusetöö. Sotsiaal- ja haridusteaduskond.

Kiisk, S. (22.04.2020) Viis soovitust edukaks sisekommunikatsiooniks kriisiolukorras.
Äripäev. https://www.aripaev.ee/juhtimine/2020/04/22/viis-soovitust-edukaks-sisekommunikatsiooniks-kriisiolukorras

Kikas, K. (2019) Sisekommunikatsioon ja selle parandamise võimalused Muuntosähkö-Trafoxi grupis. Magistritöö. Tallinna Tehnikaülikool, majandusteaduskond.

Kurkina, A. (2017) Sisekommunikatsiooni probleemid ettevõttes X. Bakalaureusetöö. Tartu Ülikool, majandusteaduskond.