Mis on infoliikumist takistavad tegurid?

Muudatused ja vahelduv info on osa tööelust. Seetõttu on oluline efektiivne info liikumine – teavet organisatsioonis edasi anda ning tagasi saada. Sisekommunikatsioon on tihedalt seotud organisatsioonisisese infoliikumisega – mida efektiivsem on ettevõtte sisekommunikatsioon, seda edukamalt info liigub.

Infoliikumine on faktid, ideed, andmed ja arvamused, mida arutatakse organisatsioonis. Infoliikumine on ettevõtte hingeks. Info liigub organisatsioonis pidevalt, kuid kui teabel pole võimalik organisatsioonis objektiivselt levida, hakkab ettevõte varem või hiljem kokku varisema.

Informatsiooni on vaja teatud koguste andmete kogumiseks ja selleks, et aidata organisatsioonidel paremini mõista, mis nende ettevõttes toimub. Infoliikumist soodustab tõhus sisekommunikatsioon.

Sisekommunikatsioon on informatsiooni jagamine organisatsioonis erinevatel tasanditel kõikide töötajate vahel.

Efektiivne sisekommunikatsioon paneb töötajaid ettevõtet rohkem usaldama ning omab suurt rolli organisatsiooni edukuse ja olemasolu jaoks.

Sisesuhtluse funktsioonideks on...

·       Kasvatada töötajate teadlikkust organisatsiooni kohta (eesmärgid, tooted/teenused, väliskeskkond...);

·       Aidata töötajatel mõista uuenduste ja muudatuse tähtsust. Sellevõrra on töötajatel lihtsam võtta omaks uuendusi;

·       Tekitada töötajates tunne, et nende panus on vajalik organisatsiooni toimimiseks. Tundes oma panust organisatsioonis, muutuvad töötajad ettevõtlikemaks ja nende tööd tootlikumaks ja väärtuslikumaks;

·       Julgustada töötajaid kaasa lööma organisatsiooni tegevustes;

·       Edendada häid suhteid juhtkonna ja töötajate vahel. Omavahelised head suhted aitavad kujundada töötajate suhtumist ettevõttesse.

Edukas sisesuhtlus tagab koostöö erinevate osakondade vahel, et organisatsioon saavutaks oma eesmärgid. Sujuva ja õigeaaegse info jõudmise korral on töötajad varustatud tarviliku teabega, mis kergendab tööprotsessi.

Avatud teabevoog võimaldab kõigil organisatsiooni töötajatel mõista organisatsioonis toimuvat ning suudetakse leida omapoolne panus ettevõtte eesmärkide saavutamiseks.

Sisesuhtlus võib olla efektiivselt korraldatud, kuid esineb tegureid, mis infoliikumist organisatsioonis takistavad.

Enimlevinud takistavad tegurid infoliikumisel organisatsioonisiseselt on:

·       Teabe filtreerimine

Tihti ei julgeta avameelselt tunnistada ega rääkida eri osakonna töötajatega ettevõtte sisestest probleemidest. Kardetakse negatiivseid emotsioone ning reaktsiooni vestluspartneri poolt.

Näiteks projektijuht, kelle projekt ületab eelarve ning ta varjab seda võimalikult pikalt oma juhi ees, peljates juhi reaktsiooni.

Ülemäärase filtreerimise tõttu ei saa eri osakonna töötajad ühtset ülevaadet organisatsiooni seisundi kohta.

Sageli tekitab ettevõtte juhtides hirmu  mõte, et info võib sisekanalitest välja jõuda. Oht pole  välistatud ettevõtetes, kus puudub ustavus organisatsioonile ning sisemine ühtsustunne. Info võib väljapoole sisekanaleid jõuda ka kohvipauside kestel.

Avatud ja aus suhtlus on sisekommunikatsioonis tähtsal kohal – kui juht usaldab töötajaid, usaldavad töötajad ka ettevõtet.

Probleemide aus tunnistamine ning siiras sisesuhtlus on olulisel kohal töötajate usalduse tekkeks ettevõtte suhtes.

·       Informatsiooni ülekoormus

Töötajatele kiputakse edastama ebaolulist informatsiooni, mis mõjub töötajale koormavalt. Üleliigne info kulutab töötajate aega, mida saaks rakendada töö tegemiseks. Ebaoluline teave pärsib töötajate loovust, aktiivsust ning tööefektiivsust.

Esineb situatsioone, kui ettevõtte sisekommunikatsioon toimub töö käigus ning tugineb peamiselt olukorrale, kus suheldakse siis, kui tekib selleks vajadus. Sisekommunikatsioon peaks olema planeeritud.

