InfiBird Infojuht

Info teenuseid pakutakse suurettevõtetes erinevate osakondade abil. Nendeks osakondadeks on näiteks äriprotsesside juhtimisega tegelev osakond, kommunikatsiooniosakond, koolitus- ja arendusosakond ning administratiivosakond. Olenevalt ettevõttest võivad osakondade nimetused pisut erinevad olla, kuid põhieesmärk jääb samaks - toetada ettevõtet erinevate informatsiooniga seotud tegevuste läbi, et saaks paremini saavutada ettevõtte eesmärgid. Äriprotsesside juhtimise osakond tegeleb näiteks teeninduskvaliteedi ja teenindusprotsesside eest vastutamisega. See tähendab, et kliente teenindavate struktuuriüksustega tehakse tihedat koostööd, et teenindusprotsessid luua ja need korrektselt kirja panna. Kui toimuvad suuremad muudatused, siis on vaja ka teenindusprotsessid üle vaadata ja neid uute tingimuste valguses muuta ja ajakohastada. Tegeletakse ka andmete kogumise protsessiga ja tehakse statistika parema kvaliteedi nimel koostööd nende osapooltega, kes seda andmestikku nö toodavad. Vaadat...

Juhte vajatakse ettevõtte igas struktuuriüksuses. Hea juht on vajalik esmatasandi töötajate koordineerimisel ja struktuuriüksuse juhtimisel ning ka tippjuhtkond on väga oluline. Nende vahel liigub ettevõtte info ja olulised otsused läbi mille teostatakse ettevõtte eesmärke ning pakutakse kliendile toodet või teenust. Tänapäeva juhi tööst moodustab suure osa infoga töötamine. Selleks, et infoga seotud tööülesandeid oleks parem lõpuni viia pakuvad suuremad ettevõtted mitmekülgset tuge oma töötajatele erinevate osakondadega, mis tegelevad infojuhtimise valdkonda kuuluvate ülesannetega. Nendeks osakondadeks on näiteks administratiivosakond, kommunikatsiooni osakond, koolitus- ja arendusosakond, äriprotsesside juhtimise osakond. Osakondade nimetused võivad pisut erineda ja varieeruda erinevates ettevõtetes, kuid põhieesmärk on oma tegevusega toetada kogu ettevõtet, et saavutada soovitud eesmärgid. Käesoleva postituse pealkirjas olen kasutanud infospetsialisti ja infojuhi nimetust, kuid ...

Oma töölaua taga istudes tegeled mingile probleemile lahenduse väljamõtlemisega, kuid ühel hetkel tekib ette nö sein, millest kuidagi üle ega ümber ei saa. Oled olemasoleva info põhjal kaalunud juba plusse ja miinuseid, kuid saad aru, et kui selle info põhjal otsuse vastu võtad, siis ei ole see lahendus rahuldav. Tabad end mõttelt, et infot on vaja juurde saada. Kelle poole või kuhu pöörduda? Kui tegemist on infoga, mis ettevõttes on kellegi käes olemas, siis saad selle inimese poole pöörduda ja kerge vaevaga vajalikku lisainfot küsida. Võimalik, et infot on mitme inimese käest vaja ja sel juhul tasub infokogumisele pühendatud aeg end kindlasti ära. Pöördu e-maili teel või lepi kokku kohtumine või saada dokumendihaldurile päring küsimusega, kust kindla sisuga info saab siseveebist või arhiivist leida. Kui tegemist on probleemiga, mis on üles kerkinud meeskonna sees seetõttu, et tööülesannete täitmiseks vajalik info ei ole jõudnud võrdselt kõigi töötajateni või keegi on otsustanud i...

Facebook annab märku, et sõber postitas gruppi uue teate. LinkedIn'is saabus sõnum healt kolleegilt. Järgmisena on keegi Twitteris säutsunud ja nendel teadetel ei paista lõppu tulevat. Paraku, kui lasta selliseid märguandeid telefonil edastada, siis saab häiritud töö tegemine, sest ikka tahaks ju kõige toimuvaga kursis olla ja alati kätt pulsil hoida. Kuid need teated ja märguanded ei ole nii olulised, et koheselt neile tähelepanu pöörata. Lülita julgelt kõik märguanded välja ja tegele sotsiaalmeediaga vabal ajal, kui saad sellesse süveneda ja ka ise postitusi kirjutada ja pilte üles laadida. Kolmest printsiibist on vaja aru saada enne, kui saad oma aega eesmärgipäraselt planeerida: Aja juhtimine ei seisne ainult produktiivsuses, vaid soovis olla produktiivsem. Aja juhtimist teostatakse läbi igapäevaste rutiinsete tegevuste, millest kujunevad välja harjumused. Aja juhtimine ei ole ainult tööl veedetud tunnid, vaid ka vaba ajaga täidetud tunnid. Loo segavate asjade vaba...

