InfiBird Infojuht

Mul on pikaajaline kogemus klienditeeninduse valdkonnas töötamisest. Olen töötanud kõnekeskustes, laoruumides, raamatukogudes ja kokku puutunud kliendiga kas silmast-silma teda teenindades või telefoniteel vajalikke kokkuleppeid sõlminud ja infovahetust teinud. Tahan jagada oma kogemust, kuidas mina jõudsin kaugtöö võimaluste juurde ja kuidas olen pika teekonna läbinud, et tänasesse päeva jõuda. Töötasin poole kohaga raamatukoguhoidjana Tallinnast u 50 km kaugusel asuvas alevis. Suurema alevi sees asub valla raamatukogude võrgustiku nö pearaamatukogu, kus töötab raamatukoguvõrgustiku juht koos kahe raamatukoguhoidjatest kolleegiga. Tol ajal oli meid kokku lausa 4 inimest, kellest kaks töötasid osalise koormusega. Olin oma karjääri alguses ja tegelesin ka erialaste õpingutega Tallinna Ülikoolis infoteaduse erialal. Asjad kujunesid nii, et Tallinnas Keskraamatukogu süsteemis oli mul u 4 kuu pikkune projekti põhine töö tehtud ja samal ajal tegelesin seminaritööle viimase lihvi andmise...

Info teenuseid pakutakse suurettevõtetes erinevate osakondade abil. Nendeks osakondadeks on näiteks äriprotsesside juhtimisega tegelev osakond, kommunikatsiooniosakond, koolitus- ja arendusosakond ning administratiivosakond. Olenevalt ettevõttest võivad osakondade nimetused pisut erinevad olla, kuid põhieesmärk jääb samaks - toetada ettevõtet erinevate informatsiooniga seotud tegevuste läbi, et saaks paremini saavutada ettevõtte eesmärgid. Äriprotsesside juhtimise osakond tegeleb näiteks teeninduskvaliteedi ja teenindusprotsesside eest vastutamisega. See tähendab, et kliente teenindavate struktuuriüksustega tehakse tihedat koostööd, et teenindusprotsessid luua ja need korrektselt kirja panna. Kui toimuvad suuremad muudatused, siis on vaja ka teenindusprotsessid üle vaadata ja neid uute tingimuste valguses muuta ja ajakohastada. Tegeletakse ka andmete kogumise protsessiga ja tehakse statistika parema kvaliteedi nimel koostööd nende osapooltega, kes seda andmestikku nö toodavad. Vaadat...

Juhte vajatakse ettevõtte igas struktuuriüksuses. Hea juht on vajalik esmatasandi töötajate koordineerimisel ja struktuuriüksuse juhtimisel ning ka tippjuhtkond on väga oluline. Nende vahel liigub ettevõtte info ja olulised otsused läbi mille teostatakse ettevõtte eesmärke ning pakutakse kliendile toodet või teenust. Tänapäeva juhi tööst moodustab suure osa infoga töötamine. Selleks, et infoga seotud tööülesandeid oleks parem lõpuni viia pakuvad suuremad ettevõtted mitmekülgset tuge oma töötajatele erinevate osakondadega, mis tegelevad infojuhtimise valdkonda kuuluvate ülesannetega. Nendeks osakondadeks on näiteks administratiivosakond, kommunikatsiooni osakond, koolitus- ja arendusosakond, äriprotsesside juhtimise osakond. Osakondade nimetused võivad pisut erineda ja varieeruda erinevates ettevõtetes, kuid põhieesmärk on oma tegevusega toetada kogu ettevõtet, et saavutada soovitud eesmärgid. Käesoleva postituse pealkirjas olen kasutanud infospetsialisti ja infojuhi nimetust, kuid ...

Oma töölaua taga istudes tegeled mingile probleemile lahenduse väljamõtlemisega, kuid ühel hetkel tekib ette nö sein, millest kuidagi üle ega ümber ei saa. Oled olemasoleva info põhjal kaalunud juba plusse ja miinuseid, kuid saad aru, et kui selle info põhjal otsuse vastu võtad, siis ei ole see lahendus rahuldav. Tabad end mõttelt, et infot on vaja juurde saada. Kelle poole või kuhu pöörduda? Kui tegemist on infoga, mis ettevõttes on kellegi käes olemas, siis saad selle inimese poole pöörduda ja kerge vaevaga vajalikku lisainfot küsida. Võimalik, et infot on mitme inimese käest vaja ja sel juhul tasub infokogumisele pühendatud aeg end kindlasti ära. Pöördu e-maili teel või lepi kokku kohtumine või saada dokumendihaldurile päring küsimusega, kust kindla sisuga info saab siseveebist või arhiivist leida. Kui tegemist on probleemiga, mis on üles kerkinud meeskonna sees seetõttu, et tööülesannete täitmiseks vajalik info ei ole jõudnud võrdselt kõigi töötajateni või keegi on otsustanud i...