Sisekommunikatsiooni hõlpsaks läbiviimiseks tuleks lähtuda kahest aspektist:

Esiteks tuleb sõnumeid edastada järjepidevalt, organiseeritult ja silmas pidades laiemat eesmärki. Sisekommunikatsiooni järjepidevuse korral kujuneb töötajatel harjumust infot vastu võtta ning anda tagasisidet ka organisatsiooni juhtidele.

Teiseks, et kommunikatsioon korduks – nii aidatakse sõnumitel kohale jõuda ja kinnistuda.

Info edastamiseks tuleb mõelda läbi teabe sisu. Juhuslike sõnumite esitamisel tekitatakse töötajates segadust neile määratud ootuste ja ettevõtte eesmärkide kohta.

Iga info vahendamise eesmärk on toetada ettevõtte toimimiskava.

 

 

·       Kuulujutud  töökohal

Kuulujutud on organisatsooni vältimatuks osaks. Puudulik info, pidevad muutused ja ebakindlus võivad soodustada kuulujuttude teket ja vääritimõistmisi. Töötajad usaldavad üksteist rohkem kui organisatsiooni juhti, kuid sageli ei vasta kohvilauas kuuldu tõele. Kuulujutud on eksitavad ning mõjuvad töötajatele kurnavalt. Tõese info edastamine soodustab ettevõttes heade töötulemuste teket, kuid kohvilaua kuuldustest tekkinud hoiakud raskendavad juhipoolset õige info edastamist.

 

·       Saatja  ja  saaja  erinevad  tajud

Informatsiooni- ja otsustusteooria kohaselt on mitmekesisemad meeskonnad loovamad ning tulemuslikumad, mis on tingitud võimest näha asju erinevate perspektiivide läbi. See soodustab rohkemate ideede ja lahenduste valmimist organisatsioonis.  Mitmekesisuse alla kuuluvad kultuur, haridus, sugu, vanus, tööstaaž jms... Need on tegurid, mis mõjutavad info lahti mõtestamist indiviidi kohta.

Teabe edastamisel on kohane võtta arvesse, mida juhina öelda tahetakse, kuid tasub arvestada ka sihtrühma ehk töötajate jaoks tarviliku infoga. Enne info edastamist tasuks võtta hetk aega ning süveneda kuulajate taustale.

„Mis on töötajatele oluline?“

„Milline on töötajate taust, nende teadmised ja hirmud?“

„Kuidas edastada infot töötajatele neile parimal viisil?“

„Millistele küsimustele saaks suhtlusega vastata juba ennetavalt?“

Igal infoliikumisel on eesmärk lähtuvalt situatsioonile - teadlikkuse parandamine, muudatuse selgitamine, töötajate suhtumise suunamine vms. Eesmärgi täitmiseks on tarvis mõista sihtrühma ning edastada teave sihtrühmale üheselt mõistetavalt ja selgelt.

·       Sisekanalid ei toeta infoedastust; edukas kommunikatsioonivõrgustik

Tihti ei pöörata piisavat tähelepanu sisekanalitele. Luuakse organisatsiooni eesmärke toetav sisekommunikatsioon, kuid kanalid, mis sisesuhtlust toetaksid, jäetakse ajahamba närida. Sageli on siseveeb vananenud ja keerulise struktuuriga.

Sisekommunikatsioonikanali loomise puhul on tähtis arvestada, et sisekanal sisaldaks arusaadavat struktuuri kõigile, et töötajad saaks lugeda neile vajaminevat infot võimalikult kiirelt ja lihtsalt. Info peaks saabuma õigeaegselt ning nõutud kujul.

Sisekommunikatsioonikanali keelekasutus peab olema üheselt mõistetav, lihtne ja sihtrühmale vastuvõetav. Osakond või töötaja, kes infot õigeaegsena hoiab, peaks teabe paigutama organiseeritult, et töötajad leiaksid kattuvad teemad ühest kohast.

Näiteks võib ettevõttes valmistada probleeme olukord, kui ei arvestata töötajatega, kes igapäevaselt tehnoloogilisi seadmeid ei kasuta ning kogu ettevõtte sisekommunikatsioon käib vaid veebipõhiselt. See pärsib teabe jõudmist kõikide töötajateni ning põhjustab ebaefektiivset sisesuhtlust, mis omakorda valmistab probleeme töötajate ja osakondade koostöö seas.

Efektiivse sisekanali leidmine sõltub iga organisatsiooni võimalustest ja vajadustest, samuti töötajatest ja nende ootustest. Paljud töötajad eelistavad e-kirju, et teave oleks kirjalik ning soovi korral alati silme all olemas, teised aga näost-näkku kohtumist, et saada kiiret tagasisidet ning näha vestluspartnerite emotsioone. Lihtsate vahenditega ja väikeste investeeringutega on võimalik luua mitmesuguseid töötajate vajadustega arvestavaid sisekanaleid: siseveeb, veebileht, infostend,  e-kiri, rakendus või mõni muu lahendus, mis ettevõttele enim sobib.  