Kas oled juhi või oma ala spetsialistina pannud ootele tööülesandeid, mis ei oma tänasel päeval või ka paari kuu jooksul ära tegemise ja lõpetamise tähtsust? Kas sead oma tööülesanded tähtsuse järjekorda, alustades nendest, mis tuleb kiiresti ära teha? Algab järgmine kuu ja sellest veel järgmine ja nii edasi. Ikka leidub mingi ülesanne, mille tegemiseni kuidagi ei jõua. Kuid lõputult ei saa ju ülesandeid edasi lükata. Mida sellises olukorras teha? Vajadus on lisatöökäte järgi, kes teeks ära selle osa tööst, mis on oluline, kuid endal ei jää piisavalt aega teostuse jaoks. Samas on selge, et seda tööd jätkuks vaid mõneks kuuks või pooleks aastaks ning seetõttu ei pea vajalikuks uue töötaja palkamist, sest pikas perspektiivis stabiilset töökohta pakkuda pole. Siinkohal saab aidata teenuse pakkuja, kes osutab infoteenuseid, mille abil on võimalik ettevõtte sisest infojuhtimist toetada erinevate teenuste ja lahendustega. Teenuse pakkujaga on võimalik luua koostöö leping, mille raames ...

Tihti on nii, et tööülesandeid on rohkem, kui ühe kuu jooksul jõuab ära teha. Tööd on nii palju, et paljud tegevused on pidevalt kuskil tagaplaanil ootel, sest olulisemad ja kiiret reageerimist nõudvad ülesanded tuleb nüüd ja kohe ära teha. Kahe tunni pärast on ju tähtaeg! Kuid kuidas ikkagi pidevalt peab tegelema kiiret reageerimist nõudvate ülesannetega? Ühelt poolt on see kindlasti töökorralduslik küsimus. Teeme kiired asjad ära ja siis tegeleme järgmiste asjadega. Aga, kui kiired asjad on sellised, mis mitme kuu või lausa aasta jooksul ei lõppegi? Kuidas siis teiste nö vähem tähtsate ülesannete tegemiseni jõutakse? Lisatööjõu peale on vaja mõelda juba siis, kui poole aasta jooksul jäävad mingid tegevused tegemata. Sageli on see juba liiga pikk aeg,  mida ei saa endale lubada. Kõik oleneb töö sisust ja iseloomust. Kuid olukorras, kus tööturul häid spetsialiste ja tugevaid juhte napib, sest nad on juba hõivatud kuskil teises ettevõttes sobiva tööga, on raske leida lahendust. ...

Hommikul enne lasteaia poole sõitmist suudab laps end söögi lauast tõustes ära mäkerdada. Riidekapist tuleb otsida uus pluus ja kiire riiete vahetus teha. Lõpuks kui laps riides ja endal ka saapad jalas ja üleriided seljas on vaja auto lumest puhastada ja teele asuda. Lasteaed on õnneks 5 minuti sõidu kaugusel ja laps jõuab kenasti rühma kohale. Nüüd tuleb jõuda tööle ja kell on tiksunud armutult. Kontorisse jõudmiseks tuleb läbida hommikune ummik ja nii juhtubki, et kontorisse jõutakse 15 minutit hiljem. Õnneks esimene kohtumine algab 45 minuti pärast, kuid enne seda oli plaanis veel kahe artikli toimetamine ja siseveebi üles panemine. Tõotab tulla tiheda graafikuga päev ja juba see algabki aja puudusega. Kas tuleb tuttav ette? Aja planeerimise jaoks on mitmeid häid võimalusi Personaalse ajakava loomine , mis üle ettevõtte on avalik ka teiste töötajate jaoks on hea võimalus teisi kursis hoida, millal hõivatud oled. Kuidas nad muidu teaks hakata kokku leppima sobivale ajale olul...

Dokumendihaldus on standardis EVS-ISO 15489-1:2004 defineeritud kui halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjega, sh organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamise ning dokumentide alalhoidmisega (Anniko et al 2012, lk 5). Efektiivne dokumendihaldus kindlustab selle, et dokumendid on kättesaadavad kasutamiseks siis, kui on vaja ning tagatakse privaatsus, konfidentsiaalsus ja üleliigsed dokumendid vajadusel hävitatakse. Dokumendil on alati mingi väärtus, mis on dokumendi säilitamise peamiseks põhjuseks. Dokumentide hea haldamine eeldab, et organisatsioonis teatakse selgesti, milliseid dokumente ja kui kaua peab alal hoidma. See kehtib kõigi dokumentide kohta, olenemata sellest, kas tegu on paber või digitaaldokumentide, teksti-, pildi- või muud tüüpi dokumentidega (Anniko et al 2012, lk 6). Dokumendisüsteem kujuneb informatsioo...