Facebook annab märku, et sõber postitas gruppi uue teate. LinkedIn'is saabus sõnum healt kolleegilt. Järgmisena on keegi Twitteris säutsunud ja nendel teadetel ei paista lõppu tulevat. Paraku, kui lasta selliseid märguandeid telefonil edastada, siis saab häiritud töö tegemine, sest ikka tahaks ju kõige toimuvaga kursis olla ja alati kätt pulsil hoida. Kuid need teated ja märguanded ei ole nii olulised, et koheselt neile tähelepanu pöörata. Lülita julgelt kõik märguanded välja ja tegele sotsiaalmeediaga vabal ajal, kui saad sellesse süveneda ja ka ise postitusi kirjutada ja pilte üles laadida. Kolmest printsiibist on vaja aru saada enne, kui saad oma aega eesmärgipäraselt planeerida: Aja juhtimine ei seisne ainult produktiivsuses, vaid soovis olla produktiivsem. Aja juhtimist teostatakse läbi igapäevaste rutiinsete tegevuste, millest kujunevad välja harjumused. Aja juhtimine ei ole ainult tööl veedetud tunnid, vaid ka vaba ajaga täidetud tunnid. Loo segavate asjade vaba...

Kas oled juhi või oma ala spetsialistina pannud ootele tööülesandeid, mis ei oma tänasel päeval või ka paari kuu jooksul ära tegemise ja lõpetamise tähtsust? Kas sead oma tööülesanded tähtsuse järjekorda, alustades nendest, mis tuleb kiiresti ära teha? Algab järgmine kuu ja sellest veel järgmine ja nii edasi. Ikka leidub mingi ülesanne, mille tegemiseni kuidagi ei jõua. Kuid lõputult ei saa ju ülesandeid edasi lükata. Mida sellises olukorras teha? Vajadus on lisatöökäte järgi, kes teeks ära selle osa tööst, mis on oluline, kuid endal ei jää piisavalt aega teostuse jaoks. Samas on selge, et seda tööd jätkuks vaid mõneks kuuks või pooleks aastaks ning seetõttu ei pea vajalikuks uue töötaja palkamist, sest pikas perspektiivis stabiilset töökohta pakkuda pole. Siinkohal saab aidata teenuse pakkuja, kes osutab infoteenuseid, mille abil on võimalik ettevõtte sisest infojuhtimist toetada erinevate teenuste ja lahendustega. Teenuse pakkujaga on võimalik luua koostöö leping, mille raames ...

Tihti on nii, et tööülesandeid on rohkem, kui ühe kuu jooksul jõuab ära teha. Tööd on nii palju, et paljud tegevused on pidevalt kuskil tagaplaanil ootel, sest olulisemad ja kiiret reageerimist nõudvad ülesanded tuleb nüüd ja kohe ära teha. Kahe tunni pärast on ju tähtaeg! Kuid kuidas ikkagi pidevalt peab tegelema kiiret reageerimist nõudvate ülesannetega? Ühelt poolt on see kindlasti töökorralduslik küsimus. Teeme kiired asjad ära ja siis tegeleme järgmiste asjadega. Aga, kui kiired asjad on sellised, mis mitme kuu või lausa aasta jooksul ei lõppegi? Kuidas siis teiste nö vähem tähtsate ülesannete tegemiseni jõutakse? Lisatööjõu peale on vaja mõelda juba siis, kui poole aasta jooksul jäävad mingid tegevused tegemata. Sageli on see juba liiga pikk aeg,  mida ei saa endale lubada. Kõik oleneb töö sisust ja iseloomust. Kuid olukorras, kus tööturul häid spetsialiste ja tugevaid juhte napib, sest nad on juba hõivatud kuskil teises ettevõttes sobiva tööga, on raske leida lahendust. ...