·       Juhid ei ole organisatsiooni sisesuhtlusesse kaasatud

Tihti jäetakse sisesuhtlus vaid konkreetse osakonna või töötaja hooleks. Mitmete uuringute tulemustena on selgunud, et juhid peaksid olema sisekommunikatsiooni kaasatud kõnelejate ja eestvedajatena. Juhtide eesmärgiks on edastada töötajatele asjakohast ja vajalikku teavet. See on vajalik, et inimesed oleksid kursis ettevõttes toimuvaga ja töötaksid efektiivselt ja entusiastlikult. Usaldava sisesuhtluse puhul edastavad töötajad meelsamini vajalikku teavet juhtkonnale, mis on oluline ettevõtte probleemide lahendamiseks ja otsuste vastu võtmiseks.

Juhi poolne otsene teave on töötajate jaoks tõsiselt võetavam ning omab erinevat tähendust ja mõju, kui info edastamisel sisekanali kaudu anonüümselt või tehes seda konkreetse töötaja poolt. Juhid mõjutavad töötajate suhtumist töösse ning sellevõrra ka mõjutavad, mida töötajad räägivad organisatsioonist nii ettevõtte siseselt kui ka väljaspool. Ettevõttest teadlikud töötajad võivad tõsta organisatsiooni mainet ja lojaalsust põhinedes sellele, kuidas ja millist informatsiooni neile ettevõtte kohta serveeritakse ning milline on nende hoiak ettevõtte suhtes.

Ettevõtte juhist sõltub suurel määral efektiivse sisesuhtluse kujunemine. Juhid on ettevõtte liidrid ja kujundavad töötajate suhtumist ettevõttesse.

Ehedamad näited juhtide töötamisest sisekommunikatsiooni vastu on järgnevad:

- Juht räägib, et siseveeb pole asjakohane ning ei oma sisesuhtluses rolli;

- Juht eitab sisekommunikatsiooni tähtust ning ajab probleemid ajaressursi puudumise kaela.

Organisatsioonisiseseid infoliikumist takistavaid tegureid on mitmeid ning neid kõiki tuleb arvesse võtta sisesuhtluse efektiivseks ja probleemituks kulgemiseks. Eelmainitud infoliikumise takistavad tegurid on üldised, kuid edastavad sisekommunikatsiooni olulisemad vaatenurgad – mida ja kuidas täpsemalt, see sõltub iga ettevõtte eripärast ja vajadustest. Tarvis on varuda ajaressurssi, et arutada sisekommunikatsiooni tõrkeid ning nende teket ära hoida.

Ettevõtte sisekommunikatsiooni arendamiseks on vaja esmalt läbi mõelda ootused ja ettevõtte puudujäägid, kuid tasub mõelda ka sellele, mis on ettevõttes parasjagu hästi. Tuleks uurida ka töötajate ja juhtide ootuseid ja ideid, et saada organisatsioonist ja edaspidistest sammudest efektiivse sisekommunikatsiooni tarbeks üldpilt. Tähtis on sisekommunikatsiooni takistuste eemaldamiseks muudatuste plaani ettevalmistamisega alustada ning liikuda olukorra parandamise suunas.

 

Kasutatud kirjandus:

Ajalehe artikkel veebis, ilma autorita: Kuulujuttude mõju organisatsoonile. (2019, 17.01) Personaliuudised. Loetud aadressil: https://www.personaliuudised.ee/uudised/2019/01/17/kuulujuttude-moju-organisatsioonile

Ajalehe artikkel veebis, ilma autorita: What Is Information Flow in an Organization? (2020, 26.03) Reference.  Loetud aadressil: https://www.reference.com/business-finance/information-flow-organization-1b90e8abe5b4fb40

Batueva. V., Rell, M., Rozeik, H., Tammik, M. (2014-2015) Mitmekesisus Eesti ettevõtetes. Praxis.

Loetud aadressil: http://www.praxis.ee/tood/mitmekesisius-eesti-ettevotetes/

Kurkina, A. (2017) Sisekommunikatsiooni probleemid ettevõttes X. Bakalaureusetöö. Tartu Ülikool, majandusteaduskond.

Tuulik, M. (2016, 28.02) Kuidas vältida sisekommunikatsiooni vigu? Äripäev. Loetud aadressil: https://www.aripaev.ee/uudised/2016/02/24/kuidas-valtida-vigu-sisekommunikatsioonis