CRM ( Customer Relationship Management ) ehk kliendisuhete haldamise mõiste võeti kasutusele 1990. aastate keskel ning see kogus populaarsust üheksakümnendate lõpus. CRM-i populaarsus üha kasvab ja aastaks 2017 ületab Gartneri hinnangul CRM-i tehnoloogia ERP-i ( enterprise resource planning ) ehk ärijuhtimise tehnoloogia turuosa. Jaanika Kivilo hinnangul näitab see, et ettevõtted näevad kliendisuhete parandamises väärtust ning soovivad tänapäevastes konkurentsitingimustes, kus müüjad konkureervad sageli hinnatasemel, liikuda väärtuspõhise mudeli poole, pakkumaks klientidele head ostukogemust (Kivilo 2016, lk 13). Gray ja Byuni sõnul on CRM-i kontseptsioon lihtne: selle asemel, et turundada massidele, turundatakse indiviididele. Jaanika Kivilo järelduste kohaselt on personaalne lähenemine võimalik tänu arenenud tehnloogiale ja andmete kogumisele, mida CRM võimaldab. Goldenbergi definitsiooni kohaselt on CRM lähenemine, mis integreerib inimesed, protsessid ja tehnoloogia, maksimee...

1.       Õppiva organisatsiooni mõiste, sisu ja olemus Organisatsioonid, kus inimesed jätkuvalt suurendavad oma võimet saada neid tulemusi, mida nad tõepoolest taotlevad, kus edendatakse uusi avatud mõttemalle, kus on lahti tee ühistele püüdlustele ning kus inimesed õpivad, kuidas üheskoos õppida (Peter Senge). Õppiv firma on selline organisatsioon, mis edendab kõigi oma liikmete õppimist ning kujundab teadlikult ümber iseennast ja oma konteksti (Pedler et al. 1991). Õppiva organisatsiooni kontseptsioon on tekkinud eelkõige organisatsioonide vajadusest kohaneda või ennetada kiireid muutusi organisatsiooni ümbritsevas väliskeskkonnas. See omakorda nõuab suuri muutusi organisatsiooni positsiooni ja eesmärkide määratlemisel laiemas ühiskondlikus kontekstis, juhtimises, ülesehituses, organisatsioonikultuuris, organisatsioonisiseses koostöös, teabevahetuses jm reeglites (Roots, Sarv ja Loogma, 2008). Peter Senge The Fifth Discipline: The Art and Pract...

1. Infojuhtimise ja teadmusjuhtimise mõiste, sisu ja olemus Infojuhtimise eesmärk on teha informatsioon kättesaadavaks õigel ajal õigetele inimestele. Infojuhtimine keskendub informatsiooni tõhusale haldamisele ja juhtimisele. Infojuhtimine on organisatsiooni infopoliitika ja -strateegia väljatöötamine, sise- ja välisinfo ressursside kasutamine ja juhtimine organisatsiooni eesmärkide elluviimiseks. Infojuhtimise koostisosadeks peetakse infovajaduse väljaselgitamist, info hankimist erinevatest allikatest, info organiseerimist ja säilitamist kiire leitavuse ja kasutamise tagamiseks, infotoodete ja-teenuste arendamist, mis toetavad otsuste vastuvõtmist, keskkonnaseiret, informatsiooni edastamist infovajajaile ja informatsiooni eesmärgipärast kasutamist. Teadmusjuhtimist defineeritakse erinevalt. Näiteks Hedlund leiab, et teadmusjuhtimist võib käsitleda kui organisatsiooni teadmiste loomise, säilitamise, esitamise, ülekandmise, rakendamise ja kaitsmise protsessi. Roots jt ...

InfiBird on nimetus, mille all soovin kirjutada erinevatest infoga seotud teemadest. Tänapäeva kaasaegses maailmas, kus infol on oma roll ja eesmärk igas eluvaldkonnas, saab olla kindel, et teemasid, mille kohta blogipostitusi kirjutada jätkub küll ja rohkemgi. Mõned märksõnad on näiteks infohaldus, infosüsteemid, info teenused, infootsing, info süstematiseerimine, info analüüsimine ja veel väga palju muudki. Blogi eesmärk on käsitleda infojuhtimise valdkonna teemasid ja rõhutada selle olulisust tänapäeva kaasaegses infoküllases töökeskkonnas. Keda ootan oma blogi lugejaks? Püüan oma postituste sisuga kõnetada Eestis töötavaid ja tegutsevaid juhte ning spetsialiste ja kõiki teisi, kes oma töös puutuvad kokku infojuhtimise valdkonna teemadega. Juhid ja spetsialistid, kes töötavad infoküllases keskkonnas võivad leida mõtteid ja ideid, kuidas tänast tööd ja ülesandeid võib-olla pisut teisiti ja paremini teha. Teemad leian igapäeva töö aktuaalsetest probleemidest. Näiteid leian nii E...